Primeri postopkov uvajanja: 4 koraki, najboljše prakse, kontrolni seznami in orodja leta 2024

Za kadrovsko službo je dvomesečni »onboarding proces« po zaposlitvi novega sodelavca vedno izziv. Vedno morajo najti način, kako temu osebju "novincu" pomagati, da se hitro vključi v podjetje. Hkrati zgradite močan odnos med obema, da bi zaposleni dlje ohranili službo. Torej, kateri so najboljši primeri postopkov vkrcanja?

Za rešitev teh dveh težav je potrebno imeti 4 korake v kombinaciji s kontrolnimi seznami, ki uspešno podpirajo proces vključevanja.

Kazalo

• Kaj je postopek vključevanja? | Najboljši primeri postopkov vkrcanja
• Prednosti procesa vkrcanja
• Kako dolgo naj bi trajal proces vkrcanja?
• 4 koraki postopka vkrcanja
  • 1. korak: Predhodna vključitev
  • 2. korak: Usmeritev – sprejem novih zaposlenih
  • 3. korak: Usposabljanje za posamezne vloge
  • 4. korak: Stalna vključenost zaposlenih in izgradnja ekipe 
• Kontrolni seznam načrta procesa vkrcanja
• Več nasvetov z AhaSlides
• Ključni izdelki

Več nasvetov z AhaSlides

• Kaj je digitalni vkrcanje?
• Vprašanja za novo zaposlene

Kaj je postopek vključevanja? | Najboljši primeri postopkov vkrcanja

Proces vključevanja se nanaša na korake, ki jih podjetje sprejme, da sprejme in vključi novega zaposlenega v svojo organizacijo. Cilji vključevanja so novi zaposleni hitro postati produktivni v svojih vlogah in povezani s kulturo podjetja.

Po mnenju strokovnjakov in kadrovskih strokovnjakov mora proces vključevanja potekati strateško – vsaj eno leto. To, kar podjetje pokaže v prvih dneh in mesecih zaposlitve, bo pomembno vplivalo na izkušnje zaposlenih in odločilo, ali lahko podjetje obdrži zaposlene. Učinkoviti procesi vkrcanja pogosto vključujejo:

• Digitalno vkrcanje – novi zaposleni opravijo dokumentacijo, si ogledajo orientacijske videoposnetke in nastavijo račune pred datumom začetka s katere koli lokacije.
• Postopni začetni datumi – Skupine 5–10 novih sodelavcev začnejo vsak teden na osnovnih skupnih uvajalnih sejah, kot je kulturno usposabljanje.
• Dnevni načrti 30-60-90 – Vodje si postavijo jasne cilje za razumevanje odgovornosti, srečanje s sodelavci in pospešitev v prvih 30/60/90 dneh.
• Usposabljanje LMS – Novi zaposleni gredo skozi obvezno usposabljanje za skladnost in izdelke z uporabo spletnega sistema za upravljanje učenja.
• Senčenje/mentorstvo – Prvih nekaj tednov novozaposleni opazujejo uspešne člane ekipe ali pa so v paru z mentorjem.
• Portal za nove najemnike – osrednje intranetno mesto ponuja vir na enem mestu za pravilnike, informacije o ugodnostih in pogosta vprašanja za preprosto uporabo.
• Dobrodošlica prvega dne – Vodje si vzamejo čas, da predstavijo svojo ekipo, organizirajo oglede objektov itd., da se novinci počutijo kot doma.
• Socialna integracija – dejavnosti po službi, kosila in predstavitve kolegov pomagajo novozaposlenim, da se povežejo zunaj uradnih delovnih obveznosti.
• Preverjanja napredka – Načrtovanje tedenskih priprav ali dvotedenskih srečanj 1:1 omogoča, da se vkrcate na pravo pot z zgodnjim označevanjem izzivov.

Prednosti procesa vkrcanja

Proces vključevanja ni orientacijsko delo. Namen orientacije je urediti papirologijo in rutino. Uvajanje je obsežen proces, ki je globoko povezan z vašim upravljanjem in odnosom do sodelavcev ter lahko traja dolgo (do 12 mesecev).

Učinkovit proces vključevanja bo prinesel naslednje prednosti:

• Izboljšajte izkušnje zaposlenih

Če se zaposleni počutijo nelagodno, jim niso všeč izkušnje in korporativna kultura, zato zlahka najdejo drugo primernejšo priložnost.

