คุณเคยทำโครงการเสร็จโดยรู้สึกว่าบางอย่างสามารถดำเนินไปได้ดีกว่านี้หรือไม่? หรือบางทีคุณอาจทำสำเร็จอย่างยอดเยี่ยมแต่ไม่สามารถระบุได้ ทำไม? ที่นั่นอยู่ที่ไหน การย้อนมองโครงการ เข้ามา พวกมันเหมือนเป็นการสรุปผลให้ทีมของคุณ เป็นโอกาสที่จะเฉลิมฉลองชัยชนะ เรียนรู้จากข้อผิดพลาด และปูทางสู่ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่กว่าในอนาคต
Project Retrospective คืออะไร?
การย้อนมองโครงการ บางครั้งเรียกว่าการประชุมย้อนมอง เซสชันย้อนมอง หรือเรียกง่ายๆ ว่าการย้อนมองเป็นช่วงเวลาเฉพาะที่ทีมของคุณจะได้ทบทวนโครงการหลังจากโครงการเสร็จสิ้น (หรือในช่วงสำคัญ) เป็นการมองย้อนกลับไปอย่างเป็นระบบตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ทั้งด้านดี ด้านแย่ และด้านที่ "สามารถดีกว่านี้ได้"
ลองนึกภาพว่าโครงการของคุณคือการเดินทางท่องเที่ยว การย้อนอดีตเป็นโอกาสให้คุณมารวมตัวกันรอบๆ แผนที่ ร่างเส้นทางของคุณ เน้นที่จุดชมวิว (ชัยชนะอันยอดเยี่ยม!) ระบุถนนขรุขระ (ความท้าทายที่น่ารำคาญ) และวางแผนเส้นทางที่ราบรื่นยิ่งขึ้นสำหรับการเดินทางในอนาคต
วิธีการทำ Retrospective อย่างมีประสิทธิภาพ
เอาล่ะ มาตัดเรื่องไร้สาระแล้วเริ่มกันเลย วิธีการจัดประชุมย้อนหลัง ที่ส่งผลจริง นี่คือกรอบงานง่ายๆ:
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดฉากและรวบรวมคำติชม
วาระการประชุม การประชุมทุกครั้งไม่ว่าจะย้อนหลังหรือไม่ก็ตาม ล้วนต้องมีวาระการประชุม หากไม่มีวาระการประชุม เราก็จะเหมือนกวางที่ไม่รู้ว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร กำหนดความหมายและวัตถุประสงค์ของการประชุมย้อนหลังให้ชัดเจน สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเปิดกว้าง ซึ่งทุกคนจะรู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดของตนเอง มีรูปแบบการประชุมย้อนหลังยอดนิยมบางรูปแบบที่คุณสามารถทำตามได้ เช่น:
การเริ่มต้น-หยุด-ดำเนินการต่อ:
📈 เริ่มต้น “เราควรเริ่มต้นทำอะไร?”
- ไอเดียใหม่ๆที่น่าลอง
- กระบวนการที่ขาดหายไปที่เราต้องการ
- โอกาสในการปรับปรุง
- แนวทางใหม่ที่ต้องพิจารณา
🛑 หยุด “เราควรหยุดทำอะไร?”
- การปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพ
- กิจกรรมการเสียเวลา
- นิสัยที่ไม่สร้างสรรค์
- สิ่งที่ทำให้เราช้าลง
✅ ต่อ “สิ่งใดที่กำลังดีอยู่ที่เราควรทำต่อไป?”
- การปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จ
- เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ
- พฤติกรรมทีมเชิงบวก
- สิ่งที่นำมาซึ่งผลลัพธ์
ไปได้ดี - เพื่อปรับปรุง - รายการการดำเนินการ:
✨ ไปได้ดี “อะไรทำให้เราภูมิใจ?”
- ความสำเร็จที่สำคัญ
- แนวทางที่ประสบความสำเร็จ
- ทีมชนะ
- ผลลัพธ์ที่เป็นบวก
- ความร่วมมืออย่างมีประสิทธิผล
🎯 พัฒนา “เราจะทำได้ดีกว่านี้ตรงไหน?”
- จุดเจ็บปวดที่ต้องแก้ไข
- พลาดโอกาส
- คอขวดของกระบวนการ
- ช่องว่างในการสื่อสาร
- ความท้าทายด้านทรัพยากร
⚡ รายการการดำเนินการ “เราจะดำเนินการขั้นตอนใดโดยเฉพาะ?”
- ภารกิจที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้
- มอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ
- ความมุ่งมั่นตามกำหนดเวลา
- เป้าหมายที่วัดผลได้
- แผนการติดตามผล
ทำให้ทุกคนพูดคุยด้วย AhaSlidesการสำรวจความคิดเห็นแบบไม่เปิดเผยตัวตน คลาวด์คำ คำถามและคำตอบแบบสด และการลงคะแนนแบบเรียลไทม์
▶️ นี่คือคู่มือเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว: ลงทะเบียน AhaSlidesเลือกเทมเพลตย้อนยุค ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ และแบ่งปันกับทีมของคุณ ง่ายมากๆ!
