Den ultimata mötesguiden för alla: Agenda + Gratis mall!

Försvinner stora anteckningar? Ny personal som väntar på att bli introducerad? Lag som slår sina mål men får inget erkännande? Ser ut som en möte med alla händer står på agendan!

Ett företags alla händer är möjligen det bästa sättet att förena hela ditt team i ett avslappnat men intensivt produktivt möte.

Så här gör du det rätt, med en exempelagenda och en gratis interaktiv mall!

Vad är ett All-Hands Meeting?

An möte med alla händer är helt enkelt ett möte som involverar all personal på ett företag. Det är ett regelbundet möte – kanske en gång i månaden – och det drivs vanligtvis av företagets chefer.

Ett möte med alla händer försöker åstadkomma några viktiga saker...

• att uppdatera personal med ev nya meddelanden inte lämplig för e-post.
• för att ställa in företagets mål och spåra framstegen mot befintliga.
• att belöna enastående prestationer från individer och team.
• till erkänna personalen som har gått med såväl som de som lämnat.
• att svara anställdas frågor från varje hörn av verksamheten.

Enligt en 2013 studie, möten med alla parter kan inspirera till uppriktiga samtal. Ledare har chansen att höra direkt från personer på olika nivåer inom en organisation.

Med allt detta slutliga Målet med ett möte med alla händer är att injicera en känsla av enhet in i ett företag. Inte överraskande, nuförtiden, är det något som efterfrågas mer och mer, och möten för alla händer njuter av en ökning i popularitet bland företag som vill hålla starka kontakter inom sina led.

Rolig fakta ⚓ Betydelsen av "all-hands meeting" kommer från det gamla sjöuppropet, "alla händer på däck", som användes för att föra alla besättningsmedlemmar på ett fartyg till översta däck för att hjälpa till att navigera i en storm.

Varför hålla ett möte med alla händer?

Jag förstår; vi försöker alla undvika syndromet "inte ett till möte". Att lägga till ytterligare ett till listan över vecko-, månads- och årsmöten kan verka som ett bra sätt att vända personalen emot dig, men i själva verket kan det... minska antalet möten du håller.

Hur? Eftersom ett möte med alla händer är allomfattande. Det tar de viktiga delarna av många av de andra möten du kommer att ha under din arbetsmånad och förkortar det till en snäv tid på 1 timme.

Enligt en 2013 studie, möten med alla parter kan inspirera till uppriktiga samtal. Ledare har chansen att höra direkt från personer på olika nivåer inom en organisation.

I slutändan kan detta verkligen frigöra lite tid i ditt schema. Här är några av de andra fördelarna med ett möte med alla händer...

1. Var inkluderande - Det är svårt att uttrycka hur mycket det kan betyda för ditt team att du är villig att sitta ner med dem varje vecka eller månad. Att ge dem chansen att ställa sina brännande frågor genom en Q&A och vara så öppen och ärlig mot dem som möjligt bygger en underbar företagskultur.
2. Var ett team – Precis som det är fantastiskt att höra från chefen är det också fantastiskt att se ansiktena på medarbetarna. Distansarbete och segmenterade kontor kan ofta isolera de människor som är menade att ge mest. Ett möte med alla händer ger dem en informell chans att se och chatta med varandra igen.
3. Missa inte någon – Hela tanken bakom ett möte med alla händer är att det är det alla händer ombord. Även om du kanske har några frånvaro, kan du leverera dina meddelanden med vetskapen om att alla, inklusive distansarbetare, hör vad de behöver höra.

Upp med händerna för Alla händer!

Om alla ska vara där, Sätta upp en show. Ta den här gratis interaktiva presentationsmallen för ditt nästa möte med alla händer!

Agenda för alla händers möte

Behöver ett mötesexempel för alla händer för att verkligen linda huvudet kring vad faktiskt händer i alla händer?

Här är 6 typiska punkter du kan se på agendan, samt rekommenderade tidsgränser för att hålla allt på ett smidigt sätt 1 timme.

1. Isbrytare

⏰ 5 minuter

Eftersom det är ett företagsomfattande möte med potentiellt några nya ansikten, finns det en god chans att vissa kollegor inte har haft chansen att sitta och chatta med varandra på ett tag. Använd 1 eller 2 isbrytare för att behålla laganda stark och värm upp de vackra hjärnorna innan mötets tyngd börjar.

De är viktiga i början av möten med alla anställda, eftersom de bryter ner den formella atmosfären som kan påverka medarbetarnas engagemang samtidigt som de hjälper kollegor att upptäcka oväntade kopplingar mellan avdelningar.

