Шта је процес планирања пројекта у управљању пројектима?

Добро управљање пројектом укључује пет основних корака: почетак иницијације, планирање, извршење, праћење и контрола и завршетак са затварањем. Важно је напоменути да ниједан од успешних пројеката не може занемарити ниједну од ових фаза, посебно процес планирања пројекта који све прати како треба, као што је испорука на време и у оквиру буџета.

Планирање пројекта је у срцу животног циклуса пројекта, што такође значи да је то најизазовнија фаза. Међутим, увек постоји начин да се тамо стигне.

У овом чланку сазнајемо више о планирању пројекта, дефиницији, примерима, процесу и неким алатима за планирање који ће вам помоћи да боље разумете процес планирања пројекта и научите како да се носите са његовим потешкоћама. 

Савети за бољи ангажман

• Upravljanje projektima
• Пример распореда пројекта
• Методологија водопада

Шта је дефиниција пројектног планирања?

Планирање пројекта се може дефинисати као систематски процес истицања, организовања и стратегирања неопходних корака и ресурса потребних за постизање одређеног циља у дефинисаном временском оквиру. То је проактиван приступ који укључује идентификацију циљева, успостављање мапе пута и доделу ресурса за оптимизацију продуктивности и ублажавање ризика.

Релатед: Процес стратешког управљања | Ултимативни водич са 7 најбољих савета

7 фаза процеса планирања пројекта

У овом делу улазимо у 7 корака укључених у планирање пројекта на следећи начин:

Фаза 1: Дефинисање циљева и обима пројекта

Почетна фаза процеса планирања пројекта се врти око јасног дефинисања циљева и обима пројекта. Ово подразумева разумевање жељених исхода, идентификацију заинтересованих страна и успостављање мерљивих циљева. Дефинисање граница пројекта, резултата и ограничења поставља основу за наредне активности планирања.

На пример, Нике поставља циљ продаје да прода 3,00,000 јединица следеће године, што је повећање од 30% у односу на тренутну продају.

Фаза 2: Спровођење свеобухватне процене пројекта

Темељна процена пројекта је кључна за информисано доношење одлука и ублажавање ризика. Ова фаза укључује спровођење детаљне анализе пројектних захтева, ресурса, потенцијалних ризика и зависности. Проценом изводљивости, одрживости и потенцијалних изазова пројекта, планери могу идентификовати критичне факторе успеха и развити стратегије за решавање потенцијалних препрека.

Фаза 3: Развијање структуре рашчламбе посла (ВБС)

У овом кораку планирања пројекта, цео пројекат се дели на мање компоненте којима се може управљати. Овај приступ се назива структура рашчламбе посла (ВБС) која обезбеђује хијерархијски приказ задатака, подзадатака и резултата, обезбеђујући јасноћу и организацију. Олакшава алокацију ресурса и редослед задатака и успоставља логички оквир за извршење пројекта.

Фаза 4: Процена ресурса и утврђивање временских рокова

Процена ресурса и утврђивање временског оквира су такође кључни за успех планирања пројекта. Ова фаза има за циљ да одреди потребно особље, буџетска издвајања и материјале потребне за сваки задатак. Узимајући у обзир зависности задатака, приоритете и доступне ресурсе, планери или менаџери могу развити реалне временске оквире, идентификујући кључне прекретнице на том путу.

Фаза 5: Идентификација ризика и стратегије ублажавања

Ниједан пројекат није имун на ризике, а њихово рано решавање је од виталног значаја за обраду плана. Током ове фазе, потенцијални ризици и неизвесности се идентификују, анализирају и дају приоритет. Развијају се проактивне стратегије за ублажавање ризика, које обухватају планове за ванредне ситуације, механизме преноса ризика и алтернативне правце деловања. Редовно праћење и процена ризика обезбеђују прилагодљивост током животног циклуса пројекта.

