Föreställ dig detta: du har ägnat timmar åt att bygga din presentation. Bilderna ser fantastiska ut. Innehållet är gediget. Men i samma ögonblick som du kliver fram i rummet blir dina tankar tomma. Du hoppar över en punkt på bild tre. Du tappar tankegången på bild sju. Du är klar och kommer omedelbart ihåg de tre sakerna du glömde att säga.
Talaranteckningar åtgärdar det. Inte genom att förvandla dig till någon som läser från ett manus, utan genom att ge dig ett lugnt skyddsnät som håller dig på rätt spår utan att din publik någonsin vet att det finns där.
De flesta presentatörer använder dem antingen inte alls, eller använder dem fel. Den här guiden täcker både hur man snabbt lägger till anteckningar i PowerPoint och hur man använder dem på ett sätt som faktiskt förbättrar sin presentation.
Varför talaranteckningar är värda din tid
Den uppenbara fördelen är självförtroende. När dina samtalsämnen, övergångar och viktiga statistik finns precis under din bild, lägger du mindre mental energi på att försöka komma ihåg vad som kommer härnäst och mer på att faktiskt få kontakt med din publik.
Men anteckningar gör mer än att lugna nerverna. De håller dina bilder rena. Allt som annars skulle hamna som en tredje punkt eller en vägg av text på skärmen kan istället finnas i dina anteckningar, där bara du kan se det. Din publik får bilderna. Du får detaljerna.
De gör också din presentation mer upprepad. Om du håller samma session för flera grupper innebär detaljerade anteckningar att du täcker samma ämne varje gång, utan att behöva tänka om från grunden inför varje presentation.
Och när din presentation är klar blir dina anteckningar ett färdigt referensdokument. Skriv ut dem, dela dem eller använd dem som grund för ett uppföljande e-postmeddelande. Förberedelserna du lagt ner behöver inte försvinna i samma ögonblick som du stänger din bärbara dator.
Så här lägger du till anteckningar i PowerPoint: steg för steg
Det finns tre sätt att lägga till talaranteckningar i PowerPoint. Alla fungerar. Skillnaden ligger i när och varför du använder vart och ett av dem.
Metod 1: Använda anteckningsfönstret i normalvyn
Bäst för snabba redigeringar och daglig användning.
Detta är det snabbaste sättet och det som de flesta använder dagligen. Om din presentation redan är öppen är det ungefär 10 sekunder kvar tills du har lagt till din första anteckning.
Öppna din presentation och se till att du är i normalvyn. Du hittar den under fliken Visa högst upp på skärmen. Normalvyn är vanligtvis standardinställningen, så det finns en god chans att du redan är där.
Titta längst ner på skärmen, precis under din bild. Du ser ett avsnitt som säger "Klicka för att lägga till anteckningar". Det är din anteckningsruta. Klicka på den och börja skriva.
Du kan formatera dina anteckningar precis som all annan text: fetstil, kursiv stil, punktlistor. Håll det enkelt dock. Anteckningar är bara för dina ögon, och ju tydligare de är, desto snabbare kan du skanna dem mitt i presentationen.
Ett praktiskt tips: anteckningsfönstret visas som standard som en ganska liten remsa längst ner på skärmen. Om du lägger till mer än en eller två rader, dra avdelaren uppåt för att ge dig själv mer utrymme. Det gör hela processen enklare.
När du är klar med en bild klickar du på nästa miniatyrbild i den vänstra panelen och upprepar. Det är allt.
Metod 2: Använda sidvyn Anteckningar
Bäst för detaljerade, långa anteckningar eller för att förbereda någon annan för en presentation.
Om metod 1 känns trång är detta alternativet. Sidvyn Anteckningar ger dig en hel sida för varje bild: själva bilden överst och ett stort öppet utrymme nedanför för dina anteckningar.
Gå till fliken Visa och välj "Anteckningssida". Du ser exakt vad som skrivs ut om du någonsin behöver distribuera dina anteckningar efter sessionen. Klicka i anteckningsområdet och skriv så mycket du behöver.
Den här vyn fungerar bra när du skriver detaljerade manus, lägger till längre sammanhang eller förbereder anteckningar som någon annan kan använda för att presentera. Det är långsammare att navigera mellan bilder, så den passar bättre för en dedikerad anteckningssession än för snabba redigeringar i farten.
Metod 3: Använda dispositionsvyn för massanteckningar
Bäst för tidig planering när dina bilder inte är färdiga än.
Den här handlar mindre om att lägga till anteckningar och mer om att bygga din presentation och dina anteckningar samtidigt. Om du fortfarande är i planeringsstadiet är det värt att känna till.
Gå till fliken Visa och välj "Dispositionsvy". Du ser ditt bildinnehåll organiserat som ett kontinuerligt textdokument. Detta är användbart för att få strukturen rätt innan du bestämmer dig för enskilda bilder. Du kan utarbeta dina diskussionspunkter här tillsammans med ditt bildinnehåll och sedan bestämma senare vad som blir en bild och vad som stannar i anteckningarna.
Det är inte det vanligaste tillvägagångssättet, men för personer som tänker bättre i text än i bilder kan det få hela byggprocessen att kännas mer naturlig.
Använda presentationsvyn för att visa anteckningar under din presentation
Att lägga till anteckningar är bara hälften. Den andra hälften är att kunna se dem medan du presenterar, utan att din publik ser dem också. Det är vad presentatörsvyn gör.
När du är ansluten till en andra skärm eller projektor startar du bildspelet från fliken Bildspel. När det körs letar du efter alternativet Presentatörsvy i kontrollerna längst ner på skärmen. Klicka på det.
Din skärm visar nu fyra saker: din aktuella bild, dina talaranteckningar, en förhandsvisning av nästa bild och en timer. Din publik ser bara bilderna på huvudskärmen.