Prova några av dessa idéer:

• Vilken GIF beskriver ditt humör? - Ge alla några GIF-bilder och be dem rösta på den som bäst passar in på hur de känner.
• Dela en pinsam historia - Här är en som bevisligen genererar bra idéer. Be alla att skriva en kort, pinsam historia och skicka in den anonymt. Att läsa dessa högt kan vara en rolig start på ert möte med alla.
• Frågesport! – Det finns ingen situation som inte kan förhöjas med lite trivia. En snabb 5-minuters frågesport om aktuella händelser eller företagspraxis kan inspirera kreativitet och starta dina händer med lite trevligt rent nöje.

💡 Kolla in 10 isbrytare för alla möten - online eller på annat sätt!

2. Laguppdateringar

⏰ 5 minuter

Det finns en chans att du kommer att titta på några nya ansikten i det här mötet, samt att du missar ett par senaste avgångar. Det är bäst att ta itu med detta tidigt i agendan så att ingen sitter och väntar obekvämt på att bli introducerad.

Att ge ett stort tack till personalen som just lämnat är inte bara bra ledarskap, det humaniserar dig inför ditt folk. Likaså är att introducera nya ansikten för företaget tidigt ett bra sätt att hjälpa dem att känna sig inkluderade och göra alla lugna under resten av mötet.

Bara ett snabbt tack och en hälsning räcker för detta, men du kan gå den extra milen genom att göra en kort presentation.

Det är viktigt att placera detta tidigt på agendan (inom de första 10 minuterna) för att visa respekt för tidigare kollegor samtidigt som det ger avslutning för återstående teammedlemmar.

Detta hjälper också nya anställda att känna sig genuint välkomna snarare än som eftertanke, vilket i slutändan skapar en positiv ton som minskar ångest för alla närvarande.

3. Företagsnyheter

⏰ 5 minuter

En annan snabb men viktig punkt på ert möte är att uppdatera ert team om företagets aktiviteter. Varför är detta viktigt? Det är för att hålla alla informerade om företagets utveckling, evenemang och logistiska meddelanden som påverkar alla.

Tänk på att det här inte handlar om projekt och mål (det kommer strax), utan snarare om tillkännagivanden som påverkar hela företaget. Det kan handla om nya avtal, nya teambuildingplaner på gång och även allt det där nödvändiga tråkiga, som vilken dag rörmokaren kommer för att hämta kaffemuggen han lämnade förra gången.

Denna aktivitet syftar till att säkerställa transparens och samstämmighet om vad som händer i hela företaget, samtidigt som tonen är lätt och informativ.

4. Målframsteg

⏰ 20 minuter

Nu är vi i era alla händers verkliga kött. Det är här du kommer att visa målen och stoltsera (eller gråta offentligt) om ditt teams framsteg mot dem.

Detta segment kommer vanligtvis efter allmänna tillkännagivanden och leds ofta av avdelningschefer eller teamledare, med värden eller moderatorn som styr flödet.

Det här är kanske den viktigaste delen av ditt möte, så kolla in dessa snabba tips...

• Använd visuell data - Det här kanske inte kommer som någon överraskning, men grafer och diagram gör det mycket bättre jobb med att förtydliga data än text. Visa varje avdelnings framsteg som en punkt på en graf för att ge dem en tydligare indikation på var de kommer ifrån och vart de (förhoppningsvis) är på väg.
• Grattis och knuffa – För ditt team kan detta vara den mest nervkittlande delen av hela mötesagendan för alla händer. Dämpa rädslor genom att gratulera team till deras goda arbete och försiktigt knuffa till team som underpresterar genom att fråga dem vad de skulle behöva för att ha en bättre chans att nå sina mål.
• Gör det interaktivt – Som den längsta delen av ditt möte med alla händer, och med många aspekter som inte gäller direkt för alla, kanske du vill behålla fokus i rummet med lite interaktivitet. Prova en omröstning, skala betyg, ett ordmoln eller till och med en frågesport för att se hur på spår ditt lag tror att de är det.

När du har hållit den här delen av föredraget är det en bra idé att placera team i grupprum så att de kan brainstorma ett tredelat svar...

1. Vad de gillade med deras framstegsuppdatering.
2. Vad de ogillade med deras framstegsuppdatering.
3. En blockerare som står i vägen för bättre framsteg.

Denna aktivitet syftar till att främja transparens och ansvarsskyldighet samtidigt som team motiveras med erkännande eller konstruktiv uppmuntran.

5. Personal erkännande

⏰ 10 minuter

Erkännande är en kraftfull motivator, och ert möte med alla parter är det perfekta tillfället att lyfta fram de okända hjältarna i er organisation.

Du behöver inte sätta upp en hel sång och dansa (många av din personal kanske känner sig obekväma med detta ändå), men visst erkännande och eventuellt ett litet pris kan göra mycket, inte bara för individen, utan för ditt möte som en hel.

