ดังนั้น . คืออะไร วาระการประชุม? ความจริงก็คือ เราทุกคนเคยเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมที่เรารู้สึกไร้ความหมาย ไม่เข้าใจว่าทำไมเราต้องประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ทางอีเมล บางคนอาจต้องเข้าร่วมการประชุมที่กินเวลานานหลายชั่วโมงโดยไม่ได้แก้ไขปัญหาใดๆ
อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าการประชุมทุกครั้งจะไม่เกิดประสิทธิผล และหากคุณต้องการทำงานร่วมกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมแบบมีกำหนดการจะช่วยให้คุณรอดพ้นจากภัยพิบัติข้างต้นได้
วาระการประชุมที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทราบวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลัง
ดังนั้น บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับความสำคัญของการมีวาระการประชุม ขั้นตอนในการสร้างวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และตัวอย่าง (+เทมเพลต) เพื่อใช้ในการประชุมครั้งต่อไปของคุณ
เคล็ดลับการทำงานเพิ่มเติมด้วย AhaSlides
- การประชุม 10 ประเภทในธุรกิจ
- พบกันแปปเดี่ยว: คู่มือการเขียนตัวอย่างที่ดีที่สุด (+ เทมเพลตฟรี) ในปี 2023
- 6 Best แฮ็คการประชุม
ทำไมทุกการประชุมต้องมีวาระการประชุม
การประชุมทุกครั้งจำเป็นต้องมีวาระการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ วาระการประชุมจะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:
- ชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุมและช่วยให้การสนทนามีสมาธิและเป็นไปตามแผน
- จัดการเวลาและจังหวะการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อโต้แย้งที่ไร้จุดหมาย และประหยัดเวลาให้ได้มากที่สุด
- กำหนดความคาดหวังสำหรับผู้เข้าร่วมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ครอบคลุมข้อมูลและรายการการดำเนินการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว
- ส่งเสริมความรับผิดชอบและองค์กรนำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
เริ่มในไม่กี่วินาที
รับเทมเพลตงานฟรี ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลตฟรีของ AhaSlides!
🚀 ดาวน์โหลดฟรี ☁️
8 ขั้นตอนสำคัญในการเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
เคล็ดลับสำคัญบางประการที่จะช่วยคุณเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้
1/ กำหนดรูปแบบการประชุม
เนื่องจากประเภทของการประชุมที่แตกต่างกันอาจเกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วม รูปแบบ และวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์จึงเป็นสิ่งสำคัญ
- การประชุมเปิดโครงการ: การประชุมที่ให้ภาพรวมของโครงการ เป้าหมาย เส้นเวลา งบประมาณ และความคาดหวัง
- การประชุมมือทั้งหมด: ประเภทของการประชุมทั่วทั้งบริษัทที่พนักงานทุกคนได้รับเชิญให้เข้าร่วม เพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับประสิทธิภาพ เป้าหมาย และแผนงานของบริษัท และเพื่อส่งเสริมจุดมุ่งหมายและทิศทางร่วมกันภายในองค์กร
- ประชุมศาลากลางจังหวัด: การประชุมศาลากลางของบริษัทที่พนักงานสามารถถามคำถาม รับข้อมูลอัปเดต และให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้บริหารระดับสูงและผู้นำคนอื่นๆ
- การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์: การประชุมที่ผู้นำหรือผู้บริหารระดับสูงมาประชุมหารือและวางแผนทิศทางระยะยาว
- การประชุมทีมเสมือน: รูปแบบของการประชุมทีมเสมือนจริงอาจรวมถึงการนำเสนอ การอภิปราย และกิจกรรมแบบโต้ตอบ และสามารถดำเนินการโดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือเครื่องมือสื่อสารดิจิทัลอื่นๆ
- เซสชันการระดมสมอง: การประชุมที่สร้างสรรค์และทำงานร่วมกันซึ่งผู้เข้าร่วมสร้างและหารือเกี่ยวกับแนวคิดใหม่
- การประชุมแบบตัวต่อตัว: การประชุมส่วนตัวระหว่างคนสองคน มักใช้สำหรับการทบทวนผลงาน การฝึกสอน หรือการพัฒนาตนเอง
