Ett affärsmöte fungerar bara när formatet passar målet. En brainstorming som går som en statusuppdatering dödar idéer, och ett beslutsmöte som går som en brainstorming leder aldrig till ett beslut. Den här guiden täcker de 10 typer av möten som de flesta företag anordnar, vad varje möte är till för, hur lång tid det bör ta och hur man håller det användbart.
För skala, Harvard Business Review rapporterar att chefer spenderar nästan 23 timmar i veckan på möten, en ökning från mindre än 10 timmar på 1960-talet. Att välja rätt typ av möte och sköta den väl ger tillbaka mycket av den tiden.
Vad är ett affärsmöte?
Ett affärsmöte är en sammankomst av människor som samlas för att dela information, lösa problem eller fatta beslut om arbete. Det kan vara personligen, virtuellt eller hybrid, och formellt eller informellt, från en 10-minuters daglig stand-up till en heldagsplaneringssession. Det som alla goda människor delar är ett syfte: något ska gå framåt i slutet.
Snabbguide: vilken mötestyp behöver du?
| Om du behöver... | Kör en... | Typisk längd |
|---|---|---|
| Håll teamet i linje med prioriteringarna | Månatligt teammöte | 30 till 60 minuter |
| Ytblockerare snabbt | Stand-up | Upp till 15 minuter |
| Följ framsteg mot mål | Möte om statusuppdatering | 30 minuter |
| Fixa något som har gått fel | Problemlösningsmöte | 45 till 60 minuter |
| Nå ett tydligt beslut | Beslutsmöte | 30 till 60 minuter |
| Skapa alternativ | Brainstorming möte | 45 till 60 minuter |
| Sätt långsiktig riktning | Strategiskt ledningsmöte | En halv dag eller mer |
| Börja ett projekt bra | Projekt kickoff möte | 60 till 90 minuter |
| Hjälp människor att lära känna varandra | Inledande möte | 30 minuter |
| Låt ledare svara på medarbetarnas frågor | Rådhusmöte | 45 till 60 minuter |
Längderna är vanliga utgångspunkter snarare än regler. Förkorta alla möten som slutar tidigt.
De 10 typerna av möten i affärsvärlden
1. Månatliga teammöten
Ett månatligt teammöte är en återkommande uppföljning där teamet går igenom framsteg, tilldelar kommande arbete och kommer överens om prioriteringar. Det förtjänar sin plats när det finns mer att täcka än vad en snabb presentation tillåter. Det vanliga misslyckandet är att det förvandlas till en informationsdump: om allt som delas kunde ha varit ett e-postmeddelande, skicka e-postmeddelandet och spara mötet för blockeringar, beslut som påverkar flera personer och riktningsförändringar.
Förväxla det inte med en möte med alla händer, vilket sammanför hela företaget, vanligtvis lett av den högsta ledningen, snarare än ett enda team.
2. Stående möten
En stand-up, även kallad en daglig scrum, är en kort daglig incheckning som hålls på under 15 minuter. Atlassian beskriver det som en snabb genomgång där varje person svarar på tre frågor: vad åstadkom jag igår, vad ska jag göra idag och vad blockerar mig. Tidsgränsen gör det till ett samordningsverktyg snarare än en statusrapport. Stand-ups passar team som arbetar med ett gemensamt projekt dagligen. För distribuerade team kan en skriftlig stand-up i en delad kanal göra samma jobb utan schemaläggning.
3. Möten för statusuppdateringar
Statusuppdateringar sker vanligtvis varje vecka och spårar framstegen mot specifika mål. Till skillnad från ett stand-up-framträdande är frågan om projektet är på rätt spår, var det ligger före eller efter och vad det betyder för nästa milstolpe. Håll det strukturerat: alla rapporterar i samma format, och allt som behöver en riktig diskussion får ett eget möte så att en 30-minutersuppdatering inte blir en oplanerad timme.
4. Problemlösningsmöten
Dessa tillkallas när något har gått fel, eller är på väg att gå fel, och en grupp behöver diagnostisera det och komma överens om en lösning. De är ofta oplanerade och kan locka in personer från flera avdelningar. Fokusera på problemet, inte på skulden, och avsluta med en överenskommen lösning, en namngiven ägare och en deadline. Skicka relevant information i förväg så att alla utgår från samma bild av vad problemet egentligen är.
5. Beslutsmöten
Ett beslutsmöte finns till för att nå ett beslut som kräver input eller befogenhet från flera personer. Bjud in alla vars godkännande krävs, och ingen annan. Skriv beslutet som en enda fråga innan du schemalägger det: "Bör vi flytta lanseringen från Q3 till Q4?" är ett beslutsmöte, medan "Vad tycker vi om lanseringens tidslinje?" inte är det. Efteråt, dokumentera beslutet och resonemanget så att det inte öppnas igen månader senare.
6. Brainstormingmöten
Brainstormingmöten genererar idéer; utvärdering av dem kommer senare. När båda sker samtidigt undertrycker instinkten att bedöma idéerna, och du blir kvar med en kort lista med säkra förslag. Tillbringa den första delen med att producera idéer utan kommentarer och den andra delen med att gruppera och rangordna dem. En live-upplevelse. ordmoln eller en öppen bild låter tystare personer bidra samtidigt som alla andra, istället för att vänta på en paus i samtalet.
