10 typer av möten i affärer med bästa praxis

Möten i näringslivet är bekanta för dem i ledande positioner som projektledare eller seniora roller inom ett företag. Dessa sammankomster är viktiga för att förbättra kommunikationen, uppmuntra samarbete och främja framgång inom organisationen. 

Men alla kanske inte är medvetna om dessa mötens definitioner, typer och syften. Den här artikeln fungerar som en omfattande guide och ger tips för att genomföra produktiva möten i företag.

• Vad är ett affärsmöte?
• Typer av möten i affärer
• Hur man genomför möten i företag
• Key Takeaways 

Vad är affärsmöte?

Ett affärsmöte är ett möte med individer som samlas för att diskutera och fatta beslut om specifika ämnen relaterade till affärer. Syftet med detta möte kan inkludera att uppdatera gruppmedlemmar om aktuella projekt, planera framtida insatser, lösa problem eller fatta beslut som påverkar hela företaget. 

Möten i företag kan genomföras personligen, virtuella, eller en kombination av båda och kan vara formell eller informell.

Målet med ett affärsmöte är att utbyta information, anpassa teammedlemmar och fatta beslut som hjälper företaget att nå sina mål.

Typer av möten i affärer

Det finns flera typer av möten i företag, men de 10 vanliga typerna inkluderar:

1/ Månatliga teammöten

Månatliga teammöten är regelbundna möten med ett företags teammedlemmar för att diskutera pågående projekt, tilldela uppgifter och hålla människor informerade och anpassade. Dessa möten äger vanligtvis rum varje månad, samma dag, och varar från 30 minuter till flera timmar (beroende på gruppens storlek och mängden information som täcks).

Månatliga teammöten ger en möjlighet och vägledning för teammedlemmar att utbyta information och idéer, diskutera projektframsteg och se till att alla arbetar mot samma mål. 

Dessa möten kan också användas för att ta itu med alla utmaningar eller problem som teamet står inför, identifiera lösningar och fatta beslut som påverkar inriktningen av projektet eller teamets arbete.

An möte med alla händer är helt enkelt ett möte som involverar all personal på ett företag, med andra ord ett månatligt teammöte. Det är ett regelbundet möte – kanske en gång i månaden – och det sköts vanligtvis av företagets chefer.

2/ Stand Up-möten

Smakämnen stå-upp möte, även känd som dagligt stand-up eller dagligt scrum-möte, är en typ av korta möten, som vanligtvis inte varar mer än 15 minuter, och som hålls dagligen för att ge teamet snabba uppdateringar om projektets framsteg, eller avslutad arbetsbelastning, planera för att jobba idag.

Samtidigt hjälper det att identifiera och lösa de hinder som teammedlemmarna möter och hur de påverkar teamets gemensamma mål. 

3/ Statusuppdateringsmöten

Statusuppdateringsmöten fokuserar på att ge uppdateringar från teammedlemmar om framstegen i deras projekt och uppgifter. De kan hända oftare än månadsmöten, till exempel varje vecka. 

Syftet med statusuppdateringsmöten är givetvis att ge en transparent bild av varje projekts framsteg och att identifiera eventuella utmaningar som kan påverka projektets framgång. Dessa möten kommer inte att fastna i frågor som diskussion eller problemlösning.

För ett möte i större skala kan statusuppdateringsmötet också kallas "Rådhusmöte', Ett rådhusmöte är helt enkelt ett planerat företagsövergripande möte där fokus ligger på att ledningen besvarar frågor från anställda. Därför innebar detta möte en Q&A-session, vilket gjorde det mer öppet och mindre formellt än någon annan typ av möte!

4/ Problemlösningsmöten

Det här är möten som kretsar kring att identifiera och lösa de utmaningar, kriser eller problem en organisation står inför. De är ofta oväntade och behöver ta med individer från olika avdelningar eller team för att samarbeta och hitta lösningar på specifika problem.

