Hata kampuni zenye nidhamu zaidi huko nje wakati mwingine zinaweza kuhisi miradi yao inapotea. Mara nyingi zaidi kuliko, shida ni moja ya maandalizi. Suluhisho? Muundo mzuri na maingiliano kamili mkutano wa kuanza kwa mradi!
Zaidi ya fahari na sherehe, mkutano uliotekelezwa vizuri wa kickoff unaweza kupata kitu kizuri kwa mguu wa kulia. Hapa kuna hatua 8 za kufanya mkutano wa kuanza kwa mradi ambao hujenga msisimko na kupata kila mtu kwenye ukurasa huo huo.
Wakati wa Kuanza!
Vidokezo vya Mkutano vya Kukumbuka
Lazima uwe na ajenda ya mkutano wa kuanza kabla. Kutuma barua pepe ya kuanza kwa mradi mapema ni muhimu sana! Kwa hivyo, hebu tuangalie sampuli chache za ajenda za mkutano wa kuanza!
Kipindi cha kuanza kinapaswa kuwa kifupi na kifupi, chenye michezo na shughuli nyingi, kwani huu ndio wakati AhaSlides inakuja kwa manufaa sana! Angalia vidokezo zaidi nasi kama hapa chini:
Anza mazungumzo.
Pata maoni muhimu kutoka kwa timu na wateja wako wakati wa mkutano wa kuanza kwa mradi. Tumia upigaji kura wa moja kwa moja, Maswali na Majibu na zana za kubadilishana mawazo na kiolezo hiki kisicholipishwa!
🚀 Tazama kiolezo
Mkutano wa Kuanza kwa Mradi ni nini?
Kama inavyosema kwenye bati, mkutano wa kuanza kwa mradi ni mkutano ambapo unaanza mradi wako.
Kawaida, mkutano wa kuanza kwa mradi ni mkutano wa kwanza kati ya mteja ambaye aliagiza mradi na kampuni ambayo italeta uhai. Pande zote mbili zitakaa pamoja na kujadili misingi ya mradi, madhumuni yake, malengo yake na jinsi gani itatoka kwenye wazo hadi kufikia mafanikio.
Kwa ujumla, kuna Aina za 2 kuhusu mikutano ya kuanza kufahamu:
- Kuanza kwa Mradi wa Nje - Timu ya maendeleo inakaa chini na mtu kutoka nje kampuni, kama mteja au mdau, na inajadili mpango wa mradi wa ushirikiano.
- PKM ya ndani - Timu kutoka ndani ya kampuni inakaa pamoja na kujadili mpango wa mradi mpya wa ndani.
Ingawa aina zote hizi zinaweza kuwa na matokeo tofauti, utaratibu ni sawa sawa. Kuna kimsingi hakuna sehemu ya kickoff ya mradi wa nje ambayo sio sehemu ya kickoff ya mradi wa ndani - tofauti pekee itakuwa ni nani unayeshikilia.
Kushiriki zaidi na mikusanyiko yako
Kwa nini Mikutano ya Mradi wa Mateke ni muhimu sana?
Madhumuni ya Mikutano ya Kickoff inapaswa kuwa kubwa na wazi! Inaweza kuonekana kuwa rahisi vya kutosha kuanzisha mradi kwa kukabidhi tu rundo la kazi kwa watu wanaofaa, haswa katika eneo la kazi la leo la bodi ya Kanban. Walakini, hii inaweza kusababisha timu kuendelea kupotea njia.
Kumbuka, kwa sababu tu uko kwenye bodi moja haimaanishi uko kwenye ukurasa huo.
Katika moyo wake, mkutano wa kuanza kwa mradi ni waaminifu na wazi Mazungumzo kati ya mteja na timu. Ni isiyozidi mfululizo wa matangazo kuhusu jinsi mradi huo utakavyofanya kazi, lakini a mazungumzo kuhusu mipango, matarajio na malengo yaliyofikiwa na mjadala usiodhibitiwa.
