การจัดการโครงการคืออะไร? - เรื่องน่ารู้ทั้งหมดในปี 2024

จมอยู่ในกำหนดเวลา? รู้สึกหนักใจใช่ไหม? ผู้เชี่ยวชาญ การบริหารจัดการโครงการ ในปี 2024 และเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของคุณ

ตลอดหลายศตวรรษที่ผ่านมา ระบบขนส่งมวลชน Bay Area Rapid Transit (BART) ของซานฟรานซิสโก ซึ่งมีผู้โดยสาร 400,000 คนต่อวัน เป็นหนึ่งในโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด และ Bechtel ก็เป็นผู้จัดการโครงการชั้นนำของโลกสำหรับโครงการก่อสร้างและวิศวกรรมขนาดใหญ่ ตัวอย่างนี้เป็นข้อพิสูจน์ที่ดีเยี่ยมว่าการจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลมีความสำคัญเพียงใด หัวใจสำคัญของความสำเร็จของโครงการใดๆ ก็ตามอยู่เบื้องหลังผู้จัดการโครงการที่ดี

ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าการจัดการโครงการคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และเทคนิคที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการ วางแผน ควบคุม และประเมินผลโครงการ 

สารบัญ

• การจัดการโครงการและตัวอย่างคืออะไร?
• เหตุใดการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญ?
  • ประหยัดเวลาและเงิน
  • ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร
  • ลดความเสี่ยงและปัญหา
• สามขั้นตอนสำคัญของการจัดการโครงการคืออะไร?
  • การวางแผนโครงการ
  • กำหนดการโครงการ
  • การควบคุมโครงการ
• เทคนิคการจัดการโครงการคืออะไร: PERT และ CPM
• การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการ
• คำถามที่พบบ่อย
• บรรทัดด้านล่าง

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การพัฒนาส่วนบุคคล
• การจัดการประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการและตัวอย่างคืออะไร?

โครงการเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา เราอาจกำลังวางแผนงานแต่งงานหรือเซอร์ไพรส์วันเกิด ตกแต่งบ้านใหม่ หรือเตรียมโปรเจกต์เรียนภาคเรียนยาว สามารถกล่าวถึงโครงการขนาดใหญ่ เช่น การสร้างสะพาน การย้ายถิ่นฐาน การผลิตเครื่องบินแนวใหม่ และอื่นๆ พวกเขาทั้งหมดต้องการการจัดการโครงการ 

การจัดการโครงการอธิบายถึงแนวทาง วิธีการ และแนวทางปฏิบัติที่เป็นระบบที่ใช้ในการกำหนดเวลา วางแผน ควบคุม และประเมินโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ประกอบด้วยกิจกรรมและกระบวนการที่หลากหลายซึ่งมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายเฉพาะภายในข้อจำกัดที่กำหนดไว้ เช่น เวลา ต้นทุน ขอบเขต คุณภาพ และทรัพยากร

เหตุใดการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญ?

เป็นการยากที่จะปฏิเสธความสำคัญของการจัดการในโครงการที่ช่วยให้ทุกโครงการของธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น เรามาดูประโยชน์หลักสามประการของการจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลกันดีกว่า

ประหยัดเวลาและเงิน

การจัดโครงการที่ดีเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างรอบคอบและการจัดสรรทรัพยากร ผู้จัดการโครงการประเมินความต้องการของโครงการ ระบุทรัพยากรที่จำเป็น และจัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการประมาณความต้องการทรัพยากรอย่างแม่นยำและหลีกเลี่ยงการจัดสรรมากเกินไปหรือใช้งานน้อยเกินไป ผู้จัดการโครงการจะเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและประหยัดเวลา

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร

ผู้จัดการโครงการกำหนดและสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนแก่สมาชิกในทีม แต่ละคนเข้าใจงาน การส่งมอบ และขอบเขตความรับผิดชอบเฉพาะของตน ความชัดเจนนี้ช่วยลดความสับสนและการทับซ้อน ทำให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ลดความเสี่ยงและปัญหา

โครงการมักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงและความไม่แน่นอน ซึ่งหากปล่อยไว้โดยไม่มีการจัดการ อาจนำไปสู่ความท้าทายที่สำคัญหรือแม้แต่ความล้มเหลวได้ การจัดการโครงการที่ดีเน้นการระบุความเสี่ยง การประเมิน และกลยุทธ์การลดความเสี่ยง ผู้จัดการโครงการสามารถคาดการณ์และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อลดผลกระทบและรับประกันว่าโครงการจะเป็นไปตามแผน หรือแม้กระทั่งเสร็จสิ้นก่อนวันครบกำหนดที่ต้องการ

เช็คเอาท์: Scrum master ทำอะไร?

สามขั้นตอนสำคัญของการจัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับสามขั้นตอน: การวางแผนโครงการ การจัดตารางโครงการ และการควบคุมโครงการ นี่คือรายละเอียดของแต่ละเฟส

การวางแผนโครงการ

การจัดการและการจัดระเบียบของโครงการเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการวางแผน โดยจะมีการกำหนดเป้าหมายของโครงการ วัตถุประสงค์ และขอบเขต ในระหว่างระยะนี้ ผู้จัดการโครงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของพวกเขา

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือมีหลายวิธีที่ใช้ในการวางแผนโครงการ และหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการวางแผนคือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) มันถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการแบ่งโครงการออกเป็นองค์ประกอบย่อยหลัก (หรืองาน) ซึ่งจะถูกแบ่งออกเป็นองค์ประกอบที่มีรายละเอียดมากขึ้น และสุดท้ายคือชุดของกิจกรรมและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

ที่เกี่ยวข้อง มุมมองจากมุมสูงของกระบวนการวางแผนโครงการ

กำหนดการโครงการ

การจัดกำหนดการโครงการหมายถึงกระบวนการจัดลำดับและจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมโครงการทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการจะตัดสินใจว่าแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลานานแค่ไหนและคำนวณทรัพยากรที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการผลิต

วัตถุประสงค์ของการจัดตารางโครงการสามารถสรุปได้ดังนี้

• แสดงความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรมกับผู้อื่นและต่อทั้งโครงการ
• การกำหนดลำดับตรรกะและความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม
• อำนวยความสะดวกในการจัดตั้งประมาณการเวลาและค่าใช้จ่ายจริงสำหรับแต่ละกิจกรรม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้คน เงิน และทรัพยากรวัสดุอย่างเหมาะสมโดยการระบุปัญหาคอขวดที่สำคัญ

วิธีการจัดกำหนดการโครงการที่ได้รับความนิยมวิธีหนึ่งคือแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีการต้นทุนต่ำที่มุ่งช่วยให้ผู้จัดการแน่ใจว่า:

• มีการวางแผนกิจกรรม
• มีการจัดทำเอกสารลำดับการปฏิบัติงาน
• มีการบันทึกเวลาโดยประมาณของกิจกรรม
• เวลาในการพัฒนาโครงการโดยรวม 

ที่เกี่ยวข้อง

• เทคนิคการชกมวยเวลา – คู่มือการใช้งานในปี 2024
• ตัวอย่างกำหนดการโครงการ

การควบคุมโครงการ

การควบคุมโครงการอธิบายถึงการจัดการทรัพยากร ต้นทุน คุณภาพ และงบประมาณอย่างใกล้ชิด การควบคุมโครงการอาจเป็นเรื่องยาก ไม่ใช่ทุกโครงการที่มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนในตอนแรก บางโครงการอาจไม่ถูกกำหนดไว้ โดยทั่วไปแล้ว โครงการจะมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนหลังจากการวางแผนเบื้องต้นอย่างละเอียดและคำจำกัดความอย่างรอบคอบของปัจจัยนำเข้า ทรัพยากร กระบวนการ และผลลัพธ์ที่จำเป็น

