Nail Project Kickoff Meeting Flyer sa 8 Hakbang (+Libreng Template!)

Kahit na ang pinaka disiplinadong mga kumpanya diyan ay maaaring maramdaman na naliligaw ang kanilang mga proyekto. Mas madalas kaysa sa hindi, ang problema ay isa sa paghahanda. Ang solusyon?Isang mahusay na nakabalangkas at ganap na interactive pulong ng kickoff ng proyekto!

Higit pa sa pagmamataas at seremonya, ang isang mahusay na pagpapatupad ng pulong ng kickoff ay maaaring makakuha ng isang bagay na maganda sa kanang paa. Narito ang 8 mga hakbang upang hawakan ang isang pulong ng pulong ng kickoff na nagtatayo ng kaguluhan at nakakakuha lahat nasa parehong pahina.

Oras ng Kickoff!

Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?
Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?
8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting
Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff

Mga Tip sa Pagpupulong na Dapat Tandaan

Dapat ay mayroon kang agenda sa kickoff meeting bago pa man. Ang pagpapadala ng maagang project kickoff email ay napakahalaga! Kaya, tingnan natin ang ilang sample ng agenda ng kickoff meeting!

Ang kickoff session ay dapat na maikli at maigsi, na may maraming laro at aktibidad, dahil ito ang oras AhaSlides napakadaling gamitin! Tingnan ang higit pang mga tip sa amin tulad ng sa ibaba:

Alternatibong Teksto

Simulan ang Pag-uusap.

Makakuha ng mahalagang input mula sa iyong koponan at mga kliyente sa panahon ng kickoff meeting ng proyekto. Gumamit ng live na botohan, Q&A at mga tool sa pagpapalitan ng ideya gamit ang libreng template na ito!

🚀 Tingnan ang template

Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?

Tulad ng sinasabi nito sa lata, ang isang pulong ng kickoff na proyekto ay isang pulong kung saan mo sinisimulan ang iyong proyekto.

Karaniwan, ang isang project kickoff meeting ay ang unang pagpupulong sa pagitan ng kliyenteng nag-order ng isang proyekto at ng kumpanyang magbibigay-buhay nito. Magkakasamang uupo ang magkabilang panig at tatalakayin ang mga pundasyon ng proyekto, ang layunin nito, ang mga layunin nito at kung paano ito makukuha mula sa ideya hanggang sa katuparan.

Sa pangkalahatan, may mga 2 uri ng mga kickoff meeting na dapat malaman:

External Project Kickoff -Ang isang koponan sa pag-unlad ay nakaupo sa isang tao mula sa sa labasang kumpanya, tulad ng isang kliyente o stakeholder, at tinatalakay ang plano para sa isang proyekto na nagtutulungan.
Panloob na PKM - Isang koponan mula sa sa loob ng ang kumpanya ay umupo magkasama at tinatalakay ang plano para sa isang bagong panloob na proyekto.

Habang ang pareho ng mga ganitong uri ay maaaring may magkakaibang kinalabasan, ang pamamaraanmedyo pareho. Mayroong mahalagang walang partng isang panlabas na kickoff ng proyekto na hindi bahagi ng isang panloob na kickoff ng proyekto - ang pagkakaiba lang ay kung kanino mo ito pinanghahawakan.

Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon

Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?

Ang layunin ng Kickoff Meetings ay dapat na malakas at malinaw! Maaaring mukhang sapat na simple upang simulan ang isang proyekto sa pamamagitan lamang ng pagtatalaga ng isang grupo ng mga gawain sa mga tamang tao, lalo na sa lugar ng trabahong nahuhumaling sa board sa Kanban ngayon. Gayunpaman, maaari itong humantong sa mga koponan na patuloy na naliligaw.

Tandaan, dahil lang ikaw ay nasa parehong boarday hindi nangangahulugan na ikaw ay nasa parehong pahina.

Sa gitna nito, ang isang proyekto sa pagpupulong ng kickoff ay isang matapat at bukas Pag-uusap sa pagitan ng isang kliyente at isang koponan. ito ay hindi isang serye ng mga anunsyo kung paano gagana ang proyekto, ngunit a pag-uusaptungkol sa mga plano, inaasahan at layunin na narating ng walang pigil na debate.

