การประชุมมีบทบาทสำคัญในธุรกิจและองค์กร โดยทำหน้าที่เป็นเวทีสำหรับการหารือและแก้ไขปัญหา และจัดการกิจการภายในเพื่อขับเคลื่อนความก้าวหน้า เพื่อจับภาพสาระสำคัญของการชุมนุมเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบตัวต่อตัว พบกันแปปเดี่ยว or รายงานการประชุม (เดือนต่อเดือน) มีความสำคัญในการจดบันทึก สรุปหัวข้อสำคัญที่อภิปราย และติดตามการตัดสินใจและการแก้ปัญหา
บทความนี้จะแนะนำคุณในการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยตัวอย่างและเทมเพลตที่จะใช้ ตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ต้องปฏิบัติตาม
สารบัญ
- รายงานการประชุมคืออะไร?
- ใครคือผู้รับนาที?
- วิธีเขียนรายงานการประชุม
- ตัวอย่างรายงานการประชุม (+ เทมเพลต)
- เคล็ดลับในการสร้างรายงานการประชุมที่ดี
- ประเด็นที่สำคัญ
รายงานการประชุม | freepik.comรายงานการประชุมคืออะไร?
รายงานการประชุมเป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของการอภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม
- ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและแหล่งข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดและผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้
- พวกเขาช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่ลืมข้อมูลสำคัญและทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ
- พวกเขายังให้ความรับผิดชอบและความโปร่งใสด้วยการบันทึกการตัดสินใจและคำมั่นสัญญาที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุม
ใครคือผู้รับนาที?
ผู้จดรายงานการประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจในระหว่างการประชุมอย่างถูกต้อง
พวกเขาสามารถเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการ เลขานุการ ผู้ช่วยหรือผู้จัดการ หรือสมาชิกในทีมอาสาสมัครที่ปฏิบัติงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องมีการจัดระเบียบที่ดีและการจดบันทึก และสามารถสรุปการอภิปรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
พบกันแปปเดี่ยวการเข้าร่วมการประชุมอย่างสนุกสนานด้วย AhaSlides
รวบรวมผู้คนในเวลาเดียวกัน
แทนที่จะมาที่แต่ละโต๊ะและ 'ตรวจสอบ' ผู้คนในกรณีที่พวกเขาไม่ปรากฏตัว ตอนนี้คุณสามารถรวบรวมความสนใจของผู้คนและตรวจสอบการเข้าร่วมด้วยแบบทดสอบโต้ตอบแสนสนุกด้วย AhaSlides!
🚀 รับเทมเพลตฟรี ☁️วิธีเขียนรายงานการประชุม
เพื่อให้รายงานการประชุมมีประสิทธิภาพ ประการแรกควรมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นบันทึกข้อเท็จจริงของการประชุมและหลีกเลี่ยงความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตีความความคิดเห็นของการสนทนา ต่อไป, ควรสั้น ชัดเจน และเข้าใจง่ายเน้นเฉพาะประเด็นหลักและหลีกเลี่ยงการเพิ่มรายละเอียดที่ไม่จำเป็น ในที่สุด, จะต้องมีความถูกต้องและมั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ทั้งหมดมีความสดใหม่และมีความเกี่ยวข้อง
มาดูรายละเอียดการเขียนบันทึกการประชุมตามขั้นตอนต่อไปนี้กัน!
8 องค์ประกอบสำคัญของรายงานการประชุม
- วัน เวลา และสถานที่ประชุม
- รายชื่อผู้เข้าร่วมและขออภัยหากขาดเรียน
- วาระการประชุมและวัตถุประสงค์ของการประชุม
- สรุปการอภิปรายและการตัดสินใจ
- การลงคะแนนใด ๆ และผลลัพธ์ของพวกเขา
- รายการดำเนินการ รวมถึงฝ่ายที่รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
- ขั้นตอนต่อไปหรือรายการติดตามผล
- กล่าวปิดการประชุมหรือเลื่อนการประชุม
วิธีเขียนรายงานการประชุมขั้นตอนในการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
1/ การเตรียมการ
ก่อนการประชุม ทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมและเอกสารพื้นหลังที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมด เช่น แล็ปท็อป กระดาษจดบันทึก และปากกา นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบรายงานการประชุมครั้งก่อนๆ เพื่อดูว่าควรรวมข้อมูลใดบ้างและจะจัดรูปแบบอย่างไร
2/ การจดบันทึก
