Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 stvari, ki jih morate imeti, da zagotovite uspeh dogodka

Srce vam bije, ko si predstavljate najslabše možne scenarije:

❗️ Govornik zboli nekaj minut preden stopi na oder.

❗️ Vaše prizorišče na dan dogodka nenadoma izgubi elektriko.

❗️ Ali kar je najhuje – nekdo se poškoduje na vašem dogodku.

Zaradi misli, ki vam kruli v želodcu, ponoči ne morete spati.

Toda tudi najbolj kaotične dogodke je mogoče obvladati – če vnaprej skrbno in sistematično načrtujete.

Enostavno kontrolni seznam za obvladovanje tveganja dogodkov vam lahko pomaga prepoznati morebitne težave, se nanje pripraviti in ublažiti, preden iztirijo vaš dogodek. Ugotovimo 10 stvari, ki jih je treba imeti na kontrolnem seznamu, da bi skrb spremenili v dobro zastavljen akcijski načrt.

Kazalo vsebine

• Pregled
• Kaj je obvladovanje tveganja dogodka?
• Katerih je 5 korakov za obvladovanje tveganj kot načrtovalec dogodkov?
• Kontrolni seznam za obvladovanje tveganja dogodkov
• 5 elementov obvladovanja tveganj?
• Kontrolni seznam v upravljanju dogodkov
• Takeaways
• Pogosto zastavljena vprašanja

Pregled

Kaj je obvladovanje tveganja dogodka?

Obvladovanje tveganja dogodka vključuje prepoznavanje potencialnih tveganj ali težav, ki bi lahko ogrozile dogodek, ter nato uvedbo postopkov in varnostnih ukrepov za ublažitev teh tveganj. To pomaga organizatorjem dogodkov, da imajo pripravljene načrte za ukrepanje ob nepredvidljivih dogodkih, da čim bolj zmanjšajo motnje in hitro obnovijo, če se pojavijo težave. Za zagotovitev, da je vsaka potencialna grožnja prečkana, se uporablja tudi kontrolni seznam za obvladovanje tveganja dogodka.

Katerih je 5 korakov za obvladovanje tveganj kot načrtovalec dogodkov?

Zavedamo se, da je kot načrtovalec dogodkov stresno z vsemi možnostmi, ki se lahko pojavijo. Da bi se izognili pretiranemu razmišljanju, sledite našim preprostim 5 korakom za popoln načrt obvladovanja tveganj za dogodke:

• Ugotovite tveganja – Razmislite o vseh možnih stvareh, ki bi lahko šle narobe na vašem dogodku. Upoštevajte dejavnike, kot so težave s prizoriščem, slabo vreme, tehnološke okvare, odpovedi govornikov, težave s hrano, poškodbe, nizka udeležba itd. Razmišljajte širše in postavite na orodje za možgansko nevihto da ohranimo ideje nedotaknjene.

• Ocenite verjetnost in učinek – Za vsako ugotovljeno tveganje dogodka ocenite, kako verjetno je, da se bo zgodilo in kakšen potencialni vpliv bi lahko imelo na vaš dogodek. To pomaga ugotoviti, katera tveganja zahtevajo najbolj temeljite načrte za ublažitev.

• Razviti načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih – Za tveganja z višjo prednostjo ustvarite posebne rezervne načrte, rešitve in nepredvidene primere, da zmanjšate motnje, če se ta tveganja uresničijo. To lahko vključuje potrditev nadomestnih prizorišč, dobaviteljev, urnikov itd.

• Dodelite odgovornosti – Ena oseba naj bo odgovorna za izvajanje vsakega načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih in svoji ekipi jasno sporočite vloge. To zagotavlja, da bo nekdo ukrepal, če do tveganja dejansko pride.

• Vadite svoje načrte – Preglejte možne scenarije, da ugotovite vrzeli v svojih načrtih za obvladovanje tveganja dogodkov. Usposabljanje vaše ekipe, kako se odzvati v različnih situacijah, bo okrepilo zaupanje, da bodo lahko uspešno obvladovali težave, ki se pojavijo na dan dogodka.