7. Strategiska ledningsmöten
Strategiska möten är där högre chefer granskar långsiktig inriktning, utvärderar prestationer mot strategiska mål och sätter prioriteringar för kommande kvartal eller år. De är vanligtvis kvartalsvisa eller årliga och kräver verklig förberedelse: dela förhandsläsning minst 48 timmar i förväg så att diskussionen inte blir ytlig. Resultatet bör vara en tydlig lista över prioriteringar och beslut, inte en lista över saker att "utforska vidare". Det finns mer information i vår guide till strategiskt ledningsmöte.
8. Projektstartmöten
A projektets kickoff-möte markerar den officiella starten av ett projekt. Det sammanför projektledaren, teamet och intressenterna för att diskutera vad projektet måste uppnå, vem som ansvarar för vad, hur teamet ska kommunicera och hur framgång ser ut. Det är också det billigaste tillfället att belysa antaganden och risker, innan arbetet har byggt upp momentum i en riktning.
9. Introduktionsmöten
An introduktionsmöte händer när någon går med i ett team, när två grupper börjar arbeta tillsammans eller när en person går in i en ny roll. Målet är att bygga relationen: bakgrunder, arbetsstilar och förväntningar. Öppen chatt tenderar att bli dålig, så ge folk något konkret att prata om, till exempel en kort fråga eller en liten gemensam uppgift.
10. Stadsmöten
A rådhusmöte är ett planerat företags- eller avdelningsomfattande möte där ledare delar uppdateringar och svarar på frågor från anställda. wikipedia noterar att formatet är modellerat efter New Englands stadsmöte, som dateras från 17-talet, men att deltagarna i ett stadshus inte röstar om bindande beslut. Värdet är transparens och tvåvägskommunikation, och det är beroende av att frågestunden är verklig. Förhandsgranskade softballfrågor motverkar syftet, så ge anställda ett anonymt sätt att skicka in frågor före och under sessionen.
Hur man leder alla typer av möten på ett bra sätt
Formatet varierar mellan de 10 typerna, men vanorna som gör ett möte värt att delta i förblir desamma.
- Definiera syftet innan du schemalägger. Kan du säga vilket beslut som kommer att fattas, vilken information som kommer att delas eller vilket problem som kommer att lösas? Om inte, behövs mötet förmodligen inte ännu.
- Dela en agenda. A mötesagenda håller diskussionen på rätt spår och låter folk förbereda sig. En lista med ämnen med en tid för varje ämne räcker.
- Bjud in rätt personer. Inkludera de vars input eller auktoritet behövs och skicka anteckningarna till alla andra.
- Ge varje ämne sin tid. Avsätt längre tid för komplexa uppgifter, håll dig till schemat och lägg till en kort paus om allt överstiger en timme.
- Gör det interaktivt. Ett möte där en person pratar och alla andra lyssnar tappar uppmärksamheten snabbt. Live omröstningar, snabba frågestunder och öppna frågor gör att folk fortsätter att delta. Det kostnadsfria AhaSlides Planen har stöd för upp till 50 deltagare, vilket täcker de flesta teammöten.
- Dokumentera beslut och följ upp. Protokollen behöver bara dokumentera de beslut som fattats, de åtgärder som tilldelats, vem som äger varje beslut och när. Skicka in dem inom 24 timmar och be sedan om feedback så att nästa möte blir bättre.
Vanliga misstag att undvika
- Använder fel typ för målet. Bestäm vilken utdata du behöver och välj sedan det format som producerar den.
- Bjuder in för många personer. Stora rum saktar ner beslutsfattandet och minskar hur mycket varje person engagerar sig.
- Hoppar över uppföljningen. Ett beslut som inte är nedskrivet har samma effekt som inget beslut alls.
- Låta återkommande möten gå på autopilot. Fråga varannan månad om mötet fortfarande tjänar sitt ursprungliga syfte. Om inte, ställ in det eller ändra formatet.
Vanliga frågor och svar
Varför är möten viktiga i affärslivet?
Möten låter information, idéer och feedback spridas upp och ner i en organisation, och de är det snabbaste sättet att enas kring ett beslut.
Vilka möten ska ett företag ha?
De flesta företag har en blandning av möten med alla, ledarskapsmöten, teammöten, projektmöten och enskilda möten, plus funktionsspecifika sessioner som försäljning, marknadsföring, ekonomi- och anställningssamtal, utbildningar och kundmöten. Börja med de 10 typerna ovan och lägg bara till andra där ett tydligt syfte kräver dem.
Hur långt bör ett affärsmöte vara?
Så korta som syftet tillåter. Stand-ups bör vara högst 15 minuter långa, statusuppdateringar och beslut cirka 30 minuter långa, och endast strategiska eller planeringssessioner bör vara en halv dag eller mer.
Vad är skillnaden mellan ett stående möte och ett statusuppdateringsmöte?
En stand-up är en daglig, mycket kort uppföljning av enskilda uppgifter och hinder. En statusuppdatering sker vanligtvis varje vecka och tittar på om ett helt projekt ligger på rätt spår mot sina mål.
