การจัดการโครงการคืออะไร? - เรื่องน่ารู้ทั้งหมดในปี 2025
จมอยู่ในกำหนดเวลา? รู้สึกหนักใจใช่ไหม? ผู้เชี่ยวชาญ การบริหารจัดการโครงการ และเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของคุณ
ตลอดหลายศตวรรษที่ผ่านมา ระบบขนส่งมวลชน Bay Area Rapid Transit (BART) ของซานฟรานซิสโก ซึ่งมีผู้โดยสาร 400,000 คนต่อวัน เป็นหนึ่งในโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด และ Bechtel ก็เป็นผู้จัดการโครงการชั้นนำของโลกสำหรับโครงการก่อสร้างและวิศวกรรมขนาดใหญ่ ตัวอย่างนี้เป็นข้อพิสูจน์ที่ดีเยี่ยมว่าการจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลมีความสำคัญเพียงใด หัวใจสำคัญของความสำเร็จของโครงการใดๆ ก็ตามอยู่เบื้องหลังผู้จัดการโครงการที่ดี
ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าการจัดการโครงการคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และเทคนิคที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการ วางแผน ควบคุม และประเมินผลโครงการ
การจัดการโครงการและตัวอย่างคืออะไร?
โครงการเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา เราอาจกำลังวางแผนงานแต่งงานหรือเซอร์ไพรส์วันเกิด ตกแต่งบ้านใหม่ หรือเตรียมโปรเจกต์เรียนภาคเรียนยาว สามารถกล่าวถึงโครงการขนาดใหญ่ เช่น การสร้างสะพาน การย้ายถิ่นฐาน การผลิตเครื่องบินแนวใหม่ และอื่นๆ พวกเขาทั้งหมดต้องการการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการอธิบายถึงแนวทาง วิธีการ และแนวทางปฏิบัติที่เป็นระบบที่ใช้ในการกำหนดเวลา วางแผน ควบคุม และประเมินโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ประกอบด้วยกิจกรรมและกระบวนการที่หลากหลายซึ่งมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายเฉพาะภายในข้อจำกัดที่กำหนดไว้ เช่น เวลา ต้นทุน ขอบเขต คุณภาพ และทรัพยากร
เหตุใดการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญ?
เป็นการยากที่จะปฏิเสธความสำคัญของการจัดการในโครงการที่ช่วยให้ทุกโครงการของธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น เรามาดูประโยชน์หลักสามประการของการจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลกันดีกว่า
ประหยัดเวลาและเงิน
การจัดโครงการที่ดีเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างรอบคอบและการจัดสรรทรัพยากร ผู้จัดการโครงการประเมินความต้องการของโครงการ ระบุทรัพยากรที่จำเป็น และจัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการประมาณความต้องการทรัพยากรอย่างแม่นยำและหลีกเลี่ยงการจัดสรรมากเกินไปหรือใช้งานน้อยเกินไป ผู้จัดการโครงการจะเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและประหยัดเวลา
ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร
ผู้จัดการโครงการกำหนดและสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนแก่สมาชิกในทีม แต่ละคนเข้าใจงาน การส่งมอบ และขอบเขตความรับผิดชอบเฉพาะของตน ความชัดเจนนี้ช่วยลดความสับสนและการทับซ้อน ทำให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ลดความเสี่ยงและปัญหา
โครงการมักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงและความไม่แน่นอน ซึ่งหากปล่อยไว้โดยไม่มีการจัดการ อาจนำไปสู่ความท้าทายที่สำคัญหรือแม้แต่ความล้มเหลวได้ การจัดการโครงการที่ดีเน้นการระบุความเสี่ยง การประเมิน และกลยุทธ์การลดความเสี่ยง ผู้จัดการโครงการสามารถคาดการณ์และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อลดผลกระทบและรับประกันว่าโครงการจะเป็นไปตามแผน หรือแม้กระทั่งเสร็จสิ้นก่อนวันครบกำหนดที่ต้องการ
สามขั้นตอนสำคัญของการจัดการโครงการคืออะไร?
การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับสามขั้นตอน: การวางแผนโครงการ การจัดตารางโครงการ และการควบคุมโครงการ นี่คือรายละเอียดของแต่ละเฟส
การวางแผนโครงการ
การจัดการและการจัดระเบียบของโครงการเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการวางแผน โดยจะมีการกำหนดเป้าหมายของโครงการ วัตถุประสงค์ และขอบเขต ในระหว่างระยะนี้ ผู้จัดการโครงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของพวกเขา
สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือมีหลายวิธีที่ใช้ในการวางแผนโครงการ และหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการวางแผนคือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) มันถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการแบ่งโครงการออกเป็นองค์ประกอบย่อยหลัก (หรืองาน) ซึ่งจะถูกแบ่งออกเป็นองค์ประกอบที่มีรายละเอียดมากขึ้น และสุดท้ายคือชุดของกิจกรรมและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
กำหนดการโครงการ
การจัดกำหนดการโครงการหมายถึงกระบวนการจัดลำดับและจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมโครงการทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการจะตัดสินใจว่าแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลานานแค่ไหนและคำนวณทรัพยากรที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการผลิต
วัตถุประสงค์ของการจัดตารางโครงการสามารถสรุปได้ดังนี้
- แสดงความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรมกับผู้อื่นและต่อทั้งโครงการ
- การกำหนดลำดับตรรกะและความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม
- อำนวยความสะดวกในการจัดตั้งประมาณการเวลาและค่าใช้จ่ายจริงสำหรับแต่ละกิจกรรม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้คน เงิน และทรัพยากรวัสดุอย่างเหมาะสมโดยการระบุปัญหาคอขวดที่สำคัญ
วิธีการจัดกำหนดการโครงการที่ได้รับความนิยมวิธีหนึ่งคือแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีการต้นทุนต่ำที่มุ่งช่วยให้ผู้จัดการแน่ใจว่า:
- มีการวางแผนกิจกรรม
- มีการจัดทำเอกสารลำดับการปฏิบัติงาน
- มีการบันทึกเวลาโดยประมาณของกิจกรรม
- เวลาในการพัฒนาโครงการโดยรวม
การควบคุมโครงการ
การควบคุมโครงการอธิบายถึงการจัดการทรัพยากร ต้นทุน คุณภาพ และงบประมาณอย่างใกล้ชิด การควบคุมโครงการอาจเป็นเรื่องยาก ไม่ใช่ทุกโครงการที่มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนในตอนแรก บางโครงการอาจไม่ถูกกำหนดไว้ โดยทั่วไปแล้ว โครงการจะมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนหลังจากการวางแผนเบื้องต้นอย่างละเอียดและคำจำกัดความอย่างรอบคอบของปัจจัยนำเข้า ทรัพยากร กระบวนการ และผลลัพธ์ที่จำเป็น
ในการควบคุมมีคำที่เรียกว่า Waterfall Methodology ซึ่งเกี่ยวข้องกับแนวทางตามลำดับโดยที่โครงการมุ่งเน้นในลักษณะทีละขั้นตอนและแต่ละขั้นตอนจะแล้วเสร็จก่อนที่จะไปยังขั้นตอนต่อไป ผู้จัดการโครงการและทีมงานมุ่งเน้นไปที่การวางแผนและดำเนินการทีละขั้นตอนตามลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เมื่อทราบข้อจำกัดแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะมีขนาดเล็กพอที่จะจัดการได้โดยไม่ต้องแก้ไขแผนอย่างมีนัยสำคัญ
แตกต่างจากวิธีการแบบ Waterfall วิธีการแบบ Agile เน้นการวางแผนและการดำเนินการส่วนประกอบของโครงการแบบคู่ขนานหรือพร้อมกัน โดยทั่วไปวิธีการแบบ Agile จะเกี่ยวข้องกับวิธีการแบบ Agile เช่น Scrum และ Kanban. แทนที่จะดำเนินการในแต่ละขั้นตอนให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนต่อไป ทีมจะทำงานในโครงการหลายๆ ด้านพร้อมกัน โดยเน้นไปที่การวนซ้ำที่น้อยลงหรือการเพิ่มทีละกล่องเวลา มีจุดตรวจและข้อเสนอแนะจำนวนมากเพื่อติดตามความคืบหน้า ซึ่งสามารถสนับสนุนคุณในการประเมินโครงการในภายหลัง
