ఉత్తమ అభ్యాసాలతో వ్యాపారంలో 10 రకాల సమావేశాలు

వ్యాపారంలో సమావేశాలు are familiar to those in leadership positions like project managers or senior roles within a company. These gatherings are essential for enhancing communication, encouraging collaboration, and advancing success within the organization. 

అయితే, ఈ సమావేశాల నిర్వచనాలు, రకాలు మరియు ప్రయోజనాల గురించి అందరికీ తెలియకపోవచ్చు. ఈ కథనం సమగ్ర గైడ్‌గా పనిచేస్తుంది మరియు వ్యాపారంలో ఉత్పాదక సమావేశాలను నిర్వహించడానికి చిట్కాలను అందిస్తుంది.

• వ్యాపార సమావేశం అంటే ఏమిటి?
• వ్యాపారంలో సమావేశాల రకాలు
• వ్యాపారంలో సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలి
• కీ టేకావేస్ 

What Is a Business Meeting?

వ్యాపార సమావేశం అనేది వ్యాపారానికి సంబంధించిన నిర్దిష్ట అంశాలపై చర్చించడానికి మరియు నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి కలిసి వచ్చే వ్యక్తుల సమావేశం. ప్రస్తుత ప్రాజెక్ట్‌లపై టీమ్ సభ్యులను అప్‌డేట్ చేయడం, భవిష్యత్ ప్రయత్నాలను ప్లాన్ చేయడం, సమస్యలను పరిష్కరించడం లేదా మొత్తం కంపెనీని ప్రభావితం చేసే నిర్ణయాలు తీసుకోవడం వంటివి ఈ మీటింగ్ యొక్క ఉద్దేశ్యాలలో ఉండవచ్చు. 

Meetings in business can be conducted in person, virtual, or a combination of both and can be formal or informal.

వ్యాపార సమావేశం యొక్క లక్ష్యం సమాచారాన్ని మార్పిడి చేయడం, జట్టు సభ్యులను సమలేఖనం చేయడం మరియు వ్యాపారం తన లక్ష్యాలను సాధించడంలో సహాయపడే నిర్ణయాలు తీసుకోవడం.

వ్యాపారంలో సమావేశాల రకాలు

వ్యాపారంలో అనేక రకాల సమావేశాలు ఉన్నాయి, కానీ 10 సాధారణ రకాలు:

1/ నెలవారీ బృంద సమావేశాలు

నెలవారీ బృంద సమావేశాలు అనేది కొనసాగుతున్న ప్రాజెక్ట్‌లను చర్చించడానికి, టాస్క్‌లను కేటాయించడానికి మరియు వ్యక్తులకు సమాచారం అందించడానికి మరియు సమలేఖనం చేయడానికి కంపెనీ బృంద సభ్యుల సాధారణ సమావేశాలు. ఈ సమావేశాలు సాధారణంగా నెలవారీగా, అదే రోజున జరుగుతాయి మరియు 30 నిమిషాల నుండి చాలా గంటల వరకు ఉంటాయి (సమూహం పరిమాణం మరియు కవర్ చేయబడిన సమాచారం ఆధారంగా).

నెలవారీ బృంద సమావేశాలు జట్టు సభ్యులకు సమాచారం మరియు ఆలోచనలను ఇచ్చిపుచ్చుకోవడానికి, ప్రాజెక్ట్ పురోగతిని చర్చించడానికి మరియు ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే లక్ష్యంతో పనిచేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి అవకాశం మరియు మార్గదర్శకత్వాన్ని అందిస్తాయి. 

ఈ సమావేశాలు బృందం ఎదుర్కొనే ఏవైనా సవాళ్లు లేదా సమస్యలను పరిష్కరించడానికి, పరిష్కారాలను గుర్తించడానికి మరియు ప్రాజెక్ట్ యొక్క దిశను లేదా బృందం యొక్క పనిని ప్రభావితం చేసే నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి కూడా ఉపయోగించవచ్చు.

An అందరిచేత సమావేశం కేవలం ఒక సంస్థ యొక్క మొత్తం సిబ్బందితో కూడిన సమావేశం, మరో మాటలో చెప్పాలంటే, నెలవారీ బృంద సమావేశం. ఇది సాధారణ సమావేశం - బహుశా నెలకు ఒకసారి జరుగుతుంది - మరియు సాధారణంగా కంపెనీ అధిపతులచే నిర్వహించబడుతుంది.

