สุดยอดคู่มือการประชุมแบบครบวงจรปี 2024: วาระการประชุม + เทมเพลตฟรี!

บันทึกช่วยจำขนาดใหญ่จะหายไป? พนักงานใหม่รอเปิดตัว? ทีมยอดเยี่ยมเป้าหมายของพวกเขาแต่ไม่ได้รับการยอมรับ? ดูเหมือนเ การประชุมด้วยมือทั้งหมด อยู่ในวาระ!

การทำงานร่วมกันในบริษัทอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรวมทีมทั้งหมดของคุณในการประชุมที่เป็นกันเองแต่ให้ประสิทธิผลอย่างเข้มข้น

ต่อไปนี้คือวิธีการทำให้ถูกต้อง ด้วยกำหนดการตัวอย่างและเทมเพลตแบบอินเทอร์แอกทีฟฟรี!

สารบัญ

• การประชุม All-Hands คืออะไร?
• ทำไมต้องจัดการประชุมแบบ All-Hands?
• เทมเพลตการประชุม All-Hands
• วาระการประชุม All-Hands
  • ตัวช่วยพิเศษสำหรับการประชุมแบบมือเปล่า
• คำถามที่พบบ่อย

การประชุม All-Hands คืออะไร?

An การประชุมด้วยมือทั้งหมด เป็นเพียงการประชุมที่เกี่ยวข้องกับ พนักงานทุกคนของบริษัท. เป็นการประชุมปกติ – อาจมีเดือนละครั้ง – และมักจะดำเนินการโดยหัวหน้าบริษัท

การประชุมทั้งหมดพยายามทำสิ่งสำคัญสองสามอย่างให้สำเร็จ...

• เพื่ออัปเดตพนักงานด้วยใด ๆ ประกาศใหม่ ไม่เหมาะกับอีเมล
• ในการตั้งค่า เป้าหมายของบริษัท และติดตามความคืบหน้าไปสู่สิ่งที่มีอยู่
• ให้รางวัล ผลงานโดดเด่น จากบุคคลและทีมงาน
• ไปยัง รับทราบพนักงาน ที่ได้เข้าร่วมเช่นเดียวกับผู้ที่จากไป
• เพื่อตอบ คำถามพนักงาน จากทุกมุมของธุรกิจ

ด้วยทั้งหมดนั้น ที่สุด เป้าหมายของการประชุมทั้งหมดคือการฉีด ความรู้สึกสามัคคี เข้าไปในบริษัท ไม่น่าแปลกใจเลยที่ทุกวันนี้ นั่นคือสิ่งที่เป็นที่ต้องการมากขึ้นเรื่อยๆ และการประชุมแบบมีส่วนร่วมก็ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในหมู่บริษัทต่างๆ ที่ต้องการรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นภายในตำแหน่งของตน

ความเป็นจริงที่สนุก ⚓ ความหมายของ 'การประชุมด้วยมือทั้งหมด' มาจากการเรียกของกองทัพเรือแบบเก่า 'มือทั้งหมดบนดาดฟ้า' ใช้เพื่อนำลูกเรือทุกคนของเรือขึ้นไปบนดาดฟ้าเรือเพื่อช่วยนำทางพายุ

การประชุม 'All-Hands' เหมือนกับ 'Town Hall' หรือไม่?

จะทื่อไม่มี แม้ว่าจะค่อนข้างคล้ายคลึงกัน แต่การประชุมศาลากลางนั้นแตกต่างจากการประชุมแบบ all-hands อย่างใหญ่หลวงอย่างหนึ่ง:

ทุกฝ่ายจะเน้นไปที่การให้ข้อมูลที่วางแผนไว้ล่วงหน้ามากกว่า ในขณะที่ศาลากลางจะเน้นไปที่การถามตอบมากกว่า

ซึ่งหมายความว่าในขณะที่มือเปล่าให้ความรู้สึกเหมือนการประชุมเป็นประจำ แต่ศาลากลางสามารถรู้สึกเหมือนเป็นเหตุการณ์ทางการเมืองที่ผ่อนคลายมากขึ้น ซึ่งอันที่จริงแล้วเป็นที่มาของชื่อ

