VÀlkommen till en vÀrld av produktiva möten! Som proffs vet vi alla hur viktiga möten Àr för att skapa resultat, fatta beslut och hÄlla sig pÄ rÀtt spÄr. Men alla Àr inte av god kvalitet och Àr att föredra.
NÀr de tillfrÄgas om möten, reagerar mÄnga mÀnniskor ofta med skakande huvuden eller irriterade suckar pÄ grund av sin ineffektivitet. De hamnar i improduktiva sessioner som tömmer deras energi och tid. Det Àr dÀrför vi idag ska lÀra oss hur man fÄr ett bra möte!
LÄt oss börja!
Starta ditt möte med AhaSlides.
FÄ gratis mallar för dina möten! Registrera dig gratis och ta det du vill ha frÄn mallbiblioteket!
đ Skapa gratis konto âïž
Vad gör ett bra möte?
Möten Àr onekligen en viktig del av alla företag eller organisationer. De Àr en plattform för individer att mötas, utbyta idéer, fatta beslut och arbeta mot ett gemensamt mÄl.
Ett bra möte Àr ett som Àr vÀlorganiserat, produktivt, uppnÄr önskade resultat och fÄr alla deltagare att kÀnna sig hörda och uppskattade.
HÀr Àr nÄgra faktorer som skapar ett bra möte:
- Det har ett tydligt syfte. Ett bra möte börjar med en tydlig agenda som anger dess syfte, tillsammans med mötets mÄl och förvÀntade resultat, vilket hjÀlper till att hÄlla mötet pÄ rÀtt spÄr och sÀkerstÀller att alla deltagare Àr medvetna om sina uppgifter.
- Det frÀmjar effektiv kommunikation. Ett bra möte krÀver effektiv kommunikation. Alla deltagare kommer att ha möjligheter att uttrycka sina tankar och idéer, och diskussion bör uppmuntras med aktivt lyssnande och respektfull dialog.
- Den har tydliga resultat och uppföljningsÄtgÀrder. Utan dessa Àr mötet improduktivt och ineffektivt eftersom deltagarna kommer att vara osÀkra pÄ sina nÀsta steg. DÀrifrÄn Àr det svÄrt att fÄ effektivitet till nÄgot uppföljningsmöte.
Fler tips med AhaSlides
- Möten i Business | 10 vanliga typer och bÀsta praxis
- BÀsta sÀttet att vara vÀrd Introduktionsmöten
- 11 steg för att köra en framgÄngsrik Strategiskt ledningsmöte
8 tips för att ha ett bra möte
För att ha ett bra möte som ovan och inte slösa bort deltagarnas tid och anstrÀngning mÄste du naturligtvis övervÀga förberedelserna och uppföljningen före, under och efter mötet. Att ta del av dessa steg garanterar ett smidigt och framgÄngsrikt resultat.
Före mötet - Ha ett bra möte
1/ Definiera syftet och typen av mötet
Syftet, mÄlen och typen av mötet bör definieras och sÀkerstÀllas att de förstÄs av alla deltagare. Ingen vill komma till ett möte i 10 minuter och ÀndÄ inte vara medveten om sitt ansvar och vad som Àr poÀngen med diskussionen hÀr. Vissa typer av möten tjÀnar bara specifika syften som t.ex
- Beslutsmöten. De genomförs nÀr beslut och ÄtgÀrder behövs.
- Problemlösningsmöten. De kallas för att hitta en lösning pÄ ett problem/kris.
- Brainstorming möten. De Àr en plats för att samla banbrytande nya idéer med bidrag frÄn medlemmar.
2/ Ha en agenda
Se till att du har en mötesagenda och skicka ut det före mötet till alla deltagare, vilket hjÀlper deltagarna att förstÄ syftet, mÄlen och förvÀntade resultaten av mötet. Den fungerar ocksÄ som en guide för att hjÀlpa dem att proaktivt samla in nödvÀndig information och dokument som rapporter, data, presentationer eller andra relevanta dokument.
3/ FaststÀll spelreglerna
Grundreglerna Àr riktlinjer eller normer som Àr överens om i förvÀg av alla deltagare och hjÀlper till att skapa en produktiv och respektfull miljö för diskussion. De kan innefatta att uppmuntra aktivt lyssnande, respektera mÄngfald, ha begrÀnsad tid för diskussion, etc.
