Ang Pinakamahusay na 8 Paraan para Magkaroon ng Magandang Pagpupulong sa 2024

Maligayang pagdating sa mundo ng mga produktibong pagpupulong! Bilang mga propesyonal, alam nating lahat kung gaano kahalaga ang mga pagpupulong sa paghimok ng mga resulta, paggawa ng mga desisyon, at pananatili sa tamang landas. Gayunpaman, hindi lahat ng mga ito ay may magandang kalidad at mas gusto.

Kadalasan, kapag tinanong tungkol sa mga pagpupulong, maraming tao ang tumutugon na nanginginig ang ulo o nagngangalit na buntong-hininga dahil sa kanilang kawalan ng kakayahan. Natagpuan nila ang kanilang sarili na natigil sa hindi produktibong mga sesyon na nakakaubos ng kanilang lakas at oras. Kaya naman, ngayon, mag-aaral tayo paano magkaroon ng magandang pagpupulong!

Magsimula na tayo!

• Ano ang Nagdudulot ng Magandang Pagpupulong?
• 8 Mga Tip Para Magkaroon ng Magandang Pagpupulong
  • 1/ Tukuyin ang layunin at uri ng pulong
  • 2/ Magkaroon ng agenda
  • 3/ Magtatag ng mga pangunahing tuntunin 
  • 4/ Magsimula sa isang ice-breaker game
  • 5/ Gumawa ng puwang para sa pakikipagtulungan
  • 6/ Panatilihing nakatuon ang iyong koponan
  • 7/ Tapusin nang may malinaw na follow-up na mga aksyon at timeline
  • 8/ Magkaroon ng mga minuto ng pagpupulong 
• Key Takeaways

Ano ang Nagdudulot ng Magandang Pagpupulong?

Ang mga pagpupulong ay hindi maikakailang mahalagang bahagi ng anumang negosyo o organisasyon. Ang mga ito ay isang plataporma para sa mga indibidwal na magsama-sama, makipagpalitan ng mga ideya, gumawa ng mga desisyon, at magtrabaho patungo sa isang karaniwang layunin. 

Ang isang mahusay na pagpupulong ay isang mahusay na organisado, produktibo, nakakamit ang ninanais na mga resulta, at nagpapadama sa lahat ng kalahok na pinapakinggan at pinahahalagahan.

Narito ang ilang salik na lumilikha ng magandang pagpupulong:

• Ito ay may malinaw na layunin. Ang isang mahusay na pulong ay nagsisimula sa isang malinaw na agenda na nagsasaad ng layunin nito, kasama ang mga layunin ng pulong at mga inaasahang resulta, na tumutulong na panatilihing nasa tamang landas ang pulong at tinitiyak na alam ng lahat ng kalahok ang kanilang mga gawain.
• Itinataguyod nito ang epektibong komunikasyon. Ang isang mahusay na pagpupulong ay nangangailangan ng epektibong komunikasyon. Ang lahat ng kalahok ay magkakaroon ng mga pagkakataong ipahayag ang kanilang mga saloobin at ideya, at ang talakayan ay dapat hikayatin sa aktibong pakikinig at magalang na pag-uusap.
• Mayroon itong malinaw na mga output at follow-up na aksyon. Kung wala ang mga ito, ang pulong ay hindi produktibo at hindi epektibo dahil ang mga dadalo ay hindi sigurado sa kanilang mga susunod na hakbang. Mula doon, mahirap magdala ng kahusayan sa anumang follow-up na pagpupulong.

Higit pang Mga Tip sa AhaSlides

• Mga Pagpupulong sa Negosyo | 10 Karaniwang Uri at Pinakamahuhusay na Kasanayan
• Pinakamahusay na Paraan sa Pag-host Mga Panimulang Pagpupulong
• 11 Mga Hakbang Upang Magpatakbo ng Isang Matagumpay Strategic Management Meeting

8 Mga Tip Para Magkaroon ng Magandang Pagpupulong

Siyempre, para magkaroon ng magandang pagpupulong tulad ng nabanggit at hindi masayang ang oras at pagsisikap ng mga dadalo, kailangan mong isaalang-alang ang paghahanda at follow-up bago, habang, at pagkatapos ng pulong. Ang pagpuna sa mga hakbang na ito ay magagarantiya ng maayos at matagumpay na resulta. 

Bago ang pulong - Magkaroon ng Magandang Pagpupulong

1/ Tukuyin ang layunin at uri ng pulong

Ang layunin, layunin, at uri ng pulong ay dapat tukuyin at tiyaking nauunawaan ng lahat ng kalahok. Walang gustong pumunta sa isang pulong sa loob ng 10 minuto at hindi pa rin alam ang kanilang responsibilidad at kung ano ang punto ng talakayan dito. Ang ilang uri ng mga pagpupulong ay nagsisilbi lamang sa mga partikular na layunin gaya ng

• Mga pagpupulong sa paggawa ng desisyon. Isinasagawa ang mga ito kapag kailangan ang mga desisyon at aksyon.
• Mga pagpupulong sa paglutas ng problema. Tinatawag sila upang humanap ng solusyon sa isang problema/krisis.
• Mga pagpupulong sa brainstorming. Ang mga ito ay isang lugar upang mangolekta ng mga bagong ideya na may mga kontribusyon mula sa mga miyembro.

2/ Magkaroon ng agenda

Tiyaking mayroon kang agenda ng pulong at ipadala ito bago ang pulong sa lahat ng kalahok, na makakatulong sa mga dadalo na maunawaan ang layunin, layunin, at inaasahang resulta ng pulong. Ito rin ay nagsisilbing gabay upang matulungan silang maagap na mangalap ng mga kinakailangang impormasyon at dokumento tulad ng mga ulat, data, presentasyon, o iba pang nauugnay na dokumento.

