Nail Project Kickoff Meeting Flyer sa 8 Hakbang (+Libreng Template!)

Kahit na ang pinaka disiplinadong mga kumpanya diyan ay maaaring maramdaman na naliligaw ang kanilang mga proyekto. Mas madalas kaysa sa hindi, ang problema ay isa sa paghahanda. Ang solusyon?Isang mahusay na nakabalangkas at ganap na interactive pulong ng kickoff ng proyekto!

Higit pa sa pagmamataas at seremonya, ang isang mahusay na pagpapatupad ng pulong ng kickoff ay maaaring makakuha ng isang bagay na maganda sa kanang paa. Narito ang 8 mga hakbang upang hawakan ang isang pulong ng pulong ng kickoff na nagtatayo ng kaguluhan at nakakakuha lahat nasa parehong pahina.

Oras ng Kickoff!

Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?
Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?
8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting
Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff

Mga Tip sa Pagpupulong na Dapat Tandaan

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let's check out the few kickoff meeting agenda samples!

Ang kickoff session ay dapat na maikli at maigsi, na may maraming mga laro at aktibidad, dahil ito ay kapag ang AhaSlides ay madaling gamitin! Tingnan ang higit pang mga tip sa amin tulad ng sa ibaba:

Alternatibong Teksto

Simulan ang Pag-uusap.

Makakuha ng mahalagang input mula sa iyong koponan at mga kliyente sa panahon ng kickoff meeting ng proyekto. Gumamit ng live na botohan, Q&A at mga tool sa pagpapalitan ng ideya gamit ang libreng template na ito!

🚀 Tingnan ang template

Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?

Tulad ng sinasabi nito sa lata, ang isang pulong ng kickoff na proyekto ay isang pulong kung saan mo sinisimulan ang iyong proyekto.

Karaniwan, ang isang project kickoff meeting ay ang unang pagpupulong sa pagitan ng kliyenteng nag-order ng isang proyekto at ng kumpanyang magbibigay-buhay nito. Magkakasamang uupo ang magkabilang panig at tatalakayin ang mga pundasyon ng proyekto, ang layunin nito, ang mga layunin nito at kung paano ito makukuha mula sa ideya hanggang sa katuparan.

Sa pangkalahatan, may mga 2 uri ng mga kickoff meeting na dapat malaman:

External Project Kickoff -Ang isang koponan sa pag-unlad ay nakaupo sa isang tao mula sa sa labasang kumpanya, tulad ng isang kliyente o stakeholder, at tinatalakay ang plano para sa isang proyekto na nagtutulungan.
Internal PKM - Isang koponan mula sa sa loob ng ang kumpanya ay umupo magkasama at tinatalakay ang plano para sa isang bagong panloob na proyekto.

Habang ang pareho ng mga ganitong uri ay maaaring may magkakaibang kinalabasan, ang pamamaraanmedyo pareho. Mayroong mahalagang walang partof an external project kickoff that isn't part of an internal project kickoff - the only difference will be who you're holding it for.

Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon

Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today's Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you're on the parehong boarddoesn't mean you're on the parehong pahina.

Sa gitna nito, ang isang proyekto sa pagpupulong ng kickoff ay isang matapat at bukas Pag-uusap between a client and a team. It's hindi isang serye ng mga anunsyo kung paano gagana ang proyekto, ngunit a pag-uusaptungkol sa mga plano, inaasahan at layunin na narating ng walang pigil na debate.

Narito ang ilan sa mga pakinabang ng pagdaos ng pulong ng kickoff ng proyekto:

Nakukuha nito ang lahat handa - "Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe".If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he'd be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That's because these meetings contain lahat ang mga kinakailangang hakbang upang maalis ang kanang proyekto sa kanang paa.
Ito ay nagsasangkot lahat ng mga pangunahing manlalaro- Kickoff meetings can't get started unless everyone's there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It's so easy to lose track of who's in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
Ito ay bukas at nagtutulungan - As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage lahat mga dumalo at dalhin ang pinakamahusay na mga ideya sa lahat.

Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon

8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We've narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there's walang itinakdang menu para sa ganitong uri ng pagpupulong.

Gamitin ang 8 mga hakbang na ito bilang isang gabay, ngunit huwag kalimutan na ang panghuling agenda ay nakasalalay sa sa iyo!

Step #1 - Introductions and Ice Breakers

Naturally, ang tanging paraan upang simulan ang anumang kickoff meeting ay sa pamamagitan ng pagpapakilala sa mga kalahok sa isa't isa. Anuman ang haba o laki ng iyong proyekto, ang mga kliyente at miyembro ng koponan ay kailangang nasa unang pangalan na mga termino sa isa't isa bago sila makapagtrabaho nang mahusay nang magkasama.

While a simple 'go-round-the-table' type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of pagkatao at gumaan ang pakiramdamnangunguna sa kickoff ng proyekto.

Subukan ang isang ito:Paikutin ang gulong 🎡

Maglatag ng ilang simpleng mga paksa sa pagpapakilala sa a manunulid na gulong, pagkatapos ay hayaan ang bawat miyembro ng koponan na paikutin ito at sagutin ang anumang paksang patutunguhan ng gulong. Ang mga nakakatawang tanong ay hinihikayat, ngunit siguraduhing panatilihin itong higit pa o hindi gaanong propesyonal!

Isang spinner wheel na gagamitin bilang isang ice breaker.

Gusto mo ba ng ganito?💡 We've got 10 icebreaker para sa anumang pagpupulongkarapatan dito.

Step #2 - Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it's time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it's best to begin at the beginning. Balangkasin ang lahat ng mga sulatbetween you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what's happened so far.

Maaari itong maging mga screenshot ng mga email, teksto, minuto mula sa mga naunang pagpupulong o anumang mga mapagkukunan na nagdaragdag ng anumang uri ng konteksto para sa iyong kumpanya at iyong kliyente. Gawing madali para sa lahat na mailarawan sa pamamagitan ng paggawa ng isang timeline.

Step #3 - Project Demand

In addition to the correspondence background, you'll want to dive deep sa mga detalye ng bakit ang proyektong ito ay sinisimulan muna.

Ito ay isang kritikal na hakbang dahil nagbibigay ito ng isang malinaw na pangkalahatang ideya ng mga puntos ng sakit na hinahanap ng proyekto upang malutas, na kung saan ay isang bagay na dapat panatilihin sa harap ng kanilang mga isipan ang parehong mga koponan at kliyente sa lahat ng oras.

Protip 😂

Ang mga yugto na tulad nito ay hinog na para sa talakayan. Tanungin ang iyong mga kliyente at ang iyong koponan upang isulong ang kanilang mga ideya kung bakit sa palagay nila pinapangarap ang proyektong ito.

Kung naaangkop, dapat mong palaging subukang i-channel ang boses ng customersa seksyong ito. Makipag-collaborate sa kliyente para kumuha ng mga tunay na halimbawa ng mga consumer na nagbabanggit ng mga masakit na punto na sinusubukang ayusin ng iyong proyekto. Ang kanilang mga opinyon ay dapat na hubugin kung paano nilalapitan ng iyong koponan ang proyekto.

Step #4 - Project Goals

So you've looked into the nakaraan of the project, now it's time to look at the hinaharap.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you're serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Tanungin ang iyong mga dumalo sa pulong ng kickoff 'what will success look like?'Mas maraming customer ba? Marami pang mga review? Isang mas mahusay na rate ng kasiyahan ng customer?

No matter the goal, it should always be...

Matamo- Don't overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you talaga may pagkakataong makamit.
Maaaring sukatin - Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
Nag-time - Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 - The Statement of Work

Putting the 'meat' in 'kickoff meeting', a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it's going to be carried out. It's the pangunahing pagsingilsa agenda ng kickoff meeting at dapat ay tumatanggap ng halos lahat ng iyong pansin.

Suriin ang infographic na ito tungkol sa kung ano ang isasama sa iyong pahayag ng trabaho:

Ipinapaliwanag ng infographic ang 6 na mini-step na kasangkot sa pagpapahayag ng isang pahayag ng trabaho sa isang pulong ng kickoff na proyekto.

