De flesta presentationsproblem är synliga när du står framför ett rum. Övergångarna som inte hänger ihop. Avsnittet som blir för långt och tvingar dig att klippa av något viktigt i slutet. Ögonblicket då du tappar tråden och måste bestämma dig för om du ska backa eller gå vidare och hoppas att ingen märker det.
Allt detta åtgärdas innan en enda bild finns. Det åtgärdas i dispositionen.
En disposition är inte ett byråkratiskt steg mellan att ha en idé och att bygga bilder. Det är där du fattar besluten som avgör om din presentation håller ihop: vad som ska inkluderas, vad som ska klippas bort, hur du ska ordna dina argument och var din publik behöver en stund för att absorbera något innan du går vidare. Femton minuter som spenderas här sparar timmar av omarbetning av bilder senare och förhindrar de flesta problem som gör att presentationer faller isär under presentationen.
Varför dispositioner minskar stressen vid presentationer
Den oro de flesta presentatörer känner innan de går vidare kommer från osäkerhet. Tar jag upp rätt saker? Kommer tiden att ta slut? Kopplar dessa idéer samman? En disposition besvarar alla tre innan du har öppnat en bildsamling.
När du har bestämt vilket innehåll som är viktigt innan du börjar bygga, fattar du inte dessa beslut under press medan klockan går. När du har fördelat tid över olika avsnitt vet du om ditt material passar in. När du har skrivit ditt övergångar explicit snarare än att lämna dem åt slumpen, har du en tråd att följa när nervositeten gör att nästa steg känns mindre uppenbart än det gjorde i ditt huvud.
Dispositionen är där förberedelse blir till självförtroende. Inte självförtroendet hos någon som har memorerat allt, utan självförtroendet hos någon som vet vart de är på väg och redan har listat ut hur de ska nå dit.
De sju viktiga elementen i en presentationsdisposition
En disposition behöver inte vara omfattande. Den måste täcka de beslut som annars skulle fattas av misstag under bilddesignen eller, ännu värre, under presentationen. Det här är elementen som är värda att inkludera i varje disposition oavsett presentationens längd eller typ.
1. Ditt kärnbudskap
Innan något annat, skriv en mening som fångar vad du vill att din publik ska komma ihåg när de har glömt allt annat. Inte ditt ämne. Ditt budskap. "Distansarbete ökar individuell produktivitet men minskar samarbete" är ett budskap. "Distansarbete" är ett ämne. Allt annat i din disposition finns för att sätta upp, stödja eller få fram den där meningen.
2. Din öppning
Lägg märke till hur du ska fånga rummets uppmärksamhet under de första trettio sekunderna. Ett specifikt scenario, en kontraintuitiv observation, en fråga värd att sitta med. Skriv ner det istället för att lämna det som "börja starkt". Inledningen är det enda avsnittet där vaghet i dispositionen leder till vaghet i framförandet.
3. Dina huvudpunkter
Tre till fem är rätt intervall för de flesta presentationer. Varje huvudpunkt bör vara tillräckligt tydlig för att stå ensam som ett påstående och tillräckligt sammanhängande för att bygga mot ditt kärnbudskap. Om du har fler än fem täcker du ett ämne snarare än att utveckla ett argument. Klipp tills det som återstår är det som verkligen spelar roll.
Under varje huvudpunkt, notera bevisen, exemplen eller förklaringarna som stöder den. Detta är din försäkring mot det ögonblick mitt i presentationen då dina tankar blir tomma och du behöver något specifikt att säga.
4. Dina övergångar
Skriv ner dem explicit. "Nu när vi har gått igenom X, låt oss titta på hur Y förändrar det" är en övergång. "Gå vidare" är inte det. Övergångar är där presentationer tappar tråden, och det är också där presentatörer oftast improviserar när de borde ha förberett sig. En övergång på en rad i din disposition är allt som krävs för att förhindra båda.
