8 ขั้นตอนสำคัญในการเขียนวาระการประชุมพร้อมตัวอย่างและเทมเพลตฟรี

งาน

เจน อึ้ง 20 พฤษภาคม 2024 7 สีแดงขั้นต่ำ

ดังนั้น . คืออะไร วาระการประชุม? ความจริงก็คือ เราทุกคนเคยเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมที่เรารู้สึกไร้ความหมาย ไม่เข้าใจว่าทำไมเราต้องประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ทางอีเมล บางคนอาจต้องเข้าร่วมการประชุมที่กินเวลานานหลายชั่วโมงโดยไม่ได้แก้ไขปัญหาใดๆ

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าการประชุมทุกครั้งจะไม่เกิดประสิทธิผล และหากคุณต้องการทำงานร่วมกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมแบบมีกำหนดการจะช่วยให้คุณรอดพ้นจากภัยพิบัติข้างต้นได้

วาระการประชุมที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทราบวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลัง

ดังนั้น บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับความสำคัญของการมีวาระการประชุม ขั้นตอนในการสร้างวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และตัวอย่าง (+เทมเพลต) เพื่อใช้ในการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

ตัวอย่างวาระการประชุม
ภาพ: Freepik

เคล็ดลับการทำงานเพิ่มเติมด้วย AhaSlides

ทำไมทุกการประชุมต้องมีวาระการประชุม

การประชุมทุกครั้งจำเป็นต้องมีวาระการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ วาระการประชุมจะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:

  • ชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุมและช่วยให้การสนทนามีสมาธิและเป็นไปตามแผน
  • จัดการเวลาและจังหวะการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อโต้แย้งที่ไร้จุดหมาย และประหยัดเวลาให้ได้มากที่สุด
  • กำหนดความคาดหวังสำหรับผู้เข้าร่วมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ครอบคลุมข้อมูลและรายการการดำเนินการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว
  • ส่งเสริมความรับผิดชอบและองค์กรนำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

ข้อความทางเลือก


เริ่มในไม่กี่วินาที

รับเทมเพลตงานฟรี ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจาก AhaSlides ไลบรารีเทมเพลตฟรี!


🚀 ดาวน์โหลดฟรี ☁️

8 ขั้นตอนสำคัญในการเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับสำคัญบางประการที่จะช่วยคุณเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้

1/ กำหนดรูปแบบการประชุม 

เนื่องจากการประชุมประเภทต่างๆ อาจเกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วม รูปแบบ และวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การเลือกการประชุมให้เหมาะสมกับสถานการณ์จึงเป็นสิ่งสำคัญ

  • การประชุมเปิดโครงการ: การประชุมที่ให้ภาพรวมของโครงการ เป้าหมาย เส้นเวลา งบประมาณ และความคาดหวัง
  • การประชุมมือทั้งหมด: การประชุมแบบทั่วทั้งบริษัทที่พนักงานทุกคนได้รับเชิญให้เข้าร่วม เพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับผลการดำเนินงาน เป้าหมาย และแผนงานของบริษัท และเพื่อส่งเสริมความรู้สึกถึงวัตถุประสงค์และทิศทางร่วมกันภายในองค์กร
  • ประชุมศาลากลางจังหวัด: การประชุมศาลากลางของบริษัทที่พนักงานสามารถถามคำถาม รับข้อมูลอัปเดต และให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้บริหารระดับสูงและผู้นำคนอื่นๆ
  • การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์: การประชุมที่ผู้นำหรือผู้บริหารระดับสูงมาประชุมหารือและวางแผนทิศทางระยะยาว 
  • การประชุมทีมเสมือน: รูปแบบของการประชุมทีมเสมือนจริงอาจรวมถึงการนำเสนอ การอภิปราย และกิจกรรมแบบโต้ตอบ และสามารถดำเนินการโดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือเครื่องมือสื่อสารดิจิทัลอื่นๆ 
  • เซสชันการระดมสมอง: การประชุมที่สร้างสรรค์และทำงานร่วมกันซึ่งผู้เข้าร่วมสร้างและหารือเกี่ยวกับแนวคิดใหม่
  • การประชุมแบบตัวต่อตัว: การประชุมส่วนตัวระหว่างคนสองคน มักใช้สำหรับการทบทวนผลงาน การฝึกสอน หรือการพัฒนาตนเอง

