หากคุณเข้าร่วมในทีมข้ามสายงานใหม่ในที่ทำงานหรือทีมโครงการใหม่ พวกเขาอาจเป็นคนจากแผนกอื่นหรือจากบริษัทอื่นที่คุณอาจไม่คุ้นเคยหรือเคยทำงานด้วยมาก่อน และคุณต้องการแน่ใจว่า ความพร้อมที่จะทุ่มเทและทุ่มเททักษะและความคิดของคุณให้กับทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมนั้นมีประสิทธิภาพสูง ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดการประชุมเพื่อรวบรวมเพื่อนร่วมทีมใหม่เข้าด้วยกัน
อย่างไรก็ตาม ไม่แปลกใจเลยหากคุณรู้สึกเคอะเขินและประหม่าเล็กน้อย เนื่องจากแม้แต่มืออาชีพที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังมีอาการกระวนกระวายใจเมื่อต้องประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ หากคุณเป็นผู้นำและกังวลว่าจะล้มเหลวในการจัดการประชุมเบื้องต้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน
บทความนี้จะให้คำแนะนำ ตัวอย่าง และเคล็ดลับที่สมบูรณ์เกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้การประชุมเบื้องต้นประสบความสำเร็จ
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้
- การประชุมเบื้องต้นคืออะไร?
- เป้าหมายของการประชุมเบื้องต้นคืออะไร?
- วิธีจัดการประชุมเบื้องต้นที่มีประสิทธิภาพ
- เคล็ดลับในการจัดการประชุมเบื้องต้นให้ประสบความสำเร็จ
- ประเด็นที่สำคัญ
การประชุมเบื้องต้นคืออะไร?
การประชุมเบื้องต้นหรือการแนะนำ มีความหมายค่อนข้างเหมือนกันเมื่อพูดถึงการแนะนำทีมเมื่อเป็นครั้งแรกที่สมาชิกในทีมและผู้นำพบกันอย่างเป็นทางการเพื่อพิจารณาว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องต้องการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานและผูกพันกับทีมในทีมหรือไม่ อนาคต.
โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้สมาชิกในทีมมีเวลาอยู่ด้วยกันเพื่อทำความรู้จักภูมิหลัง ความสนใจ และเป้าหมายของผู้เข้าร่วมแต่ละคน คุณสามารถจัดการประชุมเบื้องต้นได้ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณและทีมของคุณ
วาระการประชุมเบื้องต้นมาตรฐานประกอบด้วย:
- แนะนำเป้าหมายของการประชุม
- แนะนำผู้นำและสมาชิกแต่ละคน
- หารือเกี่ยวกับข้อบังคับของทีม งาน สวัสดิการ และการรักษา...
- ได้เวลาเล่นเกมบ้างแล้ว
- ยุติการประชุมและดำเนินการติดตามผล
เป้าหมายของการประชุมเบื้องต้นคืออะไร?
