انتهى الحدث، وغادر الحضور. الآن يأتي الجزء الذي يميز المنظمين الناجحين عن غيرهم: جمع الملاحظات. تُظهر استطلاعات الرأي بعد الحدث ما نجح، وما لم ينجح، وما يجب تغييره في المرة القادمة، ولكن بشرط أن يكون الاستطلاع نفسه مصممًا جيدًا. فالاستطلاع المبهم يُنتج بيانات مبهمة.
أظهرت دراسة أجرتها SurveyMonkey حول طول الاستبيانات أن معدلات الإكمال تنخفض إلى ما بين 5% و20% للاستبيانات التي تستغرق أكثر من 7-8 دقائق لإكمالها [1]. وهذا يعني أن الأسئلة التي تدرجها يجب أن تكون ذات قيمة. يغطي هذا الدليل أكثر من 30 سؤالًا لاستبيانات ما بعد الفعاليات، مُصنفة حسب ما تقيسه، بالإضافة إلى إرشادات عملية حول التوقيت والتنسيق والأخطاء التي تُقلل معدلات الاستجابة.
رضا عام
ابدأ بنظرة عامة قبل الخوض في التفاصيل. ستمنحك هذه الأسئلة فكرة عامة عن كيفية سير الحدث قبل الخوض في التفاصيل.
- كيف تقيم تجربتك العامة في هذا الحدث؟ (1-5)
- هل حقق الحدث توقعاتك؟ (تجاوز / حقق / لم يحقق)
- ما مدى احتمالية حضورك لفعالية مستقبلية من تنظيم هذا الشخص؟ (من غير المحتمل جداً إلى المحتمل جداً)
- ما مدى احتمالية أن توصي بهذا الحدث إلى أحد زملائك؟ (مقياس NPS من 0 إلى 10)
- ما هي الكلمة التي تصف تجربتك على أفضل وجه؟ (كلمات مفتوحة أو سحابة كلمات)
المحتوى والجلسات
تقيّم هذه الأسئلة ما إذا كان البرنامج قد حقق قيمة وتوافق مع احتياجات الحضور.
- ما مدى ملاءمة المحتوى لاحتياجاتك المهنية؟ (من غير ذلك إطلاقاً إلى للغاية)
- ما هي الجلسة التي وجدتها الأكثر قيمة؟ (قائمة منسدلة أو مفتوحة النهاية)
- أي جلسة وجدتها الأقل فائدة؟ (قائمة منسدلة أو مفتوحة النهاية)
- هل كان المحتوى مناسباً لمستوى خبرتك؟ (بسيط جدًا / مناسب تمامًا / متقدم جدًا)
- لقد اكتسبت رؤى عملية يمكنني تطبيقها في عملي. (من أرفض بشدة إلى أوافق بشدة)
المتحدثون والمقدمون
- كيف تقيم جودة السماعات بشكل عام؟ (1-5)
- أي متحدث أو مقدم كان الأبرز؟ (مفتوحة)
- هل كانت هناك فرصة كافية لطرح الأسئلة والإجابة على أسئلة المتحدثين؟ (نعم / لا / إلى حد ما)
- ما هي المواضيع التي ترغبون في رؤيتها تُغطى في الفعاليات القادمة؟ (مفتوحة)
الخدمات اللوجستية والتنظيم
- كيف تقيم تنظيم الفعالية بشكل عام؟ (1-5)
- هل كان المكان مناسباً ومريحاً؟ (نعم / لا / جزئياً)
- كيف تقيم عملية التسجيل وتسجيل الوصول؟ (1-5)
- هل كانت اتصالات الفعالية (الجدول الزمني، التحديثات، التوجيهات) واضحة وفي الوقت المناسب؟ (نعم / لا / جزئياً)
- كيف تقيم جودة الطعام والشراب؟ (1-5 أو غير متوفر)
التواصل والمشاركة
- هل وفر الحدث فرصاً كافية للتواصل؟ (نعم / لا / إلى حد ما)
- لقد كوّنت علاقات مهنية قيّمة في هذا الحدث. (من أرفض بشدة إلى أوافق بشدة)
- ما هو شكل التواصل الذي تفضله؟ (جلسات منظمة / تواصل مفتوح / كلاهما)
القيمة والنية المستقبلية
- كان هذا الحدث استثماراً جيداً لوقتي. (من أرفض بشدة إلى أوافق بشدة)
- كان الحدث يستحق ثمن التذكرة. (من أرفض بشدة إلى أوافق بشدة)
- ما الذي ستغيره في هذا الحدث؟ (مفتوحة)
- ما هو الجزء الأكثر قيمة في هذا الحدث؟ (مفتوحة)
- هل هناك أي تعليقات أو اقتراحات إضافية؟ (مفتوحة)
الفعاليات الافتراضية والهجينة: أسئلة إضافية
إذا كان لفعاليتك مكون افتراضي أو هجين، فأضف بعض الأسئلة الخاصة بتلك التجربة.
