Чак и најдисциплинованије компаније тамо понекад могу да осете како њихови пројекти залутају. Проблем је најчешће један од припрема. Раствор? Добро структуриран и потпуно интерактиван састанак о почетном пројекту!
Више од пуке помпе и церемоније, добро изведен почетни састанак заиста може донети нешто лепо на десној нози. Ево осам корака за одржавање састанка о почетном пројекту који ствара узбуђење и добија свако на истој страни.
Време почетка!
Савети за састанке које треба запамтити
Морате унапред имати дневни ред састанка. Слање е-поште о раном почетку пројекта је веома важно! Дакле, хајде да погледамо неколико узорака дневног реда за почетак састанка!
Почетна сесија треба да буде кратка и концизна, са пуно игара и активности, јер је тада АхаСлидес веома користан! Погледајте више савета са нама као у наставку:
Започните разговор.
Добијте драгоцене информације од свог тима и клијената током састанка за почетак пројекта. Користите анкете уживо, питања и одговоре и алате за размену идеја са овим бесплатним шаблоном!
🚀 Погледајте шаблон
Шта је састанак о почетном пројекту?
Као што пише на лиму, састанак о почетном пројекту је састанак на којем започињете свој пројекат.
Обично је почетни састанак пројекта први састанак између клијента који је наручио пројекат и компаније која ће га оживети. Обе стране ће заједно сести и разговарати о основама пројекта, његовој сврси, циљевима и начину на који ће он доћи од идеје до реализације.
Уопштено говорећи, постоје КСНУМКС типес почетних састанака којих треба да знате:
- Спољни почетак пројекта - Развојни тим седи са неким из ван компанија, попут клијента или заинтересоване стране, и расправља о плану заједничког пројекта.
- Интерни ПКМ - Тим из у компанија седне заједно и расправља о плану за нови интерни пројекат.
Иако оба ова типа могу имати различите исходе, поступак је приближно исто. У суштини постоји ниједан део вањског почетног пројекта који није дио интерног почетног пројекта - једина разлика ће бити за кога га држите.
Више ангажовања на вашим окупљањима
Зашто су састанци о почетном пројекту толико важни?
Сврха почетних састанака треба да буде гласна и јасна! Можда изгледа довољно једноставно започети пројекат само додељивањем гомиле задатака правим људима, посебно на данашњем радном месту опседнутом Канбаном таблама. Међутим, ово може довести до тога да тимови стално губе свој пут.
Запамтите, само зато што сте на иста табла не значи да сте на иста страница.
У основи тога, састанак о почетном пројекту је искрен и отворен Дијалог између клијента и тима. Његово не низ најава о томе како ће пројекат функционисати, али а разговор о плановима, очекивањима и циљевима до којих је дошла необуздана расправа.
Ево неких благодати одржавања састанка о почетном пројекту:
- Добија све припремљен - „Дајте ми шест сати да посечем дрво, а прва четири ћу оштрити секиру“. Да је Абрахам Линцолн данас био жив, можете бити сигурни да би првих 4 од 6 пројектних сати провео на састанку о почетном пројекту. То је зато што ови састанци садрже све неопходне кораке да бисте било који пројекат покренули десном ногом.
- Она укључује сви кључни играчи - Почетни састанци не могу започети ако сви нису тамо: менаџери, вође тимова, клијенти и било ко други који има удела у пројекту. Тако је лако изгубити појам ко је за шта задужен без јасности почетног састанка да би се све то схватило.
- Његово отворен и сараднички – Као што смо рекли, почетни састанци пројекта су дебате. Они најбољи се ангажују све присутне и извуците најбоље идеје из свих.
Више ангажовања на вашим окупљањима
8 корака до почетног састанка пројекта Кицкасс
Дакле, шта је тачно укључено у дневни ред састанка о почетном пројекту? Сузили смо га на 8 корака у наставку, али увек треба имати на уму да их има нема постављеног менија за ову врсту састанка.
Користите ових 8 корака као водич, али никада не заборавите да лежи на коначном дневном реду ти!