Tandaan na ang pahayag ng trabaho ay hindi tungkol sa talakayan tulad ng natitirang agenda ng pulong ng kickoff ng proyekto. Ito talaga ang oras para sa isang lead ng proyekto nang simple ilatag ang plano ng pagkilospara sa darating na proyekto, pagkatapos ay i-save ang talakayan para sa susunod na item ng pagpupulong.

Tulad ng natitirang pulong ng iyong kickoff, ang iyong pahayag ng trabaho ay sobrang variable. Ang mga detalye ng iyong pahayag ng trabaho ay laging nakasalalay sa pagiging kumplikado ng proyekto, sa laki ng koponan, sa mga kasangkot na bahagi, atbp.

Gusto mong malaman pa?💡 Suriin ito komprehensibong artikulo sa paggawa ng isang pahayag ng trabaho.

Step #6 - Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we'd actually recommend holding it direkta pagkatapos ng iyong pahayag ng trabaho.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone's minds, it's best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number....

Ito ay naayos- Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as 'answered' or pinned to the top.
Ito ay pinapabago- Questions can be approved and dismissed before they're shown on screen.
Ito ay hindi kilala - Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 - Potential Problems

Tulad ng sinabi namin dati, ang isang pulong ng kickoff ng proyekto ay tungkol sa pagiging bukas at matapat hangga't maaari. Iyon angkung paano ka bumuo ng a pakiramdam ng tiwala kasama ang iyong kliyente mula sa get-go.

To that end, it's best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one's asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it's ideal to get lahatkasangkot sa potensyal na talakayan ng problema.

Step #8 - Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you've got a few questions to address about Ano, kailan, sino at paano magaganap ang mga check-in na ito.

Ang pag-check in ay isang masarap na pagkilos sa pagbabalanse sa pagitan aninawat pagsisikap. While it's nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you'll actually be to bebukas at transparent.

Tiyaking nasasagot mo ang mga katanungang ito bago matapos ang pagpupulong:

Ano?- Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
Kailan?- How often should your team update your client? Should they relay what they've done every day, or just sum up what they've managed at the end of the week?
Sino? - Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
Paano? - By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it's best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a live na pollupang mapaliit ang mga pagpipilian upang maitaguyod ang pinakamahusay na formula na maaaring mag-check in.

Gusto mong malaman pa? 💡 Suriin ang ilan pinakamahusay na kagawian para sa pag-check in sa iyong mga kliyente.

Mabisang Survey sa AhaSlides

Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff

Sa iyong dalubhasang binalak na pulong ng kickoff na naghihintay lamang na pumutok ang ilang mga isipan sa silid-aralan, ang huling paghawak ay maaaring kaunti pakipagtulunganupang pagsamahin ang lahat ng ito.

Alam mo lang ba yun 29% ng mga negosyopakiramdam na konektado sa kanilang mga kliyente ( Gallup)? Ang disengagement ay isang epidemya sa antas ng B2B, at maaari itong mag-iwan sa mga kickoff na pagpupulong na parang isang patag, hindi nakakaganyak na proseso sa pamamagitan ng mga pormalidad.

Ang paglahok sa iyong mga kliyente at koponan sa pamamagitan ng mga slide na interactive ay maaari talaga mapalakas ang pakikilahokat taasan ang span ng pansin.

Ang AhaSlides ay mayroong arsenal ng mga toolkabilang ang mga live na botohan, Q&A at mga slide ng brainstorming, at kahit na live na pagsusulitat mga laro upang sunugin ang iyong proyekto sa tamang paraan.

Mag-click sa ibaba upang makakuha ng isang libreng, template na walang pag-download para sa iyong pulong sa kickoff. Baguhin ang anumang gusto mo at ipakita ito nang walang gastos!

Grab ang Template

Mag-click sa ibaba upang lumikha ng isang libreng AhaSlides account at simulang lumikha ng iyong sariling mga nakakatawag pansin na pulong sa pamamagitan ng kakayahang umangkop!

Lumikha ng iyong sariling