Nasveti za boljše sodelovanje

• Event Management
• Oblikovanje dogodkov
• Poslovno povezovanje

Kontrolni seznam za obvladovanje tveganja dogodkov

Katere splošne točke mora zajemati kontrolni seznam za obvladovanje tveganja dogodkov? Poiščite navdih s spodnjimi primeri kontrolnega seznama tveganj za dogodke.

#1 – Prizorišče
☐ Pogodba podpisana
☐ Pridobljena dovoljenja in licence
☐ Tloris in ureditev postavitve potrjena
☐ Določene gostinske in tehnične zahteve
☐ Rezervno mesto je identificirano in v pripravljenosti

#2 – Vreme
☐ Načrt spremljanja in obveščanja o hudih vremenskih razmerah
☐ Po potrebi je na voljo šotor ali drugo zavetje
☐ Poskrbljeno je bilo za prestavitev dogodka v zaprt prostor, če bo potrebno

#3 – Tehnologija
☐ Testirana A/V in druga tehnološka oprema
☐ Pridobljeni kontaktni podatki za IT podporo
☐ Papirni izpisi materialov, ki so na voljo kot rezerva
☐ Načrt ukrepov ob izpadu interneta ali elektrike

#4 – Medicina/varnost
☐ Na voljo kompleti prve pomoči in AED
☐ Zasilni izhodi jasno označeni
☐ Osebje, usposobljeno za postopke v sili
☐ Kontaktni podatki za varnost/policijo pri roki

#5 – Zvočniki
☐ Biografije in fotografije smo prejeli
☐ Nadomestni zvočniki so izbrani kot rezervni
☐ Govornik je posredoval načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih

#6 – Udeležba
☐ Minimalni prag prisotnosti potrjen
☐ Sporočena politika odpovedi
☐ V primeru odpovedi dogodka obstaja načrt vračila denarja

#7 - Zavarovanje
☐ Veljavna polica splošnega zavarovanja odgovornosti
☐ Pridobljeno potrdilo o zavarovanju

#8 – Dokumentacija
☐ Kopije pogodb, dovoljenj in licenc
☐ Kontaktni podatki za vse prodajalce in dobavitelje
☐ Program dogodka, dnevni red in/ali načrt poti

#9 – Osebje/prostovoljci
☐ Vloge, dodeljene osebju in prostovoljcem
☐ Na voljo so rezervne kopije za primer neprihoda
☐ Opravljeno usposabljanje za postopke v sili in načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih

#10 – Hrana in pijača
☐ Imejte na voljo rezervne kopije za vse pokvarljive zaloge
☐ Nadomestne možnosti pripravljene hrane v primeru zamude/nepravilnega naročila/alergikov
☐ Na voljo so dodatni izdelki iz papirja, pribor in servirni pribor

#11 – Odpadki in recikliranje
☐ Razdeljeni zabojniki za smeti in zabojniki za recikliranje
☐ Dodeljene vloge za zbiranje smeti med in po dogodku

#12 – Postopki za obravnavanje pritožb
☐ Član osebja, imenovan za obravnavanje pritožb udeležencev
☐ Protokol za reševanje težav in ponujanje vračil/odškodnin, če je potrebno

#13 – Načrt evakuacije v sili
☐ Pripravljene evakuacijske poti in zbirališča
☐ Člani osebja naj bodo nameščeni blizu izhodov

#14 – Protokol izgubljene osebe
☐ Določeno osebje, odgovorno za izgubljene otroke/starejše/invalide
☐ Pridobljeni kontaktni podatki za starše/skrbnike mladoletnikov

#15 – Poročanje o incidentih
☐ Obrazec za poročanje o incidentih, ustvarjen za osebje, ki dokumentira vse nujne primere

Katerih je pet elementov obvladovanja tveganja?

