Ang isang mahusay na ginawang adyenda ay nagtatakda ng malinaw na mga layunin at inaasahan, upang malaman ng lahat ang kanilang layunin at kung ano ang kailangang mangyari bago, habang, at pagkatapos ng pulong. Sinasaklaw ng gabay na ito kung bakit mahalaga ang mga adyenda, walong hakbang para makapagsulat ng isang epektibong adyenda, at mga halimbawa (na may mga template) na magagamit mo sa iyong susunod na pulong.
Bakit kailangan ng adyenda ang bawat pagpupulong
Ang mga pagpupulong ay kumukuha ng maraming oras sa pagtatrabaho. Natuklasan sa isang pag-aaral ng Harvard Business Review na ang mga ehekutibo ay gumugugol ng halos 23 oras kada linggo sa mga ito, mula sa wala pang 10 oras noong dekada 1960 (Perlow, Hadley at Eun, “Itigil ang Kabaliwan sa Pagpupulong”, 2017). Ang isang adyenda ay makakatulong sa iyo na gugulin ang oras na iyon nang may layunin. Ito ay:
- Linawin ang layunin at mga mithiin ng pulong at panatilihing nasa tamang landas ang talakayan.
- Pamahalaan ang oras at bilis, kaya mas kaunti ang mga walang kabuluhang argumento.
- Magtakda ng mga inaasahan para sa mga kalahok at tiyaking sakop ang bawat desisyon at aksyon.
- Isulong ang pananagutan, dahil ang bawat aytem ay may nagmamay-ari.
Isang babala mula sa pananaliksik: ang pakikipagkita sa mananaliksik na si Steven Rogelberg ay nagsabing ang kanyang pananaliksik ay nagpapakita na ang pagkakaroon ng isang adyenda sa ganang sarili nito ay walang naitutulong para sa pagiging epektibo ng pagtugon, at ang mga lider ay kadalasang "naglalagay lang ng ibang petsa sa ibabaw ng adyenda" at inuulit ang noong nakaraang linggo. Ang mga hakbang sa ibaba ay tungkol sa pagsulat ng isang adyenda na ginawa para sa pulong na ito, hindi kinopya mula sa nauna.
8 pangunahing hakbang para sa pagsulat ng isang epektibong adyenda ng pulong
1. Tukuyin ang uri ng pagpupulong
Iba't ibang tao, format, at layunin ang kinasasangkutan ng iba't ibang pagpupulong, kaya piliin muna ang uri.
- Kickoff meeting ng proyekto: isang pangkalahatang-ideya ng mga layunin, takdang panahon, badyet at mga inaasahan ng proyekto.
- Pagpupulong ng lahat: isang pagpupulong sa buong kumpanya na nagbabahagi ng pagganap, mga layunin at plano at bumubuo ng isang karaniwang ideya ng direksyon.
- Pagpupulong ng town hall: ang mga empleyado ay nagtatanong, nakikinig ng mga update at nagbibigay ng feedback sa mga nakatataas na lider.
- Pagpupulong ng estratehikong pamamahala: pinaplano ng mga nakatataas na lider ang pangmatagalang direksyon.
- Pagpupulong ng virtual na koponan: mga presentasyon, talakayan at mga interaktibong aktibidad sa pamamagitan ng video o chat.
- Sesyon ng brainstorming: isang malikhaing pagpupulong kung saan ang mga tao ay bumubuo at nagtatalakay ng mga bagong ideya.
- Pagpupulong nang paisa-isa: isang pribadong pag-uusap para sa mga pagsusuri ng pagganap, pagtuturo, o pag-unlad.
2. Tukuyin ang layunin at mga mithiin
Sabihin kung bakit ginaganap ang pulong at kung ano ang inaasahan mong makamit. Kung hindi mo matukoy ang resulta, tanungin kung puwedeng magpadala ng mensahe. Ganito rin ang punto ni Rogelberg: minsan, maaari mong ipadala ang impormasyon at gamitin ang pulong para sa limang minutong tanong (Panayam tungkol sa Kaalaman sa Wharton).
3. Tukuyin ang mga pangunahing paksa
Ilista ang mga paksang dapat saklawin, kasama na ang anumang desisyong gagawin. Unahin ang pinakamahalagang bagay, habang ang enerhiya at atensyon ang pinakamataas.
4. Magtalaga ng limitasyon sa oras
Bigyan ang bawat paksa ng takdang oras at ang buong pulong ng oras ng pagtatapos, para manatiling nasa iskedyul ang pulong.
5. Tukuyin ang mga dadalo at ang kanilang mga tungkulin
Ilista kung sino ang mga lalahok at kung ano ang responsibilidad ng bawat isa, tulad ng paglalahad ng mga update, pagkuha ng mga tala o pagtatala ng oras.
6. Maghanda ng mga materyales at mga sumusuportang dokumento
Tipunin ang mga kakailanganin ng mga tao sa pulong, at ibahagi ang anumang kailangang basahin nang maaga.
7. Ipamahagi nang maaga ang agenda
Ipadala ang adyenda sa lahat ng dadalo upang ang lahat ay dumating nang handa. Anyayahan silang magdagdag ng sarili nilang mga aytem bago ang pulong.