อย่ามองแค่การแนะนำตัวเป็นกล่องให้ตรวจสอบ ใช้เวลานี้เพื่อจุดประกายการเชื่อมต่อที่แท้จริง รับข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เหมือนใคร และสร้างกรอบการทำงานสำหรับการทำงานเป็นทีมที่ไร้ที่ติ การประชุมแนะนำเป็นเรื่องดีสำหรับ:
- เพิ่มการทำงานเป็นทีมและความสามัคคีในทีม
เป้าหมายแรกของการประชุมแนะนำตัวคือการนำคนแปลกหน้ามาใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมทีม หากคุณไม่เคยเห็นหน้ากันมาก่อนและรู้จักพวกเขาเพียงเล็กน้อย ก็จะขาดความสามัคคีและความเชื่อมโยง ซึ่งอาจส่งผลต่อจิตวิญญาณและผลงานของทีมได้ เมื่อทุกคนสามารถพูดคุยและรวมกฎของทีม รางวัลและการลงโทษที่เหมาะสม หรือรู้ว่าผู้นำของพวกเขาเป็นคนยุติธรรมและซื่อสัตย์ เพื่อนร่วมทีมก็มีความอ่อนน้อม เชื่อถือได้ เห็นอกเห็นใจผู้อื่น และยิ่งไปกว่านั้น ความไว้วางใจและสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวกก็จะถูกสร้างขึ้นในทีม
- คลายความตึงเครียดและความอึดอัดใจ
ผลผลิตมีแนวโน้มที่จะลดลงหากพนักงานทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีแรงกดดัน นอกจากนี้ยังไม่ดีหากพนักงานทำให้ผู้นำของตนหวาดกลัวแทนที่จะได้รับแรงบันดาลใจจากพวกเขา การประชุมเบื้องต้นสามารถช่วยให้ทีมใหม่รู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการแบ่งปันแนวคิดและความคิดเห็นของตน พวกเขายังเริ่มรู้จักเพื่อน สื่อสาร และลดความอึดอัดใจในการทำงานร่วมกันต่อไปได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมไม่ลังเลที่จะพูดออกมาและขอความช่วยเหลือเมื่อพวกเขาไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาได้
- ช่วยจัดโครงสร้างและจัดมาตรฐานและแนวปฏิบัติ
การเน้นที่กฎและข้อบังคับเป็นส่วนสำคัญของการประชุมเบื้องต้นครั้งแรก ความล้มเหลวในการทำให้ชัดเจน ยุติธรรม และตรงไปตรงมาในตอนเริ่มต้นของการทำงานเป็นทีมสามารถทำให้เกิดความขัดแย้งในทีมและการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ ตรงกันข้าม หากคุณสามารถทำให้ทีมติดตามได้ มาตรฐานและแนวปฏิบัติจะมีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากประสิทธิผลและประสิทธิผลของทีม ขณะเดียวกันก็เพิ่มความพึงพอใจในงานให้กับสมาชิกในทีมที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมที่เหนียวแน่น
วิธีจัดการประชุมเบื้องต้นที่มีประสิทธิภาพ
การประชุมเบื้องต้นสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนการวางแผนการประชุมมาตรฐานด้วย 5 สด: จุดมุ่งหมาย, การวางแผน, การเตรียมพร้อม, การมีส่วนร่วมและ ความคืบหน้า. ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดด้านเวลาของคุณ จำนวนผู้เข้าร่วม พื้นหลังของทีม และทรัพยากรของคุณ คุณสามารถจัดการประชุมแนะนำอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการได้ ความประทับใจแรกเป็นสิ่งสำคัญ สมาชิกในทีมของคุณจะได้รับความเคารพและไว้วางใจมากขึ้นเมื่อคุณแสดงการประชุมที่เป็นระบบและมีน้ำใจ
- จุดมุ่งหมาย
เป็นการกำหนดเป้าหมายในการประชุม ชัดเจนและกระชับเมื่อคุณระบุเป้าหมายของการประชุม เพื่อที่คุณจะได้ดึงทุกคนกลับมาสนใจได้อย่างง่ายดาย หากผู้เข้าร่วมถูกรบกวนจากกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้อง คุณสามารถพิจารณาการจัดโครงสร้างเป้าหมายโดยจัดเรียงพีระมิดเป้าหมายซึ่งสรุปเป้าหมายแต่ละชุดในระดับต่างๆ
- การวางแผน
