รายงานการประชุม: คู่มือการเขียนตัวอย่างที่ดีที่สุด (+ เทมเพลตฟรี) ในปี 2024

งาน

เจน อึ้ง 15 เมษายน 2024 9 สีแดงขั้นต่ำ

การประชุมมีบทบาทสำคัญในธุรกิจและองค์กร โดยทำหน้าที่เป็นเวทีสำหรับการหารือและแก้ไขปัญหา และจัดการกิจการภายในเพื่อขับเคลื่อนความก้าวหน้า เพื่อจับภาพสาระสำคัญของการชุมนุมเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบตัวต่อตัว พบกันแปปเดี่ยว or รายงานการประชุม (เดือนต่อเดือน) มีความสำคัญในการจดบันทึก สรุปหัวข้อสำคัญที่อภิปราย และติดตามการตัดสินใจและการแก้ปัญหา

บทความนี้จะแนะนำคุณในการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยตัวอย่างและเทมเพลตที่จะใช้ ตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ต้องปฏิบัติตาม

สารบัญ

พบกันแปปเดี่ยว
รายงานการประชุม | freepik.com

หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณไม่รู้สึกท้าทายในการเขียนรายงานการประชุมอีกต่อไป และอย่าลืมใช้ความคิดสร้างสรรค์และการโต้ตอบในการประชุมแต่ละครั้งด้วย:

รายงานการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมเป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของการอภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม 

  • ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและแหล่งข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดและผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้
  • พวกเขาช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่ลืมข้อมูลสำคัญและทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ
  • พวกเขายังให้ความรับผิดชอบและความโปร่งใสด้วยการบันทึกการตัดสินใจและคำมั่นสัญญาที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุม

ใครคือผู้รับนาที?

ผู้จดรายงานการประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจในระหว่างการประชุมอย่างถูกต้อง

พวกเขาสามารถเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการ เลขานุการ ผู้ช่วยหรือผู้จัดการ หรือสมาชิกในทีมอาสาสมัครที่ปฏิบัติงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องมีการจัดระเบียบที่ดีและการจดบันทึก และสามารถสรุปการอภิปรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

พบกันแปปเดี่ยว

การเข้าร่วมการประชุมอย่างสนุกสนานด้วย AhaSlides

ข้อความทางเลือก


รวบรวมผู้คนในเวลาเดียวกัน

แทนที่จะมาที่แต่ละโต๊ะและ 'ตรวจสอบ' ผู้คนในกรณีที่พวกเขาไม่ปรากฏตัว ตอนนี้คุณสามารถรวบรวมความสนใจของผู้คนและตรวจสอบการเข้าร่วมด้วยแบบทดสอบโต้ตอบแสนสนุกด้วย AhaSlides!


🚀 รับเทมเพลตฟรี ☁️

วิธีเขียนรายงานการประชุม

เพื่อให้รายงานการประชุมมีประสิทธิภาพ ประการแรกควรมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นบันทึกข้อเท็จจริงของการประชุมและหลีกเลี่ยงความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตีความความคิดเห็นของการสนทนา ต่อไป, ควรสั้น ชัดเจน และเข้าใจง่าย เน้นเฉพาะประเด็นหลักและหลีกเลี่ยงการเพิ่มรายละเอียดที่ไม่จำเป็น ในที่สุด, จะต้องมีความถูกต้องและมั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ทั้งหมดมีความสดใหม่และมีความเกี่ยวข้อง

เรามาดูรายละเอียดการเขียนรายงานการประชุมโดยมีขั้นตอนดังนี้!

8 องค์ประกอบสำคัญของรายงานการประชุม

  1. วัน เวลา และสถานที่ประชุม
  2. รายชื่อผู้เข้าร่วมและขออภัยหากขาดเรียน
  3. วาระการประชุมและวัตถุประสงค์ของการประชุม
  4. สรุปการอภิปรายและการตัดสินใจ
  5. การลงคะแนนใด ๆ และผลลัพธ์ของพวกเขา
  6. รายการดำเนินการ รวมถึงฝ่ายที่รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
  7. ขั้นตอนต่อไปหรือรายการติดตามผล
  8. กล่าวปิดการประชุมหรือเลื่อนการประชุม
วิธีเขียนรายงานการประชุม
วิธีเขียนรายงานการประชุม

ขั้นตอนในการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

1/ การเตรียมการ

ก่อนการประชุม ทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมและเอกสารพื้นหลังที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมด เช่น แล็ปท็อป กระดาษจดบันทึก และปากกา นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบรายงานการประชุมครั้งก่อนๆ เพื่อดูว่าควรรวมข้อมูลใดบ้างและจะจัดรูปแบบอย่างไร

2/ การจดบันทึก

ในระหว่างการประชุม จดบันทึกที่ชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับการอภิปรายและการตัดสินใจ คุณควรมุ่งเน้นไปที่การจับประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ แทนที่จะถอดความการประชุมทั้งหมดแบบคำต่อคำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อผู้พูดหรือคำพูดที่สำคัญ และรายการการกระทำหรือการตัดสินใจใดๆ และหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือชวเลขที่ทำให้ผู้อื่นไม่เข้าใจ

