8 Pangunahing Hakbang sa Pagsulat ng Agenda ng Pagpupulong na may Mga Halimbawa at Libreng Template

Kaya, ano ang Agenda ng Pulong? Ang totoo, Lahat tayo ay naging bahagi ng mga pagpupulong kung saan pakiramdam natin ay walang kabuluhan, hindi man lang naiintindihan kung bakit kailangan nating magpulong para talakayin ang impormasyong maaaring malutas sa pamamagitan ng email. Maaaring kailanganin pa nga ng ilang tao na dumalo sa mga pagpupulong na tumatagal ng ilang oras nang hindi nireresolba ang anumang mga isyu.

Gayunpaman, hindi lahat ng mga pagpupulong ay hindi produktibo, at kung gusto mong epektibong magtrabaho kasama ang iyong koponan, ang isang pagpupulong na may agenda ay magliligtas sa iyo mula sa mga sakuna sa itaas.

Ang isang mahusay na ginawang agenda ay nagtatakda ng malinaw na mga layunin at inaasahan para sa pulong, na tinitiyak na alam ng lahat ang kanilang layunin at kung ano ang kailangang mangyari bago, habang, at pagkatapos.

Samakatuwid, gagabay sa iyo ang artikulong ito sa kahalagahan ng pagkakaroon ng agenda ng pagpupulong, mga hakbang upang makagawa ng epektibo at magbigay ng mga halimbawa (+template) na gagamitin sa iyong susunod na pagpupulong.

• Bakit Kailangan ng Agenda ng Bawat Pagpupulong
• 8 Mahahalagang Hakbang Upang Magsulat ng Isang Epektibong Agenda ng Pagpupulong
• Mga Halimbawa ng Agenda ng Pagpupulong at Libreng Template
• I-set Up ang Iyong Agenda ng Meeting Gamit ang AhaSlides
• Key Takeaways 

Higit pang Mga Tip sa Trabaho sa AhaSlides

• 10 Uri ng Pagpupulong sa Negosyo
• Mga Meeting Minutes: Pinakamahusay na Gabay sa Pagsulat, Mga Halimbawa (+ Libreng Template) sa 2023
• 6 Best Mga Hack sa Pulong

Bakit Kailangan ng Agenda ng Bawat Pagpupulong

Ang bawat pagpupulong ay nangangailangan ng isang agenda upang matiyak na ito ay produktibo at mahusay. Ang agenda ng pulong ay magbibigay ng mga sumusunod na benepisyo:

• Linawin ang layunin at layunin ng pagpupulong, at tumulong na panatilihing nakatutok at nasa tamang landas ang talakayan.
• Pamahalaan ang oras at bilis ng pagpupulong, siguraduhing walang walang kabuluhang mga argumento, at makatipid ng mas maraming oras hangga't maaari.
• Magtakda ng mga inaasahan para sa mga kalahok, at tiyaking saklaw ang lahat ng may-katuturang impormasyon at mga item ng pagkilos.
• Itinataguyod ang pananagutan at organisasyon, na humahantong sa mas epektibo at mahusay na mga pagpupulong.

8 Mahahalagang Hakbang Upang Magsulat ng Isang Epektibong Agenda ng Pagpupulong

Narito ang ilang mahahalagang tip upang matulungan kang magsulat ng isang epektibong agenda ng pagpupulong:

1/ Tukuyin ang uri ng pagpupulong 

Dahil ang iba't ibang uri ng pagpupulong ay maaaring may kasamang iba't ibang kalahok, format, at layunin, mahalagang piliin ang angkop para sa sitwasyon.