Narito ang ilan sa mga pakinabang ng pagdaos ng pulong ng kickoff ng proyekto:

Nakukuha nito ang lahat handa - "Bigyan mo ako ng anim na oras para putulin ang isang puno at gugugol ko ang unang apat sa pagpapatalas ng palakol".Kung buhay pa si Abraham Lincoln ngayon, makatitiyak kang gugugol siya sa unang 4 sa 6 na oras ng proyekto sa isang kickoff meeting ng proyekto. Iyon ay dahil naglalaman ang mga pulong na ito lahat ang mga kinakailangang hakbang upang maalis ang kanang proyekto sa kanang paa.
Ito ay nagsasangkot lahat ng mga pangunahing manlalaro- Hindi makakapagsimula ang mga kickoff meeting maliban kung nandoon ang lahat: mga manager, pinuno ng team, kliyente at sinumang may stake sa proyekto. Napakadaling mawala sa isip kung sino ang namamahala sa kung ano nang walang kalinawan ng isang kickoff meeting upang malaman ang lahat ng ito.
Ito ay bukas at nagtutulungan - Gaya ng sinabi namin, ang mga pagpupulong ng kickoff ng proyekto ay mga debate. Ang pinakamahusay na mga nakikipag-ugnayan lahat mga dumalo at dalhin ang pinakamahusay na mga ideya sa lahat.

Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon

8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting

Kaya, ano nga ba ang kasama sa agenda ng isang project kickoff meeting? Pinaliit namin ito sa 8 hakbang sa ibaba, ngunit dapat mong laging tandaan na mayroon walang itinakdang menu para sa ganitong uri ng pagpupulong.

Gamitin ang 8 mga hakbang na ito bilang isang gabay, ngunit huwag kalimutan na ang panghuling agenda ay nakasalalay sa sa iyo!

Hakbang #1 - Mga Introduction at Ice Breakers

Naturally, ang tanging paraan upang simulan ang anumang kickoff meeting ay sa pamamagitan ng pagpapakilala sa mga kalahok sa isa't isa. Anuman ang haba o laki ng iyong proyekto, ang mga kliyente at miyembro ng koponan ay kailangang nasa unang pangalan na mga termino sa isa't isa bago sila makapagtrabaho nang mahusay nang magkasama.

Bagama't sapat na ang simpleng pagpapakilala ng uri ng 'go-round-the-table' para maging pamilyar ang mga tao sa mga pangalan, maaaring magdagdag ang isang icebreaker ng isa pang layer ng pagkatao at gumaan ang pakiramdamnangunguna sa kickoff ng proyekto.

Subukan ang isang ito:Paikutin ang gulong 🎡

Maglatag ng ilang simpleng mga paksa sa pagpapakilala sa a manunulid na gulong, pagkatapos ay hayaan ang bawat miyembro ng koponan na paikutin ito at sagutin ang anumang paksang patutunguhan ng gulong. Ang mga nakakatawang tanong ay hinihikayat, ngunit siguraduhing panatilihin itong higit pa o hindi gaanong propesyonal!

Isang spinner wheel na gagamitin bilang isang ice breaker.

Gusto mo ba ng ganito?💡 Meron na tayo 10 icebreaker para sa anumang pagpupulongkarapatan dito.

Hakbang #2 - Background ng Proyekto

Nang wala na ang mga pormalidad at kasiyahan, oras na para magsimula sa pamamagitan ng pagsisimula ng napakalamig na negosyo. Upang matagumpay na mailunsad ang pulong, dapat ay mayroon kang malinaw na agenda para sa kick-off na pulong!

Gaya ng ginagawa ng lahat ng magagandang kwento, pinakamahusay na magsimula sa simula. Balangkasin ang lahat ng mga sulatsa pagitan mo at ng iyong mga kliyente upang masangkot ang lahat sa proyekto nang lubusan hanggang sa simula sa kung ano ang nangyari sa ngayon.

Maaari itong maging mga screenshot ng mga email, teksto, minuto mula sa mga naunang pagpupulong o anumang mga mapagkukunan na nagdaragdag ng anumang uri ng konteksto para sa iyong kumpanya at iyong kliyente. Gawing madali para sa lahat na mailarawan sa pamamagitan ng paggawa ng isang timeline.

Hakbang #3 - Demand ng Proyekto

Bilang karagdagan sa background ng sulat, gugustuhin mong sumisid nang malalim sa mga detalye ng bakit ang proyektong ito ay sinisimulan muna.

Ito ay isang kritikal na hakbang dahil nagbibigay ito ng isang malinaw na pangkalahatang ideya ng mga puntos ng sakit na hinahanap ng proyekto upang malutas, na kung saan ay isang bagay na dapat panatilihin sa harap ng kanilang mga isipan ang parehong mga koponan at kliyente sa lahat ng oras.

Protip 😂

Ang mga yugto na tulad nito ay hinog na para sa talakayan. Tanungin ang iyong mga kliyente at ang iyong koponan upang isulong ang kanilang mga ideya kung bakit sa palagay nila pinapangarap ang proyektong ito.

