Ang isang pulong pangnegosyo ay gagana lamang kapag ang format nito ay akma sa layunin nito. Ang isang brainstorming run na parang isang status update ay pumapatay ng mga ideya, at ang isang decision meeting na parang isang brainstorming ay hindi kailanman nakakarating sa isang desisyon. Sinasaklaw ng gabay na ito ang 10 uri ng pulong na pinapatakbo ng karamihan sa mga negosyo, kung para saan ang bawat isa, gaano katagal ito dapat gawin at kung paano ito panatilihing kapaki-pakinabang.
Para sa sukat, Harvard Business Review Iniulat na ang mga ehekutibo ay gumugugol ng halos 23 oras kada linggo sa mga pulong, mula sa wala pang 10 oras noong dekada 1960. Ang pagpili ng tamang uri, at mahusay na pagpapatakbo nito, ay nagbabalik ng malaking bahagi ng oras na iyon.
Ano ang isang pulong pangnegosyo?
Ang isang pulong pangnegosyo ay isang pagtitipon ng mga taong nagsasama-sama upang magbahagi ng impormasyon, lutasin ang mga problema o gumawa ng mga desisyon tungkol sa trabaho. Maaari itong maging nang personal, virtual o hybrid, at pormal o impormal, mula sa 10 minutong pang-araw-araw na pagtayo hanggang sa isang buong araw na sesyon ng pagpaplano. Ang ibinabahagi ng bawat mabuting pulong ay isang layunin: dapat may umusad sa pagtatapos.
Mabilisang gabay: anong uri ng pagpupulong ang kailangan mo?
| Kung kailangan mo... | Magpatakbo ng... | Karaniwang haba |
|---|---|---|
| Panatilihing nakahanay ang isang pangkat sa mga prayoridad | Buwanang pagpupulong ng pangkat | 30 sa 60 minuto |
| Mabilis na mga pangharang sa ibabaw | Tumayo | Hanggang sa 15 minuto |
| Subaybayan ang progreso laban sa mga layunin | Pulong para sa pag-update ng katayuan | 30 minuto |
| Ayusin ang isang bagay na nagkamali | Pagpupulong sa paglutas ng problema | 45 sa 60 minuto |
| Magkaroon ng isang malinaw na desisyon | Pulong sa paggawa ng desisyon | 30 sa 60 minuto |
| Bumuo ng mga pagpipilian | Pagpupulong ng brainstorming | 45 sa 60 minuto |
| Magtakda ng pangmatagalang direksyon | Pagpupulong ng estratehikong pamamahala | Kalahating araw o higit pa |
| Simulan nang maayos ang isang proyekto | Kickoff meeting ng proyekto | 60 sa 90 minuto |
| Tulungan ang mga tao na makilala ang isa't isa | Panimulang pagpupulong | 30 minuto |
| Hayaang sagutin ng mga pinuno ang mga tanong ng mga empleyado | Pagpupulong ng town hall | 45 sa 60 minuto |
Ang mga haba ay karaniwang panimulang punto sa halip na mga tuntunin. Paikliin ang anumang pulong na natatapos nang maaga.
Ang 10 uri ng mga pagpupulong sa negosyo
1. Buwanang pagpupulong ng pangkat
Ang buwanang pagpupulong ng pangkat ay isang paulit-ulit na pag-uusap kung saan sinusuri ng isang pangkat ang progreso, nagtatalaga ng mga paparating na gawain, at nagkakasundo sa mga prayoridad. Nakukuha nito ang lugar nito kapag mas marami ang dapat talakayin kaysa sa pinapayagan ng isang mabilis na pagtalakay. Ang karaniwang kabiguan ay ang paggawa nito bilang isang tambakan ng impormasyon: kung ang lahat ng ibinahagi ay maaaring isang email, ipadala ang email at panatilihin ang pagpupulong para sa mga humaharang, mga desisyong nakakaapekto sa ilang tao, at mga pagbabago ng direksyon.