3/ Magtatag ng mga pangunahing tuntunin 

Ang mga pangunahing patakaran ay mga alituntunin o pamantayan na napagkasunduan nang maaga ng lahat ng mga kalahok at tumutulong na lumikha ng isang produktibo at magalang na kapaligiran para sa talakayan. Maaaring kabilang dito ang paghikayat sa aktibong pakikinig, paggalang sa pagkakaiba-iba, pagkakaroon ng limitadong oras para sa talakayan, atbp.

Sa panahon ng Pagpupulong - Magkaroon ng Magandang Pagpupulong

4/ Magsimula sa isang ice-breaker game

Simula sa a malikhaing ice-breaker ay isang mahusay na paraan upang mabawasan ang tensyon at makuha ang lahat sa tamang mood para sa isang pulong ng koponan. Makakatulong ang pagbasag sa mga awkward na sandali ng katahimikan sa simula ng isang pulong na itakda ang tono para sa isang produktibo at kasiya-siyang session.

Sa halip na umasa sa luma, maaari kang makisali sa mga magaan na debate, kaswal na pag-uusap, o isang live na pagsusulit na maaaring maging napakasaya, malikhain, mapagkumpitensya at madaling gawin sa loob lamang ng ilang minuto. Kaya, bakit hindi sumubok ng bago?

5/ Gumawa ng puwang para sa pakikipagtulungan

Ang pagpupulong ng pangkat ay isang mahalagang pagkakataon upang talakayin at gumawa ng mga desisyon bilang isang grupo. Sa halip na subukang makabuo ng mga bagong ideya sa lugar, dapat dalhin ng mga miyembro ng koponan ang kanilang mga inihandang ulat, ideya, at pananaw sa talahanayan. Sa ganitong paraan, maaaring magtulungan ang koponan upang makarating sa isang pinag-isipang mabuti at mahusay na panghuling desisyon.

Maaaring isaalang-alang ng team ang pagsasagawa ng live na survey ng mga ideyang tinalakay at pangangalap ng real-time na feedback sa pamamagitan ng live na poll na may multiple-choice o open-ended na mga tanong mula sa AhaSlides. 

Sa pamamagitan ng paggamit ng isang natatanging QR code o link, ang mga miyembro ng koponan ay maaaring agad na ma-access at maibigay ang kanilang input, at ang mga resulta ay direktang ipapakita sa screen. Nakakatulong ito upang maiwasan ang pag-aaksaya ng oras at tinitiyak na ang lahat ng mga ideya ay nakukuha nang patas.

6/ Panatilihing nakatuon ang iyong koponan

Huwag bigyan ng pagkakataon ang iyong mga dadalo na makaabala sa pamamagitan ng pagpapanatili sa kanila na nakatuon sa panahon ng pulong. Maaari kang mag-organisa ng "online roundtable" kung saan lahat ay maaaring lumahok at mag-ambag. Sa mga taong mahiyain? Huwag kang mag-alala. Anonymous Tanong&Sagot ay malulutas ang problemang ito.

Gayundin, huwag kalimutang magbigay ng ilang puwang para sa spontaneity. Dahil ang isang malusog at aktibong pagpupulong ay isang perpektong lugar para sa mga bagong solusyon at inobasyon na lumabas. Sinisira ang matamlay at nakaka-stress na kapaligiran sa pamamagitan ng paghikayat sa mga kalahok na mag-isip nang malikhain Word Cloud magiging isang kawili-wili at epektibong aktibidad. Subukan at tingnan.

Matapos Ang Pagpupulong - Magkaroon ng Magandang Pagpupulong

7/ Tapusin nang may malinaw na follow-up na mga aksyon at timeline

Upang tapusin ang madiskarteng sesyon, siguraduhin na ang bawat dadalo ay may kalinawan sa kanilang mga susunod na hakbang.

Pag-usapan ang mga kagawaran:

• Anong mga sukatan ang magpapakita ng kanilang pag-unlad? Maging tiyak upang masubaybayan ang pag-unlad.
• Aling mga cross-functional na kasosyo ang nangangailangan ng koordinasyon upang magtagumpay? Ang matatag na pakikipagtulungan ay susi.
• Anong uri ng mga update ang kakailanganin ng mga follow-up na pagpupulong? Mga ulat? Mga pagtatanghal? Mag-brainstorm ng mga resulta nang maaga.
• Kailan natin maaasahan ang mga paunang resulta o impormasyon? Magtakda ng ambisyoso ngunit maaabot na mga deadline upang mapanatili ang bilis.

8/ Magkaroon ng mga minuto ng pagpupulong

Laging kailangan ng detalyado, masinsinan, malinaw, at madaling maunawaan minuto ng pulong na ipadala sa mga kalahok, sa board of directors, senior leaders, at sa mga hindi makakadalo. Ang mga ito ay hindi lamang mga dokumento, isang batayan ng nilalaman para sa mga susunod na pagpupulong kundi isang legal na batayan din (kung sakaling kailanganin).

Key Takeaways

Sana, ang mga tip para sa pagkakaroon ng isang magandang pulong na AhaSlides ibinahagi sa itaas ay hindi masyadong kumplikado. Tandaan na ang mga produktibong pagpupulong ay yaong kung saan ang lahat ay nakadarama na pinahahalagahan, naririnig, at hinihikayat na magsalita. Ang pagpupulong ay dapat gumawa ng isang tinukoy na resulta at magsilbi sa nilalayon nitong layunin. Pagkatapos ng pulong, tinatanggap ng lahat ang kanilang mga tungkulin at nangangako na sundin ang mga tinalakay na plano.