สิ่งแรกที่หัวหน้าทีมใหม่ควรทำคือวางแผนรายละเอียดหรือพัฒนาวาระการประชุม เมื่อคุณมีบางอย่างที่ต้องอ้างอิง การพยายามจดจำทุกอย่างด้วยตัวเองจะช่วยคลายความเครียดได้ คุณสามารถสร้างเทมเพลตโดยใช้สไลด์โชว์ผ่าน PowerPoint หรือบัตรคิวที่เขียนด้วยลายมือ
- การเตรียมพร้อม
ส่วนนี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมบางอย่าง เช่น การเตรียมสคริปต์แนะนำการประชุมและการตรวจสอบวาระการประชุมก่อนเริ่มการประชุมอย่างเป็นทางการ คุณจะสามารถพูดข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้ง่ายขึ้นและมุ่งเน้นไปที่วาระการประชุมด้วยความช่วยเหลือของบันทึกของผู้บรรยายหรือสคริปต์เมื่อคุณเผลอลืมไป
- การมีส่วนร่วม
อย่าลืมสนับสนุนให้สมาชิกใหม่ถามคำถามและมีส่วนร่วมในกิจกรรมเชิงโต้ตอบระหว่างการประชุม หากคนอื่นดูลังเลมาก ให้ถามความคิดเห็นจากพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมมีโอกาสที่จะพูดออกมา ไม่ใช่แค่มุ่งความสนใจไปที่สมาชิกที่ชอบเก็บตัวเท่านั้น คุณสามารถจัดการสำรวจความคิดเห็นแบบสดๆ เพื่อให้คนเก็บตัวบางคนสามารถแบ่งปันความคิดเห็นได้โดยตรง
- ความคืบหน้า
คุณควรปิดท้ายการประชุมด้วยการสรุปและแจ้งการดำเนินการสำหรับขั้นตอนต่อไป และการติดตามผลหลังการประชุมถือเป็นส่วนสำคัญ คุณสามารถพิจารณาตัดสินใจขั้นสุดท้ายและจัดทำเอกสารประกอบได้
เคล็ดลับในการจัดการประชุมเบื้องต้นให้ประสบความสำเร็จ
- ใช้เครื่องมือการนำเสนอแบบโต้ตอบ
รู้สึกเขินหรืออึดอัดในวันแรก? คุณสามารถทำให้การประชุมเบื้องต้นของคุณสนุกยิ่งขึ้น 100 เท่าโดยใช้เครื่องมือการนำเสนอแบบโต้ตอบเช่น AhaSlides!
มีวิธีทำได้หลายวิธี แต่เราขอแนะนำโครงร่างนี้เพื่อทำลายกำแพงอย่างรวดเร็ว:
- เริ่มต้นด้วยสไลด์แนะนำ
- เพิ่มความน่าสนใจด้วยแบบทดสอบเกี่ยวกับตัวคุณเองด้วยคะแนนและกระดานผู้นำ
- ปิดท้ายด้วยสไลด์ถามตอบในตอนท้ายซึ่งทุกคนสามารถถามสิ่งที่พวกเขาสงสัยเกี่ยวกับคุณได้
ด้วยแพลตฟอร์มการนำเสนอแบบอินเทอร์แอคทีฟของ AhaSlides คุณสามารถสร้างบทนำที่น่าสนใจที่จะพาผู้คนไปยังดวงจันทร์ได้ ลองใช้เทมเพลตนี้ที่นี่:
- เริ่มต้นการแนะนำตัวด้วย "เรา"
ทีมทำงานโดยเน้นการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ไม่ใช่เพื่อแสดงความสามารถส่วนตัว ดังนั้น จึงมีความสำคัญที่จะต้องเน้นย้ำถึงวัฒนธรรมของ "เรา" พยายามใช้ "เรา" แทน "ฉัน" ให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในสไลด์แนะนำตัวและในการประชุมทั้งหมด ยกเว้นในคำแนะนำส่วนตัว การทำเช่นนี้จะกระตุ้นให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากพวกเขาเข้าใจว่าพวกเขามีวิสัยทัศน์ที่สอดคล้องกัน และทุ่มเทให้กับการทำงานเพื่อทีมมากกว่าทำงานเพื่อตัวเอง
- สร้างความบันเทิงให้กับเพื่อนร่วมทีมของคุณ
วิธีเริ่มการประชุมแนะนำตัวในรูปแบบที่น่าตื่นเต้นที่สุด เนื่องจากสมาชิกทุกคนยังใหม่ต่อกัน ในฐานะเจ้าภาพ คุณอาจพิจารณาเริ่มต้นด้วยการทำความรู้จักกันอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดเกมและแบบทดสอบ 2 ถึง 3 เกม รวมถึงเซสชันระดมความคิดเพื่อให้ผู้อื่นมีเวลาแบ่งปันบุคลิกภาพ ความสามารถ และความคิดของตนเอง สื่อสารและทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อปรับปรุงความสามัคคีในทีม วัฒนธรรมและการเชื่อมโยงในที่ทำงาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลองเล่นเกมบางเกม เช่น วงกลมแห่งความชื่นชม, การล่าสัตว์กินของเน่า, คุณอยากจะ...