Корак # 1 - Увод и Ледоломци
Наравно, једини начин да се започне било који почетни састанак је упознавање учесника једни са другима. Без обзира на дужину или величину вашег пројекта, клијенти и чланови тима морају да буду у контакту једни са другима пре него што могу ефикасно да раде заједно.
Док је једноставан увод типа „окренути сто“ довољан да се људи упознају са именима, ледоломац може додати још један слој личност разведри расположење уочи почетка пројекта.
Пробајте ово: Завртите точак 🎡
Изложите неколико једноставних уводних тема на тему окретан точак, а затим наведите сваког члана тима да га заврти и одговори на било коју тему на коју се точак спусти. Смешна питања се охрабрују, али будите сигурни да су мање-више професионална!
Да ли желите још оваквог? 💡 Имамо 10 ледоломаца за било који састанак овде.
Корак # 2 - Позадина пројекта
Пошто су формалности и свечаности макнуте са пута, време је да кренете са хладним послом. Да бисте успешно покренули састанак, требало би да имате јасан дневни ред за почетни састанак!
Као и све сјајне приче, најбоље је започети на почетку. Зацртајте сву кореспонденцију између вас и ваших клијената како би сви који су укључени у пројекат били у потпуности у стању да изгребају оно што се до сада догодило.
То могу бити снимци е-поште, текстови, записници са претходних састанака или било који ресурси који додају било какав контекст вашој компанији и клијенту. Олакшајте свима визуализацију тако што ћете направити временску линију.
Корак # 3 - Пројектна потражња
Поред позадине преписке, желећете да зароните дубоко у детаље зашто овај пројекат се прво започиње.
Ово је пресудан корак јер пружа јасан преглед болних тачака које пројекат жели да реши, а то је нешто што и тимови и клијенти морају увек имати у центру пажње.
Про врх 👊
Овакве фазе зреле су за дискусију. Питајте своје клијенте ваш тим да изнесе своје идеје зашто мисле да је овај пројекат измишљен.
Ако је применљиво, увек треба да покушате да усмерите канал глас купца у овом одељку. Сарађујте са клијентом да бисте добили примере из стварног света потрошача који помињу болне тачке које ваш пројекат покушава да поправи. Њихова мишљења би требало да обликују начин на који ваш тим приступа пројекту.
Корак # 4 - Циљеви пројекта
Дакле, погледали сте past пројекта, сада је време да погледамо будућност.
Имати директне циљеве и јасну дефиницију успеха за ваш пројекат заиста ће помоћи вашем тиму да ради на томе. И не само то, показаће вашем клијенту да се озбиљно бавите послом и да имате слично висок улог у његовом одвијању.
Питајте своје присутне на почетном састанку 'како ће изгледати успех?' Да ли је више купаца? Још рецензија? Боља стопа задовољства купаца?
Без обзира на циљ, то би увек требало да буде ...
- Достигнут - Не претјерујте. Знајте своје границе и поставите себи циљ заправо имају шансе за постизање.
- Мерљиве - Подуприте свој циљ подацима. Циљајте на одређени број и пратите свој напредак ка њему.
- Времена - Дајте себи крајњи датум. Учините све што можете да постигнете своје циљеве пре тог рока.
Корак # 5 - Изјава о раду
Стављајући „месо“ на „почетни састанак“, Изјава о раду (СоВ) је позамашно заробљавање у специфичности пројекта и како ће се спровести. То је главни обрачун на дневном реду састанка и требало би да вам посвети већину пажње.
Погледајте ове инфографије о томе шта да укључите у своју изјаву о раду:
Имајте на уму да се радна изјава не односи толико на дискусију колико на остатак дневног реда састанка о почетном пројекту. Ово је заиста тренутак за пројекат који води једноставно изложити план акције за предстојећи пројекат, а затим сачувајте дискусију за следећа тачка састанка.
Баш као и остатак вашег почетног састанка, ваша изјава о раду је супер променљива. Специфичности вашег извештаја о раду увек ће зависити од сложености пројекта, величине тима, укључених делова итд.
Желите ли више? 💡 Погледајте ово свеобухватан чланак о изради извештаја о раду.
