Predstavte si to: strávili ste hodiny tvorbou svojej prezentácie. Snímky vyzerajú skvele. Obsah je solídny. Ale v momente, keď vstúpite do miestnosti, vaša myseľ sa vyprázdni. Na tretej snímke preskočíte jeden bod. Na siedmej snímke stratíte sled myšlienok. Dokončíte a okamžite si spomeniete na tri veci, ktoré ste zabudli povedať.
Poznámky rečníka to riešia. Nie tým, že by ste sa stali niekým, kto číta zo scenára, ale tým, že by ste mali ako tichú záchrannú sieť, ktorá vás udrží v obraze bez toho, aby si to vaše publikum vôbec uvedomilo.
Väčšina prezentujúcich ich buď vôbec nepoužíva, alebo ich používa nesprávne. Táto príručka sa zaoberá oboma spôsobmi: ako rýchlo pridať poznámky v PowerPointe a ako ich používať spôsobom, ktorý skutočne zlepší váš prejav.
Prečo sa poznámky rečníka oplatí venovať im čas
Zjavnou výhodou je sebavedomie. Keď sú vaše témy, prechody a kľúčové štatistiky umiestnené priamo pod snímkou, míňate menej mentálnej energie na to, aby ste si spomenuli, čo bude nasledovať, a viac sa venujete skutočnému nadviazaniu kontaktu so svojím publikom.
Poznámky však nielen upokojujú nervy. Udržiavajú vaše snímky čisté. Všetko, čo by inak skončilo ako tretí bod alebo stena textu na obrazovke, sa môže nachádzať vo vašich poznámkach, kde to vidíte iba vy. Vaše publikum získa vizuálne prvky. Vy získate detaily.
Taktiež vďaka nim je vaša prezentácia opakovateľná. Ak tú istú prezentáciu prednášate viacerým skupinám, podrobné poznámky znamenajú, že zakaždým preberiete tú istú tému bez toho, aby ste si pred každou prezentáciou museli od začiatku premýšľať.
A keď je vaša prezentácia hotová, vaše poznámky sa stanú hotovým referenčným dokumentom. Vytlačte si ich, zdieľajte ich alebo ich použite ako základ pre následný e-mail. Príprava, ktorú ste venovali, nemusí zmiznúť v momente, keď zatvoríte notebook.
Ako pridať poznámky v PowerPointe: krok za krokom
Existujú tri spôsoby, ako pridať poznámky rečníka v PowerPointe. Všetky fungujú. Rozdiel je len v tom, kedy a prečo by ste po každom z nich siahli.
Metóda 1: Používanie tably Poznámky v normálnom zobrazení
Najlepšie na rýchle úpravy a každodenné použitie.
Toto je najrýchlejší spôsob a ten, ktorý väčšina ľudí používa denne. Ak je vaša prezentácia už otvorená, od pridania prvej poznámky vás delí približne 10 sekúnd.
Otvorte prezentáciu a uistite sa, že máte zapnuté normálne zobrazenie. Nájdete ho na karte Zobraziť v hornej časti obrazovky. Normálne zobrazenie je zvyčajne predvolené, takže je dosť možné, že ho už máte zapnuté.
Pozrite sa na spodok obrazovky, hneď pod snímkou. Uvidíte sekciu s textom „Kliknutím pridáte poznámky“. To je vaša tabla poznámok. Kliknite na ňu a začnite písať.
Poznámky môžete formátovať rovnako ako akýkoľvek iný text: tučné písmo, kurzíva, odrážky. Zachovajte však jednoduchosť. Poznámky sú určené len pre vás a čím sú prehľadnejšie, tým rýchlejšie si ich prečítate počas prezentácie.
Jeden praktický tip: panel s poznámkami je štandardne nastavený na pomerne malý pásik v dolnej časti obrazovky. Ak pridávate viac ako jeden alebo dva riadky, potiahnite oddeľovač nahor, aby ste získali viac miesta. Celý proces sa tak zjednoduší.
Keď skončíte s jednou snímkou, kliknite na ďalšiu miniatúru na ľavom paneli a zopakujte postup. To je všetko.
Metóda 2: Používanie zobrazenia strany Poznámky
Najlepšie na podrobné, dlhé poznámky alebo na prípravu prezentácie niekoho iného.
Ak sa vám metóda 1 zdá stiesnená, toto je alternatíva. Zobrazenie strany s poznámkami vám poskytne celú stranu pre každú snímku: samotnú snímku navrchu a pod ňou veľký otvorený priestor na vaše poznámky.