8. Suriin at baguhin kung kinakailangan
Suriin ang adyenda bago ang pulong upang matiyak na ito ay kumpleto at tumpak, at gupitin ang anumang hindi nangangailangan ng grupo sa silid.
Mga halimbawa ng agenda ng pulong at mga libreng template
Narito ang tatlong adyenda na maaari mong iakma. Ang mga aytem at oras ng adyenda ay dapat iakma sa mga pangangailangan at layunin ng iyong pagpupulong.
1. Agenda ng pagpupulong ng pangkat
Petsa:
rental:
Mga dadalo:
Mga Layunin: i-update ang progreso ng proyekto; suriin ang mga kasalukuyang problema at solusyon.
- Panimula at pagtanggap (5 minuto) | @WHO
- Pagsusuri ng nakaraang pulong (10 minuto) | @WHO
- Mga update sa proyekto at mga ulat sa pag-unlad (20 minuto) | @WHO
- Paglutas ng problema at paggawa ng desisyon (20 minuto) | @WHO
- Buksan ang talakayan at puna (20 minuto) | @WHO
- Mga Aksyon at mga susunod na hakbang (15 minuto) | @who
- Pagsasara at susunod na pagsasaayos ng pulong (5 minuto) | @WHO
Libreng template ng buwanang pagpupulong
2. Agenda ng pagpupulong ng lahat ng tao
Petsa:
rental:
Mga dadalo:
Layunin: ibahagi ang pagganap ng kumpanya at magpakilala ng mga bagong inisyatibo at plano.
- Maligayang pagdating at pagpapakilala (5 minuto)
- Update sa performance ng kumpanya (20 minuto)
- Mga bagong inisyatibo at plano (20 minuto)
- Q&A session (30 minuto)
- Pagkilala at mga parangal ng empleyado (15 minuto)
- Mga pagsasaayos ng pagsasara at susunod na pagpupulong (5 minuto)
3. Agenda ng pulong para sa pagsisimula ng proyekto
Petsa:
rental:
Mga dadalo:
Mga Layunin: magtakda ng malinaw na mga layunin at inaasahan; ipakilala ang pangkat; talakayin ang mga hamon at panganib.
- Maligayang pagdating at pagpapakilala (5 minuto) | @WHO
- Pangkalahatang-ideya ng proyekto at mga layunin (15 minuto) | @WHO
- Mga pagpapakilala ng miyembro ng pangkat (5 minuto) | @WHO
- Mga takdang tungkulin at responsibilidad (20 minuto) | @WHO
- Pangkalahatang-ideya ng iskedyul at timeline (15 minuto) | @WHO
- Mga hamon at panganib ng proyekto (20 minuto) | @who
- Mga item ng aksyon at mga susunod na hakbang (15 minuto) | @WHO
- Pagsasara at susunod na pagsasaayos ng pulong (5 minuto) | @WHO
Mas marami pang ideya sa pagsisimula ang nasa amin gabay sa pagpupulong ng pagsisimula ng proyekto.
Itakda ang iyong agenda ng pagpupulong gamit ang AhaSlides
Para gawing isang bagay na makikita, mapagbobotohan, at mae-edit nang sama-sama ng inyong team ang isang agenda:
- Lumikha ng isang account. Lumagda para sa AhaSlides o i-browse ang pampublikong template library.
- Pumili ng template ng agenda ng pulong at i-click ang Kumuha ng template.
Idagdag ang mga bagay na dapat mong isama sa iyong agenda. Palitan ang list slide ng template ng sarili mong agenda. Pagkatapos ay magdagdag ng mabilisang icebreaker, isang poll o isang open-ended na tanong para makilahok ang mga tao mula sa unang slide.
Makipagtulungan at magbahagi. Anyayahan ang mga kasamahan sa koponan na i-edit ang presentasyon, pagkatapos ay ibahagi ang agenda bilang link o QR code bago ang pulong.
Key takeaways
- Pumili ng uri ng pulong at isang malinaw na layunin bago maglista ng mga paksa.
- Unahin ang pinakamahalagang bagay at bigyan ang bawat bagay ng oras at may-ari.
- Ipadala nang maaga ang agenda at anyayahan ang mga dadalo na magdagdag dito.
- Sumulat ng panibagong adyenda sa bawat pagkakataon. Hindi sapat ang adyenda lamang para maging epektibo ang isang pulong.
Mga madalas itanong
Ano ang tumutukoy sa adyenda ng isang pulong?
Ang adyenda ay ang nakaplanong balangkas ng kung ano ang mangyayari sa isang pulong, na minsan ay tinatawag na iskedyul o pagkakasunud-sunod ng mga gawain. Inililista nito ang mga paksa, oras at kung sino ang mamumuno sa bawat aytem.
Ano ang isang pulong para sa pagtatakda ng adyenda?
Isang pulong para sa pagtatakda ng adyenda ang ginaganap upang magplano at magpasya sa adyenda ng isang mas malaki at paparating na pulong.
Ano ang adyenda para sa isang pulong ng proyekto?
Binabalangkas ng adyenda ng pulong ng proyekto ang mga paksa, talakayan, at mga aytem ng aksyon na may kaugnayan sa proyekto, tulad ng progreso, mga panganib, at mga susunod na hakbang.
