Paano Magpatakbo ng Isang Project Kickoff Meeting na Maghahanda sa Iyong Koponan para sa Tagumpay

Kapag nabigo ang mga proyekto, ang mahinang komunikasyon ang kadalasang salarin. Hindi nauunawaan ng mga pangkat ang mga layunin. Natutuklasan ng mga stakeholder ang mga isyu sa saklaw sa kalagitnaan ng proyekto. Nauubos ang mga deadline dahil walang malinaw na nakakaintindi ng mga tungkulin mula sa simula.

Ang maaga at patuloy na pakikipag-ugnayan sa mga stakeholder ang nagpapanatili sa mga kumplikadong proyekto sa tamang landas, at ang pagsisimula nito ay kung saan ito nagsisimula. Gayunpaman, maraming mga koponan ang tuluyang lumalaktaw sa kritikal na hakbang na ito.

Binabago ng isang maayos na pagpupulong para sa pagsisimula ng proyekto ang lahat. Inaayos nito ang mga layunin ng iyong koponan, pinipigilan ang paglawak ng saklaw bago pa man ito magsimula, at bumubuo ng momentum na magpapatuloy sa buong siklo ng proyekto.

Narito ang kumpletong gabay sa pagpapatakbo ng mga kickoff meeting na talagang epektibo, kasama ang mga praktikal na tip na maaari mong ipatupad kaagad at isang libreng interactive na template.

Ano ang isang pulong sa pagsisimula ng proyekto?

Ang isang pulong para sa pagsisimula ng proyekto ay ang unang pormal na pagtitipon kung saan ang iyong pangkat ng proyekto, mga stakeholder, at mga kliyente (kung naaangkop) ay nagsasama-sama upang magkaisa sa kung ano ang iyong itatayo at kung paano mo ito itatayo.

Ang pagpupulong na ito ay nagaganap sa yugto ng pagsisimula ng proyekto. Matapos ma-finalize ang iyong project charter ngunit bago magsimula ang pagpapatupad, isipin ito bilang ang sandali kung kailan ang abstract planning ay nagiging konkretong aksyon. Kapag ang mga indibidwal na kontribyutor ay nagiging isang koordinadong pangkat.

Narito ang isang kapaki-pakinabang na analohiya. Ang pagsisimula ng isang proyekto nang walang panimula ay parang pagsisimula ng isang road trip nang hindi pinag-uusapan ang destinasyon, ruta, o kung sino ang nagmamaneho. Kalaunan ay makakarating ka rin sa isang lugar. Malamang na hindi mo ito inaasahan. Tiyak na hindi sa tamang oras. At tiyak na hindi sa mga masayang manlalakbay.

Mga panimulang proyekto sa loob vs. sa labas

Hindi lahat ng kickoff ay may parehong layunin. Ang mga propesyonal na project manager ay may dalawang magkaibang uri:

Ano ang gagawin bago ang pulong

Magsisimula na ang malalakas na pagsisimula bago pa man sumali ang sinuman sa video call. Ang mismong pulong ay dapat tumuon sa pagkakahanay at talakayan, hindi sa pangangalap ng impormasyon. Narito kung paano maghanda:

Magkaroon muna ng mga indibidwal na pag-uusap mula sa mga stakeholder

Huwag pumasok sa iyong kickoff blind. Mag-iskedyul ng mga one-on-one na pag-uusap kasama ang mga pangunahing manlalaro bago ang pangunahing pagpupulong:

• Mga sponsor ng proyekto na nag-apruba ng pondo
• Mga tagagawa ng desisyon sa kliyente na susuriin ang mga maaaring maihatid
• Mga pinuno ng departamento na ang mga koponan ay nag-aambag ng mga mapagkukunan
• Mga end user na makikipag-ugnayan sa mga resulta ng proyekto

Tanungin kung ano ang inaasahan nilang makamit. Ano ang kanilang ikinababahala. Ano ang magiging dahilan upang maging malinaw na matagumpay ang proyektong ito mula sa kanilang pananaw. Ang mga pag-uusap na ito ay nagpapakita ng mga prayoridad at mga potensyal na alitan na maaaring hindi lumitaw sa mga setting ng grupo.

Para sa mga kumplikadong proyekto, ang paggugol ng isa hanggang dalawang linggo sa mga pag-uusap na ito ay nagdudulot ng napakalaking benepisyo. Matutukoy mo nang maaga ang mga alitan, malilinaw ang mga pamantayan sa tagumpay, at makakabuo ng mga ugnayan na makakatulong kapag may mga hamon na lumitaw sa kalaunan.