3/ จัดระเบียบรายงานการประชุม

ตรวจสอบและจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณเพื่อสร้างสรุปรายงานการประชุมหลังการประชุมที่กระชับและสอดคล้องกัน คุณสามารถใช้หัวเรื่องและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อทำให้รายงานการประชุมอ่านง่าย อย่าใช้ความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตีความความคิดเห็นของการสนทนา ให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงและข้อตกลงระหว่างการประชุม

4/ การบันทึกรายละเอียด

รายงานการประชุมของคุณควรมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น วันที่ เวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม และกล่าวถึงหัวข้อสำคัญที่อภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่ได้รับมอบหมาย อย่าลืมบันทึกการลงคะแนนที่ได้รับและผลของการอภิปรายใดๆ

5/ รายการดำเนินการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น นี่เป็นส่วนสำคัญของรายงานการประชุม เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนทราบหน้าที่ความรับผิดชอบของตนและลำดับเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

6/ ตรวจสอบและแจกจ่าย

คุณควรตรวจทานรายงานการประชุมเพื่อความถูกต้องและครบถ้วน และทำการแก้ไขที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดบันทึกประเด็นสำคัญและการตัดสินใจทั้งหมดแล้ว จากนั้น คุณสามารถแจกจ่ายรายงานการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนได้ด้วยตนเองหรือทางอีเมล จัดเก็บสำเนารายงานการประชุมไว้ในตำแหน่งส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย เช่น ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันหรือแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

7/ ติดตามผล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการติดตามรายการการดำเนินการจากการประชุมและเสร็จสิ้นโดยทันที ใช้รายงานการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการตามการตัดสินใจ ช่วยให้คุณรักษาความรับผิดชอบและทำให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างรายงานการประชุม

ตัวอย่างรายงานการประชุม (+ เทมเพลต)

1/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: เทมเพลตการประชุมอย่างง่าย

ระดับรายละเอียดและความซับซ้อนของรายงานการประชุมอย่างง่ายจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุมและความต้องการขององค์กรของคุณ 

โดยทั่วไปแล้ว รายงานการประชุมธรรมดาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ภายใน และไม่จำเป็นต้องเป็นทางการหรือครอบคลุมเหมือนรายงานการประชุมประเภทอื่นๆ 

ดังนั้น หากคุณมีความจำเป็นเร่งด่วนและการประชุมมีเนื้อหาที่เรียบง่ายและไม่สำคัญเกินไป คุณสามารถใช้เทมเพลตต่อไปนี้ได้:

ชื่อการประชุม: [ใส่หัวข้อการประชุม] 
วันที่: [แทรกวันที่] 
เวลา: [แทรกเวลา] 
สถานที่ตั้ง: [แทรกตำแหน่ง] 
ผู้เข้าร่วมประชุม: [ใส่ชื่อผู้เข้าร่วม] 
ขออภัยสำหรับการขาดงาน: [ใส่ชื่อ]

วาระที่
[แทรกวาระที่ 1]
[แทรกวาระที่ 2]
[แทรกวาระที่ 3]

สรุปการประชุม:
[แทรกบทสรุปของการอภิปรายและการตัดสินใจระหว่างการประชุม รวมถึงประเด็นสำคัญหรือรายการดำเนินการ]

รายการดำเนินการ: 
[ใส่รายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุม รวมถึงฝ่ายที่รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายให้เสร็จสิ้น]

ขั้นตอนถัดไป 
[แทรกขั้นตอนถัดไปหรือรายการติดตามผลที่มีการหารือระหว่างการประชุม]

หมายเหตุปิด: 
[แทรกคำปราศรัยปิดการประชุมหรือการเลื่อนการประชุม]

ลงนาม: [ใส่ลายเซ็นของผู้จดรายงานการประชุม]

2/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: แม่แบบการประชุมคณะกรรมการ

รายงานการประชุมของคณะกรรมการจะถูกบันทึกและแจกจ่ายให้กับสมาชิกทุกคน ซึ่งเป็นบันทึกการตัดสินใจและทิศทางขององค์กร ดังนั้นจึงควรชัดเจน ครบถ้วน ละเอียดและเป็นทางการ นี่คือเทมเพลตรายงานการประชุมคณะกรรมการ:

ชื่อการประชุม: การประชุมคณะกรรมการบริษัท
วันที่: [แทรกวันที่]
เวลา: [แทรกเวลา]
สถานที่ตั้ง: [แทรกตำแหน่ง]
ผู้เข้าร่วมประชุม: [ใส่ชื่อผู้เข้าร่วม]
ขออภัยสำหรับการขาดงาน: [ใส่ชื่อผู้ที่ขออภัยในการขาดงาน]

วาระที่
1. อนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน 
2. การตรวจสอบรายงานทางการเงิน 
3. การอภิปรายเกี่ยวกับแผนกลยุทธ์
4. ธุรกิจอื่นใด