Фаза 6: Комуникација и ангажовање заинтересованих страна

Попут лепка, ефикасна комуникација може да држи пројекат заједно. Успостављање комуникационог плана који оцртава канале, учесталост и учешће заинтересованих страна је императив. Редовно ажурирање статуса, извештаји о напретку и заједничке дискусије подстичу транспарентност, побољшавају координацију и управљају очекивањима заинтересованих страна.

Фаза 7: Праћење, контрола и евалуација

Долазак до финала ефективног оквира за планирање пројекта је фаза континуираног праћења и евалуације. Ова фаза се фокусира на праћење напретка, упоређивање са утврђеним прекретницама и идентификовање одступања. Ако је потребно, врше се прилагођавања како би се пројекат ускладио са његовим циљевима. Научене лекције су документоване, омогућавајући пренос знања и будућа побољшања.

Које су компоненте планирања пројекта?

Ево 7 кључних компоненти процеса планирања пројекта:

• Обим планирања у менаџменту: Јасно дефинисати границе и циљеве пројекта.
• Структура рашчламбе посла (ВБС): Разбијање пројекта на мање задатке којима се може управљати.
• Временска линија и прекретнице: Успостављање реалног временског оквира и постављање прекретница за праћење напретка.
• Алокација ресурса: Идентификовање и додељивање неопходних ресурса, укључујући особље, буџет и материјале.
• Анализа и ублажавање ризика: Идентификовање потенцијалних ризика и развој стратегија за њихово ублажавање.
• План комуникације: Успостављање ефикасних комуникацијских канала како би се олакшала координација и сарадња међу заинтересованим странама у пројекту.
• Надгледање и оцењивање: Имплементација механизама за праћење напретка пројекта и процену учинка у односу на унапред дефинисане КПИ.

Зашто је процес планирања пројекта неопходан?

Повећава перформансе пројекта и могућност успеха

Постоји више разлога зашто пројекти не успевају, а један од њих је неуспех да се дефинишу циљеви, циљеви и одговорности међу члановима тима (процењује се да је близу 39%). Пројекат неће тећи глатко ако су чланови тима збуњени својим личним улогама и одговорностима. Штавише, недостатак јасних циљева или неразумевање правца и сврхе пројекта може довести до неусклађености и недостатка фокуса, што резултира неочекиваним проблемима и смањењем обима.

Побољшава тимску сарадњу и комуникацију 

Добро организован план ствара прилику члановима тима да ефикасно комуницирају и сарађују. Нарочито када је реч о пројектима између сектора или компанија, уз учешће великог броја запослених и стручњака из различитих средина који раде заједно, улога планирања је још очигледнија. Као резултат тога, јасна комуникација и сарадња побољшавају тимски рад, промовишу заједничку визију, мање сукоба међу запосленима и подстичу позитивно окружење пројекта.

Осигурава оптимизацију ресурса

Планирање је крајња пракса за најбоље коришћење ресурса, укључујући време, људске ресурсе, буџет, опрему и материјале. Идентификовањем потребних ресурса унапред, пројектни тим може осигурати да су прави ресурси доступни у право време, минимизирајући кашњења и дуплирање, као и оптимизујући ефикасност.

Смањује ризике и неочекиване проблеме

Раним идентификовањем ризика, пројектни тим може развити стратегије планирања одговора на ризик и планове за ванредне ситуације за њихово решавање. Овај проактивни приступ помаже у смањењу вероватноће и утицаја ризика, побољшавајући перформансе пројекта и смањујући шансе за неуспех.

Који је најбољи процес планирања пројекта?

За боље планирање пројекта, као и за превазилажење изазова који се могу појавити током планирања, вреди размотрити неке методологије планирања пројекта. Они се односе на структуриране приступе и оквире који се користе за ефикасно планирање и управљање пројектима.

Планирање водопада

Водопад методологија је секвенцијални приступ који дели пројекат на различите фазе, при чему се свака фаза надограђује на претходну. Она прати линеарну прогресију, где свака фаза мора бити завршена пре него што се пређе на следећу. Кључне фазе обично укључују прикупљање захтева, дизајн, развој, тестирање, примену и одржавање. Водопад је најпогоднији за пројекте са добро дефинисаним и стабилним захтевима.