Det här är den uppställningen som gör talaranteckningar verkligt kraftfulla. Du kan titta ner på dina anteckningar, se vad som kommer härnäst och hålla koll på din timing, allt utan att avbryta ditt flöde eller visa dina förberedelser för rummet.
En sak att kontrollera i förväg: Presentatörsvyn kräver att PowerPoint känner igen två separata skärmar. Om den inte aktiveras, se till att din andra skärm eller projektor är korrekt ansluten och identifierad i dina skärminställningar. På Mac öppnar du den via Bildspel-menyn istället för fliken.
Skriva ut PowerPoint-anteckningar
Om du vill distribuera dina anteckningar efter en session, eller bara ha en fysisk kopia för referens, är utskriften enkel.
Gå till Arkiv och sedan Skriv ut. I utskriftslayoutalternativen letar du efter "Anteckningssidor". Detta skriver ut varje bild med motsvarande anteckningar under, en bild per sida. Du kan skriva ut alla bilder eller välja specifika bilder beroende på vad du behöver.
Det är en enkel sak, men utskrivna anteckningar är förvånansvärt bra att lämna hemma efter utbildningar eller workshops. De flesta tänker inte på att göra det. De som gör det tenderar att bli tillfrågade om sina presentationer mycket oftare.
Hur man skriver talaranteckningar som faktiskt hjälper dig
Att lägga till anteckningar är den enkla delen. Att skriva anteckningar som verkligen förbättrar din presentation kräver lite mer eftertanke. Här är vad som skiljer användbara anteckningar från sådana du ignorerar i det ögonblick du står framför ett rum.
Skriv hur du pratar, inte hur du skriver
Anteckningar är inte ett manus. De är en uppmaning. Om du skriver i formella, fullständiga meningar kommer du antingen att läsa dem ord för ord och låta robotiskt, eller så kommer du att tycka att de är för långsamma att skanna och sluta använda dem helt och hållet.
Skriv på det sätt du skulle förklara något för en kollega. Sammandragningar, fragment, vardagliga formuleringar. "Tre anledningar till att detta är viktigt" är mer användbart mitt i en presentation än "Det finns tre huvudsakliga anledningar till att detta är viktigt". Målet är en snabb blick, inte en noggrann läsning.
Håll dem tillräckligt korta för att skanna
Om dina anteckningar är tre stycken långa per bild är de inte längre anteckningar. De är ett manus du inte har erkänt att du har skrivit.
En eller två korta punkter per bild räcker oftast. Om du märker att du skriver mer, fråga dig själv om de extra detaljerna hör hemma i dina anteckningar eller om det signalerar att bilden försöker göra för mycket.
Lägg till dina övergångar
Det här är något de flesta glömmer. Det räcker inte att veta vad man säger på varje bild. Man måste veta hur man tar sig från den ena till den andra.
En enkel rad längst ner i varje bilds anteckningar gör jobbet: "Brygga till databilden" eller "Fråga rummet om deras erfarenhet här innan du går vidare." Övergångar är där presentatörerna tappar tråden, och en påminnelse på en rad är allt som krävs för att hålla kontakten.
Observera din tidpunkt
Lägg till ungefärliga tidsangivelser till bilder där tempot är viktigt: "Två minuter här" eller "Avsätt fem minuter för frågor i slutet." Du behöver inte ta tiden på varje bild, men att veta var du ska vara halvvägs förhindrar den lilla paniken av att inse att du är för sent ute med tio bilder kvar.
Flagga dina nummer
Om du citerar en statistik, en procentandel eller en specifik siffra, skriv det i dina anteckningar. Inte för att du inte kan komma ihåg den, utan för att felcitering av en siffra inför en publik är den typen av saker som i tysthet undergräver din trovärdighet. En snabb blick för att bekräfta är alltid värt det.
Säg till dig själv var du ska leta
För bilder med komplexa visuella element, diagram eller flera datapunkter är en kort anvisning lämplig: "Börja med den vänstra kolumnen" eller "Spiken i Q3 är den viktigaste punkten". Det hindrar dig från att gå vilse på din egen bild medan en publik tittar på.
Tar det ett steg längre med interaktiva presentationer
Talaranteckningar gör dig till en mer självsäker och organiserad presentatör. Men förberedelser kommer bara ett tag framåt. Den andra halvan av en bra presentation är vad som händer mellan dig och din publik medan ni faktiskt är i rummet.
Det är där verktyg som AhaSlides kommer in i bildenMedan dina anteckningar håller dig på rätt spår bakom kulisserna, lägger AhaSlides till live-omröstningar, frågesporter, ordmoln och frågor och svar direkt i ditt presentationsflöde. Din publik deltar i realtid från sina telefoner, resultaten visas direkt på skärmen och energin i rummet skiftar från passiv till aktiv.
De två fungerar bra tillsammans. Dina anteckningar hanterar din presentation. AhaSlides hanterar din publik. Ingen av dem ersätter den andra, och att få båda rätt är det som skiljer en presentation som folk sitter igenom från en de faktiskt kommer ihåg.
Sammanfattning: bemästra din presentation med talaranteckningar
Bra presentationer sker inte av en slump. De sker för att någon noga tänkte igenom vad de behövde säga, hur de behövde säga det och vad publiken behövde få ut av det.
Det är i talaranteckningarna som det tänkandet finns. Börja använda dem på rätt sätt så kommer du att märka skillnaden nästan omedelbart: smidigare framförande, färre stunder av fokusförlust, mer självförtroende i rummet.
Välj en teknik från avsnittet om bästa praxis och tillämpa den i din nästa presentation. Se vad som förändras. Bygg sedan vidare därifrån.
