Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 nevyhnutných vecí na zabezpečenie úspechu podujatia

Vaše srdce sa rozbúši, keď si predstavujete tie najhoršie scenáre:

❗️ Rečník ochorie niekoľko minút pred nástupom na pódium.

❗️Vaše miesto náhle stratí energiu v deň podujatia.

❗️ Alebo čo je najhoršie – niekto sa na vašej akcii zraní.

Myšlienky, pri ktorých sa vám krúti žalúdok, vás držia v noci hore.

Ale aj tie najchaotickejšie udalosti sa dajú zvládnuť – ak si to dopredu dôkladne a systematicky naplánujete.

Jednoduchý kontrolný zoznam riadenia rizika udalosti vám môže pomôcť identifikovať, pripraviť sa a zmierniť potenciálne problémy skôr, než zničia vašu udalosť. Poďme zistiť 10 vecí, ktoré musíte mať v kontrolnom zozname, aby ste premenili obavy na dobre zostavený akčný plán.

Obsah

• Prehľad
• Čo je to riadenie rizika udalosti?
• Akých je 5 krokov k riadeniu rizika ako plánovač udalostí?
• Kontrolný zoznam riadenia rizika udalostí
• 5 prvkov riadenia rizík?
• Kontrolný zoznam v správe udalostí
• Takeaways
• často kladené otázky

Prehľad

Čo je to riadenie rizika udalosti?

Riadenie rizika udalostí zahŕňa identifikáciu potenciálnych rizík alebo problémov, ktoré by mohli ohroziť udalosť, a následné zavedenie procesov a preventívnych opatrení na zmiernenie týchto rizík. To pomáha organizátorom podujatí mať pripravené pohotovostné plány na minimalizáciu porúch a rýchle obnovenie, ak sa vyskytnú problémy. Používa sa aj kontrolný zoznam riadenia rizík udalostí, aby sa zabezpečilo prekonanie každej potenciálnej hrozby.

Akých je 5 krokov k riadeniu rizika ako plánovač udalostí?

Vieme, že ako plánovač udalostí je to stresujúce so všetkými možnosťami, ktoré môžu nastať. Aby ste sa ušetrili od prílišného premýšľania, postupujte podľa našich jednoduchých 5 krokov a vytvorte si dokonalý plán riadenia rizík pre udalosti:

• Identifikujte riziká – Premýšľajte o všetkých možných veciach, ktoré by sa mohli na vašej udalosti pokaziť. Zvážte faktory, ako sú problémy s miestom konania, zlé počasie, technologické zlyhania, zrušenie rečníkov, problémy s jedlom, zranenia, nízka účasť atď. nástroj na brainstorming aby myšlienky zostali neporušené.

• Posúďte pravdepodobnosť a vplyv – Pre každé identifikované riziko udalosti odhadnite, aká je pravdepodobnosť, že sa vyskytne a aký potenciálny vplyv by to mohlo mať na vašu udalosť. To pomáha určiť, ktoré riziká si vyžadujú najdôkladnejšie plány na zmiernenie.

• Vypracujte pohotovostné plány – Pre riziká s vyššou prioritou vytvorte špecifické plány zálohovania, riešenia a nepredvídané udalosti, aby ste minimalizovali narušenie, ak sa tieto riziká naplnia. Môže to zahŕňať potvrdenie alternatívnych miest konania, dodávateľov, harmonogramov atď.

• Prideľte zodpovednosti – Požiadajte jednu osobu, aby bola zodpovedná za realizáciu každého pohotovostného plánu a jasne komunikujte úlohy svojmu tímu. To zaisťuje, že niekto podnikne kroky, ak sa riziko skutočne vyskytne.

• Precvičte si svoje plány – Prejdite si potenciálne scenáre, aby ste identifikovali medzery vo svojich plánoch riadenia rizika udalostí. Školenie vášho tímu o tom, ako reagovať v rôznych situáciách, vybuduje dôveru, aby mohol úspešne zvládnuť problémy, ktoré sa vyskytnú v deň udalosti.