2/ స్టాండ్ అప్ సమావేశాలు

The stand-up meeting, also known as daily stand-up or daily scrum meeting, is a type of short meeting, usually lasting no more than 15 minutes, and held daily to give the team quick updates on the progress of the project, or completed workload, plan to work on today.

అదే సమయంలో, జట్టు సభ్యులు ఎదుర్కొంటున్న అడ్డంకులను మరియు వారు జట్టు యొక్క ఉమ్మడి లక్ష్యాలను ఎలా ప్రభావితం చేస్తారో గుర్తించడానికి మరియు పరిష్కరించడానికి ఇది సహాయపడుతుంది. 

3/ స్థితి నవీకరణ సమావేశాలు

స్టేటస్ అప్‌డేట్ సమావేశాలు బృంద సభ్యుల నుండి వారి ప్రాజెక్ట్‌లు మరియు టాస్క్‌ల పురోగతిపై అప్‌డేట్‌లను అందించడంపై దృష్టి పెడతాయి. వారంవారీ వంటి నెలవారీ సమావేశాల కంటే అవి చాలా తరచుగా జరగవచ్చు. 

స్టేటస్ అప్‌డేట్ సమావేశాల ఉద్దేశ్యం, ప్రతి ప్రాజెక్ట్ పురోగతిని పారదర్శకంగా చూడడం మరియు ప్రాజెక్ట్ విజయాన్ని ప్రభావితం చేసే ఏవైనా సవాళ్లను గుర్తించడం. ఈ సమావేశాలు చర్చ లేదా సమస్య పరిష్కారం వంటి సమస్యలలో చిక్కుకోవు.

పెద్ద స్థాయి సమావేశం కోసం, స్థితి నవీకరణ సమావేశానికి ' అని కూడా పేరు పెట్టవచ్చుటౌన్ హాల్ సమావేశం', టౌన్ హాల్ మీటింగ్ అనేది కేవలం ఒక ప్రణాళికాబద్ధమైన కంపెనీ-విస్తృత సమావేశం, దీనిలో ఉద్యోగులు అడిగిన ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడంపై దృష్టి కేంద్రీకరించబడుతుంది. అందువల్ల, ఈ సమావేశంలో ప్రశ్నోత్తరాల సెషన్ ఉంటుంది, ఇది ఇతర రకాల సమావేశాల కంటే మరింత బహిరంగంగా మరియు తక్కువ సూత్రప్రాయంగా మారింది!

4/ సమస్య-పరిష్కార సమావేశాలు

ఇవి సంస్థ ఎదుర్కొంటున్న సవాళ్లు, సంక్షోభాలు లేదా సమస్యలను గుర్తించడం మరియు పరిష్కరించడం చుట్టూ తిరిగే సమావేశాలు. అవి తరచుగా ఊహించనివి మరియు నిర్దిష్ట సమస్యలకు సహకరించడానికి మరియు పరిష్కారాలను కనుగొనడానికి వివిధ విభాగాలు లేదా బృందాల నుండి వ్యక్తులను తీసుకురావాలి.

ఈ సమావేశంలో, హాజరైన వారు తమ అభిప్రాయాలను పంచుకుంటారు, సమస్యల మూల కారణాలను సంయుక్తంగా గుర్తిస్తారు మరియు సంభావ్య పరిష్కారాలను అందిస్తారు. ఈ సమావేశం ప్రభావవంతంగా ఉండాలంటే, బహిరంగంగా మరియు నిజాయితీగా చర్చించడానికి, నిందలు వేయకుండా మరియు సమాధానాలను కనుగొనడంపై దృష్టి పెట్టడానికి వారిని ప్రోత్సహించాలి.

5/ నిర్ణయం తీసుకునే సమావేశాలు

ఈ సమావేశాలు ప్రాజెక్ట్, బృందం లేదా మొత్తం సంస్థ యొక్క దిశను ప్రభావితం చేసే ముఖ్యమైన నిర్ణయాలను తీసుకునే లక్ష్యాన్ని కలిగి ఉంటాయి. హాజరైనవారు సాధారణంగా అవసరమైన నిర్ణయాధికారం మరియు నైపుణ్యం కలిగిన వ్యక్తులు.