ในระหว่างการประชุม จดบันทึกที่ชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับการอภิปรายและการตัดสินใจ คุณควรมุ่งเน้นไปที่การจับประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ แทนที่จะถอดความการประชุมทั้งหมดแบบคำต่อคำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อผู้พูดหรือคำพูดที่สำคัญ และรายการการกระทำหรือการตัดสินใจใดๆ และหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือชวเลขที่ทำให้ผู้อื่นไม่เข้าใจ
3/ จัดระเบียบรายงานการประชุม
ตรวจสอบและจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณเพื่อสร้างสรุปรายงานการประชุมหลังการประชุมที่กระชับและสอดคล้องกัน คุณสามารถใช้หัวเรื่องและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อทำให้รายงานการประชุมอ่านง่าย อย่าใช้ความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตีความความคิดเห็นของการสนทนา ให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงและข้อตกลงระหว่างการประชุม
4/ การบันทึกรายละเอียด
รายงานการประชุมของคุณควรมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น วันที่ เวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม และกล่าวถึงหัวข้อสำคัญที่อภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่ได้รับมอบหมาย อย่าลืมบันทึกการลงคะแนนที่ได้รับและผลของการอภิปรายใดๆ
5/ รายการดำเนินการ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น นี่เป็นส่วนสำคัญของรายงานการประชุม เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนทราบหน้าที่ความรับผิดชอบของตนและลำดับเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
6/ ตรวจสอบและแจกจ่าย
คุณควรตรวจทานรายงานการประชุมเพื่อความถูกต้องและครบถ้วน และทำการแก้ไขที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดบันทึกประเด็นสำคัญและการตัดสินใจทั้งหมดแล้ว จากนั้น คุณสามารถแจกจ่ายรายงานการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนได้ด้วยตนเองหรือทางอีเมล จัดเก็บสำเนารายงานการประชุมไว้ในตำแหน่งส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย เช่น ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันหรือแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
7/ ติดตามผล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการติดตามรายการการดำเนินการจากการประชุมและเสร็จสิ้นโดยทันที ใช้รายงานการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการตามการตัดสินใจ ช่วยให้คุณรักษาความรับผิดชอบและทำให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างรายงานการประชุม (+ เทมเพลต)
1/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: เทมเพลตการประชุมอย่างง่าย
ระดับรายละเอียดและความซับซ้อนของรายงานการประชุมอย่างง่ายจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุมและความต้องการขององค์กรของคุณ
โดยทั่วไปแล้ว รายงานการประชุมธรรมดาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ภายใน และไม่จำเป็นต้องเป็นทางการหรือครอบคลุมเหมือนรายงานการประชุมประเภทอื่นๆ
ดังนั้น หากคุณมีความจำเป็นเร่งด่วนและการประชุมมีเนื้อหาที่เรียบง่ายและไม่สำคัญเกินไป คุณสามารถใช้เทมเพลตต่อไปนี้ได้:
| ชื่อการประชุม:[ใส่หัวข้อการประชุม] วันที่: [แทรกวันที่] เวลา:[แทรกเวลา] ที่ตั้ง:[แทรกตำแหน่ง] ผู้เข้าร่วมประชุม:[ใส่ชื่อผู้เข้าร่วม] ขออภัยสำหรับการขาดงาน: [ใส่ชื่อ]วาระที่[แทรกวาระที่ 1][แทรกวาระที่ 2][แทรกวาระที่ 3]สรุปการประชุม:[แทรกบทสรุปของการอภิปรายและการตัดสินใจระหว่างการประชุม รวมถึงประเด็นสำคัญหรือรายการดำเนินการ]รายการดำเนินการ: [ใส่รายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุม รวมถึงฝ่ายที่รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายให้เสร็จสิ้น]ขั้นตอนถัดไป [แทรกขั้นตอนถัดไปหรือรายการติดตามผลที่มีการหารือระหว่างการประชุม]หมายเหตุปิด: [แทรกคำปราศรัยปิดการประชุมหรือการเลื่อนการประชุม]ลงนาม: [ใส่ลายเซ็นของผู้จดรายงานการประชุม] |
2/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: แม่แบบการประชุมคณะกรรมการ
รายงานการประชุมของคณะกรรมการจะถูกบันทึกและแจกจ่ายให้กับสมาชิกทุกคน ซึ่งเป็นบันทึกการตัดสินใจและทิศทางขององค์กร ดังนั้นจึงควรชัดเจน ครบถ้วน ละเอียดและเป็นทางการ นี่คือเทมเพลตรายงานการประชุมคณะกรรมการ:
| ชื่อการประชุม:การประชุมคณะกรรมการบริษัท วันที่: [แทรกวันที่]เวลา: [แทรกเวลา]ที่ตั้ง:[แทรกตำแหน่ง] ผู้เข้าร่วมประชุม: [ใส่ชื่อผู้เข้าร่วม]ขออภัยสำหรับการขาดงาน: [ใส่ชื่อผู้ที่ขออภัยในการขาดงาน]วาระที่1. อนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน 2. การตรวจสอบรายงานทางการเงิน 3. การอภิปรายเกี่ยวกับแผนกลยุทธ์4. ธุรกิจอื่นใดสรุปการประชุม:1. การอนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน: [แทรกไฮไลท์จากการประชุมครั้งก่อนได้รับการตรวจสอบและอนุมัติแล้ว]2. การตรวจสอบรายงานทางการเงิน: [แทรกไฮไลท์ของสถานการณ์ทางการเงินในปัจจุบันและคำแนะนำสำหรับการวางแผนทางการเงินในอนาคต]3. การอภิปรายเกี่ยวกับแผนยุทธศาสตร์: [แทรกซึ่งคณะกรรมการได้หารือและปรับปรุงแผนยุทธศาสตร์ขององค์กร]4. เรื่องอื่นๆ : [แทรกเรื่องสำคัญอื่นๆ ที่ไม่ได้บรรจุในระเบียบวาระการประชุม]รายการดำเนินการ:[แทรกรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุมรวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้น]ขั้นตอนถัดไปคณะกรรมการจะมีการประชุมติดตามผลใน [แทรกวันที่]หมายเหตุปิด:ปิดการประชุมเมื่อ [แทรกเวลา]ลงนาม: [ใส่ลายเซ็นของผู้จดรายงานการประชุม] |
นี่เป็นเพียงเทมเพลตการประชุมคณะกรรมการขั้นพื้นฐาน และคุณอาจต้องการเพิ่มหรือลบองค์ประกอบต่างๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการของการประชุมและองค์กรของคุณ
3/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: เทมเพลตการจัดการโครงการ
นี่คือตัวอย่างรายงานการประชุมสำหรับเทมเพลตการจัดการโครงการ:
| ชื่อการประชุม: ประชุมทีมบริหารโครงการ วันที่: [แทรกวันที่]เวลา: [แทรกเวลา]ที่ตั้ง:[แทรกตำแหน่ง] ผู้เข้าร่วมประชุม: [ใส่ชื่อผู้เข้าร่วม]ขออภัยสำหรับการขาดงาน: [ใส่ชื่อผู้ที่ขออภัยในการขาดงาน]วาระที่1. ทบทวนสถานะโครงการ2. การอภิปรายความเสี่ยงของโครงการ3. ทบทวนความคืบหน้าของทีม4. ธุรกิจอื่นใดสรุปการประชุม:1. การทบทวนสถานะของโครงการ: [แทรกการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าและเน้นปัญหาใดๆ ที่ต้องแก้ไข]2. การอภิปรายเกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการ: [แทรกความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการและแผนการเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น]3. การทบทวนความคืบหน้าของทีม: [แทรกความคืบหน้าที่ตรวจสอบแล้วและหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น]4 เรื่องอื่นใด: [แทรกเรื่องสำคัญอื่น ๆ ที่ไม่ได้บรรจุในระเบียบวาระการประชุม]รายการดำเนินการ:[แทรกรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุมรวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้น]ขั้นตอนถัดไปทีมจะมีการประชุมติดตามผลใน [แทรกวันที่]หมายเหตุปิด:ปิดการประชุมเมื่อ [แทรกเวลา]ลงนาม: [ใส่ลายเซ็นของผู้จดรายงานการประชุม] |
เคล็ดลับในการสร้างรายงานการประชุมที่ดี
อย่าเครียดกับการเก็บทุกคำ แต่เน้นที่การบันทึกหัวข้อหลัก ผลลัพธ์ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ วางการอภิปรายบนแพลตฟอร์มสด เพื่อให้คุณสามารถจับทุกคำพูดไว้ในที่เดียว net🎣 -กระดานแนวคิดของ AhaSlides เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย เพื่อให้ทุกคนส่งไอเดียได้อย่างรวดเร็ว นี่คือวิธีการ:
สร้างงานนำเสนอใหม่กับคุณ บัญชี AhaSlidesจากนั้นเพิ่มสไลด์ระดมความคิดในส่วน "โพลล์"
เขียน .ของคุณ หัวข้อสนทนาจากนั้นกด "นำเสนอ" เพื่อให้ทุกคนในการประชุมสามารถเข้าร่วมและส่งแนวคิดของตนได้
ด้วยกระดานแนวคิดของ AhaSlides ทุกคนมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและคุณยังสามารถติดตามรายงานการประชุมได้อย่างง่ายดายฟังดูง่ายใช่มั้ย? ลองใช้ฟีเจอร์นี้เลย นี่เป็นเพียงหนึ่งในฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมของคุณด้วยการสนทนาที่มีชีวิตชีวาและเข้มข้น
ประเด็นที่สำคัญ
วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุมคือเพื่อให้ภาพรวมระดับสูงของการประชุมสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ รวมทั้งเพื่อเก็บบันทึกผลการประชุม ดังนั้นรายงานการประชุมควรเป็นระเบียบ เข้าใจง่าย เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดอย่างชัดเจนและรัดกุม
คีย์เวิร์ด: ประชุมธุรกิจ