Tipy na lepšie zapojenie

• event management
• Dizajn udalostí
• Obchodné siete

Kontrolný zoznam riadenia rizika udalostí

Aké všeobecné body musí pokryť kontrolný zoznam riadenia rizík udalostí? Hľadajte inšpiráciu s našimi príkladmi kontrolného zoznamu rizík udalostí nižšie.

#1 – Miesto konania
☐ Zmluva podpísaná
☐ Získané povolenia a licencie
☐ Pôdorys a usporiadanie potvrdené
☐ Špecifikované cateringové a technické požiadavky
☐ Identifikované miesto zálohovania a v pohotovostnom režime

#2 – Počasie
☐ Plán monitorovania a oznamovania nepriaznivého počasia
☐ V prípade potreby je k dispozícii stan alebo alternatívny prístrešok
☐ V prípade potreby boli urobené opatrenia na presun podujatia do interiéru

#3 – Technológia
☐ Testované A/V a iné technické vybavenie
☐ Získali sa kontaktné informácie IT podpory
☐ Papierové výtlačky materiálov dostupné ako záloha
☐ Pohotovostný plán pre výpadok internetu alebo elektriny

#4 – Zdravotníctvo/Bezpečnosť
☐ K dispozícii sú súpravy prvej pomoci a AED
☐ Jasne označené núdzové východy
☐ Personál vyškolený v núdzových postupoch
☐ Kontaktné informácie na bezpečnosť/políciu sú k dispozícii

#5 – Reproduktory
☐ Prijaté životopisy a fotografie
☐ Alternatívne reproduktory zvolené ako záložné
☐ Pohotovostný plán hovorcu bol oznámený

#6 – Účasť
☐ Minimálna hranica účasti je potvrdená
☐ Bola oznámená politika zrušenia
☐ V prípade zrušenia podujatia je zavedený plán vrátenia peňazí

#7 - Poistenie
☐ Platné poistenie všeobecnej zodpovednosti
☐ Získané osvedčenie o poistení

#8 – Dokumentácia
☐ Kópie zmlúv, povolení a licencií
☐ Kontaktné informácie pre všetkých predajcov a dodávateľov
☐ Program podujatia, program a/alebo itinerár

#9 – Personálne obsadenie/Dobrovoľníci
☐ Úlohy pridelené zamestnancom a dobrovoľníkom
☐ K dispozícii sú zálohy na vyplnenie v prípade nezobrazenia
☐ Dokončené školenie o núdzových postupoch a plánoch pre nepredvídané udalosti

#10 – Jedlo a nápoje
☐ Majte k dispozícii zálohy pre všetky rýchlo sa kaziace zásoby
☐ Alternatívne jedlá pripravené v prípade oneskorenej/nesprávnej objednávky/hostí s alergiou
☐ K dispozícii sú ďalšie papierové výrobky, riad a servírovací riad

#11 – Odpad a recyklácia
☐ Distribuované odpadkové koše a nádoby na recykláciu
☐ Úlohy pridelené na zber odpadu počas a po udalosti

#12 – Postupy pri vybavovaní sťažností
☐ Zamestnanec určený na vybavovanie sťažností účastníkov
☐ Protokol na vyriešenie problémov a v prípade potreby ponúknutie náhrady/kompenzácie

#13 – Núdzový evakuačný plán
☐ Pripravené evakuačné trasy a miesta stretnutia
☐ Nechajte zamestnancov umiestniť blízko východov

#14 – Protokol o stratenej osobe
☐ Určený personál zodpovedný za stratené deti/starších/zdravotne postihnutých
☐ Získané kontaktné informácie pre rodičov/opatrovníkov maloletých

#15 – Hlásenie incidentov
☐ Formulár na hlásenie incidentov vytvorený pre zamestnancov na zdokumentovanie akýchkoľvek núdzových situácií

Čo je päť prvkov riadenia rizík?