2/ กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุม

ระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงจัดการประชุมและสิ่งที่คุณหรือทีมของคุณหวังว่าจะบรรลุ

3/ ระบุหัวข้อสำคัญ 

ระบุหัวข้อสำคัญที่ต้องครอบคลุม รวมถึงการตัดสินใจที่สำคัญที่ต้องทำ

4/ กำหนดระยะเวลา

จัดสรรเวลาอย่างเหมาะสมสำหรับแต่ละหัวข้อและการประชุมทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา

5/ ระบุผู้เข้าร่วมประชุมและบทบาทของพวกเขา

จัดทำรายชื่อผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมและระบุบทบาทและความรับผิดชอบ

6/ เตรียมวัสดุและเอกสารประกอบ

รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือวัสดุที่จำเป็นในระหว่างการประชุม

7/ กระจายวาระการประชุมล่วงหน้า

ส่งวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนพร้อมและเตรียมพร้อม

8/ ทบทวนและแก้ไขระเบียบวาระการประชุมตามความจำเป็น

ทบทวนระเบียบวาระก่อนการประชุมให้ครบถ้วนและถูกต้อง และทำการแก้ไขที่จำเป็น

ตัวอย่างวาระการประชุมและเทมเพลตฟรี 

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวาระการประชุมที่สามารถใช้กับการประชุมประเภทต่างๆ ได้:

1/ วาระการประชุมทีม

วันที่: 

ที่ตั้ง: 

ผู้เข้าร่วมประชุม: 

วัตถุประสงค์การประชุมทีม:

  • เพื่ออัพเดทความคืบหน้าการดำเนินโครงการ
  • เพื่อทบทวนปัญหาและแนวทางแก้ไขในปัจจุบัน

วาระการประชุมทีม: 

  • บทนำและยินดีต้อนรับ (5 นาที) | @WHO
  • ทบทวนการประชุมครั้งก่อน (10 นาที) | @WHO
  • ความคืบหน้าโครงการและรายงานความคืบหน้า (20 นาที) | @WHO
  • การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ (20 นาที) | @WHO
  • เปิดการอภิปรายและข้อเสนอแนะ (20 นาที) | @WHO
  • การดำเนินการและขั้นตอนถัดไป (15 นาที) | @WHO
  • การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที) | @WHO

เทมเพลตการประชุมรายเดือนฟรีพร้อมด้วย AhaSlides

เทมเพลตกำหนดการฟรี AhaSlides

2/ วาระการประชุมมือทั้งหมด

วันที่: 

ที่ตั้ง: 

อัฐตอนจบ: 

วัตถุประสงค์การประชุม:

  • เพื่ออัปเดตผลการดำเนินงานของบริษัทและแนะนำความคิดริเริ่มและแผนใหม่สำหรับพนักงาน

วาระการประชุม: 

  • กล่าวต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที)
  • อัพเดตผลการดำเนินงานของบริษัท (20 นาที)
  • การแนะนำความคิดริเริ่มและแผนใหม่ (20 นาที)
  • ช่วงถามตอบ (30 นาที)
  • การรับรองและมอบรางวัลพนักงาน (15 นาที)
  • การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที)

เทมเพลตการประชุม All Hands

ตัวอย่างวาระการประชุมของทุกมือ

3/ วาระการประชุมโครงการ Kickoff

วันที่: 

ที่ตั้ง: 

ผู้เข้าร่วมประชุม:

วัตถุประสงค์การประชุม:

  • เพื่อกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับโครงการ
  • เพื่อแนะนำทีมงานโครงการ
  • เพื่อหารือเกี่ยวกับความท้าทายและความเสี่ยงของโครงการ

