Senast granskad 30 oktober 2026 mot källorna länkade i det här inlägget.
En nyanställd överlämnar ett körkort och ett socialförsäkringskort. Onboardingkoordinatorn, som försöker vara noggrann, ber även om ett pass. Den extra begäran kan bryta mot federal lag om den drivs av medborgarskap, immigrationsstatus eller nationellt ursprung. Enligt justitiedepartementets nuvarande strafftabell kostar en överträdelse av formulär I-9-dokumentet $288 till $2,861 per person, och en otillbörlig dokumentär praxis kostar 2 364 till 2 364 dollar per person som behandlas orättvist. Fel på formuläret och att begära för mycket kostar pengar.
Utbildning i formulär I-9, eller utbildning i efterlevnad av I-9-krav, måste täcka båda. Det här inlägget ger 6 färdiga kurser, i 3 grupper, med vad varje grupp åtgärdar och hur man implementerar dem. Varje grupp avslutas med en Vår pickDe juridiska punkterna beskriver amerikanska federala regler, så använd detta som en kursplan, inte ett beslut.
Alla 6 kurser i överblick
| Kurs | Vad det täcker | Längd | Är det federal regel bakom det? |
|---|---|---|---|
| Medborgarskap, immigrationsstatus och rättvisa I-9-rutiner (USA) | Rättvis dokument- och medborgarskapspraxis under verifiering | 45 min | Ja (amerikansk federal regel) |
| Juridisk rekrytering, intervjuer och lönetransparens | Lagliga anställningssteg, inklusive tidsplanering och dokumentation enligt I-9 | 45 min | Ja (amerikanska federala regler om diskriminering; lönetransparens varierar beroende på delstat) |
| Diskriminering och lika möjligheter till anställning | Federala EEO-lagar, skyddade egenskaper, upptäckt av diskriminering | 45 min | Ja (amerikansk federal regel) |
| Förebygga vedergällning | Straffa aldrig någon som tar upp en oro | 40 min | Ja (amerikansk federal regel) |
| Uppförandekod | Ärlighet, gråzoner och att säga ifrån | 35 min | Nej |
| Dataklassificering och hantering | Märkning, lagring, delning och kassering av data per nivå | 25 min | Nej |
Lagarna anger regler för hur man verifierar och behandlar arbetstagare. De kräver ingen kurs.
Att fylla i I-9 rättvist och korrekt
Medborgarskap, immigrationsstatus och rättvisa I-9-rutiner (USA)
Justitiedepartementet säger att arbetsgivare av alla storlekar får inte kräva fler eller andra dokument än nödvändigt, begära specifika dokument eller avvisa någorlunda genuina dokument på grund av en arbetstagares medborgarskap, immigrationsstatus eller nationella ursprung. Kursen är uppbyggd kring dessa regler och det medborgarskapsskydd som ligger bakom dem. I-9-handläggare behöver det mer än någon annan, eftersom de är personen mittemot skrivbordet när dokumenten kommer ut. Kör ett "Välj svar"-quiz före och efter sessionen: en nyanställd visar ett lista B- och ett lista C-dokument. Vad gör du härnäst?
Juridisk rekrytering, intervjuer och lönetransparens
Den här kursen kopplar anställningsstegen till verifieringen som följer efter ett erbjudande. Den femte lektionen behandlar erbjudanden, bakgrundskontroller, tidsplanering och dokumentation enligt I-9. Tidsplanering spelar roll: USCIS-listor inte slutfört avsnitt 2 senast den tredje arbetsdagen efter att den anställde börjar arbeta, vilket är ett vanligt misstag för arbetsgivare. Rekryteringsansvariga som känner till anställningstidsplanen kan planera pappersarbetet före dag ett. Ett scenario fungerar bra: ett erbjudande går ut på torsdag och den nyanställda börjar på måndag. När ska avsnitt 2 vara inlämnat?
Vårt val: Medborgarskap, immigrationsstatus och rättvisa I-9-rutiner (USA). Den riktar sig mot det misstag som välmenande personuppgiftsbehandlare lättast gör, att begära mer än vad lagen tillåter.
Likabehandling och repressalier
Diskriminering och lika möjligheter till anställning
Att be om för många dokument är ofta också ett diskrimineringsproblem. Justitiedepartementet säger att arbetsgivare med fyra till fjorton anställda får inte behandla människor olika på grund av nationellt ursprung vid anställning, uppsägning eller rekrytering, och att EEOC har jurisdiktion över arbetsgivare med 15 eller fler anställda. Den här kursen nämner de federala EEO-lagarna, de egenskaper de skyddar och hur man upptäcker olika behandling i vardagliga beslut. Handläggare behöver det eftersom en vana att kontrollera vissa nyanställda mer än andra är just det. I en Word Cloud-runda, fråga: "Vad får dig att titta två gånger på ett dokument?"
Förebygga vedergällning
Justitiedepartementet säger att arbetsgivare av alla storlekar får inte skrämma, hota, tvinga eller hämnas mot personer som anmäler till dess avdelning för invandrare och anställdas rättigheter, samarbetar i en utredning eller motsätter sig otillbörliga dokumentära metoder. Denna kurs behandlar skyddad verksamhet, vad som räknas som repressalier och hur chefer skiljer rättvisa beslut från straff. Anställda som ifrågasätter hur deras dokument hanterades får inte betala för det. Scenario: en nyanställd invänder mot en begäran om pass. Vad ska handläggaren och chefen göra härnäst?