- كيف تقيم جودة المنصة الافتراضية؟ (1-5)
- هل واجهت أي مشاكل تقنية أثناء الفعالية؟ (نعم / لا)
- ما مدى جاذبية التجربة الافتراضية مقارنةً بالفعالية الحضورية؟ (أقل بكثير / أقل / تقريبًا نفس الشيء / أكثر)
أخطاء تؤدي إلى انخفاض معدلات الاستجابة
طرح الكثير من الأسئلة. استهدف عشرة أسئلة أو أقل [3]. كل سؤال إضافي يقلل من نسبة الإكمال. احذف أي شيء من الجيد معرفته بدلاً من الضروري معرفته.
إرسال متأخر جدًا. تتلاشى الذاكرة سريعًا. أرسل استبيانك خلال 24 ساعة من انتهاء الفعالية، ويفضل إرسال تنبيه داخل القاعة في الجلسة الختامية. تحقق الاستبيانات المرسلة عبر الرسائل النصية القصيرة خلال ساعتين من انتهاء الفعالية نسبة إكمال أعلى بنسبة 32% من تلك المرسلة لاحقًا [2]. ويمكن لرسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد 3-4 أيام أن تجمع ما بين 20-30% إضافية من الردود من أولئك الذين لم يستجيبوا للاستبيان الأول [3].
الاعتماد فقط على الأسئلة المفتوحة. الإجابات المفتوحة غنية بالمعلومات، لكن يصعب تحليلها على نطاق واسع، كما أنها تُقلل من معدلات الإكمال. استخدم مقاييس التقييم للبيانات الكمية. واقتصر على سؤال أو سؤالين مفتوحين في كل استبيان.
تجاهل النتائج. أسرع طريقة لضمان عدم مشاركة أي شخص في استطلاعك القادم هي جمع التعليقات دون اتخاذ أي إجراء بناءً عليها. شارك النتائج الرئيسية مع الحضور وأخبرهم بالتغييرات التي ستجريها بناءً على ملاحظاتهم. حتى رسالة بريد إلكتروني موجزة تلخص النتائج تبني الثقة وتزيد من المشاركة في الاستطلاعات المستقبلية.
استخدام الأسئلة التوجيهية. "ما مدى استمتاعكم بالكلمة الرئيسية الرائعة التي قدمناها؟" ليس سؤالاً محايداً. لذا، احرصوا على صياغة الموضوعية وتجنبوا الافتراضات الضمنية.
نسيان تقسيم البيانات. غالباً ما تختلف تجارب كبار الشخصيات، والمشاركين الجدد، والمشاركين العائدين، والمشاركين عبر الإنترنت. لذا، يُنصح على الأقل بالتخطيط لتحليل منفصل لكل مجموعة، والنظر في استخدام مجموعات أسئلة مُخصصة إذا كان حجم فعاليتك يسمح بذلك.
نصائح لكتابة أسئلة تحصل على إجابات صادقة
حتى الاستبيانات المنظمة جيدًا قد تُنتج بيانات غير موثوقة إذا كانت الأسئلة الفردية مكتوبة بشكل رديء. إليك خمسة أمور عملية يجب التحقق منها قبل الإرسال.
استخدم مقياسًا موحدًا في كل مكان. إن استخدام مقياس من 1 إلى 5 في قسم ومقياس من 1 إلى 10 في قسم آخر يجبر المشاركين على إعادة ضبط تركيزهم بعد كل بضعة أسئلة. لذا، يُنصح باختيار مقياس واحد لجميع العناصر المُقَيَّمة والالتزام به. تُحقق معظم استطلاعات الرأي الخاصة بالفعاليات نتائج جيدة باستخدام مقياس واحد. مقياس من خمس نقاط لأنه سريع الاستجابة وسهل التحليل.