วาระการประชุม: 

  • ยินดีต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที) | @WHO
  • ภาพรวมโครงการและเป้าหมาย (15 นาที) | @WHO
  • การแนะนำสมาชิกในทีม (5 นาที) | @WHO
  • การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ (20 นาที) | @WHO
  • ภาพรวมกำหนดการและไทม์ไลน์ (15 นาที) | @WHO
  • การอภิปรายเกี่ยวกับความท้าทายและความเสี่ยงของโครงการ (20 นาที) | @WHO
  • รายการดำเนินการและขั้นตอนถัดไป (15 นาที) | @WHO
  • การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที) | @WHO
วาระการประชุมเริ่มโครงการ

โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น และรายการวาระการประชุมและรูปแบบสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการและเป้าหมายเฉพาะของการประชุม 

กำหนดวาระการประชุมของคุณด้วย AhaSlides 

เพื่อกำหนดวาระการประชุมด้วย AhaSlides, ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  • เลือกเทมเพลตวาระการประชุม: เรามีเทมเพลตวาระการประชุมที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้ เพียงเลือกแบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุดแล้วคลิก "รับแม่แบบ"
  • ปรับแต่งเทมเพลต: เมื่อคุณเลือกเทมเพลตแล้ว คุณสามารถปรับแต่งได้โดยเพิ่มหรือลบรายการ ปรับการจัดรูปแบบ และเปลี่ยนชุดสี
  • เพิ่มวาระการประชุมของคุณ: ใช้ตัวแก้ไขสไลด์เพื่อเพิ่มรายการวาระการประชุมของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อความ ล้อหมุน แบบสำรวจ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิ และอื่นๆ
  • ทำงานร่วมกับทีมของคุณ: หากคุณกำลังทำงานร่วมกับทีม คุณสามารถทำงานร่วมกันในวาระการประชุมได้ เพียงเชิญสมาชิกในทีมให้แก้ไขงานนำเสนอ จากนั้นพวกเขาก็สามารถทำการเปลี่ยนแปลง เพิ่มความคิดเห็น และเสนอแนะการแก้ไขได้
  • แบ่งปันวาระการประชุม: เมื่อคุณพร้อม คุณสามารถแชร์กำหนดการกับทีมของคุณหรือกับผู้เข้าร่วมได้ คุณสามารถแชร์ลิงก์หรือผ่านรหัส QR

ด้วยระบบเส้นทาง AhaSlidesคุณสามารถสร้างวาระการประชุมที่เป็นมืออาชีพและมีโครงสร้างที่ดีได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะช่วยให้คุณดำเนินการตามแผนและบรรลุวัตถุประสงค์การประชุมของคุณได้

ประเด็นที่สำคัญ 

โดยทำตามขั้นตอนสำคัญและตัวอย่างเหล่านี้ด้วยความช่วยเหลือของ AhaSlides เทมเพลต เราหวังว่าคุณจะสามารถสร้างวาระการประชุมที่มีโครงสร้างดีเพื่อเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จได้

คำถามที่พบบ่อย

วาระการประชุมหมายถึงอะไร?

วาระการประชุมเรียกอีกอย่างว่าปฏิทินการประชุม กำหนดการ หรือใบปะหน้า หมายถึงโครงร่างที่วางแผนไว้หรือกำหนดการที่สร้างขึ้นเพื่อวางโครงสร้าง เป็นแนวทาง และบันทึกสิ่งที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุม

การประชุมกำหนดวาระการประชุมคืออะไร?

การประชุมกำหนดวาระ หมายถึง การประชุมประเภทใดประเภทหนึ่งที่จัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนและกำหนดวาระการประชุมใหญ่ที่กำลังจะมีขึ้น

วาระการประชุมโครงการมีอะไรบ้าง?

วาระการประชุมโครงการคือโครงร่างหัวข้อ การอภิปราย และรายการดำเนินการที่วางแผนไว้ซึ่งจำเป็นต้องกล่าวถึงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