2/ กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุม
ระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงจัดการประชุมและสิ่งที่คุณหรือทีมของคุณหวังว่าจะบรรลุ
3/ ระบุหัวข้อสำคัญ
ระบุหัวข้อสำคัญที่ต้องครอบคลุม รวมถึงการตัดสินใจที่สำคัญที่ต้องทำ
4/ กำหนดระยะเวลา
จัดสรรเวลาอย่างเหมาะสมสำหรับแต่ละหัวข้อและการประชุมทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา
5/ ระบุผู้เข้าร่วมประชุมและบทบาทของพวกเขา
จัดทำรายชื่อผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมและระบุบทบาทและความรับผิดชอบ
6/ เตรียมวัสดุและเอกสารประกอบ
รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือวัสดุที่จำเป็นในระหว่างการประชุม
7/ กระจายวาระการประชุมล่วงหน้า
ส่งวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนพร้อมและเตรียมพร้อม
8/ ทบทวนและแก้ไขระเบียบวาระการประชุมตามความจำเป็น
ทบทวนระเบียบวาระก่อนการประชุมให้ครบถ้วนและถูกต้อง และทำการแก้ไขที่จำเป็น
ตัวอย่างวาระการประชุมและเทมเพลตฟรี
ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวาระการประชุมที่สามารถใช้กับการประชุมประเภทต่างๆ ได้:
1/ วาระการประชุมทีม
วันที่:
สถานที่ตั้ง:
ผู้เข้าร่วมประชุม:
วัตถุประสงค์การประชุมทีม:
- เพื่ออัพเดทความคืบหน้าการดำเนินโครงการ
- เพื่อทบทวนปัญหาและแนวทางแก้ไขในปัจจุบัน
วาระการประชุมทีม:
- บทนำและยินดีต้อนรับ (5 นาที) | @WHO
- ทบทวนการประชุมครั้งก่อน (10 นาที) | @WHO
- ความคืบหน้าโครงการและรายงานความคืบหน้า (20 นาที) | @WHO
- การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ (20 นาที) | @WHO
- เปิดการอภิปรายและข้อเสนอแนะ (20 นาที) | @WHO
- การดำเนินการและขั้นตอนถัดไป (15 นาที) | @WHO
- การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที) | @WHO
เทมเพลตการประชุมรายเดือนฟรีด้วย AhaSlides
2/ วาระการประชุมมือทั้งหมด
วันที่:
สถานที่ตั้ง:
อัฐตอนจบ:
วัตถุประสงค์การประชุม:
- เพื่ออัปเดตผลการดำเนินงานของบริษัทและแนะนำความคิดริเริ่มและแผนใหม่สำหรับพนักงาน
วาระการประชุม:
- กล่าวต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที)
- อัพเดตผลการดำเนินงานของบริษัท (20 นาที)
- การแนะนำความคิดริเริ่มและแผนใหม่ (20 นาที)
- ช่วงถามตอบ (30 นาที)
- การรับรองและมอบรางวัลพนักงาน (15 นาที)
- การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที)
เทมเพลตการประชุม All Hands
3/ วาระการประชุมโครงการ Kickoff
วันที่:
สถานที่ตั้ง:
ผู้เข้าร่วมประชุม:
วัตถุประสงค์การประชุม:
- เพื่อกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับโครงการ
- เพื่อแนะนำทีมงานโครงการ
- เพื่อหารือเกี่ยวกับความท้าทายและความเสี่ยงของโครงการ
วาระการประชุม:
- ยินดีต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที) | @WHO
- ภาพรวมโครงการและเป้าหมาย (15 นาที) | @WHO
- การแนะนำสมาชิกในทีม (5 นาที) | @WHO
- การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ (20 นาที) | @WHO
- ภาพรวมกำหนดการและไทม์ไลน์ (15 นาที) | @WHO
- การอภิปรายเกี่ยวกับความท้าทายและความเสี่ยงของโครงการ (20 นาที) | @WHO
- รายการดำเนินการและขั้นตอนถัดไป (15 นาที) | @WHO
- การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที) | @WHO
โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น และรายการวาระการประชุมและรูปแบบสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการและเป้าหมายเฉพาะของการประชุม
กำหนดวาระการประชุมของคุณด้วย AhaSlides
หากต้องการกำหนดวาระการประชุมด้วย AhaSlides ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- สร้างบัญชี: หากคุณยังไม่ได้ลงทะเบียน Ahaสไลด์ และสร้างบัญชี หรือมุ่งหน้าไปที่ของเรา ไลบรารีเทมเพลตสาธารณะ.