Huwag itong ipagkamali sa isang all-hand meeting, na siyang pinagsasama-sama ang buong kumpanya, kadalasang pinamumunuan ng nakatataas na pamunuan, sa halip na iisang pangkat.
2. Mga pulong na hindi pa nagagawa
Ang stand-up, na tinatawag ding daily scrum, ay isang maikling pang-araw-araw na check-in na ginaganap sa loob ng wala pang 15 minuto. Atlassian Inilalarawan ito bilang isang mabilisang round-robin kung saan ang bawat tao ay sumasagot ng tatlong tanong: ano ang nagawa ko kahapon, ano ang gagawin ko ngayon, at ano ang humahadlang sa akin. Ang limitasyon sa oras ay ginagawa itong isang kasangkapan sa koordinasyon sa halip na isang ulat ng katayuan. Ang mga stand-up ay angkop sa mga pangkat na nagtatrabaho sa isang ibinahaging proyekto araw-araw. Para sa mga distributed team, ang isang nakasulat na stand-up sa isang ibinahaging channel ay maaaring gawin ang parehong trabaho nang walang pag-iiskedyul.
3. Mga pagpupulong para sa pag-update ng katayuan
Karaniwang lingguhan ang mga update sa status at sinusubaybayan ang progreso batay sa mga partikular na layunin. Hindi tulad ng isang stand-up, ang tanong ay kung ang proyekto ay nasa tamang landas, kung saan ito nauuna o nahuhuli, at ano ang ibig sabihin nito para sa susunod na milestone. Panatilihin itong nakabalangkas: lahat ay nag-uulat sa parehong format, at anumang bagay na nangangailangan ng tunay na talakayan ay may kanya-kanyang pagpupulong upang ang isang 30 minutong update ay hindi maging isang hindi planadong oras.
4. Mga pagpupulong sa paglutas ng problema
Tinatawag ang mga ito kapag may nangyaring mali, o malapit nang mangyari, at kailangang suriin ito ng isang grupo at sumang-ayon sa isang solusyon. Kadalasan, hindi ito pinaplano at maaaring kumuha ng mga tao mula sa iba't ibang departamento. Tumutok sa problema, hindi sa sisihin, at tapusin ito sa isang napagkasunduang solusyon, isang pinangalanang may-ari, at isang deadline. Ipadala ang mga kaugnay na datos nang maaga upang magsimula ang lahat mula sa parehong larawan kung ano talaga ang problema.
5. Mga pagpupulong sa paggawa ng desisyon
May pulong para sa paggawa ng desisyon upang makabuo ng isang desisyon na nangangailangan ng input o awtoridad mula sa ilang tao. Anyayahan ang lahat na kailangan ng pagsang-ayon, at wala nang iba. Isulat ang desisyon bilang isang tanong bago mo ito iiskedyul: Ang "Dapat ba nating ilipat ang paglulunsad mula Q3 patungong Q4?" ay isang pulong para sa paggawa ng desisyon, habang ang "Ano ang masasabi natin tungkol sa timeline ng paglulunsad?" ay hindi. Pagkatapos, itala ang desisyon at ang pangangatwiran upang hindi na ito muling buksan pagkalipas ng ilang buwan.
6. Mga pagpupulong para sa brainstorming
Ang mga brainstorming meeting ay lumilikha ng mga ideya; ang pagsusuri sa mga ito ay mas huli na. Kapag pareho itong nangyari nang sabay, ang likas na paghuhusga ay pumipigil sa mga ideya, at maiiwan ka na lang ng isang maikling listahan ng mga ligtas na mungkahi. Gugulin ang unang bahagi sa pagbuo ng mga ideya nang walang komento at ang pangalawang bahagi sa pagpapangkat at pagraranggo ng mga ito. Isang live na salitang ulap o ang open-ended slide ay nagbibigay-daan sa mga tahimik na tao na mag-ambag kasabay ng iba, sa halip na maghintay ng kaunting puwang sa usapan.
