Event Management Company | 10 tipov, ako ušetriť čas, peniaze a stres

Plánovanie dokonalého podujatia môže byť zdrvujúce, a to je miesto event management spoločnosti Vstúpte.

Či už snívate o svadbe svojho života, organizujete oslavu výročia alebo potrebujete zorganizovať firemnú konferenciu, eventová spoločnosť dokáže premeniť vašu víziu na zážitok, na ktorý ľudia nezabudnú.

Pokračujte v čítaní článku, aby ste vedeli, čo presne je spoločnosť zaoberajúca sa správou udalostí, jej úloha a tipy, ako si vybrať tú najlepšiu a akým červeným príznakom sa treba vyhnúť.

Obsah

• Prehľad
• Čo je to spoločnosť zaoberajúca sa správou podujatí?
• Aká je funkcia Event Management Company?
• Ako si vybrať najlepšiu spoločnosť na správu podujatí?
• Čomu sa vyhnúť pri posudzovaní návrhov na manažment udalostí?
• Aké sú príklady udalostí, ktoré môže spoločnosť spravujúca udalosti naplánovať?
• Takeaways

Prehľad

Čo je to spoločnosť zaoberajúca sa správou podujatí?

Pri plánovaní udalosti akéhokoľvek rozsahu, od svadby až po firemné stretnutie, môže eventová spoločnosť zabezpečiť, aby všetko prebehlo bez problémov.

Plánovači udalostí úzko spolupracujú s klientmi, aby pochopili ich potreby, ciele a rozpočet. Potom vytvoria komplexný plán podujatia prispôsobený vízii klienta, aby klienti mali pokoj, že sa ich vízia podujatia stane nezabudnuteľnou realitou.

Aká je funkcia spoločnosti na správu podujatí?

Cieľov spoločnosti event managementu je veľa, ako napríklad zorganizovať excelentný event, ktorý splní všetky požiadavky klientov. Hlavnou funkciou event managementu je plánovať, koordinovať a realizovať úspešné eventy v mene svojich klientov. Riešia všetku logistiku a detaily, takže klienti sa môžu sústrediť na to, aby si užili svoje podujatie, a nie na starosti o organizáciu.

Niektoré kľúčové funkcie spoločnosti, ktorá organizuje podujatia, zahŕňajú👇

#1 – Konceptualizujte a naplánujte udalosť – Spolupracujú s klientmi, aby pochopili víziu, ciele a rozpočet podujatia, potom navrhnú komplexný plán na realizáciu tejto vízie.

# 2 – Zabezpečte miesto konania a vyjednávajte zmluvy – Vyhľadávajú potenciálne miesta, porovnávajú možnosti na základe polohy, priestoru, vybavenia, ceny a dostupnosti, zabezpečujú to najlepšie a vyjednávajú zmluvy v mene klienta.

#3 – Koordinujte dodávateľov a predajcov – Identifikujú, vyberajú, rezervujú a spravujú všetkých požadovaných dodávateľov, ako sú catering, fotografi, dekoratérky, požičovne atď., aby všetko fungovalo hladko.

#4 – Spravujte rozpočet podujatia – Tvoria rozpočet, sledujú výdavky a hľadajú spôsoby, ako ušetriť náklady pri dosahovaní cieľov klienta.

# 5 - Vytvorte časové osy a plány – Vypracujú podrobné plány a pohotovostné plány, aby sa ubezpečili, že sa udalosť vyvinie podľa plánu.

#6 – Plánovanie zábavy – Zabezpečujú akékoľvek vystúpenia, rečníkov alebo aktivity v rámci programu podujatia.

#7 – Dekorácia a značenie – Objednajú si potrebné dekorácie, bielizeň, kvety, scénu a požadované značenie.

# 8 – Najmite a spravujte personál podujatia – Vyhľadajú, rezervujú a spravujú všetkých dočasných zamestnancov potrebných na pomoc pri organizácii podujatia.

#9 – Vykonajte plán udalosti bezchybne – V deň udalosti dohliadajú na nastavenie, spravujú všetkých dodávateľov, riešia problémy a zabezpečujú, že program pokračuje podľa plánu.

# 10 – Sledovanie po udalosti – Riešia úlohy ako vrátenie vybavenia, platby faktúr, posielanie poďakovaní, vyhodnocovanie úspechov a oblastí na zlepšenie.

Tipy na lepšie udalosti

• event management
• Interaktívne múzeum
• Dizajn udalostí

Ako si vybrať najlepšiu spoločnosť na správu podujatí?