Riziko nie je len smola – je súčasťou každého podniku. Ale so správnym plánom riadenia rizika udalostí môžete skrotiť chaos, ktorý vytvára riziko, a zmeniť hrozby na príležitosti. Päť prístupov k riadeniu rizík zahŕňa:

• Identifikácia rizika – Myslite na malé veci, ako sú technické závady… až po totálnu katastrofu. Vymenovaním rizík ich dostanete z hlavy na papier, kde ich môžete konfrontovať.

• Posúdenie rizík- Ohodnoťte každé riziko, aby ste pochopili, ktoré predstavuje najväčšiu hrozbu. Zamyslite sa: Aká je pravdepodobnosť, že sa to stane? Aká škoda by mohla vzniknúť, ak by k tomu došlo? Stanovenie priorít rizík zameriava vaše úsilie na problémy, na ktorých skutočne záleží.

• Zmiernenie rizika – Majte plány brániť sa! Zvážte spôsoby, ako znížiť pravdepodobnosť výskytu rizika, znížiť akýkoľvek dopad, ak k nemu dôjde, alebo oboje. Čím viac môžete vopred oslabiť riziká, tým menej vás budú rušiť.

• Monitorovanie rizika - Keď sú vaše počiatočné plány na mieste, buďte ostražití. Sledujte príznaky, či sa objavujú nové riziká alebo sa menia staré riziká. Upravte svoje stratégie podľa potreby, aby ste držali krok s vyvíjajúcim sa prostredím hrozieb.

• Hlásenie rizík – Zdieľajte riziká a plány so svojím tímom. Ak privediete ostatných do slučky, zapojíte sa, odhalíte slabé stránky, ktoré ste možno prehliadli, a rozdelí zodpovednosť za riadenie rizík.

Čo je kontrolný zoznam v správe udalostí?

Kontrolný zoznam v správe udalostí sa vzťahuje na zoznam položiek alebo úloh, o ktorých organizátori podujatia overujú, že boli pripravené, usporiadané alebo naplánované pred podujatím.

Komplexný kontrolný zoznam riadenia rizík pomáha zaistiť, aby sa nič dôležité neprehliadlo, pretože zariaďujete všetky podrobnosti potrebné na úspešné vykonanie udalosti.

Kontrolné zoznamy sú užitočné pre správu udalostí, pretože:

• Poskytnite prehľadnosť a štruktúru – Rozložia v objednávke všetko, čo je potrebné urobiť, takže nič neprepadne.

• Podporte dôkladnú prípravu – Začiarknutie položiek motivuje organizátorov, aby zabezpečili, že všetky opatrenia a opatrenia sú skutočne na mieste pred začiatkom podujatia.

• Zlepšiť komunikáciu – Tímy môžu rozdeliť a priradiť položky kontrolného zoznamu, aby sa zabezpečilo, že každý rozumie svojim úlohám a zodpovednosti.

• Podporte konzistenciu – Používanie rovnakého kontrolného zoznamu pre opakujúce sa udalosti pomáha udržiavať štandardy a zakaždým zachytiť oblasti na zlepšenie.

• Odhaľte medzery alebo slabé stránky – Nezačiarknuté položky zvýrazňujú zabudnuté veci alebo vyžadujú viac plánovania, čo vám umožňuje riešiť ich skôr, ako nastanú problémy.

• Uľahčiť odovzdávanie – Odovzdanie kontrolného zoznamu novým organizátorom im pomôže pochopiť všetko, čo sa urobilo pri plánovaní predchádzajúcich úspešných podujatí.

Takeaways

S týmito doplnkami vo vašom kontrolnom zozname riadenia rizika udalostí ste dobre pripravení na bojisko! Príprava premieňa potenciálny chaos na pokojnú dôveru. Pridajte teda každú položku do svojho zoznamu. Prečiarknite ich jeden po druhom. Sledujte, ako tento kontrolný zoznam pretvára obavy na moc. Pretože čím viac očakávate, tým lepšie sa riziká poddajú vášmu starostlivému plánovaniu a príprave.