สรุปการประชุม:
1. การอนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน: [แทรกไฮไลท์จากการประชุมครั้งก่อนได้รับการตรวจสอบและอนุมัติแล้ว]
2. การตรวจสอบรายงานทางการเงิน: [แทรกไฮไลท์ของสถานการณ์ทางการเงินในปัจจุบันและคำแนะนำสำหรับการวางแผนทางการเงินในอนาคต]
3. การอภิปรายเกี่ยวกับแผนยุทธศาสตร์: [แทรกซึ่งคณะกรรมการได้หารือและปรับปรุงแผนยุทธศาสตร์ขององค์กร]
4. เรื่องอื่นๆ : [แทรกเรื่องสำคัญอื่นๆ ที่ไม่ได้บรรจุในระเบียบวาระการประชุม]

รายการดำเนินการ:
[แทรกรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุมรวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้น]

ขั้นตอนถัดไป
คณะกรรมการจะมีการประชุมติดตามผลใน [แทรกวันที่]

หมายเหตุปิด:
ปิดการประชุมเมื่อ [แทรกเวลา]

ลงนาม: [ใส่ลายเซ็นของผู้จดรายงานการประชุม]

นี่เป็นเพียงเทมเพลตการประชุมคณะกรรมการขั้นพื้นฐาน และคุณอาจต้องการเพิ่มหรือลบองค์ประกอบต่างๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการของการประชุมและองค์กรของคุณ

3/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: เทมเพลตการจัดการโครงการ 

นี่คือตัวอย่างรายงานการประชุมสำหรับเทมเพลตการจัดการโครงการ:

ชื่อการประชุม: ประชุมทีมบริหารโครงการ 
วันที่: [แทรกวันที่]
เวลา: [แทรกเวลา]
สถานที่ตั้ง: [แทรกตำแหน่ง]
ผู้เข้าร่วมประชุม: [ใส่ชื่อผู้เข้าร่วม]
ขออภัยสำหรับการขาดงาน: [ใส่ชื่อผู้ที่ขออภัยในการขาดงาน]

วาระที่
1. ทบทวนสถานะโครงการ
2. การอภิปรายความเสี่ยงของโครงการ
3. ทบทวนความคืบหน้าของทีม
4. ธุรกิจอื่นใด

สรุปการประชุม:
1. การทบทวนสถานะของโครงการ: [แทรกการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าและเน้นปัญหาใดๆ ที่ต้องแก้ไข]
2. การอภิปรายเกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการ: [แทรกความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการและแผนการเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น]
3. การทบทวนความคืบหน้าของทีม: [แทรกความคืบหน้าที่ตรวจสอบแล้วและหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น]
4 เรื่องอื่นใด: [แทรกเรื่องสำคัญอื่น ๆ ที่ไม่ได้บรรจุในระเบียบวาระการประชุม]

รายการดำเนินการ:
[แทรกรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุมรวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้น]

ขั้นตอนถัดไป
ทีมจะมีการประชุมติดตามผลใน [แทรกวันที่]

หมายเหตุปิด:
ปิดการประชุมเมื่อ [แทรกเวลา]

ลงนาม: [ใส่ลายเซ็นของผู้จดรายงานการประชุม]

เคล็ดลับในการสร้างรายงานการประชุมที่ดี

อย่าเครียดกับการเก็บทุกคำ แต่เน้นที่การบันทึกหัวข้อหลัก ผลลัพธ์ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ วางการอภิปรายบนแพลตฟอร์มสด เพื่อให้คุณสามารถจับทุกคำพูดไว้ในที่เดียว net🎣 - กระดานแนวคิดของ AhaSlides เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย เพื่อให้ทุกคนส่งไอเดียได้อย่างรวดเร็ว นี่คือวิธีการ:

สร้างงานนำเสนอใหม่กับคุณ บัญชี AhaSlidesจากนั้นเพิ่มสไลด์ระดมความคิดในส่วน "โพลล์"

การเขียนรายงานการประชุม

เขียน .ของคุณ หัวข้อสนทนาจากนั้นกด "นำเสนอ" เพื่อให้ทุกคนในการประชุมสามารถเข้าร่วมและส่งแนวคิดของตนได้

บอร์ดแนวคิด AhaSlides สามารถใช้เพื่อติดตามรายงานการประชุมได้อย่างง่ายดาย
ด้วยกระดานแนวคิดของ AhaSlides ทุกคนมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและคุณยังสามารถติดตามรายงานการประชุมได้อย่างง่ายดาย

ฟังดูง่ายใช่มั้ย? ลองใช้ฟีเจอร์นี้เลย นี่เป็นเพียงหนึ่งในฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมของคุณด้วยการสนทนาที่มีชีวิตชีวาและเข้มข้น

ประเด็นที่สำคัญ

วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุมคือเพื่อให้ภาพรวมระดับสูงของการประชุมสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ รวมทั้งเพื่อเก็บบันทึกผลการประชุม ดังนั้นรายงานการประชุมควรเป็นระเบียบ เข้าใจง่าย เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดอย่างชัดเจนและรัดกุม