Učinkovito vključevanje je namenjeno določanju tona za celotno izkušnjo zaposlenih. Osredotočanje na korporativno kulturo za zagotavljanje razvoja zaposlenih je način za zagotavljanje izkušenj zaposlenih in strank pri stiku z blagovno znamko.

• Zmanjšajte stopnjo fluktuacije

Da bi čim bolj zmanjšali skrb zbujajoče število menjav, bo proces vključevanja usmerjal in ustvarjal najboljše pogoje za delo in rast zaposlenih, s čimer bi zgradil zaupanje in jih globlje vključil v organizacijo.

 Če je zaposlovanje zahtevalo veliko truda, da bi ustvarili najboljšo izkušnjo za kandidate, da bi potencialne kandidate spremenili v zaposlene na poskusni praksi za podjetje. Potem je onboarding proces "zaključne prodaje", s katerim postanejo zaposleni za polni delovni čas uradno zaželeni.

• Enostavno pritegnite talente

Proces integracije zagotavlja privlačno izkušnjo zaposlenih, ki lastnikom podjetij pomaga obdržati talente in pritegniti močne kandidate.

Poskrbite tudi, da boste v svoj program priporočil za zaposlene vključili nove zaposlene, da bodo zlahka pokazali velik talent znotraj delovnega omrežja. Znano je, da je metoda napotitve zaposlenih hitrejša in cenejša od uporabe storitve, zato je učinkovit kanal za iskanje kakovostnih kandidatov.

Kako dolgo naj bi trajal proces vkrcanja?

Kot že omenjeno, ni strogih pravil glede postopka vkrcanja. Vendar je pomembno, da ste med tem postopkom temeljiti, da povečate angažiranost zaposlenih in zmanjšate fluktuacijo zaposlenih.

Mnoga podjetja imajo postopek napotitve, ki traja le mesec ali nekaj tednov. Zaradi tega se novi zaposleni počutijo preobremenjeni z novimi odgovornostmi in nepovezani s preostalim delom podjetja.

Za zagotovitev, da imajo zaposleni sredstva, ki jih potrebujejo za spoznavanje podjetja, se interno usposabljajte in se počutite udobno, ko svoje delo opravljate po pričakovanjih. Številni kadrovski strokovnjaki priporočajo, da postopek traja približno 30, 60 90 dni priprave načrta, medtem ko nekateri priporočajo, da ga podaljšate na eno leto. 

4 koraki postopka vkrcanja

1. korak: Predhodna vključitev

Pre-onboarding je prva stopnja integracijskega procesa, ki se začne, ko kandidat sprejme ponudbo za delo in izvede potrebne postopke za delo v podjetju.

V fazi pred napotitvijo pomagajte zaposlenemu izpolniti vso potrebno dokumentacijo. To lahko imenujemo najbolj občutljiv čas za kandidata, s toliko možnostmi pred seboj. Poskrbite, da boste kandidatu dali dovolj časa, saj bo morda zapustil prejšnje podjetje.

Najboljše prakse vkrcanja

• Bodite pregledni glede politik podjetja, ki močno vplivajo na zaposlene, vključno s politiko razporejanja, politiko dela na daljavo in politiko dopusta.
• Preglejte svoje postopke zaposlovanja, postopke in politike s svojo interno kadrovsko ekipo ali z zunanjimi orodji, kot je npr raziskave in ankete.
• Potencialnim zaposlenim dajte nalogo ali test, da boste videli, kako jim gre, oni pa bodo videli, kako pričakujete, da bodo delovali.

2. korak: Usmeritev – sprejem novih zaposlenih

Druga faza integracijskega procesa za dobrodošlico novim zaposlenim na njihov prvi delovni dan, zato jim bo treba zagotoviti orientacijo, da se začnejo prilagajati.

Ne pozabite, da morda še ne poznajo nikogar v organizaciji ali ne vedo, kako opravljati svoje vsakodnevno delo. Zato mora HR dati jasno sliko organizacije, preden začne opravljati svoje delo.

Prvi dan v službi je najbolje, da ostane preprost. Med orientacijo pomagajte novim zaposlenim bolje razumeti organizacijsko kulturo in jim pokažite, kako bi lahko njihovo delo sodilo v to kulturo.