Vid detta möte kommer deltagarna att dela med sig av sina åsikter, gemensamt identifiera grundorsakerna till problem och erbjuda potentiella lösningar. För att detta möte ska bli effektivt bör de uppmuntras att diskutera öppet och ärligt, undvika skuld och fokusera på att hitta svar.

5/ Beslutsmöten

Dessa möten har som mål att fatta viktiga beslut som påverkar inriktningen av projektet, teamet eller hela organisationen. Deltagarna är vanligtvis personer med nödvändig beslutsbefogenhet och sakkunskap.

Detta möte kommer att behöva förses med all relevant information i förväg och behöver intressenter. Sedan, för att säkerställa att de beslut som fattas under mötet genomförs, fastställs uppföljningsåtgärderna med en färdigställandetid. 

6/ Brainstorming Möten

Brainstorming-möten fokuserar på att generera nya och innovativa idéer för ditt företag. 

Den bästa delen av en brainstormingsession är hur den främjar lagarbete och uppfinningar samtidigt som den bygger på gruppens kollektiva intelligens och fantasi. Alla får uttrycka sina åsikter, dra från varandras idéer och komma med originella och banbrytande lösningar.

7/ Strategiska ledningsmöten

Strategiska ledningsmöten är möten på hög nivå som fokuserar på att granska, analysera och fatta beslut angående en organisations långsiktiga mål, inriktning och prestation. Ledande befattningshavare och ledningsgruppen deltar i dessa möten, som hålls kvartalsvis eller årligen.

Under dessa möten granskas och utvärderas organisationen samt konkurrenskraft eller identifiera nya möjligheter till tillväxt och förbättring.

8/ Projekt Kickoff Meetings

A projektets kickoff-möte är ett möte som markerar den officiella starten för ett nytt projekt. Den samlar nyckelpersoner från projektgruppen, inklusive projektledare, teammedlemmar och intressenter från andra avdelningar, för att diskutera mål, mål, tidslinjer och budgetar.

Det ger också en möjlighet för projektledaren att etablera tydliga kommunikationskanaler, sätta förväntningar och säkerställa att teammedlemmarna förstår sina roller och ansvar.

Det här är några av de vanligaste mötestyperna i näringslivet, och formatet och strukturen kan ändras beroende på organisationens storlek och typ.

9/ Introduktionsmöten

An introduktionsmöte är första gången teammedlemmar och deras ledare träffar varandra officiellt för att avgöra om de inblandade individerna vill bygga upp en arbetsrelation och engagera sig i teamet i framtiden.

Detta möte syftar till att ge teammedlemmarna tid att hålla ihop för att lära känna varje deltagares bakgrund, intressen och mål. Beroende på dina och ditt teams preferenser kan du sätta upp introduktionsmöten formella eller informella, beroende på olika sammanhang.

10/ Rådhusmöten

Detta koncept härrörde från lokala möten i New England där politikerna träffade väljare för att diskutera frågor och lagstiftning.

Idag a rådhusmöte är ett planerat företagsövergripande möte där ledningen svarar på frågor direkt från anställda. Det möjliggör öppen kommunikation och transparens mellan ledarskap och personal. Anställda kan ställa frågor och få omedelbar feedback.

Svar alla de viktiga frågorna

Missa inte ett slag med AhaSlides gratis Q&A-verktyg. Var organiserad, transparent och en bra ledare.

Hur man genomför möten i företag

I syfte att ha ett bra möte, för det första måste du skicka en mötesinbjudan via e-post.