ఈ సమావేశానికి వాటాదారులకు అవసరమైన మొత్తం సంబంధిత సమాచారంతో ముందుగానే అందించాలి. అప్పుడు, సమావేశంలో తీసుకున్న నిర్ణయాలు అమలు చేయబడతాయని నిర్ధారించడానికి, తదుపరి చర్యలు పూర్తి సమయంతో ఏర్పాటు చేయబడతాయి. 

6/ ఆలోచనాత్మక సమావేశాలు

ఆలోచనాత్మక సమావేశాలు మీ వ్యాపారం కోసం కొత్త మరియు వినూత్న ఆలోచనలను రూపొందించడంపై దృష్టి పెడతాయి. 

సమూహం యొక్క సామూహిక మేధస్సు మరియు కల్పనపై డ్రాయింగ్ చేస్తూ జట్టుకృషిని మరియు ఆవిష్కరణను ఎలా ప్రోత్సహిస్తుంది అనేది మెదడును కదిలించే సెషన్‌లోని ఉత్తమ భాగం. ప్రతి ఒక్కరూ తమ అభిప్రాయాలను వ్యక్తీకరించడానికి, ఒకరి ఆలోచనల నుండి మరొకరు గీయడానికి మరియు అసలైన మరియు అత్యాధునిక పరిష్కారాలను రూపొందించడానికి అనుమతించబడతారు.

7/ వ్యూహాత్మక నిర్వహణ సమావేశాలు

Strategic management meetings are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization's long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

ఈ సమావేశాల సమయంలో, సంస్థ సమీక్షించబడుతుంది మరియు మూల్యాంకనం చేయబడుతుంది, అలాగే పోటీతత్వం లేదా వృద్ధి మరియు మెరుగుదల కోసం కొత్త అవకాశాలను గుర్తించడం జరుగుతుంది.

8/ ప్రాజెక్ట్ కిక్‌ఆఫ్ సమావేశాలు

A ప్రాజెక్ట్ కిక్ఆఫ్ సమావేశం కొత్త ప్రాజెక్ట్ యొక్క అధికారిక ప్రారంభాన్ని సూచించే సమావేశం. లక్ష్యాలు, లక్ష్యాలు, సమయపాలనలు మరియు బడ్జెట్‌లను చర్చించడానికి ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్‌లు, బృంద సభ్యులు మరియు ఇతర విభాగాల నుండి వాటాదారులతో సహా ప్రాజెక్ట్ బృందంలోని ముఖ్య వ్యక్తులను ఇది ఒకచోట చేర్చుతుంది.

ఇది ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్‌కు స్పష్టమైన కమ్యూనికేషన్ ఛానెల్‌లను ఏర్పాటు చేయడానికి, అంచనాలను సెట్ చేయడానికి మరియు బృంద సభ్యులు వారి పాత్రలు మరియు బాధ్యతలను అర్థం చేసుకునేలా చూసుకోవడానికి అవకాశాన్ని అందిస్తుంది.

ఇవి వ్యాపారంలో అత్యంత సాధారణమైన కొన్ని రకాల సమావేశాలు మరియు సంస్థ యొక్క పరిమాణం మరియు రకాన్ని బట్టి ఫార్మాట్ మరియు నిర్మాణం మారవచ్చు.

9/ పరిచయ సమావేశాలు

An పరిచయ సమావేశం బృంద సభ్యులు మరియు వారి నాయకులు ఒకరినొకరు అధికారికంగా కలుసుకోవడం మొదటిసారి, ఇందులో పాల్గొన్న వ్యక్తులు పని సంబంధాన్ని ఏర్పరచుకోవాలనుకుంటున్నారా మరియు భవిష్యత్తులో జట్టుకు కట్టుబడి ఉండాలనుకుంటున్నారు.

This meeting aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings, formal or informal, depending on different contexts.

10/ టౌన్ హాల్ సమావేశాలు

ఈ భావన స్థానిక న్యూ ఇంగ్లండ్ పట్టణ సమావేశాల నుండి ఉద్భవించింది, ఇక్కడ రాజకీయ నాయకులు సమస్యలను మరియు చట్టాలను చర్చించడానికి నియోజకవర్గాలను కలుస్తారు.

నేడు, ఎ టౌన్ హాల్ సమావేశం ఉద్యోగుల నుండి నేరుగా ప్రశ్నలకు మేనేజ్‌మెంట్ సమాధానమిచ్చే ప్రణాళికాబద్ధమైన సంస్థ-వ్యాప్త సమావేశం. ఇది నాయకత్వం మరియు సిబ్బంది మధ్య బహిరంగ సంభాషణ మరియు పారదర్శకతను అనుమతిస్తుంది. ఉద్యోగులు ప్రశ్నలు అడగవచ్చు మరియు వెంటనే అభిప్రాయాన్ని పొందవచ్చు.