Tukuyin ang mga SMART na layunin bago ang pulong

Ang mga malabong layunin ay lumilikha ng nalilitong mga pangkat. Iba-iba ang kahulugan ng "Pagbutihin ang karanasan ng gumagamit" sa iba't ibang tao. Gawing SMART na layunin ang malabong mga mithiin bago ang iyong pagsisimula:

Specific: Sabihin nang eksakto kung ano ang iyong magagawa. "Bawasan ang pag-abandona sa pag-checkout sa pamamagitan ng muling pagdisenyo ng daloy ng pagbabayad."

Masusukat: Tukuyin kung paano mo susubaybayan ang tagumpay. "Bawasan ang rate ng pag-abandona sa cart mula 68% patungong 50%."

Maaabot: Magtakda ng mga layunin na makatotohanang makakamit ng iyong koponan gamit ang mga magagamit na mapagkukunan.

May kaugnayan: Iugnay ang mga layunin sa mas malawak na mga layunin sa negosyo. Bakit mahalaga ang proyektong ito?

Nakatakdang oras: Magtakda ng malinaw na mga deadline. "Ilunsad ang muling idinisenyong checkout bago matapos ang ikalawang kwarter."

Idokumento ang mga ito bago ang iyong pagsisimula. Huwag subukang tukuyin ang mga ito sa panahon ng pulong kapag limitado ang oras at nahihirapan ang dinamika ng grupo na maging tumpak.

Bumuo ng isang nakatutok na adyenda

Ang istruktura ang nagtatakda ng mga resulta. mahusay na dinisenyong adyenda pinapanatili ang mga talakayan sa tamang landas at tinitiyak na masasaklaw mo ang mga mahahalagang paksa sa loob ng makatwirang mga limitasyon ng oras.

Para sa mga proyektong medyo kumplikado, magplano ng 60-90 minuto. Ang mas mahahabang pagpupulong ay nakakabawas ng atensyon. Ang mas maiikling pagpupulong ay nagpapabilis sa mahahalagang talakayan. Maglaan ng tiyak na oras sa bawat seksyon:

• Mga panimula at konteksto: 10 minuto
• Layunin at mga layunin ng proyekto: 15 minuto
• Saklaw at mga dapat ihatid: 15 minuto
• Mga Tungkulin at Responsibilidad: 15 minuto
• Timeline at mga milestone: 10 minuto
• Mga protokol ng komunikasyon: 10 minuto
• Tanong at Sagot at mga susunod na hakbang: 15 minuto

Ibahagi ang adyenda nang hindi bababa sa 48 oras bago ang pulong. Isama ang anumang dokumentong dapat repasuhin ng mga kalahok. Nakakatulong ito sa mga tao na dumating nang handa, na ginagawang mas produktibo ang pulong mismo.

Anyayahan ang mga tamang tao (at ang mga tamang tao lamang)

Nabibigo ang mga kickoff kapag maling tao ang dumalo. Masyadong maraming kalahok ang lumilikha ng kaguluhan. Ang kawalan ng mga kritikal na tinig ay humahantong sa mga desisyong kakailanganin mong balikan sa ibang pagkakataon.

Hangarin na magkaroon ng maximum na 8-12 kalahok. Isama ang:

• Pinuno o tagapamahala ng proyekto
• Mga pangunahing miyembro ng koponan na nagmamay-ari ng mga pangunahing deliverable
• Mga tagagawa ng desisyon ng kliyente (para sa mga panlabas na kickoff)
• Mga stakeholder na may awtoridad sa pag-apruba
• Mga eksperto sa paksa para sa mga teknikal na desisyon

Huwag imbitahan ang mga taong kailangan lang ipaalam ang mga resulta. Padalhan na lang sila ng mga tala ng pulong. Ang iyong pagsisimula ay hindi isang pagsasahimpapawid ng impormasyon.

Ayusin ang logistik

Mas mahalaga ang mga pangunahing detalye kaysa sa inaakala mo. Kumpirmahin:

• Petsa, oras, at tagal ng pagpupulong
• Link sa lokasyon o video conferencing
• Kinakailangang teknolohiya (pagbabahagi ng screen, pag-access sa whiteboard)
• Paraan ng pagkuha ng tala (itinalagang tao o kagamitang AI)
• Mga plano sa pagre-record ng pulong para sa mga absent na miyembro ng team

Para sa mga distributed team, maghanap ng mga oras na angkop para sa karamihan ng mga kalahok. I-record ang session para sa mga nasa hindi tugmang time zone.