Prejdite na kartu Zobraziť a vyberte možnosť „Stránka s poznámkami“. Uvidíte presne, čo sa vytlačí, ak budete niekedy potrebovať rozdať svoje poznámky po skončení stretnutia. Kliknite do oblasti poznámok a napíšte toľko, koľko potrebujete.
Toto zobrazenie funguje dobre pri písaní podrobných scenárov, pridávaní dlhého kontextu alebo príprave poznámok pre niekoho iného, z ktorých bude prezentovať. Navigácia medzi snímkami je pomalšia, takže je vhodnejšie na vyhradené písanie poznámok ako na rýchle úpravy za pochodu.
Metóda 3: Použitie zobrazenia Osnova pre hromadné poznámky
Najlepšie na plánovanie v ranom štádiu, keď vaše snímky ešte nie sú hotové.
Toto nie je ani tak o pridávaní poznámok, ako skôr o súčasnom vytváraní prezentácie a poznámok. Ak ste stále vo fáze plánovania, stojí za to o tom vedieť.
Prejdite na kartu Zobraziť a vyberte možnosť „Zobrazenie osnovy“. Obsah snímok sa zobrazí ako súvislý textový dokument. Toto je užitočné na správne nastavenie štruktúry predtým, ako sa rozhodnete pre jednotlivé snímky. Tu si môžete načrtnúť svoje témy na diskusiu spolu s obsahom snímky a neskôr sa rozhodnúť, čo sa stane snímkou a čo zostane v poznámkach.
Nie je to najbežnejší prístup, ale pre ľudí, ktorí lepšie myslia v texte ako v snímkach, môže celý proces tvorby pôsobiť prirodzenejšie.
Používanie zobrazenia pre prezentujúceho na zobrazenie poznámok počas prezentácie
Pridávanie poznámok je len polovica úspechu. Druhá polovica spočíva v tom, že ich môžete vidieť počas prezentácie bez toho, aby ich videlo aj vaše publikum. To robí Zobrazenie pre prezentujúceho.
Keď ste pripojení k druhému plátnu alebo projektoru, spustite prezentáciu na karte Prezentácia. Po spustení vyhľadajte v ovládacích prvkoch v dolnej časti obrazovky možnosť Zobrazenie pre prezentujúceho. Kliknite na ňu.
Na monitore sa teraz zobrazia štyri veci: aktuálna snímka, poznámky rečníka, ukážka ďalšej snímky a časovač. Publikum uvidí iba snímky na hlavnej obrazovke.
Toto je nastavenie, vďaka ktorému sú poznámky rečníka skutočne účinné. Môžete si ich pozrieť, zistiť, čo bude nasledovať, a sledovať si načasovanie, a to všetko bez toho, aby ste prerušili svoj tok alebo ukázali svoju prípravu celej miestnosti.
Jedna vec, ktorú treba vopred skontrolovať: Zobrazenie pre prezentujúceho vyžaduje, aby PowerPoint rozpoznal dva samostatné displeje. Ak sa neaktivuje, uistite sa, že druhá obrazovka alebo projektor je správne pripojený a rozpoznaný v nastaveniach displeja. V systéme Mac k nemu pristupujte prostredníctvom ponuky Prezentácia, a nie cez kartu.
Tlač poznámok z programu PowerPoint
Ak chcete po skončení stretnutia rozdať svoje poznámky alebo mať len fyzickú kópiu pre referenciu, tlač je jednoduchá.
Prejdite do ponuky Súbor a potom do ponuky Tlačiť. V možnostiach rozloženia tlače vyhľadajte možnosť „Strany s poznámkami“. Táto možnosť vytlačí každú snímku s príslušnými poznámkami pod ňou, jednu snímku na stranu. Môžete vytlačiť všetky snímky alebo vybrať konkrétne snímky v závislosti od vašich potrieb.
Je to jednoduchá vec, ale vytlačené poznámky sú prekvapivo dobrým doplnkom po školeniach alebo workshopoch. Väčšina ľudí na to ani nepomyslí. Tí, ktorí si to urobia, si o svoje slajdy pýtajú oveľa častejšie.
Ako písať poznámky k rečníkovi, ktoré vám skutočne pomôžu
Pridávanie poznámok je tá jednoduchá časť. Písanie poznámok, ktoré skutočne zlepšia váš prejav, si vyžaduje trochu viac premýšľania. Tu je to, čo odlišuje užitočné poznámky od tých, ktoré budete ignorovať hneď, ako sa ocitnete pred miestnosťou.
Píšte tak, ako hovoríte, nie tak, ako píšete
Poznámky nie sú scenár. Sú to výzvy. Ak píšete formálne, celé vety, buď ich budete čítať slovo od slova a budete znieť ako robot, alebo ich budete považovať za príliš pomalé na prečítanie a úplne ich prestanete používať.
