В чём процесс планирования проекта в управлении проектами?

Хорошее управление проектом включает пять основных этапов: начало инициации, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и завершение. Важно отметить, что ни один из успешных проектов не может игнорировать ни один из этих этапов, особенно процесс планирования проекта, при котором все должно отслеживаться, например, быть реализовано вовремя и в рамках бюджета.

Планирование проекта лежит в основе жизненного цикла проекта, что также означает, что это самый сложный этап. Однако всегда есть способ добраться туда.

В этой статье мы узнаем больше о планировании проекта, определении, примерах, процессе и некоторых инструментах планирования, которые помогут вам лучше понять процесс планирования проекта и узнать, как справляться с его трудностями. 

Советы по улучшению взаимодействия

• PM Systems Provider
• Пример расписания проекта
• Методология водопада

Что такое определение планирования проекта?

Планирование проекта можно определить как систематический процесс определения, организации и разработки стратегии необходимых шагов и ресурсов, необходимых для достижения конкретной цели в течение определенного периода времени. Это упреждающий подход, который включает в себя определение целей, создание дорожной карты и распределение ресурсов для оптимизации производительности и снижения рисков.

Связанный: Процесс стратегического управления | Полное руководство с 7 лучшими советами

7 этапов процесса планирования проекта

В этой части мы углубимся в 7 шагов, связанных с планированием проекта, следующим образом:

Этап 1: Определение целей и объемов проекта

Начальный этап процесса планирования проекта вращается вокруг четкого определения целей и объема проекта. Это влечет за собой понимание желаемых результатов, определение заинтересованных сторон и постановку измеримых целей. Определение границ проекта, результатов и ограничений закладывает основу для последующих действий по планированию.

Например, Nike ставит перед собой цель продать в следующем году 3,00,000 30 XNUMX единиц, что на XNUMX % больше, чем текущие продажи.

Этап 2: Проведение комплексной оценки проекта

Тщательная оценка проекта имеет решающее значение для принятия обоснованных решений и снижения рисков. Этот этап предполагает проведение детального анализа требований проекта, ресурсов, потенциальных рисков и зависимостей. Оценивая осуществимость, жизнеспособность и потенциальные проблемы проекта, специалисты по планированию могут определить критические факторы успеха и разработать стратегии по устранению потенциальных препятствий.

Этап 3: Разработка структуры распределения работ (WBS)

На этом этапе планирования проекта весь проект разбивается на более мелкие управляемые компоненты. Этот подход называется структурой разбивки работ (WBS), которая обеспечивает иерархическое представление задач, подзадач и результатов, обеспечивая ясность и организованность. Он облегчает распределение ресурсов и последовательность задач, а также устанавливает логическую основу для выполнения проекта.

Этап 4: Оценка ресурсов и установление сроков

Оценка ресурсов и установление сроков также имеют решающее значение для успешного планирования проекта. Этот этап направлен на определение необходимого персонала, бюджетных ассигнований и материалов, необходимых для каждой задачи. Принимая во внимание зависимость задач, приоритеты и доступные ресурсы, планировщики или менеджеры могут разработать реалистичные сроки, определяя ключевые вехи на этом пути.

Этап 5: Идентификация рисков и стратегии их снижения

Ни один проект не застрахован от рисков, и их устранение на ранней стадии жизненно важно для разработки плана. На этом этапе потенциальные риски и неопределенности выявляются, анализируются и приоритезируются. Для снижения рисков разрабатываются проактивные стратегии, включающие планы действий в чрезвычайных ситуациях, механизмы передачи рисков и альтернативные варианты действий. Регулярный мониторинг и оценка рисков обеспечивают адаптивность на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Этап 6: Коммуникация и взаимодействие с заинтересованными сторонами

Подобно клею, эффективная коммуникация может скрепить проект. Крайне важно разработать план коммуникации, в котором будут определены каналы, частота и участие заинтересованных сторон. Регулярные обновления статуса, отчеты о ходе работы и совместные обсуждения способствуют прозрачности, улучшают координацию и управляют ожиданиями заинтересованных сторон.

Этап 7: Мониторинг, контроль и оценка

Приближение к финалу эффективной структуры планирования проекта – это этап постоянного мониторинга и оценки. На этом этапе основное внимание уделяется отслеживанию прогресса, сравнению его с установленными вехами и выявлению отклонений. При необходимости вносятся коррективы, чтобы привести проект в соответствие с его целями. Извлеченные уроки документируются, что позволяет передавать знания и совершенствовать их в будущем.

Каковы компоненты планирования проекта?

Вот 7 ключевых компонентов процесса планирования проекта:

• Объем планирования в управлении: Четко определите границы и цели проекта.
• Структура распределения работ (WBS): Разбивка проекта на более мелкие, управляемые задачи.
• Хронология и вехи: установление реалистичных сроков и установление вех для отслеживания прогресса.
• Распределение ресурсов: Определение и распределение необходимых ресурсов, включая персонал, бюджет и материалы.
• Анализ рисков и их снижение: Выявление потенциальных рисков и разработка стратегий по их снижению.
• План коммуникации: Создание эффективных каналов связи для облегчения координации и сотрудничества между заинтересованными сторонами проекта.
• Мониторинг и оценка: Внедрение механизмов для мониторинга хода проекта и оценки производительности по заранее определенным KPI.

Почему необходим процесс планирования проекта?

Повышает производительность проекта и вероятность успеха

Существует ряд причин, по которым проекты терпят неудачу, и одна из них — неспособность определить цели, задачи и обязанности между членами команды (по оценкам, около 39%). Проект не будет работать гладко, если члены команды не будут понимать свои индивидуальные роли и обязанности. Более того, отсутствие четких целей и задач или неправильное понимание направления и цели проекта может привести к рассогласованию и отсутствию фокуса, что приведет к неожиданным сбоям и расширению масштабов.