ในการควบคุมมีคำที่เรียกว่า Waterfall Methodology ซึ่งเกี่ยวข้องกับแนวทางตามลำดับโดยที่โครงการมุ่งเน้นในลักษณะทีละขั้นตอนและแต่ละขั้นตอนจะแล้วเสร็จก่อนที่จะไปยังขั้นตอนต่อไป ผู้จัดการโครงการและทีมงานมุ่งเน้นไปที่การวางแผนและดำเนินการทีละขั้นตอนตามลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เมื่อทราบข้อจำกัดแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะมีขนาดเล็กพอที่จะจัดการได้โดยไม่ต้องแก้ไขแผนอย่างมีนัยสำคัญ

ตรงกันข้ามกับวิธีการของ Waterfall ระเบียบวิธีเปรียว เน้นการวางแผนแบบขนานหรือพร้อมกันและการดำเนินการตามองค์ประกอบโครงการ มักเกี่ยวข้องกับวิธีการแบบ Agile เช่น Scrum และ Kanban. แทนที่จะดำเนินการในแต่ละขั้นตอนให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนต่อไป ทีมจะทำงานในโครงการหลายๆ ด้านพร้อมกัน โดยเน้นไปที่การวนซ้ำที่น้อยลงหรือการเพิ่มทีละกล่องเวลา มีจุดตรวจและข้อเสนอแนะจำนวนมากเพื่อติดตามความคืบหน้า ซึ่งสามารถสนับสนุนคุณในการประเมินโครงการในภายหลัง

เช็คเอาท์: การดำเนินโครงการ และ ขั้นตอนการประเมินโครงการ

เทคนิคการจัดการโครงการคืออะไร: PERT และ CPM

ทั้งเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม (PERT) และวิธีเส้นทางวิกฤต (CPM) เป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่รู้จักกันดีซึ่งใช้ในการวางแผนและกำหนดตารางกิจกรรม ซึ่งมีลักษณะร่วมกันในแง่ของกระบวนการโดยรวม 6 ขั้นตอน ดังนี้

• กำหนดกิจกรรมโครงการที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์และจัดเตรียมโครงสร้างการแบ่งงาน
• ระบุว่ากิจกรรมใดที่ต้องอาศัยกิจกรรมอื่นและสร้างความสัมพันธ์เชิงตรรกะ เช่น "เสร็จสิ้นตั้งแต่เริ่มต้น" หรือ "เริ่มต้นตั้งแต่เริ่มต้น"
• วาดเครือข่ายที่เชื่อมต่อกิจกรรมทั้งหมดโดยใช้โหนดเพื่อแสดงกิจกรรมและลูกศรเพื่อแสดงโฟลว์และการพึ่งพาระหว่างกัน
• ประมาณระยะเวลาและค่าใช้จ่ายของแต่ละกิจกรรม 
• กำหนดเส้นทางวิกฤต (ลำดับที่ยาวที่สุดของกิจกรรมที่ต้องพึ่งพาซึ่งกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำของโครงการ)
• ตลอดทั้งโครงการ ความคืบหน้าจะถูกติดตามตามกำหนดการ และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นทันเวลา

ข้อดีและข้อเสียของ PERT และ CPM คืออะไร?

