Hur man är värd för det mest engagerande rådhusmötet 2024 | Bästa tips + guide

Visste du att en stor del av anledningen till att Bill Clinton vann sin presidentkampanj 1992 var hans framgång rådhus möten?

Han övade på att leverera dessa möten oavbrutet och använde sin personal som låtsas-tittare och dubbelspel för sina motståndare. Så småningom blev han så bekväm med formatet att han blev ganska känd för det, och hans framgång med att besvara frågor framgångsrikt ledde honom hela vägen till Oval Office.

Nu säger vi inte att du kommer att vinna något presidentval med ett rådhusmöte, men du kommer att vinna dina anställdas hjärtan. Den här typen av möten hjälper till att hålla hela företaget uppdaterat genom att ta upp specifika frågor från ditt team i en live Q&A.

Här är din ultimata guide till ett rådhusmöte 2024.

• Vad är ett rådhusmöte?
• En kort historia om rådhusmöten
• 5 fördelar med ett rådhus
• 3 exempel på stora rådhusmöten
• 11 tips för ditt rådhus

Vad är ett rådhusmöte?

Så, vad händer på rådhusmöten för företag? Ett rådhusmöte är helt enkelt ett planerat företagsövergripande möte där fokus ligger på ledningen svarar på frågor från anställda.

På grund av det centrerar ett rådhus till stor del runt området Q & A-session, vilket gör det till en mer öppen, mindre formelisk version av en möte med alla händer.

Fler arbetstips om

• Möten i Business
• 6 möteshackar
• Alla händer möte

En kort historia om rådhusmöten

Det första rådhusmötet hölls 1633 i Dorchester, Massachusetts, strikt för att lösa stadsbornas problem. Med tanke på dess framgång spreds praktiken snabbt över hela New England och blev grunden för amerikansk demokrati.

Sedan dess har traditionella rådhusmöten blivit populära i många demokratier som ett sätt för politiker att träffa väljare och diskutera lagstiftning eller förordningar. Och sedan dess, trots namnet, har de flyttat långt från vilket rådhus som helst till mötesrum, skolor, digitala plattformar och vidare.

Rådhusmöten har också spelat en nyckelroll i presidentkampanjer. Jimmy Carter var känd för att hålla "meet the people"-turer i små städer med stark lokal förvaltning. Bill Clinton höll tv-sända rådhusmöten för att svara på frågor och Obama höll också några onlinerådhus från 2011.

5 Fördelar med rådhusmöten

1. Hur öppet som helst: Eftersom själen i ett affärsmöte är frågestunden, kan deltagarna ställa frågor de vill och få omedelbar feedback från ledarna. Det bevisar att ledare inte bara är ansiktslösa beslutsfattare, utan mänskliga och medkännande.
2. Allt är från första hand: Stoppa ryktesbruket på kontoret genom att tillhandahålla förstahandsinformation från ledningen. Att vara så transparent som möjligt är det bästa sättet att säkerställa att ingen hör någon falsk information från någon annanstans.
3. Medarbetarnas engagemang: En 2018 studie fann att 70 % av amerikanska anställda inte var helt engagerade på jobbet, inklusive 19 % som var aktivt avbrutna. De främsta skälen som nämns är ledningens misstroende, dåliga relationer med den direkta chefen och en brist på stolthet över att arbeta för företaget. Rådhusmöten gör att oengagerad personal känner sig aktiv och betydelsefull i hur företaget fungerar, vilket gör underverk för deras motivation.
4. Stärkande av relationer: Ett rådhusmöte är en chans för alla att samlas och komma ikapp, inte bara när det gäller jobbet, utan även privatlivet. Olika avdelningar blir också mer bekanta med varandras arbete och roller och kan potentiellt nå ut för samarbete.
5. Värdestärkande: Understryka din organisations värderingar och kulturer. Sätt upp gemensamma mål och återställ vad dessa mål faktiskt försöker uppnå.

3 exempel på stora rådhusmöten

Förutom politiska möten har rådhusmöten hittat sin väg över alla organisationer inom olika sektorer.

