Mastering Internal Communication Strategy | 9 Pinakamahuhusay na Kasanayan sa 2024

Dakila diskarte sa panloob na komunikasyon ang buhay ng anumang matagumpay na organisasyon. Sa hybrid na klima ng trabaho ngayon, ang pagtiyak ng malinaw, madalas na komunikasyon sa mga distributed team ay mas mahalaga kaysa dati. Gayunpaman maraming mga kumpanya ang nagpupumilit pa rin na makakuha ng pagmemensahe nang tama kapag ang mga empleyado ay parehong nasa loob at labas ng opisina.

Sa post na ito, tuklasin namin ang pinakamahuhusay na kagawian na nakuha mula sa mga panloob na comms pro sa mga kumpanyang mahusay sa hybrid na panahon. Makakakuha ka ng mga tip sa tagaloob para sa paggawa ng may-katuturan, nilalamang nagtutulak sa pakikipag-ugnayan pati na rin para sa pagsukat kung ano ang talagang nakakatugon sa iyong audience.

Talaan ng nilalaman

• Ano ang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?
• Bakit Mahalaga ang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?
• Sino ang Responsable Para sa Pagbuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?
• Kailan Nagaganap ang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?
• Anong mga Channel ang Gagamitin ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?
• Paano Bumuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?
• Gawing Epektibo ang Panloob na Komunikasyon Sa AhaSlides 
• Key Takeaways 
• Mga Madalas Itanong

Higit pang Mga Tip sa AhaSlides

• Kasiyahan sa Lugar ng Trabaho
• Mabisang Komunikasyon Sa Lugar ng Trabaho

Ano ang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?

Isipin na mayroon kang isang grupo ng mga mahuhusay na tao na nagtutulungan sa isang kumpanya. Ngayon, para magtagumpay ang pangkat na ito, kailangan nilang makipag-usap nang maayos, tulad ng pakikipag-usap at pagbabahagi ng mga ideya ng mga kaibigan. Doon papasok ang Internal Communication Strategy!

Panloob na Diskarte sa Komunikasyon ay isang komprehensibong plano at balangkas na idinisenyo upang mapadali ang epektibo at mahusay na komunikasyon sa loob ng isang organisasyon. 

Ang pangunahing layunin ng diskarteng ito ay lumikha ng isang magkakaugnay, may kaalaman, at nakatuong manggagawa, sa huli ay nag-aambag sa tagumpay ng organisasyon at pagkamit ng mga layunin nito.

Mayroong apat na uri ng panloob na komunikasyon:

• Top-down na Komunikasyon (Pamamahala sa komunikasyon ng empleyado): Ito ay kapag ang impormasyon ay dumadaloy mula sa tuktok ng hierarchy ng organisasyon (tulad ng mga tagapamahala o pinuno) hanggang sa mas mababang antas (mga empleyado). Parang boss na nagbibigay ng direksyon sa team. Ginagamit namin ang ganitong uri ng komunikasyon upang magbahagi ng mahahalagang anunsyo, layunin ng kumpanya, o mga bagong patakaran.
• Bottom-up Communication (Empleyado-up na komunikasyon): Ito ay kabaligtaran ng top-down na komunikasyon. Ang impormasyon ay naglalakbay mula sa mas mababang antas (mga empleyado) hanggang sa itaas (mga tagapamahala o pinuno). Ito ay tulad ng pagbabahagi ng mga empleyado ng kanilang mga ideya, feedback, o alalahanin sa kanilang mga boss. 
• Horizontal/Lateral na Komunikasyon (Peer-to-peer na komunikasyon:): Ang ganitong uri ng komunikasyon ay nangyayari sa pagitan ng mga tao sa parehong antas sa loob ng organisasyon. Ito ay tulad ng mga katrabaho na nakikipag-chat sa isa't isa upang i-coordinate ang mga gawain o magbahagi ng mga update. 
• Diagonal na Komunikasyon: Isipin ito bilang pinaghalong top-down at horizontal na komunikasyon. Ito ay nangyayari kapag ang mga tao mula sa iba't ibang departamento o antas ay kailangang magtulungan sa isang proyekto o makipagpalitan ng impormasyon. 

