วาระการประชุมที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนทราบถึงบทบาทของตนและสิ่งที่ต้องทำก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม คู่มือนี้จะกล่าวถึงเหตุผลว่าทำไมวาระการประชุมจึงมีความสำคัญ ขั้นตอนแปดประการในการเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และตัวอย่าง (พร้อมแม่แบบ) ที่คุณสามารถนำไปใช้ในการประชุมครั้งต่อไปของคุณได้
เหตุใดการประชุมทุกครั้งจึงต้องมีวาระการประชุม
การประชุมใช้เวลาทำงานเป็นจำนวนมาก จากการศึกษาของ Harvard Business Review พบว่าผู้บริหารใช้เวลาประชุมเกือบ 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เพิ่มขึ้นจากน้อยกว่า 10 ชั่วโมงในช่วงทศวรรษ 1960 (เพอร์โลว์, แฮดลีย์ และ อึน, “หยุดความบ้าคลั่งของการประชุม”, 2017). การวางแผนตารางเวลาจะช่วยให้คุณใช้เวลาได้อย่างมีเป้าหมาย โดยจะช่วย:
- ชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ในระหว่างการประชุมและควบคุมให้การสนทนาอยู่ในประเด็นที่กำหนด
- บริหารเวลาและจังหวะให้เหมาะสมจึงทำให้มีการโต้เถียงที่ไร้สาระน้อยลง
- กำหนดความคาดหวังสำหรับผู้เข้าร่วม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกการตัดสินใจและการดำเนินการได้รับการครอบคลุมอย่างครบถ้วน
- ส่งเสริมความรับผิดชอบเพราะสิ่งของแต่ละชิ้นย่อมมีเจ้าของ
ข้อควรระวังอย่างหนึ่งจากการวิจัยคือ นักวิจัย สตีเวน โรเกลเบิร์ก กล่าวว่า การวิจัยของเขาแสดงให้เห็นว่า การมีวาระการประชุมนั้นสำคัญ การกระทำเช่นนั้นเพียงอย่างเดียวไม่ได้ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพแต่อย่างใดและผู้นำมักจะ "เปลี่ยนวันในวาระการประชุม" และทำซ้ำวาระการประชุมของสัปดาห์ที่แล้ว ขั้นตอนด้านล่างนี้เกี่ยวกับการเขียนวาระการประชุมที่สร้างขึ้นสำหรับการประชุมครั้งนี้โดยเฉพาะ ไม่ใช่การคัดลอกมาจากครั้งที่แล้ว
8 ขั้นตอนสำคัญในการเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
1. กำหนดประเภทของการประชุม
การประชุมแต่ละประเภทเกี่ยวข้องกับผู้คน รูปแบบ และวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ดังนั้นควรเลือกประเภทของการประชุมก่อน
- การประชุมเปิดโครงการภาพรวมของเป้าหมายโครงการ ระยะเวลา งบประมาณ และความคาดหวัง
- การประชุมพนักงานทั้งหมดการประชุมทั่วทั้งบริษัทที่แบ่งปันผลการดำเนินงาน เป้าหมาย และแผนงาน และสร้างความเข้าใจร่วมกันในทิศทางเดียวกัน
- ประชุมศาลากลางจังหวัดพนักงานจะสอบถาม รับฟังข้อมูลอัปเดต และให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้บริหารระดับสูง
- การประชุมบริหารเชิงกลยุทธ์ผู้บริหารระดับสูงวางแผนทิศทางระยะยาว
- การประชุมทีมเสมือนจริงการนำเสนอ การอภิปราย และกิจกรรมเชิงโต้ตอบผ่านวิดีโอหรือแชท
- การระดมความคิด: การประชุมเชิงสร้างสรรค์ที่ผู้คนร่วมกันระดมความคิดและอภิปรายไอเดียใหม่ๆ
- การประชุมแบบตัวต่อตัวการสนทนาส่วนตัวเพื่อการประเมินผลการปฏิบัติงาน การให้คำแนะนำ หรือการพัฒนาทักษะ
2. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย
ระบุเหตุผลที่จัดประชุมและสิ่งที่คุณหวังจะบรรลุผล หากคุณไม่สามารถระบุผลลัพธ์ได้ ให้ถามว่าการส่งข้อความแทนได้หรือไม่ โรเกลเบิร์กก็กล่าวถึงประเด็นเดียวกันนี้เช่นกัน บางครั้งคุณสามารถส่งข้อมูลไปก่อน แล้วใช้เวลาประชุมเพียงห้านาทีเพื่อถามคำถาม (ความรู้เกี่ยวกับการสัมภาษณ์ที่ Wharton).