Hľadanie najlepšej spoločnosti na správu udalostí môže chvíľu trvať, ale s týmito realistickými tipmi budú priamo pred vašimi dverami🚪

#1 – Skúsenosti – Uvažujme o spoločnostiach, ktoré úspešne zrealizovali mnohé udalosti podobného rozsahu a rozsahu ako vy. Budú mať pod kontrolou proces a budú vedieť, ako riešiť bežné problémy, ktoré sa vyskytnú.

#2 – Portfólio – Prezrite si príklady minulých udalostí, ktoré spoločnosť plánovala a riadila. Hľadajte kvalitu, kreativitu a zmysel pre detail, ktorý zodpovedá vašej vízii.

#3 – Referencie – Vyžiadajte si a skontrolujte referencie od predchádzajúcich klientov, aby ste potvrdili, že spoločnosť plní svoje sľuby a rieši problémy profesionálne.

#4 – Špecializácia - Niektoré spoločnosti sa zameriavajú na firemné akcie, zatiaľ čo iné sa špecializujú na svadby. Vyberte si takú, ktorá má skúsenosti a potrebné zdroje prispôsobené konkrétnemu typu udalosti.

#5 – Tím – Zoznámte sa s kľúčovými členmi tímu manažmentu udalostí, ktorí budú plánovať a realizovať vašu akciu. Posúďte ich profesionalitu, pohotovosť a pochopenie vašich potrieb a vízií.

#6 – Zmluva a ceny – Porovnajte viaceré ponuky (aspoň 3), aby ste získali najlepšie zmluvné podmienky a ceny. Uistite sa, že rozsah práce je jasný a že rozumiete všetkým poplatkom.

#7 – Povesť – Skontrolujte recenzie, ocenenia (ak nejaké existujú), jej postavenie v organizáciách z oblasti eventov a ako dlho spoločnosť pôsobí ako indikátory legitimity a kvality.

#8 – Komunikácia – Spoločnosť by mala pozorne počúvať vaše potreby, odpovedať na všetky vaše otázky a pohotovo reagovať na požiadavky. Dobrá komunikácia je kľúčom k úspešnému pracovnému vzťahu.

#9 - Flexibilita – Najlepšie spoločnosti sú ochotné prispôsobiť svoje služby na základe vášho rozpočtu a preferencií, namiesto toho, aby sa pevne držali štandardnej šablóny.

#10 - Transparentnosť – Trvať na úplnej transparentnosti rozpočtov, zmlúv, harmonogramov a plánov. Vyhnite sa spoločnostiam, ktoré sú tajné alebo odmietajú zdieľať podrobnosti.

#11 – Krízový manažment – Ako riešia neočakávané problémy, ktoré sa vyskytnú? Spoločnosť so silnými skúsenosťami s krízovým riadením pomôže vyhnúť sa katastrofám.

#12 – Inovácia – Sú otvorení novým nápadom a riešeniam na dosiahnutie vašich cieľov kreatívnym spôsobom? Progresívne spoločnosti podporujú nové výsledky.

#13 - Poistenie – Majú potrebné poistenie vrátane krytia zodpovednosti za vašu udalosť? To vás chráni pred rizikami a nárokmi.

#14 – Hodnoty – Sú ich obchodný prístup a firemné hodnoty v súlade s kultúrou vašej organizácie? Kultúrne prispôsobenie vedie k vzájomnému porozumeniu.

#15 – Technológia – Sú technicky zdatní a vždy dodržiavajú osvedčené postupy trendov v odvetví? Využívajú technológiu, ako je softvér na riadenie projektov, aby udržali plány organizované a na správnej ceste? Technológia zvyšuje efektivitu.

Hľadajte spoločnosť zaoberajúcu sa manažmentom udalostí s relevantnými skúsenosťami a osvedčenými výsledkami, dobrou povesťou a flexibilitou, komunikáciou a transparentnosťou, ktoré sú potrebné na uskutočnenie vašej jedinečnej vízie a prekonanie vašich očakávaní pre vašu špeciálnu udalosť.

Čoho sa vyvarovať pri posudzovaní návrhov manažmentu udalostí?

V niektorých spoločnostiach zaoberajúcich sa správou udalostí si musíte dávať pozor na určité varovné signály. Vyhnúť sa tomu by sa vyhlo guľke v štádiu vykonávania neskôr.