Улучшает сотрудничество и общение в команде 

Хорошо организованный план дает членам команды возможность эффективно общаться и сотрудничать. Роль планирования становится еще более очевидной, особенно когда речь идет о межведомственных или межкорпоративных проектах, в которых участвует множество сотрудников и экспертов из разных областей, работающих вместе. В результате четкая коммуникация и совместная работа улучшают командную работу, способствуют общему видению, уменьшают конфликты между сотрудниками и создают благоприятную среду проекта.

Обеспечивает оптимизацию ресурсов

Планирование является конечной практикой для наилучшего использования ресурсов, включая время, человеческие ресурсы, бюджет, оборудование и материалы. Заранее определяя необходимые ресурсы, проектная группа может гарантировать, что нужные ресурсы будут доступны в нужное время, сводя к минимуму задержки и дублирование, а также оптимизируя эффективность.

Это снижает риски и неожиданные проблемы

Определив риски на ранней стадии, команда проекта может разработать стратегии планирования реагирования на риски и планы действий в непредвиденных обстоятельствах для их устранения. Этот упреждающий подход помогает снизить вероятность и влияние рисков, повысить эффективность проекта и снизить вероятность неудачи.

Каков наилучший процесс планирования проекта?

Для лучшего планирования проекта, а также для преодоления проблем, которые могут возникнуть во время планирования, стоит рассмотреть некоторые методологии планирования проекта. Они относятся к структурированным подходам и структурам, используемым для эффективного планирования и управления проектами.

Планирование водопада

Методология Waterfall — это последовательный подход, который делит проект на отдельные этапы, причем каждый этап основывается на предыдущем. Он следует линейной прогрессии, где каждый этап должен быть завершен, прежде чем переходить к следующему. Ключевые этапы обычно включают сбор требований, проектирование, разработку, тестирование, развертывание и обслуживание. Водопад лучше всего подходит для проектов с четко определенными и стабильными требованиями.

PRINCE2 (Проекты в контролируемой среде)

PRINCE2 — это основанная на процессах методология управления проектами, широко используемая в Великобритании и во всем мире. Он обеспечивает структурированную основу для планирования проекта, мониторинга и контроля. PRINCE2 делит проекты на управляемые этапы и делает упор на эффективное управление, управление рисками и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Он широко известен своим вниманием к бизнес-обоснованию и исчерпывающей документации.

PRISM (интеграция проектов, управление объемом, временем и ресурсами)

PRISM — это методология управления проектами, разработанная Институтом управления проектами (PMI). Он обеспечивает всеобъемлющую структуру, которая охватывает интеграцию, объем, время и управление ресурсами. PRISM уделяет особое внимание структурированному подходу к планированию проекта, включающему такие процессы, как определение целей проекта, создание структур разбивки работ, планирование действий и распределение ресурсов.

Связанный: Лучшие шаблоны стратегического планирования в 2024 году | Скачать бесплатно

Какие инструменты и программное обеспечение для планирования проектов существуют?

Инструменты и программное обеспечение для планирования проектов стали незаменимыми для эффективного управления проектами в современном быстро меняющемся и динамичном бизнес-среде. Как руководитель проекта, вы, возможно, захотите ознакомиться со следующими главными предложениями:

Microsoft Project это комплексное программное обеспечение для планирования проектов, широко используемое профессионалами в различных отраслях. Он предлагает ряд надежных функций для управления задачами, ресурсами, графиками и бюджетами.

Асана это универсальный инструмент планирования проектов, известный своими надежными функциями и гибкостью. Он предлагает централизованную платформу, позволяющую командам эффективно планировать, организовывать и отслеживать проекты.

Trello — популярное программное обеспечение для планирования задач, известное своей простотой и визуальной привлекательностью. Его удобный интерфейс состоит из досок, списков и карточек, что позволяет командам легко организовывать и расставлять приоритеты задач.

Связанный: 10 советов по эффективному управлению проектами Asana в 2024 году

Каковы 10 шагов планирования проекта?

Процесс планирования проекта варьируется от организации к организации, в зависимости от объема и масштаба проектов. Некоторые менеджеры могут предпочесть следующие 10 шагов планирования проекта:

1. Определить цели и задачи проекта.
2. Определите заинтересованные стороны проекта.
3. Проведите тщательный анализ содержания проекта.
4. Разработайте подробную структуру разбивки работ (WBS).
5. Определить зависимости проекта и последовательность задач.
6. Оцените потребности в ресурсах и создайте план ресурсов.
7. Разработайте реалистичный график проекта.
8. Определить и оценить риски проекта.
9. Составьте план коммуникации.
10. Получите одобрение проекта и завершите план проекта.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Важно отметить, что планирование проекта — лучший процесс, позволяющий поддерживать положительный прогресс. Хотя программное обеспечение для планирования проектов может помочь повысить продуктивность процесса планирования проекта, не принимайте это как должное: роль менеджера проекта и координации команды гораздо более важна.

Итак, не забудьте иметь ознакомительная встреча для подключения всех команд в начале проекта и обучения навыкам, чтобы ваши команды были высокоэффективными и мотивированными в течение всего проекта. Если вам нужны более увлекательные и захватывающие презентации или тренинги, AhaSlides может стать вашим лучшим партнером благодаря множеству бесплатных расширенных функций и шаблонов, а также конкурентоспособному тарифному плану для всех компаний.

Ref: БИДЖУ | План недели | Научить цель