5. Interaktionsögonblick med publiken
Om du presenterar live, markera var du ska pausa för frågor, omröstningar eller diskussioner. Dessa ögonblick behöver byggas in medvetet snarare än sättas in reaktivt när du känner att uppmärksamheten avtar. En välplacerad interaktion förstärker innehållet snarare än avbryter det.
6. Din slutsats och uppmaning till handling
Notera hur du avslutar och vad du ber din publik att göra. Inte en sammanfattning av allt du har gått igenom. En tydlig upprepning av ditt kärnbudskap och ett specifikt nästa steg. Skriv ner hela den avslutande raden snarare än att lämna den som en "avslutning". Presentatörer som improviserar sin avslutning tappar vanligtvis fart. De som skrev den landar.
7. Visuella och multimediala ledtrådar
Markera var bilder, bilder eller videor visas i din disposition. Detta förhindrar att du utformar bilder som inte kopplar till ditt argument och hjälper dig att se tidigt om din visuella plan tjänar din berättelse eller bara fyller utrymme.
Hur en presentationsdisposition egentligen ser ut
Här är en komplett disposition för en 20-minuters säljpresentation. Den tog ungefär femton minuter att skriva. Lägg märke till vad den innehåller och vad den inte har: tillräckligt med struktur för att vägleda presentationen, inte så mycket att det blir ett manus.
Hur företagsprogramvara minskar driftskostnaderna
Kärnbudskap: Modern programvara betalar sig själv genom effektivitetsvinster inom det första året.
Öppning (2 minuter)Börja med kostnaden för manuella processer: ett genomsnittligt företag förlorar betydande tid per anställd och dag på uppgifter som programvara hanterar automatiskt. Förklara inte lösningen än. Få bara problemet att kännas verkligt.
Huvudpunkt 1: Problemet i praktiken (4 minuter)Vad manuella processer faktiskt kostar, i tid och pengar. Ett specifikt exempel på en uppgift som tar mycket längre tid än den borde. Övergång: "Problemet är tydligt. Så här ser det faktiskt ut att lösa det."
Huvudpunkt 2: Hur programvaran fungerar (6 minuter)Två konkreta exempel: fakturahantering före och efter automatisering, och vad som händer när verktyg kommunicerar med varandra istället för att arbeta i silos. Se en live-demo här. Undersökning: "Hur många timmar i veckan förlorar ditt team på grund av manuella processer?" Övergång: "Lägg märke till hur mycket snabbare det var. Här är vad den hastigheten betyder för ditt slutresultat."
Huvudpunkt 3: Investeringen och avkastningen (4 minuter)Typisk återbetalningsperiod. Kostnadsfördelning över programvara, utbildning och implementering. Hur andra året ser ut när effektivitetsvinsterna har ökat. Övergång: "Låt mig ta det här tillbaka till där vi började."
Slutsats och uppmaning till handling (2 minuter)Upprepa kärnbudskapet på ett annat språk. Enskild fråga: schemalägg ett 15-minuters introduktionssamtal. Öppet för frågor.
Dispositionen täcker allt som är viktigt och inget som inte är det. Övergångarna är utskrivna snarare än lämnade åt slumpen. Det interaktiva ögonblicket är inbyggt snarare än infogat reaktivt. Uppmaningen till handling är specifik snarare än vag.
Hur du bygger din disposition
Börja med ditt kärnbudskap och skriv det som en enda mening innan du gör något annat. Om du inte kan skriva det i en mening har du inte en tillräckligt tydlig uppfattning om vad du argumenterar för ännu. Det är bra att veta innan du har byggt trettio bilder kring det.
Identifiera sedan dina tre till fem huvudpunkter. Redigera inte i det här skedet. Skriv ner allt som känns relevant och klipp ut det efteråt. Det är lättare att ta bort en punkt än att inse mitt i arbetet att du missar en.
Under varje huvudpoäng, lägg till bevis eller exempel som konkretiserar den. Ett påstående utan stöd är bara ett påstående. Det är också här du hittar huvudpoäng som inte har tillräckligt med substans för att motivera den tid de skulle ta.