జవాబు అన్ని ముఖ్యమైన ప్రశ్నలు

AhaSlidesతో ఒక బీట్‌ను మిస్ చేయవద్దు' ఉచిత Q&A సాధనం. వ్యవస్థీకృతంగా, పారదర్శకంగా మరియు గొప్ప నాయకుడిగా ఉండండి.

వ్యాపారంలో సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలి

వ్యాపారంలో సమర్థవంతమైన సమావేశాలను నిర్వహించడానికి, సమావేశం ఉత్పాదకంగా మరియు దాని ఉద్దేశించిన లక్ష్యాలను సాధిస్తుందని నిర్ధారించుకోవడానికి జాగ్రత్తగా ప్రణాళిక మరియు తయారీ అవసరం. ఉత్పాదక వ్యాపార సమావేశాలను నిర్వహించడానికి క్రింది సలహా మీకు సహాయపడుతుంది:

1/ ప్రయోజనం మరియు లక్ష్యాలను నిర్వచించండి

వ్యాపార సమావేశం యొక్క ప్రయోజనం మరియు లక్ష్యాలను నిర్వచించడం అనేది సమావేశం ఉత్పాదకంగా ఉందని మరియు ఉద్దేశించిన ఫలితాన్ని ఉత్పత్తి చేస్తుందని నిర్ధారించడానికి కీలకం. వారు ఈ క్రింది వాటిని నిర్ధారించాలి:

• పర్పస్. నిర్దిష్ట అంశాలను చర్చించడానికి, నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి లేదా అప్‌డేట్‌లను అందించడానికి మీటింగ్‌కు ఉద్దేశ్యం ఉందని నిర్ధారించుకోండి. సమావేశం ఎందుకు అవసరమో మరియు ఆశించిన ఫలితాన్ని మీరు నిర్వచించాలి.
• లక్ష్యాలు. బిజినెస్ మీటింగ్ యొక్క లక్ష్యాలు మీటింగ్ ముగిసే సమయానికి మీరు సాధించాలనుకుంటున్న నిర్దిష్టమైన, కొలవగల ఫలితాలు. వారు టైమ్‌లైన్, KPI మొదలైన వాటితో సమావేశం యొక్క మొత్తం ఉద్దేశ్యంతో సమలేఖనం చేయాలి.

ఉదాహరణకు, కొత్త ఉత్పత్తి లాంచ్ గురించి చర్చించే సమావేశంలో అమ్మకాలను పెంచడం లేదా మార్కెట్ వాటాను మెరుగుపరచడం అనే మొత్తం లక్ష్యంతో సమలేఖనం చేసే లక్ష్యాలు ఉండాలి.

2/ సమావేశ ఎజెండాను సిద్ధం చేయండి

A సమావేశం ఎజెండా సమావేశానికి రోడ్‌మ్యాప్‌గా పనిచేస్తుంది మరియు చర్చను దృష్టిలో ఉంచుకుని మరియు ట్రాక్‌లో ఉంచడంలో సహాయపడుతుంది.

అందువల్ల, సమర్థవంతమైన ఎజెండాను సిద్ధం చేయడం ద్వారా, వ్యాపార సమావేశాలు ఉత్పాదకంగా మరియు కేంద్రీకృతమై ఉన్నాయని మీరు నిర్ధారించుకోవచ్చు మరియు ప్రతి ఒక్కరూ ఏమి చర్చించాలి, ఏమి ఆశించాలి మరియు ఏమి సాధించాలి అనే దానిపై అవగాహన కలిగి ఉంటారు. 

3/ సరైన పాల్గొనేవారిని ఆహ్వానించండి

వారి పాత్ర మరియు చర్చించాల్సిన అంశాల ఆధారంగా సమావేశానికి ఎవరు హాజరు కావాలో పరిశీలించండి. సమావేశం సజావుగా జరిగేలా చూసుకోవడానికి హాజరు కావాల్సిన వారిని మాత్రమే ఆహ్వానించండి. సరైన హాజరీలను ఎంచుకోవడంలో సహాయపడటానికి పరిగణించవలసిన కొన్ని అంశాలు అనుకూలత, నైపుణ్యం స్థాయి మరియు అధికారం.