เทคนิคการจัดการโครงการคืออะไร: PERT และ CPM
ทั้งเทคนิคการประเมินและตรวจสอบโครงการ (PERT) และวิธีเส้นทางวิกฤติ (CPM) ถือเป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่เป็นที่รู้จักกันดีที่ใช้ในการวางแผนและกำหนดตารางกิจกรรม ซึ่งมีจุดร่วมในแง่ของกระบวนการโดยรวม 6 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้:
- กำหนดกิจกรรมโครงการที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์และจัดเตรียมโครงสร้างการแบ่งงาน
- ระบุว่ากิจกรรมใดที่ต้องอาศัยกิจกรรมอื่นและสร้างความสัมพันธ์เชิงตรรกะ เช่น "เสร็จสิ้นตั้งแต่เริ่มต้น" หรือ "เริ่มต้นตั้งแต่เริ่มต้น"
- วาดเครือข่ายที่เชื่อมต่อกิจกรรมทั้งหมดโดยใช้โหนดเพื่อแสดงกิจกรรมและลูกศรเพื่อแสดงโฟลว์และการพึ่งพาระหว่างกัน
- ประมาณระยะเวลาและค่าใช้จ่ายของแต่ละกิจกรรม
- กำหนดเส้นทางวิกฤต (ลำดับที่ยาวที่สุดของกิจกรรมที่ต้องพึ่งพาซึ่งกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำของโครงการ)
- ตลอดทั้งโครงการ ความคืบหน้าจะถูกติดตามตามกำหนดการ และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นทันเวลา
ข้อดีและข้อเสียของ PERT และ CPM คืออะไร?
มีการวิพากษ์วิจารณ์ว่า PERT และ CPM มีความสำคัญต่อการจัดการโครงการหรือไม่ ต่อไปนี้คือข้อดีและข้อจำกัดของเทคนิคทั้งสอง:
| ข้อดี | ข้อ จำกัด |
| - ให้แนวทางที่เป็นระบบในการวางแผนโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีกิจกรรมมากมาย - ด้วยการมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญในเส้นทางที่สำคัญ ผู้จัดการโครงการสามารถจัดลำดับความสำคัญของทรัพยากรและความพยายามเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสิ้นได้ทันเวลา - พวกเขายังเสนอกรอบการทำงานสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการและเปรียบเทียบกับกำหนดการที่วางแผนไว้ | - การระบุและการหาปริมาณการพึ่งพาเหล่านี้อย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย - การประมาณการเวลาในการจัดการโครงการมักจะเป็นอัตนัยและได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ ซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงของการประมาณค่าที่ไม่เอนเอียงและความไม่ถูกต้องที่อาจเกิดขึ้นในไทม์ไลน์ของโครงการ - การติดตามเส้นทางที่ใกล้วิกฤติภายในโครงการอย่างใกล้ชิดก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน การละเลยเส้นทางที่ใกล้วิกฤตเหล่านี้อาจทำให้เกิดความเสี่ยง และอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าหรือการหยุดชะงักในไทม์ไลน์โดยรวมของโครงการ |
การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการ
ซอฟต์แวร์จัดการโครงการที่ดีที่สุดคืออะไร บริษัทต่างๆ มีตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับการจัดการโครงการ ผู้จัดการสามารถตัดสินใจใช้แนวทางที่กล่าวถึงข้างต้นเพื่อจัดการโครงการขนาดเล็กหรือใช้ซอฟต์แวร์จัดการโครงการเฉพาะทางสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ
ขอแนะนำ Microsoft Project ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ได้รับความนิยมมากที่สุดตัวหนึ่ง ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากในการวาดเครือข่ายโครงการ การระบุกำหนดการโครงการ การจัดการต้นทุนโครงการและทรัพยากรอื่นๆ รวมถึงการประเมินโครงการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถพิจารณาทางเลือกอื่นๆ เช่น ซอฟต์แวร์จัดการโครงการ Asana, Trello, Jira และ Basecamp ได้อีกด้วย ซอฟต์แวร์จัดการโครงการทั้งหมดเป็นซอฟต์แวร์ที่ต้องชำระเงินพร้อมฟีเจอร์ขั้นสูงมากมายให้ทดลองใช้ฟรี ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการโครงการและทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
กฎทอง 4 ข้อของการบริหารโครงการคืออะไร?