7. Mga pagpupulong ng estratehikong pamamahala
Ang mga madiskarteng pagpupulong ay kung saan sinusuri ng mga nakatatandang pinuno ang pangmatagalang direksyon, sinusuri ang pagganap laban sa mga madiskarteng layunin, at nagtatakda ng mga prayoridad para sa darating na quarter o taon. Karaniwang ginagawa ang mga ito kada quarter o taun-taon at nangangailangan ng tunay na paghahanda: ibahagi ang pre-reading nang hindi bababa sa 48 oras bago ang talakayan upang hindi mababaw ang talakayan. Ang output ay dapat na isang malinaw na listahan ng mga prayoridad at desisyon, hindi isang listahan ng mga bagay na "gagalugarin pa". Mayroong higit pang detalye sa aming gabay sa pulong ng estratehikong pamamahala.
8. Mga pagpupulong sa pagsisimula ng proyekto
A pulong ng kickoff ng proyekto Ang opisyal na pagsisimula ng isang proyekto ay minamarkahan nito ang proyektong tagapamahala, ang pangkat, at ang mga stakeholder upang masakop kung ano ang dapat makamit ng proyekto, sino ang responsable para sa ano, paano makikipag-ugnayan ang pangkat, at kung ano ang magiging resulta ng tagumpay. Ito rin ang pinakamurang sandali upang iharap ang mga palagay at panganib, bago pa man magkaroon ng momentum ang trabaho sa isang direksyon.
9. Mga panimulang pagpupulong
An panimulang pulong Nangyayari ito kapag ang isang tao ay sumali sa isang pangkat, kapag ang dalawang grupo ay nagsimulang magtulungan o kapag ang isang tao ay lumipat sa isang bagong tungkulin. Ang layunin ay bumuo ng ugnayan: mga pinagmulan, istilo ng pagtatrabaho at mga inaasahan. Ang mga bukas na pag-uusap ay may posibilidad na mawalan ng saysay, kaya bigyan ang mga tao ng isang bagay na konkreto na mapag-uusapan, tulad ng isang maikling tanong o isang maliit na gawain na pinagsasaluhan.
10. Mga pagpupulong sa munisipyo
A pulong sa bulwagan ng bayan ay isang nakaplanong sesyon sa buong kumpanya o departamento kung saan ang mga pinuno ay nagbabahagi ng mga update at sumasagot sa mga tanong mula sa mga empleyado. Wikipedia Binabanggit na ang format ay hinubog sa pulong ng bayan sa New England, na nagsimula noong ika-17 siglo, ngunit ang mga dadalo sa isang town hall ay hindi bumoboto sa mga desisyong may bisa. Ang halaga ay transparency at two-way na komunikasyon, at nakadepende iyon sa pagiging totoo ng Q&A. Ang mga paunang nasuring tanong sa softball ay hindi kayang gawin ito, kaya bigyan ang mga empleyado ng isang hindi nagpapakilalang paraan upang magsumite ng mga tanong bago at habang nasa sesyon.
Paano maayos na mapapatakbo ang anumang uri ng pagpupulong
Nagbabago ang format sa 10 uri, ngunit ang mga gawi na nagpapahalaga sa isang pulong na daluhan ay nananatiling pareho.
- Tukuyin ang layunin bago ka mag-iskedyul. Masasabi mo ba kung anong desisyon ang gagawin, anong impormasyon ang ibabahagi o anong problema ang lulutasin? Kung hindi, malamang na hindi pa kailangan ang pulong.
- Magbahagi ng isang adyenda. A agenda ng pulong pinapanatili ang talakayan sa tamang landas at hinahayaan ang mga tao na maghanda. Sapat na ang isang listahan ng mga paksa na may takdang oras para sa bawat isa.