Skriv dina övergångar härnäst. Gå från punkt till punkt och skriv den mening som kopplar samman dem. Om du inte kan skriva den meningen hänger punkterna förmodligen inte ihop och din disposition säger dig något viktigt innan din publik behöver göra det.
Markera dina interaktionsögonblick om du presenterar live. Var förstärker snarare än avbryter en fråga, enkät eller diskussion innehållet? Bygg in dessa nu istället för att improvisera över dem när du känner att uppmärksamheten avtar.
Skriv din inledning och avslutning sist, men behandla dem som de viktigaste delarna. Din inledning måste fånga uppmärksamheten under de första trettio sekunderna. Din avslutning måste lämna publiken med en tydlig sak att göra. Båda bör skrivas ut i sin helhet snarare än skissas som avsikter.
Gör allt detta innan du öppnar en bildsamling. Dispositionen är snabbare att skapa och lättare att ändra än bilder. När den är heldragen formar sig bilderna nästan själva.
Anpassning till olika presentationstyper
Elementen ovan gäller för varje presentation. Det som förändras mellan olika typer är betoningen och sekvensen.
En linjär presentation, en som går igenom en process eller sekvens steg för steg, följer konturerna i den ordning som händelserna eller stegen inträffar. Övergångarna kopplar samman steg snarare än argument. Slutsatsen visar vart sekvensen leder.
En problemlösningspresentation tar upp problemet i förväg. Både inledningen och den första huvudpoängen utvecklar problemet innan lösningen dyker upp. Publiken behöver känna problemets tyngd innan de är redo att höra svaret.
En narrativ presentation bygger upp dispositionen kring berättelsens struktur snarare än argumentstruktur. Huvudpunkterna följer bågen: uppbyggnad, komplikation, lösning. Kärnbudskapet framträder ur berättelsen snarare än att anges i början.
En datapresentation besvarar en fråga. Dispositionen börjar med frågan, går igenom de data som besvarar den och avslutas med vad man ska göra med insikten. Varje huvudpunkt bygger antingen upp mot svaret eller förklarar vad det betyder.
I varje fall gör dispositionen samma jobb: den fattar de strukturella besluten före leverans så att du inte fattar dem under press inför en publik.
Tar det vidare med AhaSlides
En disposition visar var dina ögonblick med publikinteraktion hör hemma. Vad du lägger in i dessa ögonblick är ett separat beslut.
Interaktiva element fungerar bäst när de byggs in i strukturen från början snarare än att läggas till som eftertanke när bilderna är klara. En omröstning som placeras just då din publik behöver koppla problemet till sin egen erfarenhet hamnar annorlunda än samma omröstning som placeras på grund av att energin höll på att ta slut. Ett ordmoln som lyfter fram vad din publik redan tycker om ett ämne innan du presenterar ditt perspektiv ger dig verklig information att arbeta med. En anonym frågestund inbyggd i en naturlig övergångspunkt fångar upp förvirring innan den förvärras snarare än att samla in den i slutet när det inte finns tid att ta itu med den.
AhaSlides gör det enkelt att placera dessa ögonblick. Omröstningar, frågesporter, ordmoln och frågestunder placeras i ditt presentationsflöde snarare än bredvid det, så när du markerar ett interaktionsmoment i din disposition markerar du något du faktiskt kan bygga snarare än något du kommer att improvisera. Dispositionen är där du bestämmer att interaktionen hör hemma. AhaSlides är hur du får det att fungera.
Inslagning upp
Dispositionen är den minst synliga delen av en presentation och en av de mest betydelsefulla. Din publik ser den aldrig. De upplever resultatet av den: en presentation som håller ihop, övergångar som knyter an, en slutsats som landar snarare än att avta.
De flesta presentatörer hoppar över det eller behandlar det som en formalitet. De som tar det på allvar tenderar att presentera med en självsäkerhet som ser ut som naturlig förmåga men i själva verket är förberedelse.
Lägg tid på din disposition innan du lägger tid på dina bilder. Investeringen är mindre och avkastningen är högre än nästan allt annat du kan göra i förberedelsefasen.