• Kickoff meeting ng proyekto: Isang pulong na nagbibigay ng pangkalahatang-ideya ng proyekto, mga layunin nito, timeline, badyet, at mga inaasahan.
• All-Hands Meeting: Isang uri ng pulong sa buong kumpanya kung saan ang lahat ng empleyado ay iniimbitahang dumalo. Upang ipaalam sa lahat ang tungkol sa pagganap ng kumpanya, mga layunin, at mga plano at upang itaguyod ang isang pakiramdam ng iisang layunin at direksyon sa loob ng organisasyon.
• Pagpupulong ng Town Hall: Isang pulong ng town hall ng kumpanya kung saan maaaring magtanong ang mga empleyado, makatanggap ng mga update, at magbigay ng feedback sa senior management at iba pang mga lider.
• Strategic Management Meeting: Isang pulong kung saan nagsasama-sama ang mga nakatataas na pinuno o ehekutibo upang talakayin at planuhin ang pangmatagalang direksyon. 
• Pagpupulong ng Virtual Team: Ang format ng mga virtual na pagpupulong ng koponan ay maaaring magsama ng mga presentasyon, talakayan, at interactive na aktibidad at maaaring isagawa gamit ang video conferencing software, instant messaging, o iba pang mga digital na tool sa komunikasyon. 
• Brainstorming Session: Isang malikhain at pagtutulungang pagpupulong kung saan ang mga kalahok ay bumubuo at nagtatalakay ng mga bagong ideya.
• One-on-one na pagpupulong: Isang pribadong pagpupulong sa pagitan ng dalawang tao, na kadalasang ginagamit para sa mga pagsusuri sa pagganap, pagtuturo, o personal na pag-unlad.

2/ Tukuyin ang layunin at layunin ng pulong

Malinaw na sabihin kung bakit ginaganap ang pulong at kung ano ang inaasahan mong makamit o ng iyong koponan.

3/ Tukuyin ang mga pangunahing paksa 

Ilista ang mga pangunahing paksa na kailangang saklawin, kabilang ang anumang mahahalagang desisyon na kailangang gawin.

4/ Magtalaga ng takdang oras

Maglaan ng angkop na dami ng oras para sa bawat paksa at sa buong pagpupulong upang matiyak na mananatili sa iskedyul ang pulong.

5/ Kilalanin ang mga dadalo at ang kanilang mga tungkulin

Gumawa ng listahan kung sino ang lalahok sa pulong at tukuyin ang kanilang mga tungkulin at responsibilidad.

6/ Maghanda ng mga materyales at pansuportang dokumento

Magtipon ng anumang nauugnay na impormasyon o materyales na kakailanganin sa panahon ng pulong.

7/ Ipamahagi ang agenda nang maaga

Ipadala ang agenda ng pulong sa lahat ng dadalo upang matiyak na handa at handa ang lahat.

8/ Repasuhin at rebisahin ang agenda kung kinakailangan

Repasuhin ang agenda bago ang pulong upang matiyak na ito ay kumpleto at tumpak, at gumawa ng anumang kinakailangang pagbabago.

Mga Halimbawa ng Agenda ng Pagpupulong at Libreng Template 

Narito ang ilang halimbawa ng mga agenda ng pulong na maaaring gamitin para sa iba't ibang uri ng mga pagpupulong:

1/ Agenda ng Pagpupulong ng Koponan

Petsa: 

rental: 

Mga dadalo: 

Mga Layunin ng Pagpupulong ng Koponan:

• Upang i-update ang progreso ng pagpapatupad ng proyekto
• Upang suriin ang mga kasalukuyang problema at solusyon

Agenda ng Pagpupulong ng Koponan: 

• Panimula at pagtanggap (5 minuto) | @WHO
• Pagsusuri ng nakaraang pulong (10 minuto) | @WHO
• Mga update sa proyekto at mga ulat sa pag-unlad (20 minuto) | @WHO
• Paglutas ng problema at paggawa ng desisyon (20 minuto) | @WHO
• Buksan ang talakayan at puna (20 minuto) | @WHO
• Pagkilos at mga susunod na hakbang (15 minuto) | @WHO
• Pagsasara at susunod na pagsasaayos ng pulong (5 minuto) | @WHO

Libreng Buwanang Template ng Pagpupulong Sa AhaSlides

2/ All Hands Meeting Agenda

Petsa: 

rental: 

saendees: 

Mga Layunin ng Pagpupulong:

• Upang i-update ang pagganap ng kumpanya at ipakilala ang mga bagong inisyatiba at plano para sa mga empleyado.