Ang iyong estratehikong adyenda ng pambungad na pagpupulong

Kapag nakumpleto na ang masusing paghahanda, ang mismong pagpupulong ay nagiging isang nakapokus na sesyon ng pagkakahanay. Hindi isang one-way na pagtatapon ng impormasyon. Narito ang isang napatunayang balangkas:

1. Mga panimula na tunay na nagpapatibay ng koneksyon (10 minuto)

Laktawan ang nakakabagot na pagpapakilala gamit ang pangalan at titulo. Lumikha ng tunay na koneksyon sa pagitan ng mga tao mula sa simula.

Hilingin sa bawat kalahok na ibahagi ang:

• Ang kanilang pangalan at tungkulin
• Isang bagay na inaasahan nilang makamit sa pamamagitan ng proyektong ito
• Isang kaugnay na kasanayan o karanasan na dala nila

Ang simpleng pamamaraan na ito ay nakakatulong sa mga miyembro ng pangkat na makita ang isa't isa bilang mga katuwang. Nagpapakita ito ng kadalubhasaan na maaaring hindi halata sa mga titulo lamang. Nagbubuo ito ng sikolohikal na kaligtasan na kinakailangan para sa tapat na talakayan sa buong proyekto.

Gawin itong nakakaengganyo: Gamitin manunulid na gulong na may mga paksang panimula para sa mga pangkat na hindi pa nakapagtulungan. Mga nakakatuwang tanong hinihikayat, ngunit panatilihin itong propesyonal. O kaya naman ay hilingin sa lahat na ibahagi ang kanilang kasalukuyang lokasyon kung nagtatrabaho nang malayuan. Mga maliliit na hakbang na magpapadama sa grupo ng kanilang pagkatao bago magsimula sa negosyo.

2. Layunin ng proyekto at konteksto ng negosyo (15 minuto)

Bago pag-usapan kung ano ang iyong itatayo, linawin kung bakit ito mahalaga. Ikonekta ang proyekto sa diskarte sa organisasyon, mga pangangailangan ng customer, o mga oportunidad sa merkado.

Balangkasin muna ang mas malawak na epekto. Kung nagdidisenyo ka ng isang website para sa edukasyon sa pananalapi, ang layunin ng negosyo ay maaaring ang pagpunan ng kakulangan sa literasiya sa pananalapi at pagtulong sa mga mamimili na gumawa ng matalinong mga desisyon. Sa antas ng proyekto, nangangahulugan ito ng paglikha ng isang naa-access at madaling gamiting website. blog na nagpapataas ng organikong trapiko.

Ang kontekstong ito ang nagbibigay ng kahulugan sa proyekto. Kapag nauunawaan ng mga miyembro ng pangkat ang epekto na higit pa sa mga inaasahang resulta, sila ay tunay na namumuhunan sa tagumpay.

Sagutin ang mga tanong na ito:

• Bakit ngayon lang nangyayari ang proyektong ito?
• Anong problema ang nalulutas nito?
• Sino ang makikinabang at paano?
• Ano ang mangyayari kung hindi natin gagawin ang proyektong ito?

Gumamit ng datos upang maging kaakit-akit ang iyong kaso. Mga sipi mula sa feedback ng customer. Mga natuklasan sa pananaliksik sa merkado. Mga sukatan ng negosyo na nagpapakita ng pangangailangan.

3. Saklaw at mga dapat ihatid (15 minuto)

Ang kalinawan ng saklaw ay nakakaiwas sa napakaraming sakit ng ulo sa bandang huli. Ipaliwanag kung ano ang kasama sa proyekto at, hindi lang iyon ang mahalaga, kung ano ang tahasang hindi kasama.

Sa saklaw:

• Mga partikular na tampok, mga resulta, o mga resultang iyong malilikha
• Functionality na iyong bubuuin
• Dokumentasyon na iyong gagawin
• Pagsusuri o pagtiyak ng kalidad na iyong isasagawa

Labag sa saklaw:

• Mga kaugnay na gawain na hindi isasama
• Mga susunod na yugto na maaaring mangyari sa ibang pagkakataon ngunit hindi bahagi ng proyektong ito
• Mga kahilingang lumabas ngunit tahasang tinanggihan

Ang pagiging malinaw tungkol sa mga pagbubukod ay pumipigil sa mga pagpapalagay. Nagbibigay ito sa iyo ng mga dokumentadong hangganan na maaaring sanggunian kapag hindi maiiwasang mangyari ang mga pagtatangkang lumabag sa saklaw.