ขั้นตอนที่ 2: วิเคราะห์ สะท้อน และสร้างข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้
เมื่อรวบรวมคำติชมแล้ว ก็ถึงเวลาระบุธีมหลักและรูปแบบคำติชม อะไรคือชัยชนะที่ยิ่งใหญ่ที่สุด ความท้าทายหลักคืออะไร สิ่งใดที่ผิดพลาด รวบรวมธีมเดียวกันเข้าด้วยกันเพื่อเปลี่ยนการสังเกตเป็นการกระทำที่เป็นรูปธรรม สรุปด้วยการกระทำ:
- ลงคะแนนเสียงในรายการที่มีความสำคัญ
- มอบหมายความรับผิดชอบ
- กำหนดระยะเวลา
- วางแผนติดตามผล
คุณควรจัดการประชุมย้อนหลังโครงการเมื่อใด?
จังหวะเวลาเป็นสิ่งสำคัญ! แม้ว่าการย้อนโครงการมักจะจัดขึ้นหลังจากโครงการเสร็จสิ้นแล้วก็ตาม อย่าจำกัดตัวเองไว้ ลองพิจารณาสถานการณ์เหล่านี้:
- ระยะสิ้นสุดโครงการ: ความประพฤติ การจัดการโครงการแบบย้อนหลัง เซสชันในช่วงท้ายของระยะสำคัญเพื่อแก้ไขในระยะเริ่มต้น
- ช่วงเวลาปกติ: สำหรับโครงการระยะยาว ควรกำหนดตารางงานเป็นประจำ เซสชั่นย้อนยุคเช่น รายสัปดาห์ รายสองสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส เพื่อรักษาโมเมนตัมและแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมาะสำหรับทีมที่ไม่ใช่ฝ่ายผลิตภัณฑ์ เช่น ฝ่ายการตลาดและฝ่ายบริการลูกค้า
- หลังเกิดเหตุการณ์ร้ายแรง: หากโครงการเผชิญกับความท้าทายหรืออุปสรรคที่สำคัญ การประชุมย้อนหลัง สามารถช่วยเข้าใจถึงสาเหตุที่แท้จริงและป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำได้
จุดประสงค์หลักของการจัดการย้อนหลังคืออะไร?
การมองย้อนกลับไปในอดีตในการบริหารโครงการถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดยให้พื้นที่ที่ปลอดภัยสำหรับการตอบรับอย่างตรงไปตรงมา ช่วยให้ทีมงาน:
- ระบุสิ่งที่ได้ผลดีและสิ่งที่ไม่ได้ผล นี่คือแก่นของสิ่งใด ๆ โครงการย้อนหลังการวิเคราะห์ความสำเร็จและความล้มเหลวช่วยให้ทีมงานได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าสำหรับโครงการในอนาคต
- เปิดเผยสิ่งกีดขวางที่ซ่อนอยู่ บางครั้ง ปัญหาก็ซ่อนอยู่ใต้พื้นผิว ทีมย้อนยุค นำสิ่งเหล่านี้ออกมาสู่แสงสว่าง เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาเชิงรุกได้
- เพิ่มขวัญกำลังใจและความร่วมมือของทีม การเฉลิมฉลองชัยชนะและยอมรับการมีส่วนร่วมของทุกคนช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมในทีมที่เป็นบวก
- ขับเคลื่อนการเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การย้อนยุคช่วยส่งเสริมให้มีความคิดแบบเติบโต โดยการเรียนรู้จากความผิดพลาดจะถูกมองว่าเป็นเส้นทางสู่การปรับปรุง
- ปรับปรุงการวางแผนและการดำเนินการในอนาคต โดยการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานในอดีต ทีมงานสามารถปรับปรุงกระบวนการของตนและกำหนดความคาดหวังที่สมจริงสำหรับโครงการในอนาคตได้
จำไว้ว่าเป้าหมายไม่ได้อยู่ที่การจมจ่อมอยู่กับความผิดพลาด แต่คือการเรียนรู้จากความผิดพลาดเหล่านั้น เซสชันการจัดการโครงการแบบย้อนหลังที่มีประสิทธิผล ซึ่งทุกคนจะรู้สึกว่าได้รับการรับฟัง มีคุณค่า และมีแรงบันดาลใจ จะช่วยสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และการเติบโตอย่างต่อเนื่อง
ไอเดียสำหรับการย้อนอดีตโครงการดีๆ
ย้อนยุคแบบดั้งเดิมบางครั้งอาจดูซ้ำซากและไม่สร้างสรรค์ แต่ด้วย AhaSlidesคุณสามารถ:
1. ทำให้ทุกคนเปิดใจ
- การสำรวจแบบไม่เปิดเผยตัวตนเพื่อให้ได้รับความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา
- เวิร์ดคลาวด์สำหรับการระดมความคิดร่วมกัน
- ถาม-ตอบสดที่ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น
- การลงคะแนนแบบเรียลไทม์เพื่อจัดลำดับความสำคัญของประเด็นต่างๆ
2. ทำให้มันสนุก
- แบบทดสอบด่วนเพื่อตรวจสอบเหตุการณ์สำคัญของโครงการ: "มาทบทวนเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญของเรากัน!"
- แบบสำรวจ Icebreaker ที่จะปลุกเร้าจิตใจทุกคน: "คุณรู้สึกอย่างไรกับโครงการนี้ในอีโมจิหนึ่งตัว?"
- กระดานระดมความคิดร่วมกันเพื่อสร้างแนวคิดของทีม
- ปฏิกิริยาสดเพื่อรับข้อเสนอแนะทันที
3. ติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย
- การรวบรวมข้อมูลภาพ
- ผลลัพธ์ที่สามารถส่งออกได้
- บทสรุปที่แชร์ได้ง่าย