Корак # 6 - Одељак Питања
Иако се можда осећате примораним да напустите одељак са питањима до краја, ми бисмо вам препоручили да га задржите непосредно након ваше изјаве о раду.
Такав моћан сегмент сигурно ће покренути питања и вашег клијента и вашег тима. Будући да је масовни део састанка тако свеж у мислима свих, најбоље је ударати док је пегла врућа.
Коришћење софтвера за интерактивну презентацију за хостовање ваших питања и одговора може вам помоћи да све протекне без проблема, посебно ако ваш почетни састанак на пројекту има велики број посетилаца ...
- Његово организован - Питања су распоређена према популарности (путем гласова за) или према времену и могу се означити као „одговорено“ или закачити на врх.
- Његово модерирано - Питања могу бити одобрена и одбачена пре него што се прикажу на екрану.
- Његово анониман - Питања се могу слати анонимно, што значи да сви имају свој глас.
Корак # 7 - Потенцијални проблеми
Као што смо раније рекли, почетни састанак пројекта односи се на то да буде што отворенији и искренији. То је како градите осећај поверења са клијентом од самог почетка.
У том циљу, најбоље је разговарати о потенцијалним проблемима са којима би се пројекат могао суочити током пута. Нико од вас не тражи да овде предвиђате будућност, само да бисте направили оквирну листу препрека на које можете наићи.
Како ћете ви, ваш тим и ваш клијент приступити овом пројекту са различитим улогама, идеално је за постићи свако укључени у дискусију о потенцијалном проблему.
Корак # 8 - Пријављивање
Редовно пријављивање клијента је још један начин за учвршћивање поверења између обе стране. На састанку о почетном пројекту, имате неколико питања о којима треба да се позабавите Шта, када, ко како ове пријаве ће се догодити.
Пријављивање је прилично фино уравнотежење провидност напор. Иако је лепо бити што отворенији и транспарентнији, ово морате управљати у оквиру доступности be отворен и транспарентан.
Обавезно одговорите на ова питања пре краја састанка:
- Шта? - Тачно са којим детаљима клијенту треба ажурирање? Да ли треба да знају о свим ситним детаљима напретка или су само важни велики знакови?
- Када? - Колико често би ваш тим требао ажурирати вашег клијента? Да ли би требало да преносе оно што су радили сваког дана или само да сумирају оно што су успели на крају недеље?
- Ко? - Који ће члан тима бити тај који се повезује са клијентом? Да ли ће у целом пројекту бити члан сваког тима, у свакој фази или само један појединачни дописник?
- Како? - Којом методом ће клијент и дописник остати у контакту? Редовни видео позив, е-пошта или стално ажурирани документ уживо?
Као што је случај са већином тачака дневног реда састанка о почетном пројекту, најбоље је разговарати на отвореном. За велики тим и велику групу клијената можда ће вам бити лакше да урадите а анкета уживо како би се умањиле могућности успостављања најбоље могуће формуле за пријављивање.
Желите ли више? Погледајте неке најбоље праксе за проверу ваших клијената.
Ефективно анкетирајте помоћу АхаСлидес-а
Шаблон дневног реда састанка за почетак пројекта
Будући да ваш стручно планирани почетни састанак који само чека да вас развесели у сали за састанке, последњи додир може бити мало интеракције да све то споји.
Да ли сте знали само то КСНУМКС% предузећа осећају повезаност са својим клијентима (Галуп)? Одустајање је епидемија на Б2Б нивоу и може оставити осећај да се почетни састанци осећају као раван, неинспиративни процес кроз формалности.
Ангажовање ваших клијената и тимова путем интерактивних слајдова заиста може појачати учешће повећати распон пажње.
АхаСлидес има арсенал алата uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove za razmišljanje, pa čak квизови уживо i igre da zapale vaš projekat na pravi način.
Кликните испод да бисте преузели бесплатни образац за преузимање без икаквог преузимања за ваш почетни састанак. Промените све што желите и представите то без икаквих трошкова!
Кликните испод да бисте креирали бесплатни АхаСлидес налог и започели стварање властитих занимљивих састанака кроз интерактивност!