1. At Victor Central School District i New York hålls för närvarande rådhusmöten online för att diskutera utbyggnaden av strategisk planering och den kommande budgeten. De tre pelarna kultur, lärande & undervisning samt elevstöd & möjligheter diskuteras.
2. At Home Depot, träffar en grupp medarbetare en ledningsmedlem och diskuterar saker som går bra i butiken och saker som behöver förbättras. Det är en chans att vara ärlig om frågor som händer i butiken som ledningen kanske inte märker.
3. At Vietnam Technique Development Co., ett vietnamesiskt företag där jag personligen har arbetat, hålls stadshusmöten kvartalsvis och årligen för att diskutera intäkter och försäljningsmål samt fira helgdagar. Jag upptäckte att anställda är det mer grundad och fokuserad efter varje möte.

11 tips för ditt rådhusmöte

För det första behöver du några rådhusfrågor att ställa! Att spika ett rådhusmöte är ingen lätt uppgift. Det är svårt att hitta den rätta balansen mellan att ge information och svara på frågor, samtidigt som du försöker hålla ditt team så engagerat som möjligt.

Dessa 11 tips hjälper dig att hålla det bästa rådhusmötet som möjligt, oavsett om det är live eller online...

Allmänna rådhusmötestips

Tips #1 – Utveckla en agenda

Att få rätt agenda är superviktigt för tydligheten.

1. Börja alltid med ett kort välkomnande och isbrytare. Vi har några idéer för det här..
2. Har ett avsnitt där du nämner företagsuppdateringar till teamet och bekräfta specifika mål.
3. Lämna tid för frågor och svar. Mycket tid. Cirka 40 minuter på ett timslångt möte är bra.

Skicka dagordningen minst en dag innan mötet så att alla kan förbereda sig mentalt och anteckna frågor de vill ställa.

Tips #2 – Gör det interaktivt

En tråkig, statisk presentation kan stänga av ditt möte snabbt och lämna dig med ett hav av tomma ansikten när det kommer till Frågor och Svar-avsnittet. För att förhindra detta till varje pris kan du bädda in din presentation med flervalsundersökningar, ordmoln och till och med frågesporter med en gratis konto på AhaSlides!

Tips #3 – Använd teknik

Om du svämmar över av frågor, vilket du förmodligen kommer att bli, kommer du att dra nytta av ett onlineverktyg för att hålla allt organiserat. Många live Q&A-verktyg låter dig kategorisera frågor, markera dem som besvarade och fästa dem för senare, medan de låter ditt team rösta upp varandras frågor och fråga anonymt utan rädsla för att döma.

Svar alla de viktiga frågorna

Missa inte ett slag med AhaSlides' gratis Q&A-verktyg. Var organiserad, transparent och en bra ledare.

Tips #4 – Främja inkludering

Se till att informationen på ert stadshusmöte är relevant för alla deltagare i någon mån. De är inte där för att höra information som du kan diskutera privat med enskilda avdelningar.

Tips #5 – Skriv en uppföljning

Efter mötet skickar du ett mejl med en sammanfattning av alla frågor du svarade på, samt alla andra frågor som du inte hade tid att ta upp live.

Live Rådhusmötestips

• Tänk på dina sittplatser - U-form, styrelserum eller cirklad - vilket är det bästa arrangemanget för ditt rådhusmöte? Du kan kolla in för- och nackdelar med varje in den här artikeln.
• Ta med snacks: För att öka det aktiva engagemanget i mötet kan man även ta med sig icke-stökiga snacks och åldersanpassade drycker till mötet. Denna artighet är till hjälp, särskilt under långa möten, när människor kan bli uttorkade, hungriga och behöver en energikick för att känna sig helt engagerade.
• Testa tekniken: Om du använder teknik av någon beskrivning, testa den först. Ha helst en säkerhetskopia för varje mjukvara du använder också.

Virtuellt rådhusmöte tips

• Säkerställ en bra anslutning – Du vill inte att ditt tal ska avbrytas av en dålig nätverksanslutning. Det frustrerar dina intressenter och du tappar poäng när det kommer till professionalism.
• Välj en pålitlig samtalsplattform – Den här är en no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Ditt val. Se bara till att det är något som de flesta kan komma åt och ladda ner utan en premiumavgift.
• Spela in mötet - Vissa deltagare kanske inte kan närvara vid den schemalagda tiden, så att gå virtuellt är ett plus. Se till att spela in din skärm under mötet så att andra kan titta på den senare.

💡 Få fler tips på hur man är värd för de bästa frågor och svar online för din publik!

Vanliga frågor