มีข้อวิจารณ์เกี่ยวกับ PERT และ CPM ว่ามีความสำคัญต่อการบริหารโครงการหรือไม่ นี่คือประโยชน์และข้อจำกัดของทั้งสองเทคนิค:

ข้อดี

ข้อ จำกัด

- ให้แนวทางที่เป็นระบบในการวางแผนโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีกิจกรรมมากมาย - ด้วยการมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญในเส้นทางที่สำคัญ ผู้จัดการโครงการสามารถจัดลำดับความสำคัญของทรัพยากรและความพยายามเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสิ้นได้ทันเวลา - พวกเขายังเสนอกรอบการทำงานสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการและเปรียบเทียบกับกำหนดการที่วางแผนไว้

- การระบุและการหาปริมาณการพึ่งพาเหล่านี้อย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย - การประมาณการเวลาในการจัดการโครงการมักจะเป็นอัตนัยและได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ ซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงของการประมาณค่าที่ไม่เอนเอียงและความไม่ถูกต้องที่อาจเกิดขึ้นในไทม์ไลน์ของโครงการ - การติดตามเส้นทางที่ใกล้วิกฤติภายในโครงการอย่างใกล้ชิดก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน การละเลยเส้นทางที่ใกล้วิกฤตเหล่านี้อาจทำให้เกิดความเสี่ยง และอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าหรือการหยุดชะงักในไทม์ไลน์โดยรวมของโครงการ

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการ

อะไรดีที่สุด ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ? มีหลายทางเลือกสำหรับบริษัทในการจัดการโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ ผู้จัดการสามารถตัดสินใจที่จะใช้วิธีการที่กล่าวถึงข้างต้นเพื่อจัดการโครงการขนาดเล็กหรือรวมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการพิเศษสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน

คุ้มค่าที่จะแนะนำ Microsoft Project ซึ่งเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในการวาดเครือข่ายโครงการ การระบุกำหนดการของโครงการ และการจัดการต้นทุนของโครงการและทรัพยากรอื่นๆ และทำการประเมินโครงการ คุณยังสามารถ พิจารณาทางเลือกอื่น เช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Asana, Trello, Jira และ Basecamp ทั้งหมดเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบชำระเงินพร้อมการทดลองใช้คุณสมบัติขั้นสูงมากมายฟรีซึ่งสามารถช่วยให้คุณจัดการโครงการและทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ที่เกี่ยวข้อง 10 เคล็ดลับในการใช้ Asana Project Management อย่างมีประสิทธิภาพในปี 2024 or ทางเลือกโครงการ Microsoft

คำถามที่พบบ่อย

บรรทัดด้านล่าง

จะเห็นได้ว่าทุกบริษัทลงทุนเพื่อเพิ่มพูนทักษะการบริหารโครงการเป็นสิ่งที่คุ้มค่า การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพไม่สามารถขาดผู้จัดการโครงการที่มีความสามารถและทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูง มีหลักสูตรและการฝึกอบรมที่ผ่านการรับรองมากมายที่สามารถช่วยให้ผู้เรียนได้รับความรู้ที่ลึกซึ้งและเป็นประโยชน์เกี่ยวกับการจัดการโครงการ ถ้าคุณมั่นใจและพร้อมมากพอ ทำไมไม่ลองท้าทายดูล่ะ ผู้ประกอบการ SMEsซึ่งเป็นใบรับรองการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก โดยครอบคลุมแนวคิดแบบดั้งเดิม ความคล่องตัว และแบบผสมผสาน 

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการประหยัดเงิน การเรียนหลักสูตรการจัดการโครงการของ Coursera ฟรีก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน สำหรับ Hr-ers การใช้การฝึกอบรมที่กำหนดเองสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้ คุณสามารถออกแบบบทเรียนที่น่าสนใจด้วย การนำเสนอ AhaSlides เครื่องมือที่คุณสามารถค้นหาเทมเพลตแบบทดสอบและเกมแบบโต้ตอบที่ปรับแต่งได้ฟรีมากมายพร้อมกับเอฟเฟกต์การนำเสนอที่ไม่เหมือนใคร

อ้างงาน: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck (2017). การจัดการการดำเนินงาน : การพัฒนาอย่างยั่งยืน และ การจัดการห่วงโซ่อุปทาน วันที่ 12 เอ็ด (ครั้งที่ 12 เอ็ด).

Ref: กระบวนการทำงาน | ห้องสมุด ม