Malaking tulong ang biswal na presentasyon. Gumamit ng infographic na nagpapakita ng:

• Mga yugto ng proyekto at mga pangunahing resulta
• Mga dependency sa pagitan ng mga deliverable
• Mga puntos ng handoff sa pagitan ng mga koponan
• Pag-usad ng timeline

4. Mga Tungkulin at Responsibilidad (15 minuto)

Ang kalituhan kung sino ang gumagawa ng kung ano ay lumilikha ng mga bottleneck, conflict, at mga hindi naabot na deadline. Magtatag ng malinaw na pagmamay-ari ngayon.

Mga pangunahing tungkuling dapat tukuyin:

Tagapagtaguyod ng proyekto: Nagbibigay ng pondo, nag-aalis ng mga hadlang sa organisasyon, gumagawa ng mga desisyong ehekutibo kung kinakailangan.

Tagapamahala/pinuno ng proyekto: Nagkokoordina ng trabaho, namamahala sa timeline, nagpapadali ng komunikasyon, at nagpapalala ng mga isyu.

Mga nangunguna sa koponan: Magmay-ari ng mga partikular na workstream o deliverable, at pamahalaan ang kontribusyon ng kanilang koponan.

Mga eksperto sa paksa: Magbigay ng espesyalisadong kaalaman sa mga partikular na larangan.

Mga stakeholder: Suriin ang trabaho, magbigay ng feedback, aprubahan ang mga dapat ihatid sa mga pangunahing gate.

Kontakin ng kliyente: Nag-iisang pinagmumulan ng katotohanan para sa mga desisyon ng kliyente (mga panlabas na proyekto).

Ilarawan ito sa isang tsart ng organisasyon. Linawin kung sino ang may awtoridad sa paggawa ng desisyon sa iba't ibang larangan. Pinipigilan nito ang mga pagkaantala kapag kailangang gumawa ng mabilis na mga desisyon.

5. Timeline at mga milestone (10 minuto)

Magtakda ng malinaw na mga milestone upang malaman ng lahat kung ano ang dapat pagsikapan. Ang mga transparent na deadline ay nakakatulong sa mga koponan na pamahalaan ang oras at manatiling may pananagutan.

Ang mga epektibong presentasyon ng timeline ay nagpapakita ng:

• Mga pangunahing milestone at ang kanilang mga petsa
• Mga dependency (mga dapat tapusin bago magsimula ang iba)
• Mga punto ng pagpapasya kung saan kinakailangan ang pag-apruba ng mga stakeholder
• Mga siklo ng pagsusuri ng kliyente
• Mga kritikal na landas ng proyekto kung saan nakakaapekto ang mga pagkaantala sa huling deadline

Maging makatotohanan. Matalino na bahagyang dagdagan ang mga iskedyul para sa mga hindi maiiwasang sorpresa. Ang labis na optimistikong mga iskedyul na binabalewala ang katotohanan ay lumilikha ng stress at sumisira sa tiwala kapag hindi kayo nakakapag-date.

6. Mga protokol ng komunikasyon (10 minuto)

Ang paraan ng inyong pagtutulungan ay kasinghalaga ng kung ano ang inyong maihahatid. Magtakda ng mga pamantayan sa komunikasyon ngayon upang maiwasan ang mga pagkadismaya sa hinaharap.

Malinaw na tukuyin:

Regular na check-in: Ano ang ritmo? Araw-araw na stand-up? Lingguhang mga pulong para sa katayuan? Sino ang dumadalo sa bawat isa?

Mga tool sa komunikasyon: Para sa anong mga layunin ang aling mga plataporma? Mag-email para sa mga pormal na update? Slack para sa mabilisang mga tanong? Software sa pamamahala ng proyekto para sa pagsubaybay sa gawain?

Pag-uulat ng Katayuan: Gaano kadalas? Anong format? Sino ang kailangang isama?

Proseso ng paggawa ng desisyon: Paano mo pinapalala ang mga isyu? Sino ang may awtoridad na gumawa ng aling mga desisyon? Ano ang mangyayari kapag hindi magkasundo ang mga stakeholder?

Imbakan ng dokumento: Saan matatagpuan ang mga file? Paano mo pinapanatili ang kontrol sa bersyon? Sino ang may access?

Mga pamantayan sa pagtugon: Nagsisimula at nagtatapos sa tamang oras? Naka-on ang mga camera para sa mga video call? Paano mo hinahawakan ang mga conflict sa iskedyul?