Isang Agenda ng Pagpupulong: 

• Maligayang pagdating at pagpapakilala (5 minuto)
• Update sa performance ng kumpanya (20 minuto)
• Pagpapakilala ng mga bagong inisyatiba at plano (20 minuto)
• Q&A session (30 minuto)
• Pagkilala at mga parangal ng empleyado (15 minuto)
• Mga pagsasaayos ng pagsasara at susunod na pagpupulong (5 minuto)

Template ng All Hands Meeting

3/ Agenda ng Pagpupulong ng Kickoff ng Proyekto

Petsa: 

rental: 

Mga dadalo:

Mga Layunin ng Pagpupulong:

• Upang magtatag ng malinaw na mga layunin at inaasahan para sa proyekto
• Upang ipakilala ang pangkat ng proyekto
• Upang talakayin ang mga hamon at panganib ng proyekto

Isang Agenda ng Pagpupulong: 

• Maligayang pagdating at pagpapakilala (5 minuto) | @WHO
• Pangkalahatang-ideya ng proyekto at mga layunin (15 minuto) | @WHO
• Mga pagpapakilala ng miyembro ng pangkat (5 minuto) | @WHO
• Mga takdang tungkulin at responsibilidad (20 minuto) | @WHO
• Pangkalahatang-ideya ng iskedyul at timeline (15 minuto) | @WHO
• Pagtalakay sa mga hamon at panganib sa proyekto (20 minuto) | @WHO
• Mga item ng aksyon at mga susunod na hakbang (15 minuto) | @WHO
• Pagsasara at susunod na pagsasaayos ng pulong (5 minuto) | @WHO

Tandaan na ang mga ito ay mga halimbawa lamang, at ang mga item sa agenda at format ay maaaring isaayos batay sa mga partikular na pangangailangan at layunin ng pulong. 

I-set Up ang Iyong Agenda ng Meeting Gamit ang AhaSlides 

Para mag-set up ng agenda ng pagpupulong kasama ang AhaSlides, sundin ang mga hakbang na ito:

• Gumawa ng account: Kung hindi mo pa nagagawa, mag-sign up para sa AhaSlides at gumawa ng account. O pumunta sa aming Public Templates Library.

• Pumili ng template ng agenda ng pulong: Mayroon kaming iba't ibang template ng agenda ng pagpupulong na magagamit mo bilang panimulang punto. Piliin lamang ang isa na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan at i-click "Kumuha ng template".

• Ipasadya ang template: Kapag nakapili ka na ng template, maaari mo itong i-customize sa pamamagitan ng pagdaragdag o pag-alis ng mga item, pagsasaayos sa pag-format, at pagbabago ng scheme ng kulay.

• Idagdag ang iyong mga item sa agenda: Gamitin ang slide editor upang idagdag ang iyong mga item sa agenda. Maaari kang magdagdag ng text, spinner wheel, mga botohan, larawan, talahanayan, chart, at higit pa.

• Makipagtulungan sa iyong koponan: Kung nagtatrabaho ka sa isang team, maaari kang mag-collaborate sa agenda. Anyayahan lang ang mga miyembro ng team na i-edit ang presentasyon, at maaari silang gumawa ng mga pagbabago, magdagdag ng mga komento, at magmungkahi ng mga pag-edit.

• Ibahagi ang agenda: Kapag handa ka na, maaari mong ibahagi ang agenda sa iyong koponan o sa mga dadalo. Maaari kang magbahagi ng link o sa pamamagitan ng QR code.

Sa AhaSlides, madali kang makakagawa ng isang propesyonal, maayos na agenda ng pagpupulong na makakatulong sa iyong manatili sa track at makamit ang iyong mga layunin sa pagpupulong.

Key Takeaways 

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga pangunahing hakbang at halimbawang ito sa tulong ng mga template ng AhaSlides, umaasa kaming makakagawa ka ng maayos na agenda ng pagpupulong na maghahanda sa iyo para sa tagumpay.

Mga Madalas Itanong