Tveganje ni le smola – je del vsakega podviga. Toda s pravim načrtom za obvladovanje tveganja dogodkov lahko ukrotite tveganje kaosa in spremenite grožnje v priložnosti. Pet pristopov k obvladovanju tveganja vključuje:

• Identifikacija tveganja – Pomislite na majhne stvari, kot so tehnične napake ... vse do popolne katastrofe. Navedba tveganj jih spravi iz glave na papir, kjer se lahko z njimi soočite.

• Ocena tveganja– Ocenite vsako tveganje, da boste razumeli, katera predstavlja največjo nevarnost. Razmislite: kako verjetno je, da se bo to zgodilo? Kakšno škodo lahko povzroči, če se zgodi? Dajanje prednosti tveganjem osredotoči vaša prizadevanja na vprašanja, ki so resnično pomembna.

• Zmanjšanje tveganja – Imajo načrte za boj nazaj! Razmislite o načinih za zmanjšanje možnosti pojava tveganja, zmanjšanje vpliva, če se zgodi, ali oboje. Bolj ko lahko oslabite tveganja vnaprej, manj vas bodo motila.

• Spremljanje tveganja – Ko so vaši začetni načrti pripravljeni, ostanite pozorni. Spremljajte znake, da se pojavljajo nova tveganja ali da se stara tveganja spreminjajo. Prilagodite svoje strategije, kot je potrebno, da boste v koraku z razvijajočo se pokrajino groženj.

• Poročanje o tveganjih – Delite tveganja in načrte s svojo ekipo. Če vključite druge v zanko, pridobite podporo, izpostavite slabosti, ki ste jih morda spregledali, in razdelite odgovornost za obvladovanje tveganj.

Kaj je kontrolni seznam pri vodenju dogodkov?

Kontrolni seznam pri upravljanju dogodkov se nanaša na seznam elementov ali nalog, za katere organizatorji dogodkov preverijo, ali so bili pripravljeni, urejeni ali načrtovani pred dogodkom.

Obsežen kontrolni seznam za obvladovanje tveganja pomaga zagotoviti, da ni spregledano nič pomembnega, ko uredite vse podrobnosti, potrebne za uspešno izvedbo dogodka.

Kontrolni seznami so uporabni za upravljanje dogodkov, ker:

• Zagotovite jasnost in strukturo – V naročilu navedejo vse, kar je treba storiti, tako da nič ne pade skozi razpoke.

• Spodbujajte temeljito pripravo – Odjavljanje elementov motivira organizatorje, da zagotovijo, da so vse ureditve in previdnostni ukrepi dejansko vzpostavljeni, preden se dogodek začne.

• Izboljšajte komunikacijo – Ekipe lahko razdelijo in dodelijo elemente kontrolnega seznama, da zagotovijo, da vsi razumejo svoje vloge in odgovornosti.

• Podprite doslednost – Uporaba istega kontrolnega seznama za ponavljajoče se dogodke pomaga vzdrževati standarde in vsakokratne priložnosti za izboljšave.

• Odkrijte vrzeli ali slabosti – Nepreverjeni elementi poudarjajo pozabljene stvari ali zahtevajo več načrtovanja, kar vam omogoča, da jih obravnavate, preden se pojavijo težave.

• Olajšajte primopredaje – Izročitev kontrolnega seznama novim organizatorjem jim pomaga razumeti vse, kar je bilo storjeno za načrtovanje prejšnjih uspešnih dogodkov.

Takeaways

S temi dodatki na kontrolnem seznamu za obvladovanje tveganja dogodkov ste dobro pripravljeni na bojno polje! Priprava potencialni kaos spremeni v mirno zaupanje. Zato dodajte vsak element na svoj seznam. Prečrtajte jih enega za drugim. Oglejte si, kako kontrolni seznam skrbi preoblikuje v moč. Kajti bolj ko predvidevate, večja tveganja se bodo predala vašemu natančnemu načrtovanju in pripravi.