4/ సమయాన్ని సమర్థవంతంగా కేటాయించండి

ప్రతి సమస్య యొక్క ప్రాముఖ్యత మరియు సంక్లిష్టతను పరిగణనలోకి తీసుకుని, మీ ఎజెండాలోని ప్రతి అంశానికి మీరు తగినంత సమయాన్ని కేటాయించారని నిర్ధారించుకోండి. ఇది అన్ని అంశాలకు పూర్తి శ్రద్ధ చూపేలా మరియు మీటింగ్ ఓవర్‌టైమ్‌కు వెళ్లకుండా చూసుకోవడంలో సహాయపడుతుంది.

అలాగే, మీరు వీలైనంత వరకు షెడ్యూల్‌కు కట్టుబడి ఉండాలి, అయితే అవసరమైతే మార్పులు చేయడానికి తగినంతగా కూడా ఉండాలి. పాల్గొనేవారికి రీఛార్జ్ చేయడం మరియు దృష్టి కేంద్రీకరించడంలో సహాయపడటానికి మీరు చిన్న విరామాలను కూడా తీసుకోవచ్చు. ఇది మీటింగ్ యొక్క శక్తిని మరియు ఆసక్తిని కొనసాగించగలదు.

5/ సమావేశాలను మరింత ఇంటరాక్టివ్‌గా మరియు ఆకర్షణీయంగా చేయండి

పాల్గొనే వారందరినీ మాట్లాడేలా మరియు వారి ఆలోచనలు మరియు ఆలోచనలను పంచుకునేలా ప్రోత్సహించడం ద్వారా వ్యాపార సమావేశాలను మరింత ఇంటరాక్టివ్‌గా మరియు ఆకర్షణీయంగా చేయండి. అలాగే ఇంటరాక్టివ్ యాక్టివిటీలను ఉపయోగించడం వంటివి ప్రత్యక్ష పోల్స్ or కలవరపరిచే సెషన్లు మరియు స్పిన్నర్ వీల్స్ పాల్గొనేవారిని నిమగ్నమై మరియు చర్చపై దృష్టి పెట్టడానికి సహాయపడతాయి.

6/ మీటింగ్ నిమిషాలు

Taking meeting minutes during a business meeting is an important task that helps document the main discussions and decisions made during the meeting. It also helps improve transparency and ensures that everyone is on the same page before going into the next meeting.

7/ చర్య అంశాలను అనుసరించండి

చర్య అంశాలను అనుసరించడం ద్వారా, మీరు మీటింగ్‌లో తీసుకున్న నిర్ణయాలు కార్యరూపం దాల్చేలా మరియు ప్రతి ఒక్కరూ తమ బాధ్యతలపై స్పష్టంగా ఉండేలా చూసుకోవచ్చు.

మరియు రాబోయే వ్యాపార సమావేశాలను మరింత మెరుగ్గా చేయడానికి ఎల్లప్పుడూ పాల్గొనేవారి నుండి అభిప్రాయాన్ని సేకరించండి - మీరు ఇమెయిల్‌లు లేదా ప్రెజెంటేషన్ స్లయిడ్‌ల ద్వారా పూర్తి చేసిన తర్వాత అభిప్రాయాన్ని పంచుకోవచ్చు. ఇది మీటింగ్‌లను విసుగు పుట్టించకుండా చేస్తుంది మరియు అందరూ సరదాగా ఉంటారు💪

కీ టేకావేస్ 

ఆశాజనక, ఈ వ్యాసంతో అహా స్లైడ్స్, మీరు వ్యాపారంలో సమావేశాల రకాలను మరియు వాటి ప్రయోజనాలను వేరు చేయవచ్చు. అలాగే ఈ దశలు మరియు ఉత్తమ అభ్యాసాలను అనుసరించడం ద్వారా, మీ వ్యాపార సమావేశాలు సమర్థవంతంగా, దృష్టి కేంద్రీకరించబడి, ఆశించిన ఫలితాలను అందించడంలో మీరు సహాయపడగలరు.

వ్యాపార సమావేశాలను సమర్థవంతంగా నిర్వహించడం అనేది సంస్థలో కమ్యూనికేషన్, సహకారం మరియు విజయాన్ని మెరుగుపరచడంలో సహాయపడుతుంది మరియు విజయవంతమైన వ్యాపార నిర్వహణలో కీలక భాగం.

తరచుగా అడుగు ప్రశ్నలు