Att genomföra effektiva möten i affärer kräver noggrann planering och förberedelser för att säkerställa att mötet blir produktivt och uppnår de avsedda målen. Följande råd kan hjälpa dig att genomföra produktiva affärsmöten:

1/ Definiera syftet och målen

Att definiera syftet och målen för ett affärsmöte är avgörande för att säkerställa att mötet är produktivt och ger det avsedda resultatet. De måste säkerställa följande:

• Syftet. Se till att mötet har ett syfte att diskutera specifika ämnen, fatta beslut eller ge uppdateringar. Du måste definiera varför mötet är nödvändigt och det förväntade resultatet.
• Mål. Målen för ett affärsmöte är specifika, mätbara resultat som du vill uppnå i slutet av mötet. De bör anpassas till det övergripande syftet med mötet med tidslinjen, KPI, etc.

Till exempel bör ett möte för att diskutera en ny produktlansering ha mål som ligger i linje med det övergripande målet att öka försäljningen eller förbättra marknadsandelar.

2/ Förbered en mötesdagordning

A mötesagenda fungerar som en färdplan för mötet och hjälper till att hålla diskussionen fokuserad och på rätt spår.

Genom att förbereda en effektiv agenda kan du därför säkerställa att affärsmöten är produktiva och fokuserade och att alla är medvetna om vad de ska diskutera, vad som kan förväntas och vad som behöver uppnås. 

3/ Bjud in rätt deltagare

Fundera på vem som ska delta i mötet utifrån sin roll och de ämnen som ska diskuteras. Bjud in endast de som behöver vara närvarande för att säkerställa att mötet går smidigt. Några faktorer att överväga för att hjälpa till att välja rätt deltagare inkluderar lämplighet, kompetensnivå och auktoritet.

4/ Tilldela tid effektivt

Se till att du avsätter tillräckligt med tid för varje ämne i din agenda, med hänsyn till vikten och komplexiteten i varje fråga. Detta kommer att hjälpa till att säkerställa att alla ämnen får full uppmärksamhet och att mötet inte går på övertid.

Du bör också hålla dig till schemat så mycket som möjligt, men också vara flexibel nog att göra ändringar vid behov. Du kan också överväga att ta korta pauser för att hjälpa deltagarna att ladda om och fokusera. Detta kan behålla mötets energi och intresse.

5/ Gör mötena mer interaktiva och engagerande

Gör affärsmöten mer interaktiva och engagerande genom att uppmuntra alla deltagare att säga ifrån och dela sina tankar och idéer. Samt att använda interaktiva aktiviteter, som t.ex levande omröstningar or brainstorming sessioner och spinnerhjul hjälper till att hålla deltagarna engagerade och fokuserade på diskussionen.

Eller använd AhaSlides färdigt mallbibliotek att säga adjö till tråkiga möten och glaserade ögon.

Kolla in: 20+ Online Fun Icebreaker spel för bättre engagemang, eller 14 inspirerande Spel för virtuella möten, med de bästa 6 möteshackar du kan hitta 2024!

6/ Mötesprotokoll

Med mötesprotokoll under ett affärsmöte är en viktig uppgift som hjälper till att dokumentera de viktigaste diskussionerna och besluten som fattas under mötet. Det hjälper också till att förbättra transparensen och säkerställer att alla är på samma sida innan de går till nästa möte.

7/ Följ upp åtgärder

Genom att följa upp åtgärdspunkter kan du se till att de beslut som fattas under mötet omsätts och att alla är tydliga med sitt ansvar.

Och samla ALLTID feedback från deltagarna för att göra kommande affärsmöten ännu bättre – du kan dela feedbacken efter avslutad, via e-post eller presentationsbilder. Det gör möten inte tråkiga och alla har roligt💪

Key Takeaways 

Förhoppningsvis, med denna artikel av AhaSlides, kan du skilja på typerna av möten i verksamheten och deras syften. Även genom att följa dessa steg och bästa praxis kan du hjälpa till att säkerställa att dina affärsmöten är effektiva, fokuserade och ger önskade resultat.

Att genomföra affärsmöten effektivt kan bidra till att förbättra kommunikationen, samarbetet och framgången inom en organisation och är en nyckelkomponent i framgångsrik företagsledning.

Vanliga frågor