กฎทองสี่ประการของการจัดการโครงการคือ: การสื่อสารอย่างเหมาะสมกับลูกค้า, การพัฒนาโครงการที่ครอบคลุม, การรักษาความสัมพันธ์ทางจริยธรรมกับองค์กร, และการจดจำว่าผู้คนมีความสำคัญ
ขั้นตอนการจัดการโครงการมีอะไรบ้าง 5 ขั้นตอน?
5 ขั้นตอนพื้นฐานของการจัดการโครงการ ได้แก่ การริเริ่ม การวางแผน การดำเนินการ การควบคุม และการปิดโครงการ
การจัดการโครงการ 4 ประเภทมีอะไรบ้าง?
แนวทางการจัดการโครงการทั่วไปบางประเภทประกอบด้วยวิธี Waterfall, Agile, Scrum และ Kanban
การจัดการโครงการขนาดใหญ่ แบ่งเป็น 3 ระยะ ดังนี้
การวางแผนวิธีการดำเนินโครงการ กระบวนการจัดกำหนดการด้วยไทม์ไลน์และการจัดการการดำเนินการ
บรรทัดด้านล่าง
อย่างที่เราเห็นกัน การลงทุนเพื่อพัฒนาทักษะการจัดการโครงการนั้นคุ้มค่าสำหรับบริษัททุกแห่ง การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยผู้จัดการโครงการที่มีทรัพยากรและทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูง มีหลักสูตรและการฝึกอบรมที่ได้รับการรับรองมากมายที่สามารถช่วยให้ผู้เรียนได้รับความรู้ที่ลึกซึ้งและเป็นประโยชน์มากขึ้นเกี่ยวกับการจัดการโครงการ หากคุณมั่นใจและเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี ทำไมไม่ลองท้าทาย PMI ซึ่งเป็นการรับรองการจัดการโครงการที่ได้รับการยกย่องมากที่สุดในโลก ซึ่งนำแนวคิดแบบดั้งเดิม คล่องตัว และผสมผสานมาใช้ล่ะ
อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการประหยัดเงิน การเรียนหลักสูตรการจัดการโครงการของ Coursera ฟรีก็ถือเป็นความคิดที่ดีเช่นกัน สำหรับนักทรัพยากรบุคคล การใช้การฝึกอบรมที่ปรับแต่งได้อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้ คุณสามารถออกแบบบทเรียนที่น่าสนใจด้วย AhaSlides งานนำเสนอแบบโต้ตอบ เครื่องมือที่คุณสามารถค้นหาเทมเพลตแบบทดสอบและเกมแบบโต้ตอบที่ปรับแต่งได้ฟรีมากมายพร้อมกับเอฟเฟกต์การนำเสนอที่ไม่เหมือนใคร
อ้างงาน: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck (2017). การจัดการการดำเนินงาน: การพัฒนาอย่างยั่งยืน และ การจัดการห่วงโซ่อุปทาน วันที่ 12 เอ็ด (ครั้งที่ 12 เอ็ด).
Ref: กระบวนการทำงาน | ห้องสมุด ม