ПРИНЦЕ2 (Пројекти у контролисаним окружењима)

ПРИНЦЕ2 је методологија управљања пројектима заснована на процесима која се широко користи у Уједињеном Краљевству и широм света. Он пружа структурирани оквир за планирање, праћење и контролу пројекта. ПРИНЦЕ2 дели пројекте на фазе којима се може управљати и наглашава ефективно управљање, управљање ризиком и ангажовање заинтересованих страна. Широко је познат по свом фокусу на оправданост пословања и свеобухватну документацију.

ПРИСМ (Интеграција пројеката, обим, време и управљање ресурсима)

ПРИСМ је методологија управљања пројектима коју је развио Институт за управљање пројектима (ПМИ). Он пружа свеобухватан оквир који обухвата интеграцију, обим, управљање временом и ресурсима. ПРИСМ наглашава структурирани приступ планирању пројекта, укључујући процесе као што су дефинисање пројектних циљева, креирање структура поделе посла, планирање активности и алокација ресурса.

Релатед: Најбољи шаблони стратешког планирања у 2024. | Преузмите Бесплатно

Који су неки алати и софтвер за планирање пројекта?

Алати и софтвер за планирање пројеката постали су неопходни за ефикасно управљање пројектима у данашњем брзом и динамичном пословном окружењу. Као менаџер пројекта, можда бисте желели да погледате ове главне предлоге:

Мицрософт Пројецт је свеобухватан софтвер за планирање пројеката који нашироко користе професионалци у различитим индустријама. Нуди низ робусних функција за управљање задацима, ресурсима, временским оквирима и буџетима.

Асана је свестран алат за планирање пројеката познат по својим робусним карактеристикама и флексибилности. Нуди централизовану платформу за тимове да ефикасно планирају, организују и прате пројекте.

Трелло је популаран софтвер за планирање задатака познат по својој једноставности и визуелној привлачности. Његов интерфејс прилагођен кориснику састоји се од табли, листа и картица, омогућавајући тимовима да организују и одреде приоритете задатака без напора.

Релатед: 10 савета за ефикасно коришћење Асана пројектног менаџмента 2024

Којих је 10 корака планирања пројекта?

Процес планирања пројекта варира од организације до организације, у зависности од обима и обима пројеката. Неки менаџери би можда више волели 10 корака планирања пројекта на следећи начин:

1. Дефинишите циљеве и циљеве пројекта.
2. Идентификујте заинтересоване стране у пројекту.
3. Спроведите детаљну анализу обима пројекта.
4. Развити детаљну структуру рашчламбе посла (ВБС).
5. Одредите зависности пројекта и редослед задатака.
6. Процените потребе за ресурсима и направите план ресурса.
7. Развијте реалистичан распоред пројекта.
8. Идентификујте и процените ризике пројекта.
9. Направите план комуникације.
10. Добијте одобрења пројекта и финализирајте пројектни план.

Često Postavljana Pitanja

Завршне мисли

Важно је напоменути да је планирање пројекта најбољи процес да све буде у позитивном току. Иако софтвер за планирање пројекта може помоћи у побољшању продуктивности процеса планирања пројекта, немојте то узимати здраво за готово, улога менаџера пројекта и координације тима је много важнија.

Дакле, не заборавите да имате уводни састанак за повезивање свих тимова на почетку пројекта и обуку вештина како бисте осигурали да ваши тимови добро раде и да су мотивисани током целог пројекта. Ако су вам потребне занимљивије и узбудљивије презентације на састанцима или обука, AhaSlides може бити ваш најбољи партнер са многим бесплатним напредним функцијама и шаблонима и конкурентним планом цена за све компаније.

Реф: БИЈУ'С | Веекплан | Теацхтаргет