Bakit Mahalaga ang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?

Sa anumang kumpanya, pinapanatili ng isang panloob na diskarte sa komunikasyon ang mga empleyado na konektado at nakatuon. Ang mga mahahalagang mensahe tulad ng mga bagong paglulunsad ng produkto, mga pagbabago sa mga patakaran ng kumpanya, o mga paparating na kaganapan ay ibinabahagi kaagad. Ang mga empleyado ay maaari ding magbigay ng feedback at ideya sa pamamahala, na nagpapadama sa kanila na pinahahalagahan at bahagi ng mas malaking larawan.

Sa isang matatag na diskarte, ang lugar ng trabaho ay nagiging isang masaya at produktibo, kung saan ang lahat ay nasa parehong pahina, ang pagtutulungan ng magkakasama ay umunlad, at ang kumpanya ay umunlad!

Sino ang Responsable Para sa Pagbuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?

Ang responsibilidad para sa pagbuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon ay karaniwang nasa balikat ng pangkat ng pamumuno ng organisasyon at ng departamento ng komunikasyon o HR (Human Resources). Ito ay nagsasangkot ng pakikipagtulungan sa pagitan ng iba't ibang stakeholder upang lumikha ng isang mahusay at epektibong diskarte na nakaayon sa mga layunin at halaga ng organisasyon.

Narito ang mga pangunahing manlalaro na kasangkot sa pagbuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon:

• Koponan ng Pamumuno
• Communication o HR Department
• Mga Consultant sa Komunikasyon: Sa ilang mga kaso, ang mga organisasyon ay maaaring humingi ng mga panlabas na consultant sa komunikasyon o mga espesyalista upang mag-alok ng mga bagong pananaw at pinakamahusay na kasanayan sa pagbuo ng isang epektibong diskarte.

Kailan Nagaganap ang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?

Ang diskarte sa panloob na komunikasyon ay nagpapatuloy at nangyayari sa buong ikot ng buhay ng organisasyon. Ito ay hindi isang beses na bagay ngunit isang patuloy na pagsisikap upang matiyak ang epektibong komunikasyon. Narito ang ilang mahahalagang pagkakataon kapag nangyari ito:

1. Pagpaplano ng Organisasyon: Ang diskarte ay binuo sa panahon ng pagpaplano upang ihanay ang komunikasyon sa mga layunin ng kumpanya.
2. Regular na Mga Update: Ito ay regular na binibisita upang umangkop sa mga pagbabago at nagbabagong pangangailangan.
3. Mga Pagsusuri at Pagsusuri: Ito ay napakahalaga para sa proseso ng pagsusuri kabilang ang pagsusuri sa kalagitnaan ng taon, pagsusuri sa pagtatapos ng taon, at pagsusuri ng pagganap ng empleyado.
4. Sa panahon ng mga Pagbabago: Nagiging mahalaga ito sa panahon ng malalaking pagbabago tulad ng mga pagsasanib o paglipat ng pamumuno.
5. Pagpapakilala ng mga Patakaran: Tinitiyak nito na alam ng mga empleyado ang tungkol sa mga bagong patakaran o inisyatiba.
6. Sa panahon ng Krisis: Ito ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagbibigay ng napapanahon at tumpak na impormasyon sa panahon ng mahihirap na panahon.
7. Onboarding ng empleyado: Nakakatulong ito sa mga bagong empleyado na makaramdam ng pagtanggap at kaalaman tungkol sa kanilang mga tungkulin.
8. Pang-araw-araw na Operasyon: Tinitiyak nito ang maayos na komunikasyon sa pagitan ng mga koponan at pamunuan.
9. Naghahanap ng Feedback: Ito ay kumikilos kapag ang kumpanya ay humingi ng feedback ng empleyado, feedback ng manager at hinihikayat ang bukas na komunikasyon.