Kung naaangkop, dapat mong palaging subukang i-channel ang boses ng customersa seksyong ito. Makipag-collaborate sa kliyente para kumuha ng mga tunay na halimbawa ng mga consumer na nagbabanggit ng mga masakit na punto na sinusubukang ayusin ng iyong proyekto. Ang kanilang mga opinyon ay dapat na hubugin kung paano nilalapitan ng iyong koponan ang proyekto.

Hakbang #4 - Mga Layunin ng Proyekto

Kaya't tiningnan mo ang nakaraan ng proyekto, ngayon ay oras na upang tingnan ang hinaharap.

Ang pagkakaroon ng mga direktang layunin at isang malinaw na kahulugan ng tagumpay para sa iyong proyekto ay talagang makakatulong sa iyong pangkat na magtrabaho patungo dito. Hindi lang iyan, ipapakita nito sa iyong kliyente na seryoso ka sa trabaho at may parehong mataas na pusta sa kung paano ito napupunta.

Tanungin ang iyong mga dumalo sa pulong ng kickoff 'Ano ang magiging hitsura ng tagumpay?'Mas maraming customer ba? Marami pang mga review? Isang mas mahusay na rate ng kasiyahan ng customer?

Anuman ang layunin, dapat palaging...

Matamo- Huwag mag-overstretch ang iyong sarili. Alamin ang iyong mga limitasyon at makabuo ng isang layunin sa iyo talaga may pagkakataong makamit.
Maaaring sukatin - Itaguyod ang iyong layunin gamit ang data. Layunin ang isang partikular na numero at subaybayan ang iyong pag-unlad patungo dito.
Nag-time - Bigyan ang iyong sarili ng petsa ng pagtatapos. Gawin ang lahat ng iyong makakaya upang maabot ang iyong mga layunin bago ang deadline na iyon.

Hakbang #5 - Ang Pahayag ng Trabaho

Ang paglalagay ng 'karne' sa 'kickoff meeting', ang isang Statement of Work (SoW) ay isang mabigat na pagsisid sa mga detalye ng proyekto at kung paano ito isasagawa. Ito ay ang pangunahing pagsingilsa agenda ng kickoff meeting at dapat ay tumatanggap ng halos lahat ng iyong pansin.

Suriin ang infographic na ito tungkol sa kung ano ang isasama sa iyong pahayag ng trabaho:

Ipinapaliwanag ng infographic ang 6 na mini-step na kasangkot sa pagpapahayag ng isang pahayag ng trabaho sa isang pulong ng kickoff na proyekto.

Tandaan na ang pahayag ng trabaho ay hindi tungkol sa talakayan tulad ng natitirang agenda ng pulong ng kickoff ng proyekto. Ito talaga ang oras para sa isang lead ng proyekto nang simple ilatag ang plano ng pagkilospara sa darating na proyekto, pagkatapos ay i-save ang talakayan para sa susunod na item ng pagpupulong.

Tulad ng natitirang pulong ng iyong kickoff, ang iyong pahayag ng trabaho ay sobrang variable. Ang mga detalye ng iyong pahayag ng trabaho ay laging nakasalalay sa pagiging kumplikado ng proyekto, sa laki ng koponan, sa mga kasangkot na bahagi, atbp.

Gusto mong malaman pa?💡 Suriin ito komprehensibong artikulo sa paggawa ng isang pahayag ng trabaho.

Hakbang #6 - Seksyon ng Q&A

Bagama't maaari kang mapilitan na umalis sa iyong seksyon ng Q&A hanggang sa katapusan, talagang inirerekumenda namin na hawakan ito direkta pagkatapos ng iyong pahayag ng trabaho.

Tiyak na magbubunga ng mga tanong mula sa iyong kliyente at sa iyong koponan ang gayong matibay na segment. Dahil sariwa sa isipan ng lahat ang malaking bahagi ng pulong, pinakamahusay na humampas habang mainit ang plantsa.

Ang paggamit ng interactive presentation software upang i-host ang iyong Q&A ay makakatulong na panatilihing maayos ang lahat, lalo na kung ang iyong kickoff meeting ng proyekto ay may mataas na bilang ng pagdalo....

Ito ay naayos- Ang mga tanong ay inayos ayon sa kasikatan (sa pamamagitan ng mga upvote) o ayon sa oras at maaaring mamarkahan bilang 'nasagot' o naka-pin sa itaas.
Ito ay pinapabago- Maaaring aprubahan at i-dismiss ang mga tanong bago ipakita ang mga ito sa screen.
Ito ay hindi kilala - Maaaring isumite ang mga tanong nang hindi nagpapakilala, ibig sabihin, lahat ay may boses.