Hapa kuna faida zingine za kufanya mkutano wa kuanza kwa mradi:
- Inapata kila mtu tayari - "Nipe masaa sita kukata mti na nitatumia nne za kwanza kunoa shoka". Ikiwa Abraham Lincoln angekuwa hai leo, unaweza kuwa na uhakika angekuwa akitumia masaa 4 ya kwanza kati ya masaa 6 ya mradi katika mkutano wa kuanza kwa mradi. Hiyo ni kwa sababu mikutano hii ina zote hatua muhimu za kupata mradi wowote kwa mguu wa kulia.
- Inajumuisha wachezaji wote muhimu - Mikutano ya kickoff haiwezi kuanza isipokuwa kila mtu yupo: mameneja, viongozi wa timu, wateja na mtu mwingine yeyote aliye na jukumu katika mradi huo. Ni rahisi kupoteza wimbo wa nani anasimamia nini bila uwazi wa mkutano wa kickoff ili ujue yote.
- Ni wazi na shirikishi - Kama tulivyosema, mikutano ya kuanza kwa mradi ni mijadala. Walio bora wanajihusisha zote waliohudhuria na kuleta maoni bora kutoka kwa kila mtu.
Kushiriki zaidi na mikusanyiko yako
Hatua 8 za Mkutano wa Kickass Project kick
Kwa hivyo, ni nini haswa iliyojumuishwa katika ajenda ya mkutano wa kuanza kwa mradi? Tumeipunguza kwa hatua 8 hapa chini, lakini unapaswa kukumbuka kila wakati kuwa kuna hakuna orodha iliyowekwa ya mkutano wa aina hii.
Tumia hatua hizi 8 kama mwongozo, lakini usisahau kamwe kuwa ajenda ya mwisho iko wewe!
Hatua # 1 - Utangulizi na Vivunjaji barafu
Kwa kawaida, njia pekee ya kuanzisha mkutano wowote wa kuanza ni kwa kuwafanya washiriki kufahamiana. Haijalishi urefu au ukubwa wa mradi wako, wateja na washiriki wa timu wanahitaji kuwa na masharti ya jina la kwanza kabla ya kufanya kazi pamoja kwa ufanisi.
Ingawa utangulizi rahisi wa aina ya 'go-round-the-table' unatosha kuwafahamisha watu majina, chombo cha kuvunja barafu kinaweza kuongeza safu nyingine ya utu na kupunguza hisia mbele ya kuanza kwa mradi.
Jaribu hii: Spin Gurudumu 🎡
Weka mada rahisi ya utangulizi kwenye a gurudumu la spinner, kisha umwombe kila mshiriki wa timu aizungushe na kujibu mada yoyote ambayo gurudumu hutua. Maswali ya kupendeza yanahimizwa, lakini hakikisha kuihifadhi zaidi au chini ya kitaalamu!
Unataka zaidi kama hii? Got Tunayo Meli 10 za kuvunja barafu kwa mkutano wowote hapa hapa.
Hatua # 2 - Usuli wa Mradi
Huku taratibu na sherehe zikiwa nje ya njia, ni wakati wa kuanza kwa kuanzisha biashara ya baridi ya mawe. Ili kuzindua mkutano kwa mafanikio, unapaswa kuwa na ajenda wazi ya mkutano wa kuanza!
Kama hadithi zote kubwa zinavyofanya, ni bora kuanza mwanzoni. Eleza mawasiliano yote kati yako na wateja wako kupata kila mtu anayehusika katika mradi huo kikamilifu kuanza juu ya kile kilichotokea hadi sasa.
Hii inaweza kuwa viwambo vya barua pepe, maandishi, dakika kutoka kwa mikutano ya hapo awali au rasilimali zozote ambazo zinaongeza muktadha wowote kwa kampuni yako na mteja wako. Fanya iwe rahisi kwa kila mtu kuibua kwa kutengeneza ratiba ya nyakati.
Hatua # 3 - Mahitaji ya Mradi
Mbali na historia ya mawasiliano, utahitaji kupiga mbizi kirefu katika maelezo ya kwa nini mradi huu unaanza.
Hii ni hatua muhimu kwani inatoa muhtasari wazi wa vidokezo vya maumivu ambavyo mradi unatafuta kutatua, jambo ambalo timu na wateja wanapaswa kuweka mbele katika akili zao wakati wote.
Kinga 👊
Hatua kama hizi zimeiva kwa majadiliano. Uliza wateja wako na timu yako kuweka maoni yao kwa nini wanafikiria mradi huu umeota.