ถึงกระนั้นพวกเขาทั้งสองก็เหมือนกันในหลาย ๆ ด้าน ทั้งสองเป็นการประชุมทั่วทั้งบริษัทซึ่งดำเนินการโดยผู้บริหารระดับสูง ซึ่งให้ข้อมูลและเกียรติคุณที่จำเป็นแก่พนักงาน

ตรวจสอบแนวคิดการประชุมที่ดีที่สุดจาก:

• การประชุมในธุรกิจ
• การประชุมกำหนดการโครงการ
• ศาลาว่าการ คู่มือการประชุม

ทำไมต้องจัดการประชุมแบบ All-Hands?

ฉันเข้าใจแล้ว เราทุกคนพยายามหลีกเลี่ยงกลุ่มอาการ 'ไม่เจอกันอีก' การเพิ่มอีกหนึ่งรายการในรายชื่อการประชุมประจำสัปดาห์ รายเดือน และรายปีอาจดูเหมือนเป็นวิธีที่ดีในการทำให้พนักงานของคุณต่อต้านคุณ แต่จริงๆ แล้วอาจ ลดจำนวนการประชุมที่คุณจัด.

ยังไง? เพราะการประชุมด้วยมือเดียวนั้นครอบคลุมทุกอย่าง ต้องใช้เวลาส่วนสำคัญของการประชุมอื่นๆ ที่คุณจะมีในเดือนทำงาน และย่อให้เหลือช่วงเวลาที่จำกัด 1 ชั่วโมง

ท้ายที่สุด สิ่งนี้สามารถทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในตารางเวลาของคุณ นี่คือประโยชน์อื่นๆ บางประการของการประชุมแบบ all-hands…

1. รวม – เป็นการยากที่จะอธิบายว่าทีมของคุณมีความหมายมากเพียงใดว่าคุณยินดีที่จะนั่งคุยกับพวกเขาทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน การให้โอกาสพวกเขาถามคำถามที่น่าสนใจผ่านการถาม & ตอบ และเปิดเผยและซื่อสัตย์กับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ จะสร้างวัฒนธรรมบริษัทที่ยอดเยี่ยม
2. เป็นทีม – เป็นเรื่องดีที่ได้ยินจากเจ้านาย การได้เห็นหน้าเพื่อนพนักงานก็เป็นเรื่องดีเช่นกัน การทำงานระยะไกลและสำนักงานที่แบ่งเป็นส่วนๆ มักจะแยกคนที่ตั้งใจจะก่อเจลออกได้มากที่สุด การประชุมด้วยมือเปล่าเปิดโอกาสให้พวกเขาได้พบปะพูดคุยกันอีกครั้งอย่างไม่เป็นทางการ
3. อย่าพลาดใคร – แนวคิดเบื้องหลังการประชุมแบบ all-hands ทั้งหมดคือ ทุกคนบนดาดฟ้า. แม้ว่าคุณอาจขาดงานไปบ้าง แต่คุณสามารถส่งข้อความของคุณด้วยความรู้ว่าทุกคน รวมถึงพนักงานที่อยู่ห่างไกลกำลังได้ยินสิ่งที่พวกเขาต้องการจะได้ยิน

ยกมือเพื่อ ทุกมือ!

ถ้าทุกคนจะไปที่นั่น ใส่ในการแสดง. คว้าเทมเพลตการนำเสนอแบบโต้ตอบฟรีนี้สำหรับการประชุมด้วยมือเปล่าครั้งต่อไปของคุณ!

วาระการประชุม All-Hands

ต้องการตัวอย่างวาระการประชุมทั้งหมดเพื่อสรุปสิ่งที่คุณ จริง เกิดขึ้นในทุกมือ?

ต่อไปนี้คือรายการทั่วไป 6 รายการที่คุณอาจเห็นในวาระการประชุม ตลอดจนการจำกัดเวลาที่แนะนำเพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น 1 ชั่วโมง.