• Nejasný alebo všeobecný jazyk – Návrhy, ktoré sa konkrétne nezaoberajú cieľmi vašej udalosti, rozpočtovými požiadavkami alebo časovým plánom, sú varovnou vlajkou. Dajte si pozor na spoločnosti, ktoré používajú všeobecný jazyk namiesto prispôsobenia svojho návrhu.

• Nejasný alebo nedefinovaný rozsah práce – Vyhnite sa spoločnostiam, ktoré presne nešpecifikujú, aké služby budú poskytovať a ktoré úlohy sú z ich návrhu vylúčené. Rozsah by mal byť podrobný a komplexný.

• Nadmerné poplatky navyše – Dávajte si pozor na návrhy s dodatočnými poplatkami, ktoré nie sú výslovne uvedené, ako sú palivové príplatky, administratívne poplatky alebo poplatky za spracovanie platieb. To všetko by malo byť transparentné a jasne vysvetlené.

• Odmietnutie odpovedať na otázky – Ak sa spoločnosť vyhýba odpovediam na vaše otázky týkajúce sa podrobností plánovania, zmlúv alebo cien, pravdepodobne to znamená, že niečo skrýva. Transparentnosť je dôležitá pre budovanie dôvery.

Aké sú príklady udalostí, ktoré môže spoločnosť spravujúca udalosti naplánovať?

• Svadby – Plánovanie a realizácia svadieb je základnou službou pre mnohé spoločnosti zaoberajúce sa manažmentom udalostí. Zaoberajú sa všetkými aspektmi plánovania od výberu miesta konania až po pozvánky a koordináciu počas dňa.

• Konferencie a obchodné výstavy – Eventové spoločnosti môžu organizovať veľké firemné akcie, ako sú konferencie, semináre, summity, predstavenia produktov a obchodné výstavy. Riadia registráciu, koordináciu rečníkov, logistiku miesta konania, catering a registráciu.

• Uvedenie produktu na trh – Event manažéri môžu vytvárať pohlcujúce, rušné udalosti, aby verejnosti predstavili nové produkty alebo služby. Plánujú aktivity, ukážky a propagačné prvky ako napr živé prieskumy verejnej mienky a kvízy vyvolať vzrušenie.

• Finančné zbierky a charitatívne akcie – Neziskové podujatia, ako sú charitatívne plesy, behy/prechádzky a dary, sú ďalším bežným typom podujatí, ktoré organizujú eventové spoločnosti. Zameriavajú sa na maximalizáciu návštevnosti a získaných finančných prostriedkov.

• Firemné večierky – Eventové spoločnosti pomáhajú pri plánovaní a riadení firemných dovolenkových večierkov, letných výletov, oslavy odchodu do dôchodku a iné druhy spoločenských podujatí zamestnancov. Zabezpečujú aktivity a catering.

• Slávnostné odovzdávanie cien a galavečery – Plánovanie odovzdávania cien, gala večere a black-tie eventov je ďalšou špecialitou pre niektoré spoločnosti poskytujúce full-service event management. Postarajú sa o výzdobu, tabuľky sedadiel, darčekové koše a prejavy.

• Ukážky produktu – Pre spoločnosti, ktoré plánujú predviesť produktový rad, môžu plánovači udalostí navrhnúť interaktívne demonštrácie, testovacie jazdy, testy chuti a ďalšie pôsobivé spôsoby, ako produkt predviesť potenciálnym zákazníkom.

Event management spoločnosti plánujú podujatia rôznych veľkostí a typov, od intímnych svadieb až po veľké firemné konferencie, fundraisery, večierky, uvedenie produktov a ďalšie – v podstate akékoľvek plánované podujatie, kde je potrebná profesionálna koordinácia a logistika na dosiahnutie cieľov klienta.

Takeaways

Najatie profesionálnej spoločnosti na správu podujatí premení základnú víziu na zážitok, o ktorom ľudia neprestanú hovoriť roky.

Ich manažment vás zbaví logistických bolestí hlavy, takže sa môžete plne vžiť do úlohy láskavého hostiteľa. Predstavte si priestor na podujatie dokonale pripravený, s nadšenými hosťami, ktorí si užívajú lahodný catering a úžasnú zábavu – zatiaľ čo vy sa prechádzate miestnosťou a máte čas sa so všetkými stretnúť. Úžasné nie?

Chcete, aby bola vaša udalosť interaktívnejšia? Skúste AhaSlides získate prístup k sérii ľadoborcov, ankiet a kvízov, ktoré pozdvihnú reláciu na inú úroveň.