يجب أن يقتصر كل سؤال على فكرة واحدة. سؤال "كيف تقيّم جودة المحتوى وأسلوب المتحدث؟" هو سؤالان في سؤال واحد. لم يجد المشاركون الذين أعجبهم المحتوى ولكنهم وجدوا صعوبة في متابعة المتحدث إجابة شافية. انقسام في الآراء أسئلة مزدوجة الماسورة إلى عناصر منفصلة، حتى لو أضاف ذلك صفًا آخر إلى الاستبيان.
امنح المشاركين خياراً للانسحاب من الأسئلة التي قد لا تنطبق عليهم. إذا سألت عن الطعام والشراب في فعالية حضرها بعض المشاركين افتراضياً فقط، فأضف خيار "غير منطبق". إجبار شخص ما على تقييم شيء لم يختبره يُشوّه بياناتك ويُحبط المُجيب.
تجنب المصطلحات التقنية واللغة الداخلية. قد يُشير فريقك إلى جلسة معينة باسم "جلسة نقاش ما بعد الظهر"، لكن الحضور يعرفونها من خلال عنوان الجلسة. استخدم نفس اللغة التي استخدمها الحضور عند التسجيل أو استلام الجدول الزمني. يُعدّ هذا الأمر بالغ الأهمية، خاصةً في الاستبيانات التي تغطي فعاليات متعددة الأيام أو متعددة المسارات.
اختبر الاستبيان قبل إرساله. قم بإجراء الاستبيان كاملاً بنفسك، ثم اطلب من شخص من خارج فريق التخطيط إكماله دون أي مساعدة. ابحث عن الأسئلة التي تُثير التردد، أو المقاييس المبهمة، أو الاستنتاجات غير المنطقية التي لا يفهمها من لم يشارك في إعداد الاستبيان. فما يبدو واضحاً للمنظم غالباً ما يكون غامضاً للمشارك الذي يُجيب بسرعة عبر الهاتف.
ضع تجربة استخدام الهاتف المحمول في الاعتبار. تأتي غالبية استجابات استطلاعات الرأي بعد الفعاليات من الهواتف، وغالبًا أثناء عودة الحضور إلى منازلهم. يؤثر طول نص الأسئلة، وصغر حجم مربعات الاختيار، وتصميمات الأعمدة المتعددة سلبًا على إكمال الاستطلاع على الهواتف المحمولة. لذا، يُنصح بمعاينة الاستطلاع على الهاتف قبل إرساله، وحذف أي سؤال يتطلب التمرير لقراءة النص الكامل. الاستطلاع الذي يعمل بشكل جيد على شاشة بحجم أربع بوصات سيعمل بشكل جيد على جميع الشاشات. إذا كانت منصتك تدعم هذه الميزة، فعّل خاصية الانتقال التلقائي بعد كل اختيار للتقييم حتى لا يضطر المشاركون إلى النقر على زر "التالي" بشكل منفصل. هذا التغيير البسيط وحده كفيل بتقليل نسبة التخلي عن الاستطلاع على الهواتف المحمولة بشكل ملحوظ.
الأسئلة المتكررة
ما هو الطول الأمثل لاستطلاع الرأي الذي يُجرى بعد الحدث؟
استهدف 8-10 أسئلة لا تستغرق أكثر من خمس دقائق للإجابة عليها. يُلاحظ فرقٌ كبيرٌ بين استطلاعٍ مدته خمس دقائق وآخر مدته عشر دقائق. ركّز على أهم مؤشرات الأداء لديك، واحذف الباقي. إذا كنتَ بحاجةٍ فعليةٍ إلى المزيد من البيانات، ففكّر في إجراء استطلاعين أقصر: الأول مباشرةً بعد الفعالية لقياس الرضا العام، والثاني بعد أسبوعٍ للحصول على آراءٍ أعمق من الحضور الأكثر تفاعلاً. قاعدةٌ أخرى مفيدة: إذا لم يكن السؤال مرتبطًا بقرارٍ يمكنك اتخاذه قبل الفعالية التالية، فاحذفه. كل سؤالٍ إضافيٍّ تُبقيه يُشكّل عبئًا إضافيًا على كل مُجيبٍ يُكمل الاستطلاع.