Vårt val: Diskriminering och lika möjligheter i anställningen. Det visar bearbetare att "att vara försiktig" med vissa människor och inte andra är själva risken.
Föra och säkra register
Uppförandekod
Den här kursen sätter en tydlig standard för ärlighet, gråzoner och att säga ifrån. I-9-register är ett test av den standarden. USCIS säger att rättelser ska strykas över, paraferas och dateras, och att arbetsgivare ska... inte dölja några ändringar som gjorts på formuläret, eftersom det kan leda till ökat ansvar. En handläggare som frestas att städa upp ett sent formulär behöver veta den ärliga lösningen. Scenario: en chef ber dig att antedatera en underskrift enligt avsnitt 2. Deltagarna röstar om vad som ska göras och ser sedan policysvaret.
Dataklassificering och hantering
I-9-filer innehåller namn, födelsedatum, dokumentnummer och ofta kopior av identitetshandlingar. USCIS säger att arbetsgivare bör lagra ifyllda formulär och eventuella kopior. så att personlig information inte hamnar i fel händer, samtidigt som de hålls tillgängliga för inspektion. Den här kursen behandlar märkning, lagring, delning och kassering av data per nivå, och hur man rapporterar felaktig hantering. I en "Välj svar"-runda väljer deltagarna ett säkert ställe att förvara skannade I-9-kopior av fyra alternativ.
Vårt val: Dataklassificering och hantering. Med sina 25 minuter är det den kortaste kursen här, och den skyddar en av de känsligaste filerna som HR förvarar.
Hur man implementerar planen
Börja med de fyra kurser som är markerade med Ja i tabellen, eftersom de medför den juridiska risken. Ett brott mot pappersarbetet kostar $288 till $2,861 per person, och en orättvis dokumentärpraxis på 236 till 2 364 dollar per person, så en kort session är billig i jämförelse.
- Innan någon behandlar ett formulär I-9: rättvisa I-9-metoder och juridisk anställning. Tillsammans tar de cirka 90 minuter.
- Inom första kvartalet: diskriminering och likabehandling, förhindrande av repressalier och datahantering.
- Varje år: ett repetitionsquiz om Yes-kurserna, plus uppförandekoden och en självgranskning med hjälp av USCIS lista över vanliga misstag.
- Rollspecifikt djup: E-Verify-användare bör också fylla i E-Verify-utbildningE-Verifys webbplats listar gratis E-Verify- och Form I-9-sessioner.
Lägg till dina statliga regler där du anställer. Fråga HR eller en jurist vad som gäller.
Sätt att genomföra dessa kurser AhaSlides
Du kan bygga vilken som helst av dessa som en kurs i egen takt med AhaSlides kursskaparen, kör dem som en live frågestund, eller båda, med en för- och efterundersökning för att mäta vad som förändrats.
- Välj svar: visa en nyanställds dokument och fråga om handläggaren får begära något mer.
- Word Cloud: fråga "Vad får dig att titta två gånger på ett dokument?" De största orden visar var partiskhet smyger sig in.
- Betygsskala: Före och efter den mässlika I-9-kursen, fråga "Hur säker är du på att slutföra avsnitt 2 utan hjälp?" från 1 till 5.
- Öppet slut: samla in anonyma frågor om knepiga ärenden, såsom kvitton eller utgångna dokument, som HR kan besvara vid nästa session.
Om du även utbildar cheferna som lägger erbjudanden, vårt inlägg om intervjuutbildning för rekryteringschefer täcker trappstegen före I-9.
FAQ
Vilken utbildning behöver I-9-handläggare?
De behöver reglerna för formulär I-9, rättvis dokumentationspraxis och säker registerhantering. De sex kurserna ovan täcker alla tre, plus likabehandling och repressalier.
Är I-9-utbildning lagstadgad?
Ingen federal källa som citeras i detta inlägg kräver en kurs. Reglerna kräver korrekt, snabb och rättvis ifyllning av blankett I-9, och många arbetsgivare använder utbildning för att uppfylla dem.
Vilka är de vanligaste I-9-felen?
Saknade poster, underskrifter och datum, samt sen ifyllning är bland dessa USCIS-namn. USCIS-listor vanliga misstag till exempel en anställd som inte undertecknar eller dejtar avsnitt 1, en arbetsgivare som inte anger dokumentuppgifter och avsnitt 2 som inte är klart senast den tredje arbetsdagen. Att be om specifika dokument är en separat diskrimineringsrisk.
Vad är E-Verify?
E-Verify är ett internetbaserat system som drivs av den amerikanska regeringen. Det jämför information från en anställds blankett I-9 med register från Department of Homeland Security och Social Security Administration för att bekräfta anställningsberättigande.
Det här inlägget är av allmän information, inte juridisk rådgivning. För ett beslut som rör din egen arbetsplats, tala med en kvalificerad arbetsrättsadvokat eller tillsynsmyndigheten.