Generellt sett finns det två sätt att göra detta:

1. Före mötet, alla teamledare skickar in namnet på någon i sitt team som har gått utöver sin roll. Använd mötet för att bekräfta det mest inlämnade namnet från varje team.
2. Under mötet - Håll ett levande ordmoln för allas "tysta hjälte". Det namn som skickas in mest från din publik kommer att torna upp sig i mitten av ordmolnet, vilket ger dig en chans att offentligt erkänna vem det än är.

En ritual för att uppmärksamma personalen kan höja moralen, bygga respekt inom teamet och ge ett positivt känslomässigt lyft till ert möte med alla anställda.

Tips 💡 Ett snurrhjul är det perfekta verktyget för att utlotta priser. Det finns inget liknande för publikens engagemang!

6. Öppna Frågor och svar

⏰ 15 minuter

Avsluta med det som många anser vara högsta prioritet i ett möte med alla: livefrågestunden.

Det här är en chans för vem som helst från vilken avdelning som helst att ställa frågor till den högsta mästaren. Förvänta dig allt och allt från det här segmentet, och välkomna det också, eftersom ditt team kan känna att det är den enda gången de kan få ett direkt svar på ett giltigt problem.

Om du har ett stort team är ett sätt att hantera frågorna och svaren på ett effektivt sätt att ställa frågor några dagar innan ditt möte med alla händer och sedan filtrera igenom dem för att hitta de som är värda att besvara inför publiken.

Syftet med det här segmentet är inte bara att ge svar – det är att ge ditt team en röst, visa att ledarskapet lyssnar och avsluta mötet med en ton av öppenhet och respekt.

Men om du vill vara mer transparent kring hela processen kan du helt enkelt låta ditt team ställa frågor via en live frågestundsplattform. På så sätt kan du hålla allt klart organiserad, modererad och 100% vänlig för distansarbetare.

Hur man genomför ett möte med alla med hjälp av AhaSlides

1. Förbered din presentation

• Skapa en ny presentation på AhaSlides.
• Strukturera dina bilder med viktiga ämnen du vill ta upp: företagsuppdateringar, teamets prestationer, tillkännagivanden, frågor och svar etc.
• Använd en blandning av informativa bilder (text, bilder, diagram) och interaktiva bilder (omröstningar, frågesporter, ordmoln, frågor och svar).

2. Lägg till interaktiva element

• Opinionsundersökningar: Samla in åsikter eller snabb feedback på nya initiativ.
• Frågestunder: Låt anställda skicka in frågor live, som du kan besvara under eller efter presentationen.
• Ordmoln: Fånga teamets känslor eller lyft fram viktiga teman.
• Frågor: Engagera teamet med roliga kunskapskontroller eller företagsquiz.

3. Dela åtkomst

• Innan mötet, dela unik länk eller kod för att ansluta med alla deltagare så att de kan delta med sina smartphones eller enheter.
• Uppmana alla att delta några minuter i förväg för att undvika förseningar.

4. Under mötet

• Presentera dina bilder och växla mellan informativt innehåll och interaktiva aktiviteter.
• Använd liveresultat från omröstningar och frågestunder för att stimulera diskussioner.
• Håll sessionen dynamisk genom att involvera alla snarare än bara envägskommunikation.

5. Engagera och följ upp

• Använd insikterna från omröstningar och frågestunder för att ta itu med problem och fira framgångar.
• Spara svar och resultat för framtida referens eller för att dela med hela teamet.
• Du kan också dela hela presentationen eller sammanfattningen efter mötet.

Extra hjälp för ett möte med alla händer

Om du vill förvandla dina händer till något som är lite längre än 1 timme, prova dessa extra aktiviteter...

1. Kundberättelser

Tider när ditt företag har berört en kund kan vara en oerhört kraftfull motivation för ditt team.

Be ditt team att skicka dig lysande recensioner från kunder, antingen före eller under mötet. Läs upp dessa för hela teamet, eller till och med ha en frågesport så att alla kan gissa vilken kund som gav vilken recension.

2. Team Talk

Låt oss vara ärliga, teammedlemmar är ofta mycket närmare sina teamledare än sin VD.

Låt alla höra från en bekant röst genom att bjuda in ledarna för varje lag att komma till scenen och leverera sin version av målframsteg steg. Det är mer sannolikt att detta är relaterbart och korrekt, och det ger andra en paus från din röst!

3. Quiz Time!

Krydda alla händer med ett tävlingsquiz. Du kan sätta in varje lag i... lag och sedan utmana dem till topplistan genom frågor som rör arbetet.

Vad är vår förväntade innehållsproduktion i år? Vilken var användningsgraden för vår största funktion förra året? Frågor som dessa lär inte bara ut viktiga företagsmått, de får också fart på mötena och hjälper till att bygga de team ni vill ha.