Ang mga detalyeng ito ay tila maliliit ngunit naiiwasan ang hindi mabilang na mga pagkadismaya sa kalaunan. Kapag alam ng lahat ang mga protokol, maayos ang daloy ng komunikasyon.

Gamitin live na poll: Hilingin sa mga kalahok na bumoto sa mas gustong dalas ng pag-check in. O kung aling mga kagamitan sa komunikasyon ang pinakakomportable nilang gamitin. Ito ay nagpapatibay ng suporta at nagpapakita ng mga kagustuhan nang maaga.

7. Pagtukoy sa panganib (10 minuto)

Bawat proyekto ay may mga potensyal na balakid. Mga teknikal na hamon. Mga limitasyon sa mapagkukunan. Mga panlabas na dependency. Tukuyin ang mga panganib na ito nang maaga kapag mayroon kang oras upang magplano ng mga estratehiya sa pagpapagaan.

Tanungin ang grupo:

• Ano ang maaaring makapagpabagal sa atin?
• Anong mga teknikal na kawalan ng katiyakan ang umiiral?
• Anong mga dependency sa ibang mga koponan ang lumilikha ng panganib?
• Anong mga panlabas na salik ang maaaring makaapekto sa ating takdang panahon?

Gamitin salitang ulap: Hilingin sa lahat na isumite ang kanilang pinakamalaking alalahanin tungkol sa proyekto nang hindi nagpapakilala. Tingnan kung anong mga temang lumilitaw. Lumilitaw ito ng mga isyung maaaring mag-atubiling ipahayag ng mga tao sa publiko.

Gumawa ng rehistro ng panganib na nagdodokumento sa bawat natukoy na panganib, ang posibilidad nito, ang potensyal na epekto, estratehiya sa pagpapagaan, at kung sino ang responsable sa pagsubaybay dito.

Ang transparency na ito ay nagpapatibay ng tiwala. Pinahahalagahan ng mga kliyente at stakeholder ang katapatan tungkol sa mga hamon. Mas kumpiyansa ang mga team dahil alam nilang naisaalang-alang at naplano na ang mga panganib.

8. Tanong at Sagot at mga susunod na hakbang (15 minuto)

Maglaan ng makabuluhang oras para sa mga tanong. Hindi ito basta-basta na lang iisipin kung may natitira pang oras. Mahalaga ito para matuklasan ang kalituhan at maisaayos ang sitwasyon.

Kailangan ng mga kalahok ng mga pagkakataon upang linawin ang kalituhan, ilabas ang mga alalahanin, at hamunin ang mga palagay. Ang mga tanong ay nagpapakita ng mga hindi pagkakaunawaan na magdudulot ng mga problema kung hindi malulutas.

Gawing epektibo ang Q&A:

• Gumamit ng hindi nagpapakilalang pagsusumite ng tanong para sa mga sensitibong paksa
• Ipakita ang mga tanong sa screen para makita ng lahat ang itinatanong
• Pagsama-samahin ang mga magkakatulad na tanong upang magamit nang mahusay ang oras
• Huwag maging depensibo sa mga mahihirap na tanong
• Kung hindi mo alam ang sagot, mangakong aalamin at susubaybayan ito

Gumamit ng isang dalubhasa Plataporma ng Tanong at Sagot para masagot nang maayos ang lahat ng tanong tulad ng AhaSlides.

Tapusin sa pamamagitan ng pagbubuod ng mga mahahalagang desisyong ginawa, mga itinalagang aksyon, at mga agarang susunod na hakbang. Maging tiyak:

• Ano ang mangyayari sa susunod na linggo?
• Ano ang dapat unang gawin ng bawat miyembro ng koponan?
• Kailan ninyo ipapadala ang mga karagdagang materyales?
• Kailan ang susunod na meeting o check-in?

Mga pamamaraan sa pagpapadali na nagpapanatili sa mga bagay sa tamang landas

Ang pagpapatakbo ng isang epektibong kickoff ay nangangailangan ng higit pa sa isang mahusay na adyenda. Ilapat ang mga prinsipyong ito sa pagpapadali:

Panatilihing nakapokus ang mga talakayan nang hindi nagiging matigas ang ulo

Madaling mapunta sa malalimang pagtalakay ang mga kickoff sa maliliit na detalye o mga talakayang may kinalaman sa mga bagay-bagay. Ang trabaho mo ay panatilihin ang pokus habang hindi isinasara ang mahahalagang talakayan.