1. เครื่องบดน้ำแข็ง

⏰ 5 นาที

เนื่องจากเป็นการประชุมทั่วทั้งบริษัทซึ่งอาจมีบุคคลใหม่ๆ เข้ามา มีโอกาสดีที่เพื่อนร่วมงานบางคนจะไม่มีโอกาสได้นั่งพูดคุยกันสักระยะหนึ่ง ใช้เครื่องบดน้ำแข็ง 1 หรือ 2 อันเพื่อเก็บ จิตวิญญาณของทีม เข้มแข็งและอบอุ่นสมองที่สวยงามเหล่านั้นก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น

ลองใช้แนวคิดเหล่านี้:

• GIF ใดอธิบายอารมณ์ของคุณ – นำเสนอทุกคนด้วย GIF สองสามภาพและขอให้พวกเขาโหวตให้ GIF ที่เหมาะกับความรู้สึกของพวกเขามากที่สุด
• แชร์เรื่องน่าอาย – นี่คือสิ่งที่ พิสูจน์แล้วว่าก่อให้เกิดความคิดที่ดี. ขอให้ทุกคนเขียนเรื่องสั้นที่น่าอับอายและส่งโดยไม่เปิดเผยตัวตน การอ่านสิ่งเหล่านี้อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่สนุกสนานสำหรับวาระการประชุมของคุณ
• แบบทดสอบป๊อป! – ไม่มีสถานการณ์ใดที่ไม่สามารถยกระดับได้ด้วยเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย แบบทดสอบสั้นๆ 5 นาทีเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบันหรือแนวทางปฏิบัติของบริษัทสามารถจุดประกายความคิดสร้างสรรค์และเริ่มต้นลงมือทำด้วยความสนุกสะอาดตา

💡ตรวจสอบ 10 เครื่องบดน้ำแข็งสำหรับการประชุมใด ๆ – ออนไลน์หรืออย่างอื่น! พร้อมด้วยไอเดียเล็กๆ น้อยๆ สำหรับ ประชุมเปิดโครงการ!

2. การอัปเดตทีม

⏰ 5 นาที

มีโอกาสที่คุณจะได้พบกับคนใหม่ๆ ในการประชุมครั้งนี้ รวมถึงการไม่ได้ออกเดินทางล่าสุดสองสามคน ดีที่สุดที่จะ พูดเรื่องนี้ในช่วงต้น ในวาระการประชุมเพื่อไม่ให้ใครนั่งรอการแนะนำอย่างงุ่มง่าม

การขอบคุณพนักงานที่เพิ่งจากไปไม่เพียงแต่เป็นผู้นำที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงความมีมนุษยธรรมต่อพนักงานของคุณด้วย ในทำนองเดียวกัน การแนะนำสมาชิกใหม่ให้กับบริษัทตั้งแต่เนิ่นๆ เป็นวิธีที่ดีในการช่วยให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมและทำให้ทุกคนรู้สึกสบายใจตลอดการประชุมที่เหลือ

เพียงแค่กล่าวขอบคุณและทักทายอย่างรวดเร็วก็เพียงพอแล้ว แต่คุณสามารถดำเนินการนำเสนอสั้นๆ ได้

3. ข่าวบริษัท

⏰ 5 นาที

อีกรายการหนึ่งที่รวดเร็วแต่สำคัญในวาระการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดของคุณคือคุณสามารถอัปเดตทีมของคุณบน มาและไปของบริษัท.

โปรดจำไว้ว่าสิ่งนี้ไม่เกี่ยวกับโครงการและเป้าหมาย (ซึ่งมาในไม่กี่นาที) แต่เกี่ยวกับการประกาศที่ส่งผลต่อทั้งบริษัท นี้สามารถเกี่ยวกับข้อตกลงใหม่ที่เกิดขึ้นใหม่ การสร้างทีม แผนงานที่กำลังดำเนินการอยู่และรวมไปถึงเรื่องน่าเบื่อที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ช่างประปาจะมาหยิบแก้วกาแฟที่เขาทิ้งไว้ครั้งสุดท้ายวันไหน

4. ความคืบหน้าของเป้าหมาย

⏰ 20 นาที

ตอนนี้เราอยู่ในเนื้อแท้ของมือทั้งหมดของคุณ นี่คือที่ที่คุณจะแสดงเป้าหมายและโอ้อวดอย่างภาคภูมิใจ (หรือร้องไห้ในที่สาธารณะ) เกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมของคุณที่มีต่อพวกเขา

นี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการประชุมของคุณ ดังนั้นให้ตรวจสอบเคล็ดลับด่วนเหล่านี้...