Ikiwezekana, unapaswa kujaribu kila wakati kupitisha sauti ya mteja katika sehemu hii. Shirikiana na mteja ili kupata mifano ya ulimwengu halisi ya watumiaji wanaotaja maeneo ya maumivu ambayo mradi wako unajaribu kurekebisha. Maoni yao yanapaswa kuunda jinsi timu yako inakaribia mradi.
Hatua # 4 - Malengo ya Mradi
Kwa hivyo umeangalia faili ya zamani ya mradi, sasa ni wakati wa kuangalia faili ya baadaye.
Kuwa na malengo ya moja kwa moja na ufafanuzi wazi wa mafanikio kwa mradi wako kutasaidia sana timu yako kuifanyia kazi. Sio hivyo tu, itaonyesha mteja wako kuwa una nia ya kweli juu ya kazi hiyo na una viwango vikuu vile vile kwa jinsi inavyokwenda.
Uliza waliohudhuria mkutano wako wa kickoff 'mafanikio yataonekanaje?' Je! Ni wateja zaidi? Maoni zaidi? Kiwango bora cha kuridhika kwa wateja?
Haijalishi lengo, linapaswa kuwa daima…
- Mafanikio - Msijinyooshe. Jua mipaka yako na upate lengo wewe kweli kuwa na nafasi ya kufanikiwa.
- Kupimika - Tangaza lengo lako na data. Lengo la nambari maalum na ufuatilie maendeleo yako kuelekea hiyo.
- Wakati umekamilika - Jipe tarehe ya mwisho. Fanya kila unachoweza kufikia malengo yako kabla ya tarehe ya mwisho.
Hatua # 5 - Taarifa ya Kazi
Kuweka 'nyama' katika 'mkutano wa kickoff', Taarifa ya Kazi (SoW) ni kupiga mbizi sana katika maelezo ya mradi huo na jinsi utafanyika. Ni malipo kuu kwenye ajenda ya mkutano wa kickoff na inapaswa kupokea umakini wako zaidi.
Angalia infographic hii juu ya nini ujumuishe katika taarifa yako ya kazi:
Kumbuka kuwa taarifa ya kazi sio mengi juu ya majadiliano kama ajenda zingine za mkutano wa kickoff. Huu kweli ni wakati wa mradi kuongoza kwa urahisi weka mpango wa utekelezaji kwa mradi ujao, kisha weka majadiliano kwa bidhaa inayofuata ya mkutano.
Kama mkutano wako wote wa kickoff, taarifa yako ya kazi ni tofauti kubwa. Maana ya taarifa yako ya kazi daima itategemea ugumu wa mradi, saizi ya timu, sehemu zinazohusika, n.k.
Unataka kujua zaidi? Angalia hii makala kamili juu ya kuunda taarifa ya kazi.
Hatua # 6 - Sehemu ya Maswali na Majibu
Wakati unaweza kuhisi kulazimishwa kuacha sehemu yako ya Maswali na Majibu hadi mwisho, tunapendekeza tuishikilie moja kwa moja baada ya taarifa yako ya kazi.
Sehemu kama hiyo yenye nyama hakika itatoa maswali kutoka kwa mteja wako na timu yako. Pamoja na sehemu kubwa ya mkutano kuwa safi kabisa katika akili za kila mtu, ni bora kupiga wakati chuma ni moto.
Kutumia programu ya uwasilishaji maingiliano kupangisha Maswali na Majibu yako kunaweza kusaidia kuweka kila kitu ukikaa vizuri, haswa ikiwa mkutano wako wa mkutano una idadi kubwa ya wahudhuriaji….
- Ni iliyoandaliwa - Maswali yanapangwa kwa umaarufu (kupitia kura za juu) au kwa wakati na inaweza kuweka alama kama 'imejibiwa' au kubandikwa juu.
- Ni imeongezwa - Maswali yanaweza kupitishwa na kufutwa kabla ya kuonyeshwa kwenye skrini.
- Ni anonymous - Maswali yanaweza kuwasilishwa bila kujulikana, ikimaanisha kuwa kila mtu ana sauti.