Gumamit ng mga nakikitang timer: Ipakita ang mga countdown timer para sa bawat seksyon ng agenda. Lumilikha ito ng banayad na pressure na manatili sa iskedyul.

Gumawa ng paradahan: Gumamit ng whiteboard o nakabahaging dokumento upang makuha ang mahahalaga ngunit hindi kaugnay ng paksang mga ideya. Kilalanin ang mga input, itala ito para sa susunod na talakayan, at balikan ang adyenda. Pinapatunayan nito ang mga kontribusyon habang pinapanatili ang momentum.

I-redirect nang mataktika: "Mahalagang konsiderasyon iyan. Kunin natin ito sa ating parking lot at balikan natin ang talakayan sa timeline para masakop natin ang lahat."

Bumuo ng inklusibong pakikilahok

Ang ilang miyembro ng pangkat ay nangingibabaw sa mga talakayan. Ang iba ay nananatiling tahimik. Ang balanseng pakikilahok ay nagpapabuti sa mga resulta.

Tumawag sa mga mahinahong tinig: "Jamie, may karanasan ka na sa mga katulad na proyekto. Anong mga hamon ang dapat nating asahan?"

Gumamit muna ng nakasulat na input: Hilingin sa mga tao na isulat ang mga ideya bago talakayin. Nagbibigay ito ng oras sa mga maalalahaning tagaproseso upang bumuo ng mga kontribusyon.

Subukan ang round-robin input: Para sa mga mahahalagang desisyon, hayagang hilingin sa bawat tao na magbigay ng kanilang opinyon. Tinitiyak nito na maririnig mo ang iba't ibang pananaw.

Gumamit ng mga interactive na tool nang madiskarteng paraan

Ang mga interactive na tool sa pakikipag-ugnayan ay nagpapataas ng partisipasyon, lalo na para sa mga distributed teams.

Mga live na botohan: Mabilis na sukatin ang pinagkasunduan. "I-rate ang iyong kumpiyansa sa timeline na ito mula 1-5." Ipakita ang mga resulta at talakayin kung ano ang ipinapakita ng mga ito.

Mga ulap ng salita: Mangalap ng mga input nang mahusay. "Ano ang pinakamalaking inaalala mo tungkol sa proyektong ito?" Makita ang mga padron na lumilitaw sa paningin.

Anonymous na Q&A: Ilabas ang mga sensitibong tanong na nag-aatubiling itanong ng mga tao sa publiko. Paganahin ang upvoting para matugunan mo muna ang mga pinakakaraniwang alalahanin.

Mas epektibo ang mga kagamitang ito kapag pinapadali nito ang talakayan sa halip na palitan ito. Gamitin ang mga ito upang makabuo ng mga ideya, pagkatapos ay pag-usapan kung ano ang ibig sabihin ng mga resulta.

Pamahalaan ang dinamika ng mga nakatataas na stakeholder

Kapag dumadalo ang mga ehekutibo sa mga kickoff, ang mga miyembro ng junior team ay kadalasang nag-aatubiling magsalita nang tapat. Lumikha ng sikolohikal na kaligtasan.

Mahalaga ang input ng frame: "Kailangan natin ng mga pananaw sa frontline dahil nakikita mo ang mga realidad sa pagpapatupad na maaaring hindi makita ng pamumuno."

Hilingin sa mga ehekutibo na makinig muna: Bigyan ng maikling paliwanag ang mga nakatatandang dadalo bago ang pulong upang makapagsalita ang mga miyembro ng pangkat bago magbahagi ng kanilang mga opinyon ang mga ehekutibo.

Kritikal na pagsubaybay pagkatapos ng kickoff

Nawawala ang momentum nang walang follow-up. Panatilihin ang enerhiya sa pamamagitan ng sinasadyang mga aksyon pagkatapos ng kickoff.

Magpadala ng komprehensibong recap sa loob ng 24 oras

Habang sariwa pa sa isipan ng lahat ang pulong, magpadala ng detalyadong buod sa email kasama ang:

Buod ng pulong: Mga mahahalagang desisyon na ginawa, mga kasunduang naabot, mga isyung itinaas.

I-clear ang mga susunod na hakbang: Mga partikular na aksyon na nakatuon ang bawat tao na gawin nang may mga deadline.

Pagbabalik-tanaw sa takdang panahon: Kinumpirma sa pulong ang mga mahahalagang pangyayari at petsa.

Mga link sa mapagkukunan: Pag-access sa software sa pamamahala ng proyekto, mga nakabahaging dokumento, mga channel ng komunikasyon.