Najboljše prakse vkrcanja:

• Pošljite epsko objavo nove zaposlitve.
• Načrtujte srečanja in pozdrave s sodelavci in ekipami v podjetju.
• Vodite obvestila in razprave o prostem času, merjenju časa, prisotnosti, zdravstvenem zavarovanju in plačilni politiki.
• Pokažite zaposlenim parkirna mesta, jedilnice in zdravstvene ustanove. Nato se predstavite delovni skupini in drugim ustreznim oddelkom.
• Ob koncu druge faze lahko kadrovska služba izvede hiter sestanek z novozaposlenimi, da zagotovi, da je novi zaposleni udoben in dobro prilagojen.

(Opomba: lahko jim celo predstavite potek vkrcanja in načrt vkrcanja, da bodo razumeli, kje so v procesu.)

3. korak: Usposabljanje za posamezne vloge

Faza usposabljanja je v procesu integracije, da zaposleni razumejo, kako delati, podjetje pa preveri zmogljivost zaposlenih.

Še bolje, postavite si pametne cilje, ki bodo zaposlenim pomagali vizualizirati, kaj je treba storiti, kako biti uspešni ter kakšni morata biti kakovost in produktivnost. Po enem mesecu ali četrtletju lahko kadrovski oddelek opravi pregled uspešnosti, da potrdi njihova prizadevanja in jim pomaga izboljšati njihovo uspešnost.

Najboljše prakse vkrcanja:

• Izvajajte različne programe, kot so usposabljanje na delovnem mestu in dajanje testov, kvizi, možganska nevihta in manjša dela za zaposlene, da se navadijo na pritisk. 
• Vzpostavite seznam rutinskih nalog, ciljev za prvo leto, dodatnih ciljev in ključnih kazalnikov uspešnosti.

Vsa integrirana gradiva za usposabljanje morajo biti varno shranjena, kjer lahko zaposleni zlahka dostopajo do njih in jih po potrebi uporabijo.

4. korak: Stalna vključenost zaposlenih in izgradnja ekipe 

Pomagajte novim zaposlenim vzpostaviti močne odnose z organizacijo in njihovimi sodelavci. Prepričajte se, da so samozavestni, udobni in dobro integrirani v podjetje ter pripravljeni podati povratne informacije o procesu vključevanja.

Najboljše prakse vkrcanja:

• Organizirajte team-building dogodki in aktivnosti za povezovanje v ekipi pomagati novincem pri boljši vključitvi.
• Izpolnite prijave novih zaposlenih 30 60 90-dnevnega načrta uvajanja, da ugotovite, kako se na splošno počutijo novi zaposleni, in ugotovite, ali potrebujejo posebno podporo, vire in opremo.
• Naključno seznanite novega zaposlenega z ljudmi v podjetju za igre za srečanja virtualnih ekip. 
• Ustvarite in pošljite anketo o izkušnjah kandidata ali ankete, da boste vedeli, kakšen je vaš postopek.

Kontrolni seznam načrta procesa vkrcanja

Uporabite te strategije skupaj z naslednjimi predlogami za napotitev in kontrolnimi seznami, da ustvarite svoj postopek napotitve.

Kontrolni seznami za uvajanje za oddaljene nove zaposlene

• Gitlab:  Vodnik za oddaljeno vključitev za novozaposlene
• Vozlišče: Kako vključiti zaposlene na daljavo 
• Svilena cesta: Ustvarjanje WoNačrt oddaljene vključitve razreda rld-Class 

Kontrolni seznami za uvajanje za nove upravitelje

• Izvedljivo: Kontrolni seznam za uvajanje novih upraviteljev
• Workleap: Vaš kontrolni seznam za vključevanje novih menedžerjev

Kontrolni seznami za uvajanje v prodajo

• Smartsheet: Predloga 90-dnevnega načrta priprave za prodajo
• Vozlišče: Priročnik za prodajno usposabljanje in predloga za nove zaposlene 

Poleg tega se lahko obrnete tudi na Googlov postopek vključevanja ali Amazonov postopek vkrcanja, da ustvarite učinkovito strategijo za vas.

Ključni odvzems

Obravnavajte svoj proces vključevanja kot 'poslovni' program, ki ga je treba izvajati, z izvajanjem novih zamisli z zbiranjem povratnih informacij za izboljšanje kakovosti. Sčasoma boste opazili več koristi tako za oddelke kot za podjetja pri izvajanju učinkovitega programa usposabljanja – integracije.

AhaSlide vam bo pomagal hitreje, bolje in preprosteje načrtovati, vključiti druge in izmeriti izkušnjo vključevanja novih zaposlenih. Preizkusite brezplačno še danes in raziskujte knjižnica predlog pripravljen za prilagajanje in uporabo.

Pogosto zastavljena vprašanja