- การบริหารเวลา
โดยทั่วไป การประชุมที่มีประสิทธิผลสูงอาจกินเวลา 15-45 นาที โดยเฉพาะการประชุมแนะนำตัว ซึ่งควรควบคุมให้ไม่เกิน 30 นาที เป็นเวลาเพียงพอที่เพื่อนร่วมทีมใหม่จะได้ทำความรู้จักกัน แนะนำตัวสั้นๆ และร่วมมือกันทำกิจกรรมเสริมสร้างทีมที่ง่ายและสนุกสนาน นอกจากนี้ คุณยังกำหนดเวลาจำกัดสำหรับส่วนต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเวลาของคุณจะไม่หมดลงในขณะที่คุณยังมีงานที่ต้องจัดการอีกมาก
ประเด็นที่สำคัญ
การเริ่มงานเป็นทีมกับทีมใหม่นั้นมีประโยชน์ต่อทีมของคุณโดยใช้ประโยชน์จากการประชุมแนะนำ การกำหนดการประชุมครั้งแรกอาจเป็นเรื่องท้าทายและน่ากังวล เมื่อคุณอยู่ในขั้นตอนการเตรียมการ อย่าลังเลที่จะขอความช่วยเหลือ แม้ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ PowerPoint ก็ตาม คุณสามารถทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นและประหยัดเวลาได้อย่างแน่นอนด้วย อาฮาสไลด์.
คำถามที่พบบ่อย
คุณพูดถึงอะไรในการประชุมเบื้องต้น?
1. เรือตัดน้ำแข็ง - เริ่มต้นด้วยคำถามหรือกิจกรรมสนุกๆ เพื่อช่วยให้ผู้คนคลายเครียด ให้มันเบา!
2. พื้นหลังทางวิชาชีพ - ให้แต่ละคนแบ่งปันเส้นทางอาชีพของตนจนถึงตอนนี้ รวมถึงบทบาทและประสบการณ์ในอดีต
3. ทักษะและความสนใจ - นอกเหนือจากทักษะการทำงาน ค้นหางานอดิเรก ความหลงใหล หรือความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีมนอกเหนือจาก 9-5
4. โครงสร้างทีม - สรุปบทบาท และใครรับผิดชอบอะไรในระดับสูง ชี้แจงว่าทีมทำงานร่วมกันอย่างไร
5. เป้าหมายและลำดับความสำคัญ - เป้าหมายของทีมและองค์กรในช่วง 6-12 เดือนข้างหน้าคืออะไร? บทบาทส่วนบุคคลมีส่วนช่วยอย่างไร?
คุณจะจัดโครงสร้างการประชุมเบื้องต้นอย่างไร?
วิธีหนึ่งในการจัดโครงสร้างการประชุมเบื้องต้นของคุณ:
1. การต้อนรับและเรือตัดน้ำแข็ง (5-10 นาที)
2. การแนะนำตัว (10-15 นาที)
3. ประวัติความเป็นมาของทีม (5-10 นาที)
4. ความคาดหวังของทีม (5-10 นาที)
5. ถามตอบ (5 นาที)
เวลาเปิดประชุมจะว่าอย่างไร?
คำแนะนำบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่ควรพูดเมื่อเปิดการประชุมเบื้องต้น:
.1. ยินดีต้อนรับและแนะนำ:
"ยินดีต้อนรับทุกคนและขอขอบคุณที่มาร่วมงานกับเราในวันนี้ เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะเริ่มต้นสิ่งต่างๆ"
2. คิกออฟเรือตัดน้ำแข็ง:
“เอาล่ะ มาคลายคำถามด้วยคำถามตัดน้ำแข็งกันดีกว่า…”
3. ดูตัวอย่างขั้นตอนถัดไป:
“หลังจากวันนี้เราจะติดตามรายการดำเนินการและเริ่มวางแผนงานของเรา”