Under mötet - Ha ett bra möte
4/ Börja med ett isbrytarspel
Börjar med a kreativ isbrytare Àr ett bra sÀtt att lÀtta pÄ spÀnningen och fÄ alla pÄ rÀtt humör för ett teammöte. Att bryta de obekvÀma stunderna av tystnad i början av ett möte kan hjÀlpa till att sÀtta tonen för en produktiv och trevlig session.
IstÀllet för att förlita dig pÄ förÄldrade kan du delta i lÀttsamma debatter, tillfÀlliga konversationer eller ett live-quiz som kan vara vÀldigt roligt, kreativt, konkurrenskraftigt och enkelt skapat pÄ bara nÄgra minuter. SÄ varför inte prova nÄgot nytt?
5/ Skapa ett utrymme för samarbete
Ett teammöte Àr ett vÀrdefullt tillfÀlle att diskutera och fatta beslut som grupp. IstÀllet för att försöka komma pÄ nya idéer pÄ plats bör teammedlemmarna ta med sina förberedda rapporter, idéer och perspektiv till bordet. PÄ sÄ sÀtt kan teamet samarbeta för att komma fram till ett genomtÀnkt och sunt slutgiltigt beslut.
Teamet kan sedan övervÀga att genomföra en liveundersökning av de diskuterade idéerna och samla in feedback i realtid levande omröstningar med flervalsfrÄgor eller öppna frÄgor frÄn AhaSlides.
Genom att anvÀnda en unik QR-kod eller lÀnk kan teammedlemmar omedelbart komma Ät och ge sina input, och resultaten kommer att visas direkt pÄ skÀrmen. Detta hjÀlper till att undvika att slösa tid och sÀkerstÀller att alla idéer fÄngas pÄ ett rÀttvist sÀtt.
6/ HĂ„ll ditt team engagerat
Ge inte dina deltagare möjlighet att distrahera genom att hÄlla dem engagerade under mötet. Du kan ordna ett "online rundabordsbord" dÀr alla kan delta och bidra. Med blyga mÀnniskor? Oroa dig inte. Anonym FrÄgor och svar kommer att lösa detta problem.
Glöm inte heller att ge lite utrymme för spontanitet. För att ett hÀlsosamt och aktivt möte Àr en idealisk plats för nya lösningar och innovationer att vÀxa fram. Bryta den tröga och stressiga atmosfÀren genom att uppmuntra deltagarna att tÀnka kreativt med uttrycker molnet kommer att bli en intressant och effektiv aktivitet. Försök och se.
Efter mötet - Ha ett bra möte
7/ Avsluta med tydliga uppföljningsÄtgÀrder och tidslinjer
För att avsluta den strategiska sessionen, se till att varje deltagare har klarhet i sina nÀsta steg.
LĂ„t avdelningarna diskutera:
- Vilka mÀtvÀrden kommer att visa deras framsteg? Var specifik sÄ att framstegen kan spÄras.
- Vilka tvÀrfunktionella partners behöver samordning för att lyckas? Starkt samarbete Àr nyckeln.
- Vilken typ av uppdateringar krÀver uppföljningsmöten? Rapporter? Presentationer? Brainstorma resultat i förvÀg.
- NÀr kan vi förvÀnta oss preliminÀra resultat eller information? SÀtt ambitiösa men ÀndÄ genomförbara deadlines för att bibehÄlla tempot.
8/ Ha mötesprotokoll
Behöver alltid detaljerad, noggrann, tydlig och lÀtt att förstÄ mötesprotokoll att skicka till deltagare, styrelsen, högre ledare och de som inte kan nÀrvara. De Àr inte bara dokument, ett innehÄllsunderlag för kommande möten utan ocksÄ en rÀttslig grund (vid behov).
Key Takeaways
Förhoppningsvis tips för att ha ett bra möte som AhaSlides som delas ovan Àr inte alltför komplicerade. TÀnk pÄ att produktiva möten Àr sÄdana dÀr alla kÀnner sig uppskattade, hörda och uppmuntrade att tala. Mötet ska ge ett definierat resultat och tjÀna sitt avsedda syfte. Efter mötet accepterar alla sina roller och förbinder sig att följa de diskuterade planerna.