Anong mga Channel ang Gagamitin ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?

Ang mga channel na ginagamit sa isang Panloob na Diskarte sa Komunikasyon ay maaaring mag-iba depende sa mga kagustuhan, laki, at katangian ng impormasyong ihahatid ng organisasyon. Narito ang ilang karaniwang channel ng komunikasyon na maaaring gamitin ng Internal Communication Strategy:

1. Email
2. Intranet
3. Mga Pagpupulong ng Koponan (Regular na harapan o virtual na pagpupulong para talakayin ang progreso, magbahagi ng mga update, at makipagtulungan sa mga proyekto.)
4. Digital Collaboration Tools (Mga platform tulad ng Microsoft Teams, Slack, o iba pang tool sa pamamahala ng proyekto.)
5. Newsletter
6. Mga Pagpupulong ng Town Hall
7. Mga Notice Board
8. Social Media (Mga Panloob na Platform)
9. Mga Survey ng Feedback

Paano Bumuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon?

Ang pagbuo ng isang epektibong Panloob na Diskarte sa Komunikasyon ay nagsasangkot ng ilang hakbang upang matiyak na naaayon ito sa mga layunin ng organisasyon at nakakatugon sa mga pangangailangan sa komunikasyon ng mga empleyado nito. Narito ang isang hakbang-hakbang na gabay upang matulungan kang bumuo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon:

1/ Tukuyin ang Mga Layunin at Layunin ng Komunikasyon: 

Tukuyin ang mga layunin na gusto mong makamit gamit ang diskarte. Ang pagkakaroon ng mga partikular na layunin ay magdidirekta sa iyong mga pagsusumikap sa komunikasyon, kung sila ay nagpapalakas ng pakikipagtulungan, pagtaas ng pakikipag-ugnayan ng empleyado, o pagdadala ng mga empleyado sa linya sa pananaw ng kumpanya.

2/ Tukuyin ang Mga Target na Audience: 

Kilalanin ang iba't ibang mga segment ng empleyado at ang kanilang mga natatanging pangangailangan sa komunikasyon. Iangkop ang mga mensahe at channel upang umangkop sa mga kagustuhan, tungkulin, at kinakailangan ng bawat grupo.

• Halimbawa, ang marketing team ay maaaring mangailangan ng madalas na pag-update sa mga bagong campaign, habang ang IT department ay nangangailangan ng impormasyon tungkol sa mga update sa system at mga teknikal na isyu.

3/ Pumili ng Mga Channel ng Komunikasyon: 

Depende sa uri ng impormasyong ibibigay at sa target na madla, piliin ang pinakamahusay na paraan ng komunikasyon. Mag-isip tungkol sa paggamit ng iba't ibang channel, gaya ng mga chat platform, email, intranet, mga pulong ng team, at mga digital na tool sa pakikipagtulungan.

4/ Magtatag ng Mga Alituntunin sa Mensahe: 

Tukuyin ang tono, istilo, at wika ng komunikasyon. Tiyaking malinaw, maigsi, at naaayon ang mga mensahe sa mga halaga at kultura ng kumpanya.

5/ Ipatupad ang Two-Way Communication: 

Hikayatin ang bukas na diyalogo at feedback loop upang lumikha ng kultura ng pakikipag-ugnayan. Magbigay ng mga paraan para maipahayag ng mga empleyado ang kanilang mga opinyon, mungkahi, at alalahanin.

6/ Gumawa ng Iskedyul ng Komunikasyon: 

Bumuo ng timeline para sa regular na komunikasyon. Tukuyin ang dalas ng mga update, pagpupulong, at mga sesyon ng feedback para mapanatiling may kaalaman at nakatuon ang mga empleyado.