هل ينبغي عليّ تقديم حافز لإكمال الاستبيان؟
قد تُساهم الحوافز في رفع معدلات الاستجابة، لكنها قد تجذب أيضًا استجابات ضعيفة من أشخاص يُسرعون في إكمال الاستبيان لمجرد الحصول على الجائزة. والحل الأمثل هو جعل الاستبيان سهلًا ومختصرًا بما يكفي لعدم الحاجة إلى أي حافز. إذا استمرت معدلات الاستجابة منخفضة، يُنصح بإجراء سحب على جوائز بدلًا من جائزة مضمونة، مما يُقلل من حافز التسرع. أما الحافز الأكثر فعالية فهو إخبار الحضور بأن ملاحظاتهم ستؤثر على كيفية تنظيم الفعالية القادمة: فالناس يستجيبون عندما يشعرون بأهمية آرائهم.
ماذا أفعل بالنتائج؟
ابدأ بحساب مؤشرات الأداء الرئيسية: درجة الرضا العامة، ومؤشر صافي نقاط الترويج (NPS)، وأي درجات محددة تتابعها سنويًا. ثم اقرأ الإجابات المفتوحة بحثًا عن مواضيع مشتركة. ابحث عن أنماط متكررة، وليس عن شكاوى فردية. بمجرد أن تتضح لديك الصورة، مشاركة ملخص مع فريقك، ومع الحضور عند الاقتضاء. رسالة بريد إلكتروني قصيرة تتضمن "هذا ما أخبرتمونا به، وهذا ما نُجري عليه تغييرات" تُنهي حلقة التغذية الراجعة، وتزيد من احتمالية مشاركة الحضور في الاستبيانات المستقبلية. كما يُساعد تتبع الأسئلة الأساسية نفسها من فعالية لأخرى على قياس التقدم بمرور الوقت، بدلاً من التعامل مع كل استبيان كعملية منفصلة. تُعطي نتائج المقارنة المعيارية سياقًا لا يُمكن لنقطة بيانات واحدة توفيره.
جمع التعليقات أثناء الفعالية باستخدام AhaSlides
أفضل وقت لجمع الملاحظات هو قبل مغادرة الحضور للقاعة. يتيح لك برنامج AhaSlides اختتام الجلسة بشرائح تفاعلية: مقاييس تقييم لأسئلتك الكمية، وسحابة كلمات تعكس أجواء الحضور، وشريحة مفتوحة لتلقي اقتراحات محددة، مع ظهور النتائج على الشاشة فور تفاعل الحضور. جمع الملاحظات داخل القاعة هو السبيل الأمثل لتحقيق معدلات الإنجاز التي تتراوح بين 85% و95% المذكورة سابقًا، ومشاهدة الملاحظات الجماعية تظهر على الشاشة يمنح الجلسة خاتمة مميزة.
للاطلاع على الاستبيان الكامل، استطلاعات أها سلايدز حوّل أسئلة استطلاع الرأي بعد الفعالية المذكورة أعلاه إلى نموذج واحد يُكمله المشاركون في صفحة واحدة ويرسلونه مرة واحدة. اعرضه كشريحة أخيرة في جلستك الختامية، ثم شارك الاستطلاع نفسه كرابط أو رمز QR مع الحضور الذين غادروا مبكرًا؛ حيث يمكنهم الإجابة من أي جهاز دون الحاجة إلى حساب.
مصادر
[1] SurveyMonkey. ما هو الطول الأمثل للاستبيان؟ https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] استكشاف. ما هو معدل الاستجابة الجيد لاستطلاعات الرأي بعد الحدث؟ https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] مركز ASAE. أفضل خمس ممارسات لإنشاء ومشاركة استطلاعات الرأي بعد الحدث. (سبتمبر 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
للاطلاع على عملية إنشاء الاستبيان كاملةً، بدءًا من تحديد الأهداف وحتى التحليل، انظر: كيفية إنشاء استطلاع رأي عبر الإنترنت: الدليل الكامل.