Hatua # 7 - Matatizo yanayowezekana
Kama tulivyosema hapo awali, mkutano wa kuanza kwa mradi ni juu ya kuwa wazi na waaminifu iwezekanavyo. Hiyo ni jinsi unavyojenga hali ya kuaminiwa na mteja wako kutoka kwa kwenda.
Ili kufikia mwisho huo, ni bora kujadili shida ambazo mradi unaweza kukabiliana nazo njiani. Hakuna mtu anayekuuliza utabiri siku zijazo hapa, ili tu upate orodha ya vizuizi ambayo unaweza kuingia.
Kama wewe, timu yako na mteja wako watakuwa wakikaribia mradi huu na vigingi tofauti, ni bora kupata kila mtu kushiriki katika majadiliano ya shida.
Hatua # 8 - Kuingia
Kuingia na mteja wako mara kwa mara ni njia nyingine ya kuimarisha uaminifu kati ya pande zote mbili. Katika mkutano wako wa kuanza kwa mradi, una maswali kadhaa ya kushughulikia nini, lini, nani na jinsi maingilio haya yatatokea.
Kuingia ni kitendo bora cha kusawazisha kati uwazi na juhudi. Ingawa ni nzuri kuwa wazi na uwazi iwezekanavyo, lazima usimamie hii kwa kiwango cha jinsi utakavyopatikana be wazi na wazi.
Hakikisha umejibiwa maswali haya kabla ya mkutano kumalizika:
- Ni nini? - Kwa kweli ni kwa undani gani mteja anahitaji kusasishwa? Je! Wanahitaji kujua juu ya kila kitu kidogo cha maendeleo, au ni ishara kuu tu ndio muhimu?
- Lini? - Timu yako inapaswa kusasisha mteja wako mara ngapi? Je! Wanapaswa kurudisha kile walichofanya kila siku, au tu kujumlisha kile wameweza mwishoni mwa wiki?
- Nani? - Ni mwanachama gani wa timu ndiye atakayeunganisha na mteja? Je! Kutakuwa na mshiriki wa kila timu, katika kila hatua, au mwandishi mmoja tu wa umoja katika mradi wote?
- Jinsi gani? - Je! Ni kwa njia gani mteja na mwandishi watawasiliana? Je! Unapiga simu ya video mara kwa mara, barua pepe au hati ya moja kwa moja inayosasishwa?
Kama ilivyo kwa vitu vingi kwenye ajenda ya mkutano wa kuanza kwa mradi, ni bora kujadiliana wazi. Kwa timu kubwa na kundi kubwa la wateja, unaweza kupata rahisi kufanya uchaguzi wa moja kwa moja ili kupunguza chaguzi za kuanzisha fomula bora ya kuingia.
Unataka kujua zaidi? Angalia zingine mbinu bora za kuingia na wateja wako.
Fanya Utafiti kwa Ufanisi ukitumia AhaSlides
Kiolezo cha Ajenda ya Mkutano wa Kickoff
Pamoja na mkutano wako wa kickoff uliopangwa kwa ustadi ukingoja tu kupiga akili kwenye chumba cha bodi, mguso wa mwisho unaweza kuwa kidogo mwingiliano kuleta yote pamoja.
Je! Ulijua hilo tu 29% ya biashara jisikie kushikamana na wateja wao (Gallup)? Kujitenga ni janga katika kiwango cha B2B, na kunaweza kuacha mikutano ya kuanza kuhisi kama mchakato dhabiti na usiovutia kupitia taratibu.
Kushirikisha wateja wako na timu kupitia slaidi za maingiliano zinaweza kweli kuongeza ushiriki na kuongeza urefu wa umakini.
AhaSlides ina faili ya arsenal ya zana ikijumuisha kura za moja kwa moja, Maswali na Majibu na slaidi za kuchangia mawazo, na hata maswali ya moja kwa moja na michezo ya kuwasha mradi wako kwa njia sahihi.
Bonyeza hapa chini ili kunyakua kiolezo cha bure, kisichopakuliwa kwa mkutano wako wa mateke. Badilisha kitu chochote unachotaka na uwasilishe bila gharama yoyote!
Bonyeza hapa chini ili kuunda akaunti ya bure ya AhaSlides na uanze kuunda mikutano yako ya kujishughulisha kupitia mwingiliano!