3. ระบุหัวข้อหลัก
ระบุหัวข้อที่ต้องพิจารณา รวมถึงการตัดสินใจต่างๆ ที่ต้องดำเนินการ โดยเรียงลำดับหัวข้อที่สำคัญที่สุดไว้ก่อน ในขณะที่พลังงานและความสนใจยังอยู่ในระดับสูงสุด
4. กำหนดเวลาจำกัด
จัดสรรเวลาให้แต่ละหัวข้อและกำหนดเวลาสิ้นสุดของการประชุมทั้งหมด เพื่อให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา
5. ระบุผู้เข้าร่วมประชุมและบทบาทของแต่ละคน
ระบุรายชื่อผู้ที่จะเข้าร่วมและหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคน เช่น การนำเสนอข้อมูลล่าสุด การจดบันทึก หรือการควบคุมเวลา
6. จัดเตรียมวัสดุและเอกสารประกอบ
เตรียมสิ่งของที่ผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องใช้ และแบ่งปันเอกสารใดๆ ที่ต้องอ่านล่วงหน้า
7. แจกจ่ายวาระการประชุมล่วงหน้า
ส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวมาพร้อม เชิญชวนให้พวกเขาสามารถเพิ่มวาระการประชุมเพิ่มเติมได้ก่อนเริ่มการประชุม
8. ตรวจสอบและแก้ไขตามความจำเป็น
ตรวจสอบวาระการประชุมก่อนเริ่มการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าครบถ้วนและถูกต้อง และตัดส่วนที่ไม่จำเป็นสำหรับกลุ่มที่อยู่ในห้องประชุมออกไป
ตัวอย่างวาระการประชุมและเทมเพลตฟรี
ต่อไปนี้คือวาระการประชุม 3 รูปแบบที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ ควรปรับหัวข้อและช่วงเวลาให้เหมาะสมกับความต้องการและเป้าหมายของการประชุมของคุณ
1. วาระการประชุมทีม
วันที่:
ที่ตั้ง:
ผู้เข้าร่วมประชุม:
วัตถุประสงค์: อัปเดตความคืบหน้าของโครงการ ตรวจสอบปัญหาและแนวทางแก้ไขในปัจจุบัน
- บทนำและยินดีต้อนรับ (5 นาที) | @WHO
- ทบทวนการประชุมครั้งก่อน (10 นาที) | @WHO
- ความคืบหน้าโครงการและรายงานความคืบหน้า (20 นาที) | @WHO
- การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ (20 นาที) | @WHO
- เปิดการอภิปรายและข้อเสนอแนะ (20 นาที) | @WHO
- การดำเนินการและขั้นตอนต่อไป (15 นาที) | @who
- การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที) | @WHO
เทมเพลตการประชุมรายเดือนฟรี
2. วาระการประชุมรวมบุคลากร
วันที่:
ที่ตั้ง:
ผู้เข้าร่วมประชุม:
วัตถุประสงค์: รายงานผลการดำเนินงานของบริษัท และแนะนำโครงการและแผนงานใหม่ ๆ
- กล่าวต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที)
- อัพเดตผลการดำเนินงานของบริษัท (20 นาที)
- โครงการและแผนงานใหม่ (20 นาที)
- ช่วงถามตอบ (30 นาที)
- การรับรองและมอบรางวัลพนักงาน (15 นาที)
- การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที)
3. วาระการประชุมเริ่มต้นโครงการ
วันที่:
ที่ตั้ง:
ผู้เข้าร่วมประชุม:
วัตถุประสงค์: กำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน แนะนำทีมงาน และหารือเกี่ยวกับความท้าทายและความเสี่ยง
- ยินดีต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที) | @WHO
- ภาพรวมโครงการและเป้าหมาย (15 นาที) | @WHO
- การแนะนำสมาชิกในทีม (5 นาที) | @WHO
- การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ (20 นาที) | @WHO
- ภาพรวมกำหนดการและไทม์ไลน์ (15 นาที) | @WHO
- ความท้าทายและความเสี่ยงของโครงการ (20 นาที) | @who
- รายการดำเนินการและขั้นตอนถัดไป (15 นาที) | @WHO
- การปิดการประชุมและการจัดเตรียมการประชุมครั้งต่อไป (5 นาที) | @WHO
ไอเดียการจัดงานเปิดตัวเพิ่มเติมอยู่ในส่วนของเรา คู่มือการประชุมเริ่มต้นโครงการ.
จัดทำวาระการประชุมของคุณด้วย AhaSlides
เพื่อให้ทีมของคุณสามารถเห็น ลงคะแนน และแก้ไขวาระการประชุมได้อย่างทั่วถึง:
- สร้างบัญชี ลงชื่อเข้าใช้เพื่อรับข่าวสาร AhaSlides หรือเรียกดูไฟล์ ห้องสมุดแม่แบบสาธารณะ.
- เลือกเทมเพลตวาระการประชุม และคลิก รับเทมเพลต.
เพิ่มรายการวาระการประชุมของคุณ แทนที่สไลด์รายการในเทมเพลตด้วยวาระการประชุมของคุณเอง จากนั้นเพิ่มกิจกรรมละลายพฤติกรรมสั้นๆ โพลล์ หรือคำถามปลายเปิด เพื่อให้ผู้คนมีส่วนร่วมตั้งแต่สไลด์แรก
ร่วมมือและแบ่งปัน เชิญเพื่อนร่วมทีมให้แก้ไขงานนำเสนอ จากนั้นแชร์วาระการประชุมเป็นลิงก์หรือคิวอาร์โค้ดก่อนการประชุม
ประเด็นที่สำคัญ
- เลือกประเภทการประชุมและเป้าหมายที่ชัดเจนก่อนที่จะระบุหัวข้อ
- จัดลำดับความสำคัญของสิ่งสำคัญที่สุดไว้ก่อน และกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละรายการ
- ส่งวาระการประชุมล่วงหน้าและเชิญผู้เข้าร่วมประชุมให้ร่วมเพิ่มเติมวาระการประชุมได้
- ควรจัดทำวาระการประชุมใหม่ทุกครั้ง วาระการประชุมอย่างเดียวไม่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
คำถามที่พบบ่อย
วาระการประชุมหมายถึงอะไร?
วาระการประชุมคือโครงร่างที่วางแผนไว้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในการประชุม บางครั้งเรียกว่าตารางการประชุมหรือลำดับการดำเนินงาน โดยจะระบุหัวข้อ เวลา และผู้ที่จะเป็นผู้นำในแต่ละหัวข้อ
การประชุมกำหนดวาระการประชุมคืออะไร?
การประชุมกำหนดวาระการประชุมจัดขึ้นเพื่อวางแผนและตัดสินใจเกี่ยวกับวาระการประชุมใหญ่ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
วาระการประชุมโครงการมีอะไรบ้าง?
วาระการประชุมโครงการจะระบุหัวข้อ การอภิปราย และรายการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น ความคืบหน้า ความเสี่ยง และขั้นตอนต่อไป