- เลือกเทมเพลตวาระการประชุม: เรามีเทมเพลตวาระการประชุมที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้ เพียงเลือกแบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุดแล้วคลิก “รับเทมเพลต”
- ปรับแต่งเทมเพลต: เมื่อคุณเลือกเทมเพลตแล้ว คุณสามารถปรับแต่งได้โดยเพิ่มหรือลบรายการ ปรับการจัดรูปแบบ และเปลี่ยนชุดสี
- เพิ่มวาระการประชุมของคุณ: ใช้ตัวแก้ไขสไลด์เพื่อเพิ่มรายการวาระการประชุมของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อความ ล้อหมุน แบบสำรวจ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิ และอื่นๆ
- ทำงานร่วมกับทีมของคุณ: หากคุณกำลังทำงานกับทีม คุณสามารถทำงานร่วมกันในวาระการประชุม เพียงเชิญสมาชิกในทีมให้แก้ไขงานนำเสนอ แล้วพวกเขาก็สามารถทำการเปลี่ยนแปลง เพิ่มความคิดเห็น และแนะนำการแก้ไขได้
- แบ่งปันวาระการประชุม: เมื่อคุณพร้อม คุณสามารถแชร์กำหนดการกับทีมของคุณหรือกับผู้เข้าร่วมได้ คุณสามารถแชร์ลิงก์หรือผ่านรหัส QR
ด้วย AhaSlides คุณสามารถสร้างวาระการประชุมแบบมืออาชีพที่มีโครงสร้างที่ดีซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามและบรรลุวัตถุประสงค์การประชุมได้
ประเด็นที่สำคัญ
ด้วยการทำตามขั้นตอนและตัวอย่างที่สำคัญเหล่านี้ด้วยความช่วยเหลือของเทมเพลต AhaSlides เราหวังว่าคุณจะสามารถสร้างวาระการประชุมที่มีโครงสร้างที่ดีซึ่งจะทำให้คุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ
คำถามที่พบบ่อย
วาระการประชุมหมายถึงอะไร?
วาระการประชุมเรียกอีกอย่างว่าปฏิทินการประชุม กำหนดการ หรือใบปะหน้า หมายถึงโครงร่างที่วางแผนไว้หรือกำหนดการที่สร้างขึ้นเพื่อวางโครงสร้าง เป็นแนวทาง และบันทึกสิ่งที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุม
การประชุมกำหนดวาระการประชุมคืออะไร?
การประชุมกำหนดวาระ หมายถึง การประชุมประเภทใดประเภทหนึ่งที่จัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนและกำหนดวาระการประชุมใหญ่ที่กำลังจะมีขึ้น
วาระการประชุมโครงการมีอะไรบ้าง?
วาระการประชุมโครงการคือโครงร่างหัวข้อ การอภิปราย และรายการดำเนินการที่วางแผนไว้ซึ่งจำเป็นต้องกล่าวถึงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