Hakbang #7 - Mga Potensyal na Problema

Tulad ng sinabi namin dati, ang isang pulong ng kickoff ng proyekto ay tungkol sa pagiging bukas at matapat hangga't maaari. Iyon angkung paano ka bumuo ng a pakiramdam ng tiwala kasama ang iyong kliyente mula sa get-go.

Para sa layuning iyon, pinakamahusay na pag-usapan ang mga potensyal na problema na maaaring kaharapin ng proyekto habang tumatakbo. Walang humihiling sa iyo na hulaan ang hinaharap dito, para lang makabuo ng isang pansamantalang listahan ng mga hadlang na maaari mong maranasan.

Habang ikaw, ang iyong koponan at ang iyong kliyente ay papalapit sa proyektong ito na may iba't ibang stake, ito ay mainam na makuha lahatkasangkot sa potensyal na talakayan ng problema.

Hakbang #8 - Pag-check In

Ang regular na pag-check in sa iyong kliyente ay isa pang paraan upang patatagin ang tiwala sa pagitan ng magkabilang partido. Sa iyong pagpupulong sa kickoff ng proyekto, mayroon kang ilang tanong na tatalakayin Ano, kailan, sino at paano magaganap ang mga check-in na ito.

Ang pag-check in ay isang masarap na pagkilos sa pagbabalanse sa pagitan aninawat pagsisikap. Bagama't masarap maging bukas at transparent hangga't maaari, kailangan mong pamahalaan ito sa loob ng saklaw kung gaano ka talaga magiging available sa bebukas at transparent.

Tiyaking nasasagot mo ang mga katanungang ito bago matapos ang pagpupulong:

Ano?- Sa anong detalye kailangan i-update ng kliyente? Kailangan ba nilang malaman ang tungkol sa bawat maliliit na detalye ng pag-unlad, o ito ba ay ang malaking palatandaan na mahalaga?
Kailan?- Gaano kadalas dapat i-update ng iyong koponan ang iyong kliyente? Dapat ba nilang i-relay kung ano ang kanilang ginawa araw-araw, o buod na lang kung ano ang kanilang pinamamahalaan sa pagtatapos ng linggo?
Sino? - Sinong miyembro ng pangkat ang makikipag-ugnayan sa kliyente? Magkakaroon ba ng isang miyembro ng bawat koponan, sa bawat yugto, o isang solong koresponden lamang sa buong proyekto?
Paano? - Sa anong paraan mananatiling nakikipag-ugnayan ang kliyente at ang koresponden? Regular na video call, email o patuloy na ina-update na live na dokumento?

Tulad ng kaso sa karamihan ng mga item sa agenda ng isang kickoff meeting ng proyekto, pinakamahusay na talakayin sa bukas. Para sa isang malaking team at malaking grupo ng mga kliyente, maaaring mas madali mong gawin ang a live na pollupang mapaliit ang mga pagpipilian upang maitaguyod ang pinakamahusay na formula na maaaring mag-check in.

Gusto mong malaman pa? 💡 Suriin ang ilan pinakamahusay na kagawian para sa pag-check in sa iyong mga kliyente.

Mabisang survey sa AhaSlides

Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff

Sa iyong dalubhasang binalak na pulong ng kickoff na naghihintay lamang na pumutok ang ilang mga isipan sa silid-aralan, ang huling paghawak ay maaaring kaunti pakipagtulunganupang pagsamahin ang lahat ng ito.

Alam mo lang ba yun 29% ng mga negosyopakiramdam na konektado sa kanilang mga kliyente ( Gallup)? Ang disengagement ay isang epidemya sa antas ng B2B, at maaari itong mag-iwan sa mga kickoff na pagpupulong na parang isang patag, hindi nakakaganyak na proseso sa pamamagitan ng mga pormalidad.

Ang paglahok sa iyong mga kliyente at koponan sa pamamagitan ng mga slide na interactive ay maaari talaga mapalakas ang pakikilahokat taasan ang span ng pansin.

AhaSlides May isang arsenal ng mga toolkabilang ang mga live na botohan, Q&A at mga slide ng brainstorming, at kahit na live na pagsusulitat mga laro upang sunugin ang iyong proyekto sa tamang paraan.

Mag-click sa ibaba upang makakuha ng isang libreng, template na walang pag-download para sa iyong pulong sa kickoff. Baguhin ang anumang gusto mo at ipakita ito nang walang gastos!

Grab ang Template

Mag-click sa ibaba upang lumikha ng libre AhaSlides account at simulan ang paggawa ng sarili mong nakakaengganyo na mga pulong sa pamamagitan ng interaktibidad!

Lumikha ng iyong sariling