Mga nasagot na tanong: Mga tugon sa mga tanong na iyong ipinangakong saliksikin.

Mga gamit sa paradahan: Paano at kailan mo tatalakayin ang mga paksang ipinagpaliban sa pulong.

Ang email na ito ang nagiging nag-iisang pinagmumulan ng katotohanan na tinutukoy ng lahat.

Mag-iskedyul agad ng mga follow-up meeting

Huwag nang maghintay pa para sa susunod na pag-check-in. Magpadala ng mga imbitasyon sa pagpupulong sa loob ng 48 oras para sa:

• Mga regular na pagpupulong ng katayuan
• Unang pagsusuri ng mahahalagang pangyayari
• Mga paparating na punto ng pagpapasya

Ang maagang paglalagay ng mga ito sa kalendaryo ay pumipigil sa mga conflict sa iskedyul at nagpapahiwatig na ang proyekto ay tunay na umuusad.

Gumawa ng iyong sentral na sentro ng impormasyon

Mag-set up ng isang shared workspace kung saan makikita ang lahat ng impormasyon ng proyekto. Maaaring ganito ang mga sumusunod:

• Software sa pamamahala ng proyekto na may mga gawain, timeline, at mga file
• Nakabahaging folder na may organisadong mga subfolder
• Wiki o site ng dokumentasyon para sa konteksto ng proyekto
• Nakalaang daluyan ng komunikasyon (Slack o espasyo ng mga Koponan)

Ibahagi agad ang mga access link. Huwag isipin na maaalala ng mga tao na maghanap ng impormasyon.

Makipag-ugnayan nang personal sa mga pangunahing tagapag-ambag

Sa loob ng unang linggo, magkaroon ng maikling personal na pag-uusap kasama ang mga kritikal na miyembro ng pangkat. Itanong:

• May hindi ba malinaw mula sa kickoff?
• Mayroon ka na ba ng kailangan mo para makapagsimula?
• May mga alalahanin ka ba na hindi ka komportableng sabihin sa grupo?

Ang mga pag-uusap na ito ay maagang naglalabas ng mga isyu at nagpapakita na tunay kang interesado sa kanilang tagumpay.

Ipagdiwang ang mabilis na panalo

Ang momentum ay lumilikha ng momentum. Tukuyin ang ilang mabilis na panalo na maaaring makamit ng koponan sa unang isa o dalawang linggo. Ang pagkumpleto ng mga maagang tagumpay na ito ay nagpapalakas ng tiwala sa sarili at nagpapanatili ng enerhiya mula sa kickoff.

Mga totoong halimbawa ng mga kickoff na ginawa nang tama

Matuto mula sa mga koponan na matagumpay na nakapagsagawa ng mga kickoff.

Kumpanya ng teknolohiya: pagsisimula ng paglulunsad ng produkto

Isang kumpanya ng software na naglunsad ng bagong mobile app ang nagpakita ng pinakamahusay na mga kasanayan. Nagsagawa sila ng mga internal team alignment session sa loob ng isang linggo bago ang pagsisimula ng kliyente, na tinitiyak na nauunawaan ng lahat ng miyembro ng koponan ang teknikal na pamamaraan at mga potensyal na hamon.

Ang panlabas na pagsisimula ay nagtampok ng tunay na diyalogo, hindi lamang mga presentasyon. Naglahad ang taga-disenyo ng produkto ng pananaliksik ng gumagamit na nagbigay-daan sa mga desisyon sa tampok. Ipinaliwanag ng pinuno ng inhinyero ang teknikal na arkitektura at kung bakit ginawa ang ilang mga pagpili. Pinangunahan ng tagapamahala ng proyekto ang talakayan tungkol sa mga kompromiso sa timeline.

Higit sa lahat, hiniling nila ang input ng kliyente sa priority sequencing habang malinaw ang tungkol sa mga teknikal na limitasyon. Ang kolaboratibong pamamaraang ito ay nagbuo ng tiwala at makatotohanang mga inaasahan mula pa noong unang araw.

Ahensya ng disenyo: pagsisimula ng muling pagdisenyo ng website

Ipinakita ng isang ahensya ng disenyo kung paano panatilihing nakakaengganyo ang mga kickoff para sa mga kliyenteng hindi teknikal. Gumamit sila ng mga biswal na halimbawa nang malawakan, na nagpapakita ng mga paghahambing bago/pagkatapos mula sa mga katulad na proyekto sa halip na naglalarawan ng mga abstraktong konsepto.