Píšte tak, ako by ste niečo vysvetlili kolegovi. Skrátené frázy, fragmenty, neformálne formulácie. „Tri dôvody, prečo je to dôležité“ je užitočnejšie uprostred prezentácie ako „Existujú tri hlavné dôvody, prečo je to dôležité“. Cieľom je rýchly pohľad, nie pozorné prečítanie.
Nech sú dostatočne krátke na skenovanie
Ak vaše poznámky zahŕňajú tri odseky na snímku, už to nie sú poznámky. Je to scenár, ktorý ste si nepriznali, že ste napísali.
Zvyčajne stačí jedna alebo dve krátke odrážky na snímku. Ak zistíte, že píšete viac, opýtajte sa, či si tieto ďalšie podrobnosti zaslúžia poznámky, alebo či signalizujú, že sa snímka snaží urobiť priveľa.
Pridajte si prechody
Toto je vec, na ktorú väčšina ľudí zabúda. Nestačí vedieť, čo hovoríte na každom slajde. Musíte vedieť, ako sa dostávate z jedného slajdu na druhý.
Jednoduchý riadok v dolnej časti poznámok ku každému slajdu postačí: „Prechod na slajd s údajmi“ alebo „Predtým, ako prejdete ďalej, sa opýtajte prítomných na ich skúsenosti.“ Prechody sú miesta, kde prezentujúci strácajú niť a na udržanie kontaktu stačí pripomenutie v jednom riadku.
Všimnite si načasovanie
Pridajte k snímkam približné časové pokyny, kde je dôležité tempo: „Dve minúty tu“ alebo „Nechajte päť minút na otázky na konci.“ Nemusíte merať čas na každej snímke, ale vedomie, kde by ste mali byť v polovici, zabráni miernej panike z uvedomenia si, že vám dochádza čas a zostáva vám ešte desať slajdov.
Označte svoje čísla
Ak citujete štatistiku, percento alebo konkrétny údaj, zapíšte si ho do poznámok. Nie preto, že si ho nepamätáte, ale preto, že nesprávne uvedenie čísla pred publikom je niečo, čo potichu podkopáva vašu dôveryhodnosť. Rýchly pohľad na potvrdenie sa vždy oplatí.
Povedz si, kde hľadať
Pri snímkach so zložitými vizuálmi, grafmi alebo viacerými dátovými bodmi pomôže krátka poznámka s pokynmi: „Začnite s ľavým stĺpcom“ alebo „Kľúčovým bodom je nárast v treťom štvrťroku“. Zabráni vám to vizuálne sa stratiť na vlastnej snímke, zatiaľ čo ju sleduje publikum.
Posúvame to ďalej s interaktívnymi prezentáciami
Poznámky k rečníkovi z vás urobia sebavedomejšieho a organizovanejšieho prezentujúceho. Príprava vás však zavedie len do určitej miery. Druhá polovica skvelej prezentácie je to, čo sa deje medzi vami a vaším publikom, kým ste skutočne v miestnosti.
Tu prichádzajú na rad nástroje ako AhaSlidesZatiaľ čo vaše poznámky vás udržiavajú v obraze v zákulisí, AhaSlides pridáva živé ankety, kvízy, slovné oblaky a otázky a odpovede priamo do vášho prezentačného toku. Vaše publikum sa zúčastňuje v reálnom čase zo svojich telefónov, výsledky sa okamžite zobrazujú na obrazovke a energia v miestnosti sa mení z pasívnej na aktívnu.
Tieto dve veci dobre spolupracujú. Vaše poznámky sa starajú o váš prejav. AhaSlides sa stará o vaše publikum. Ani jedna z nich nenahrádza druhú a správne napísanie oboch je to, čo odlišuje prezentáciu, ktorú si ľudia prehrajú, od tej, ktorú si skutočne zapamätajú.
Záver: zvládnite svoj prejav pomocou poznámok k rečníkovi
Skvelé prezentácie nevznikajú náhodou. Vznikajú preto, lebo si niekto dôkladne premyslel, čo chce povedať, ako to chce povedať a čo z toho jeho publikum potrebuje získať.
Poznámky k rečníkovi sú miestom, kde toto myslenie sídli. Začnite ich správne používať a rozdiel si všimnete takmer okamžite: plynulejší prejav, menej momentov straty sústredenia, viac sebavedomia v miestnosti.
Vyberte si jednu techniku zo sekcie osvedčených postupov a aplikujte ju na svoju ďalšiu prezentáciu. Sledujte, čo sa zmení. Potom na základe toho budujte.