• ใช้ข้อมูลภาพ – สิ่งนี้อาจไม่แปลกใจเลย แต่กราฟและแผนภูมิทำ มาก ชี้แจงข้อมูลได้ดีกว่าข้อความ แสดงความคืบหน้าของแต่ละแผนกเป็นจุดบนกราฟเพื่อให้ชัดเจนว่าพวกเขามาจากไหนและกำลังจะไปที่ใด (หวังว่า)
• ขอแสดงความยินดีและเขยิบ – สำหรับทีมของคุณ นี่อาจเป็นส่วนที่ทำให้กังวลใจที่สุดในวาระการประชุมทั้งหมด คลายความกลัวด้วยการแสดงความยินดีกับทีมที่ทำผลงานได้ดี และค่อย ๆ สะกิดทีมที่ผลงานไม่ดีโดยถามพวกเขาถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้มีโอกาสบรรลุเป้าหมายมากขึ้น
• ทำให้เป็นแบบโต้ตอบ – ในฐานะที่เป็นส่วนที่ยาวที่สุดในการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมด และด้วยหลายๆ แง่มุมที่ไม่ได้นำไปใช้กับทุกคนโดยตรง คุณอาจต้องการเน้นที่ห้องด้วยการโต้ตอบบางอย่าง ลองโพล จัดอันดับมาตราส่วน word cloud หรือแม้แต่แบบทดสอบเพื่อดูวิธีการ ในการติดตาม ทีมของคุณคิดว่าพวกเขาเป็น

เมื่อคุณได้บรรยายในส่วนนี้แล้ว เป็นความคิดที่ดีที่จะนำทีมเข้าสู่ห้องกลุ่มย่อย เพื่อให้พวกเขาสามารถระดมความคิดเกี่ยวกับการตอบสนอง 3 ง่าม...

1. สิ่งที่พวกเขาชอบเกี่ยวกับการอัปเดตความคืบหน้า
2. สิ่งที่พวกเขาไม่ชอบเกี่ยวกับการอัปเดตความคืบหน้า
3. ตัวบล็อกที่ขัดขวางความก้าวหน้าที่ดีขึ้น

5. การรับรู้ของพนักงาน

⏰ 10 นาที

ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการเป็นทาสในสิ่งที่คุณไม่ได้รับเครดิต ความปรารถนาขั้นพื้นฐานของพนักงานของคุณแต่ละคนคือต้องการเครดิตเมื่อถึงกำหนดเครดิต ดังนั้นใช้ส่วนนี้ของการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดของคุณเพื่อให้พวกเขาได้รับความสำคัญที่พวกเขาสมควรได้รับ

คุณไม่จำเป็นต้องใส่ทั้งเพลงและเต้นรำ (พนักงานของคุณหลายคนอาจรู้สึกไม่สบายใจกับเรื่องนี้อยู่แล้ว) แต่การเป็นที่ยอมรับและอาจเป็นรางวัลเล็กๆ น้อยๆ สามารถช่วยได้มาก ไม่ใช่แค่สำหรับแต่ละคน แต่สำหรับการประชุมของคุณ ทั้งหมด.

โดยทั่วไป มีสองวิธีในการทำเช่นนี้:

1. ก่อนการประชุมหัวหน้าทีมทุกคนเสนอชื่อบุคคลในทีมที่ทำหน้าที่เหนือกว่าใคร ใช้การประชุมเพื่อรับทราบชื่อที่ส่งมากที่สุดจากแต่ละทีม
2. ระหว่างการประชุม – ถือ เมฆคำสด สำหรับ 'ฮีโร่ผู้เงียบขรึม' ของทุกคน ชื่อที่ส่งมากที่สุดจากผู้ชมของคุณจะปรากฎอยู่ตรงกลางของ word cloud ทำให้คุณมีโอกาสรับรู้ในที่สาธารณะว่าเป็นใคร

ปลาย 💡 อา วงล้อปั่น เป็นเครื่องมือแจกของรางวัลที่สมบูรณ์แบบ ไม่มีอะไรที่เหมือนกับการมีส่วนร่วมของผู้ชม!