Para sa talakayan sa timeline, lumikha sila ng isang interactive na visual kung saan maaaring isaayos ng mga kliyente ang saklaw ng proyekto at makita kung paano nito naapektuhan ang mga petsa. Nakatulong ito sa mga kliyente na maunawaan nang direkta ang mga kompromiso.

Nagtapos sila sa isang kolaboratibong pagsasanay kung saan lahat ay bumuo ng mga ideya para sa homepage. Hindi upang makagawa ng mga magagamit na disenyo, kundi upang maunawaan kung paano nakikita ng iba't ibang stakeholder ang tagumpay at maagang maipakita ang magkakasalungat na palagay.

Kompanya ng pagkonsulta: proyekto sa pagbabago ng organisasyon

Isang kompanya ng management consulting ang nagpakita ng mahusay na paghahanda. Isa-isa nilang kinapanayam ang 15 stakeholder bago ang pagsisimula upang maunawaan ang mga dinamikong pampulitika at iba't ibang pananaw.

Direktang tinalakay ng panimulang gawain ang magkakaibang pananaw. Naglahad sila ng mga pinagsama-samang tema mula sa mga panayam, na nagpapadali sa tapat na talakayan tungkol sa magkakasalungat na mga prayoridad sa halip na magpanggap na mayroong pagkakatugma. Ang transparency na ito ay nagtatag ng tiwala at lumikha ng makatotohanang mga inaasahan.

Nagtapos sila sa pamamagitan ng pakikipagtulungan sa paglikha ng mga sukatan ng tagumpay kasama ang kliyente sa halip na magmungkahi ng mga paunang natukoy na KPI. Ang pakikipagtulungang pamamaraang ito ay nagpataas ng pagmamay-ari ng kliyente.

Libreng interactive na template ng kickoff meeting

Kunin ang aming libreng interactive project kickoff template na sadyang ginawa para sa mga team lead at project manager na naghahangad ng mga kalahok na aktibo, hindi mga pasibong tagamasid.

Kasama sa template ang:

• Interactive spinner wheel para sa nakakaengganyong mga icebreaker
• Live na botohan para sa mga talakayan na may prayoridad at mabilis na pinagkasunduan
• Hindi nagpapakilalang functionality ng Q&A
• Word cloud para sa biswal na pagkolekta ng mga alalahanin
• Balangkas ng pagtukoy ng panganib
• Checklist para sa follow-up pagkatapos ng pulong

Kunin ang template at i-customize ito para sa iyong mga partikular na pangangailangan sa proyekto. Gumagana sa anumang device.

Pagsukat kung talagang gumana ang iyong kickoff

Sinusukat ng mga strategic project manager ang mga resulta, hindi lamang ang mga aktibidad. Narito kung paano malalaman kung epektibo ang iyong pagsisimula:

Mga agarang signal

• Antas ng pagdalo: Talaga bang nagpakita at nakilahok ang mga pangunahing stakeholder?
• Dami ng Tanong: Nagtanong ba ang mga tao ng mga mahahalagang tanong o nanatiling pasibo?
• Feedback pagkatapos ng pulong: Ano ang palagay ng mga kalahok tungkol sa kalinawan at kapakinabangan?

Mga panandaliang tagapagpahiwatig (unang 2 linggo)

• Bilis ng pagpapatupad: Agad ba nagsimula ang mga miyembro ng koponan sa trabaho o natigil?
• Mga kahilingan sa paglilinaw: Palagi na lang ba tinatanong ng mga tao kung ano ang dapat nilang gawin?
• Pagkalito sa saklaw: Kinukuwestiyon ba ng mga stakeholder kung ano ang kasama?

Mga resulta sa antas ng proyekto

• Mga insidente ng pagguho ng saklaw: Gaano kadalas lumilitaw ang mga kahilingang hindi sakop ng saklaw?
• Pagsunod sa takdang panahon: Naaabot mo ba ang mga milestone ayon sa plano?
• Kalidad ng pakikipagtulungan ng pangkat: Maayos ba ang pagtutulungan ng mga miyembro ng pangkat?
• Kasiyahan ng stakeholder: Nakakaramdam ba ang mga kliyente ng kaalaman at tiwala sa sarili?

Ang malalakas na pagsisimula ay may kaugnayan sa mas maayos na pagpapatupad ng proyekto. Kapag madalas na binabalik-balikan ng mga miyembro ng koponan ang saklaw, mga tungkulin, o mga layunin, ang iyong pagsisimula ay hindi nakalikha ng sapat na kalinawan.

‍

‍