- Anyayahan ang mga tamang tao. Isama ang mga taong kailangan ang input o awtoridad at ipadala ang mga tala sa lahat.
- Bigyan ng oras ang bawat paksa. Maghintay ng mas matagal para sa mga kumplikadong aytem, sumunod sa iskedyul, at magdagdag ng maikling pahinga sa loob ng kahit anong higit sa isang oras.
- Gawin itong interactive. Mabilis na nawawalan ng atensyon ang isang pulong kung saan may isang taong nagsasalita at nakikinig ang lahat. Live pook na botohan, mabilisang Q&A at mga bukas na tanong ang nagpapanatili sa mga tao na nakikilahok. Ang libre AhaSlides Sinusuportahan ng plano ang hanggang 50 kalahok, na sumasaklaw sa karamihan ng mga pagpupulong ng pangkat.
- Itala ang mga desisyon at sundan ito. Kailangan lamang itala ng mga katitikan ang mga desisyong ginawa, ang mga itinalagang aksyon, kung sino ang may-ari ng bawat isa at kailan. Ipadala ang mga ito sa loob ng 24 oras, pagkatapos ay humingi ng feedback upang mapabuti ang susunod na pagpupulong.
Mga karaniwang pagkakamali upang maiwasan ang
- Paggamit ng maling uri para sa layunin. Magpasya kung anong output ang kailangan mo, pagkatapos ay piliin ang format na gagawa nito.
- Masyadong maraming tao ang iniimbitahan. Ang malalaking silid ay nagpapabagal sa mga desisyon at nakakabawas sa kung gaano karami ang ginagawa ng bawat tao.
- Paglaktaw sa follow-up. Ang isang desisyong hindi nakasulat ay may parehong epekto gaya ng walang desisyon.
- Pagpapahintulot sa mga paulit-ulit na pagpupulong na tumakbo nang awtomatiko. Kada ilang buwan, tanungin kung nagagamit pa rin ng pulong ang orihinal nitong layunin. Kung hindi, kanselahin ito o baguhin ang format.
Mga madalas itanong
Bakit mahalaga ang mga pagpupulong sa negosyo?
Ang mga pagpupulong ay nagbibigay-daan sa impormasyon, mga ideya, at feedback na maglakbay pataas at pababa sa isang organisasyon, at ang mga ito ang pinakamabilis na lugar upang ihanay ang mga tao sa isang desisyon.
Anong mga pagpupulong ang dapat magkaroon ng negosyo?
Karamihan sa mga negosyo ay nagsasagawa ng mga pagpupulong na binubuo ng lahat ng tao, mga pagpupulong ng pamumuno, mga pagpupulong ng pangkat, mga pagpupulong ng proyekto at mga one-to-one na pagpupulong, kasama ang mga sesyon na partikular sa tungkulin tulad ng mga benta, marketing, pagsusuri sa pananalapi at pagkuha ng empleyado, mga sesyon ng pagsasanay at mga pagpupulong ng kliyente. Magsimula sa 10 uri sa itaas at magdagdag lamang ng iba kung kinakailangan ng malinaw na layunin.
Gaano dapat katagal ang isang pulong pangnegosyo?
Kung iikli lang ang oras na pinapayagan ng layunin. Ang mga stand-up ay dapat tumagal nang wala pang 15 minuto, ang mga update sa status at mga desisyon ay dapat tumagal nang humigit-kumulang 30 minuto, at ang mga sesyon ng estratehiko o pagpaplano lamang ang dapat tumagal nang kalahating araw o higit pa.
Ano ang pagkakaiba ng stand-up meeting at status update meeting?
Ang stand-up ay isang pang-araw-araw, napakaikling pagsusuri sa mga indibidwal na gawain at mga humahadlang. Ang pag-update ng status ay karaniwang lingguhan at tinitingnan kung ang isang buong proyekto ay nasa tamang landas laban sa mga layunin nito.