6. เปิดถาม & ตอบ

⏰ 15 นาที

ปิดท้ายด้วยสิ่งที่หลายคนถือว่ามีความสำคัญสูงสุดในการประชุมแบบ all-hands: the ถาม & ตอบสด.

นี่เป็นโอกาสสำหรับทุกคนจากแผนกใด ๆ ที่จะตั้งคำถามกับผู้นำระดับสูง คาดหวังทุกอย่างจากส่วนนี้ และยินดีต้อนรับเช่นกัน เนื่องจากทีมของคุณอาจรู้สึกว่าเป็นครั้งเดียวที่พวกเขาจะได้รับคำตอบโดยตรงสำหรับข้อกังวลที่ถูกต้อง

หากคุณมีทีมขนาดใหญ่ วิธีหนึ่งที่จะจัดการกับ Q&A ได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการถามคำถามสองสามวันก่อนการประชุมแบบมีส่วนร่วม จากนั้นกรองผ่านพวกเขาเพื่อค้นหาสิ่งที่ควรค่าแก่คำตอบต่อหน้าฝูงชน

แต่ถ้าคุณต้องการความโปร่งใสมากขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการทั้งหมด เพียงให้ทีมของคุณถามคำถามผ่าน a แพลตฟอร์มถามตอบสด. ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเก็บทุกอย่างไว้ได้ จัด, กลั่นกรอง และ 100% เป็นมิตรกับคนงานระยะไกล.

ความช่วยเหลือเพิ่มเติมสำหรับการประชุมแบบ All-Hands

หากคุณกำลังมองหากิจกรรมที่ใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมง ให้ลองทำกิจกรรมพิเศษเหล่านี้ดู...

1. เรื่องราวของลูกค้า

เวลาที่บริษัทของคุณเข้าถึงลูกค้า อาจเป็นแรงจูงใจที่ทรงพลังอย่างมากสำหรับทีมของคุณ

ไม่ว่าจะก่อนหรือระหว่างการประชุม ให้ทีมของคุณส่งรีวิวจากลูกค้ามาให้คุณ อ่านข้อมูลเหล่านี้สำหรับทั้งทีม หรือแม้แต่ทำแบบทดสอบเพื่อให้ทุกคนสามารถเดาได้ว่าลูกค้ารายใดเป็นผู้ให้คะแนนรีวิวใด

2. ทีมพูดคุย

พูดตามตรง สมาชิกในทีมมักจะใกล้ชิดกับหัวหน้าทีมมากกว่าซีอีโอ

ให้ทุกคนได้ยินจากเสียงที่คุ้นเคยโดยเชิญผู้นำของแต่ละทีมขึ้นเวทีและส่งมอบเวอร์ชั่นของพวกเขา ความคืบหน้าของเป้าหมาย ขั้นตอน สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องและแม่นยำมากกว่า และทำให้ผู้อื่นเลิกใช้เสียงของคุณ!

3. เวลาตอบคำถาม!

เติมเต็มทุกมือของคุณด้วยแบบทดสอบการแข่งขัน คุณสามารถใส่แต่ละทีมลงใน... ทีม จากนั้นให้พวกเขาท้าทายสำหรับกระดานผู้นำผ่านคำถามที่เกี่ยวข้องกับงาน

เนื้อหาที่คาดการณ์ไว้ของเราในปีนี้จะเป็นอย่างไร อัตราการนำไปใช้ของคุณลักษณะที่ใหญ่ที่สุดของเราในปีที่แล้วเป็นเท่าใด คำถามเช่นนี้ไม่เพียงแต่สอนเมตริกที่สำคัญของบริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การประชุมของคุณราบรื่นและช่วยเหลือด้วย สร้างทีมที่คุณต้องการ.

คำถามที่พบบ่อย