7/ Maghanda ng Plano sa Komunikasyon sa Krisis: 

Magkaroon ng plano para makipag-usap nang epektibo sa panahon ng krisis o mapaghamong sitwasyon. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang mahusay na binuo na plano sa komunikasyon sa krisis, ang kumpanya ay maaaring epektibong tumugon sa mga hamon, panatilihing may kaalaman ang mga empleyado, at mapanatili ang tiwala sa kakayahan ng organisasyon na mag-navigate sa mga krisis.

8/ Sanayin at Turuan: 

Magbigay ng pagsasanay sa mga empleyado at tagapamahala sa mga epektibong kasanayan sa komunikasyon, lalo na para sa mga bagong tool o channel na ipinakilala.

9/ Sukatin at Suriin: 

Mag-set up ng mga sukatan upang masuri ang pagiging epektibo ng Panloob na Diskarte sa Komunikasyon. Magtipon ng feedback mula sa mga empleyado at subaybayan ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap upang gumawa ng mga pagpapabuti.

Bilang karagdagan, panatilihing flexible ang diskarte at ayusin ito kung kinakailangan batay sa feedback, pagbabago ng mga pangangailangan ng organisasyon, at mga umuusbong na teknolohiya ng komunikasyon.

Gawing Epektibo ang Panloob na Komunikasyon Sa AhaSlides 

AhaSlides ay maaaring maging isang makapangyarihang kasangkapan upang mapahusay ang panloob na komunikasyon at gawin itong mas epektibo sa maraming paraan:

• Mga Interactive na Pagpupulong at Town Hall: Maaari mong gamitin ang live na poll, mga pagsusulit, at Mga sesyon ng Q&A upang hikayatin ang mga kalahok, mangalap ng real-time na feedback, at hikayatin ang aktibong pakikilahok sa mga virtual na pagpupulong at town hall kasama ang mga empleyado. 
• Real-time na Feedback: Sa AhaSlides, mabilis kang makakagawa at makakapamahagi ng mga botohan, salitang ulap sa mga empleyado. Nagbibigay-daan ito sa iyong makalap ng mahalagang feedback sa iba't ibang paksa, gaya ng mga inisyatiba ng kumpanya, kasiyahan ng empleyado, o mga programa sa pagsasanay.
• Pagsasanay at Pag-aaral: Maaari mong isama ang mga interactive na pagsusulit at botohan pre-made na mga template upang subukan ang pag-unawa ng mga empleyado at palakasin ang mga pangunahing konsepto para mapahusay ang mga sesyon ng pagsasanay at workshop.
• Mga Aktibidad sa Pagbuo ng Koponan: AhaSlides nag-aalok ng mga aktibidad sa pagbuo ng koponan tulad ng mga pagsusulit sa icebreaker, mga laro na may isang spinner wheel, random na generator ng koponan. Ang mga aktibidad na ito ay maaaring magsulong ng pakikipagkaibigan at pakikipagtulungan sa mga empleyado, kahit na sa malayo o distributed na mga koponan.
• Pagkilala sa Empleyado: AhaSlides maaaring gamitin upang kilalanin at ipagdiwang ang mga tagumpay, milestone, at kontribusyon ng empleyado. Pinapalakas nito ang moral at motibasyon ng empleyado.
• Anonymous na Feedback: Ang tampok na anonymous na botohan ng platform ay maaaring magbigay-daan sa mga empleyado na magbigay ng feedback nang walang takot sa mga epekto, na nagpapatibay ng isang mas bukas at tapat na kapaligiran ng komunikasyon.
• Pakikipag-ugnayan sa mga Malayong Empleyado: Para sa mga organisasyong may malayuan o distributed na mga koponan, AhaSlides ay maaaring maging isang mahalagang tool upang matiyak na ang lahat ng empleyado ay mananatiling konektado, nakatuon, at may kaalaman.

Key Takeaways 

Ang isang epektibong diskarte sa panloob na komunikasyon ay ang gulugod ng isang maayos at maayos na organisasyon. Pinalalakas nito ang kultura ng organisasyon at sa huli ay humahantong sa pinabuting produktibidad at tagumpay. 

Mga Madalas Itanong

Ref: Forbes