11 Mga Hakbang Upang Magpatakbo ng Isang Matagumpay na Madiskarteng Pamamahala ng Pulong

A pulong ng estratehikong pamamahala ay isa sa mga pinakamahusay na pamamaraan na tumutulong sa mga koponan na may mataas na pagganap na suriin at pahusayin ang kalidad ng trabaho pati na rin ang pagiging produktibo upang lumikha ng pinakamahusay na mga resulta para sa negosyo. Ibibigay sa iyo ng artikulong ito ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa isang strategic management meeting at kung paano magbukas ng meeting nang epektibo. 

Talaan ng nilalaman

• #1 - Ano ang isang Strategic Management Meeting?
• #2 - Ang Mga Benepisyo ng isang Strategic Management Meeting
• #3 - Sino ang Dapat Dumalo sa isang Strategic Management Meeting? 
• #4 - Paano Magpatakbo ng Mabisang Strategic Management Meeting (SMM Plan)

Ano ang isang Strategic Management Meeting?

Pamamahala ng mga madiskarteng pulong (SMM) Ay isang modelo ng pamamahala na nakatuon sa pangkalahatang diskarte ng isang kumpanya, na kinabibilangan ng pamamahala ng proseso, badyet, kalidad, mga pamantayan, at mga supplier upang suriin ang kahusayan sa trabaho at pagganap ng negosyo.

Maaaring maganap ang pulong na ito kada quarter at maaaring mangailangan ng data na nakolekta mula sa isang marketing strategy meeting, business strategy meeting, o sales strategy meeting.

Sa maikli,ang layunin ng mga madiskarteng pagpupulong ay upang malaman kung paano pinakaepektibong gamitin ang mga mapagkukunan ng kumpanya upang matugunan ang mga partikular na layunin at layunin.

Higit pang Mga Tip sa Trabaho kasama ang AhaSlides

• Mga Pagpupulong Sa Negosyo| 10 Uri at Pinakamahuhusay na Kasanayan
• Pinakamahusay na 8 Tip sa Magkaroon ng Magandang Pagpupulong
• Strategic Management Meeting

Kumuha ng Mga Libreng Template ng Meeting na Nagpapasigla ng Mga Masiglang Pag-uusap!

Mag-sign up nang libre at kunin ang gusto mo nang libre

🚀 Libreng Mga Template ☁️

Ang Mga Benepisyo ng isang Strategic Management Meeting

Ang isang strategic management meeting ay hindi lamang tumutulong sa mga dadalo na maging mas maagap sa kanilang trabaho mula sa pagdating sa oras at paghahanda ng mga dokumento at tanong na itatanong sa panahon ng estratehikong pagpaplano ngunit nagdudulot din ng 5 benepisyo tulad ng sumusunod:

Bawasan ang Mga Gastos

Maraming organisasyon ang lumipat sa estratehikong balangkas ng pulong ng pamamahala. Ang plano ng SMM ay tumutulong sa mga kumpanya na gumamit na ngayon ng murang (kahit na libre) na mga tool at serbisyo upang i-cross-analyze ang data sa pagitan ng mga pagpupulong upang makita kung ano ang gumagana, kung ano ang hindi, at kung ano ang magagawa nang maayos. 

Nakakatulong ito na gumastos, maglaan at mamuhunan ng mga mapagkukunan nang matalino at mahusay hangga't maaari.

Makatipid ng Oras at Enerhiya

Ang pagpaplano ng mga epektibong pagpupulong ay nagbibigay-daan sa mga departamento o kalahok na maunawaan ang layunin ng estratehikong talakayan at kung ano ang kailangan nilang ihanda at iambag.

Halimbawa, anong mga dokumento ang kanilang dadalhin, anong mga numero ang ipapakita, at kung anong mga gawain o solusyon ang gagawin pagkatapos ng pulong.

Ang paghahati-hati ng mga gawain upang maghanda para sa pulong ay nakakatipid ng maraming oras at pagsisikap sa pamamagitan ng hindi pag-aalinlangan o pagiging isang pamimintas kung kaninong kasalanan ngunit nakakalimutan ang layunin ng pulong.

Palakasin ang Kapangyarihan sa Negosasyon

Sa panahon ng pagpupulong, ang mga pagtatalo o hindi pagkakasundo ay hindi maiiwasan. Gayunpaman, pinapalakas nito ang kapangyarihan sa pakikipagnegosasyon ng mga miyembro ng team sa pamamagitan ng pagtalakay at pag-iisip ng pinakamahusay na solusyon upang malutas ang mga problema para sa mga customer at negosyo. Maaari kang mabigla na makahanap ng isang mahusay na negosasyon sa iyong koponan!

Pamahalaan ang Mga Panganib 

Walang gustong dumalo sa isang pulong na kakanselahin sa kalagitnaan dahil walang data o paglutas ng problema.

Samakatuwid, ang isang follow-up na pulong ay nangangahulugan na ang lahat ay kailangang magplano, mangolekta, at maghatid ng data mula sa mga nakaraang pagpupulong, pag-aralan ang data na iyon at tumulong na isalin ang pagsusuring iyon sa mga susunod na hakbang na naaaksyunan. Tinitiyak ng mga aktibidad na ito na mas mahusay na pamahalaan ang mga panganib. O kahit na gawin ang pulong na mas produktibo o higit na nakatuon sa layunin kaysa sa huli. 

Panatilihing Malapit ang Mga Badyet at Mapagkukunan

Ang pagsasagawa ng mga epektibong pagpupulong ng pangkat ay magagawang subaybayan at ayusin ang mga mapagkukunan at makagawa ng matalinong mga desisyon sa badyet. Ang mga pagpupulong sa pagsusuri ng diskarte ay makakatulong na i-highlight ang mga departamento o programa na maaaring mangailangan ng karagdagang pondo upang maging matagumpay. Isa rin silang magandang lugar para makita kung kailangan mong dagdagan/bawasan ang iyong badyet o ang iyong manggagawa.

Sino ang Dapat Dumalo sa isang Strategic Management Meeting? 

Ang mga taong kinakailangang humarap sa pulong ay ang mga nakatataas tulad ng ang CEO (Managing Director, Executive Director, City Manager, atbp.) at ang direktang tagapamahala ng proyekto.

Ang mga pangunahing manlalaro ay kinakailangang magkaroon ng sasabihin sa pagpaplano, ngunit hindi lahat ay literal na nasa mesa.

Ang masyadong maraming tao sa silid ay maaaring humantong sa stress, kaguluhan, at pagkalito. Kung marami kang tao na gustong makilahok sa prosesong ito, isama sila sa paraang tulad ng Pagtitipon ng mga opinyon ng empleyado sa pamamagitan ng mga survey at pagsingil sa isang tao sa pulong upang matiyak na mapupunta ang data na ito sa talahanayan at itinuturing na bahagi ng proseso.

Paano Magpatakbo ng Epektibong Strategic Management Meeting (SMM Plan) 

Ang pagtiyak na ang iyong mga madiskarteng pulong sa pamamahala ay nakakaengganyo at produktibong pagsisimula sa wastong pagpaplano. Sa mga hakbang na ito

Paghahanda sa Pagpupulong

Tandaang sundin ang mga alituntuning ito para sa pagpaplano ng pulong na may 4 na hakbang:

• Mag-iskedyul ng Oras at Kolektahin ang Kinakailangang Data/Ulat

Mag-iskedyul at tiyaking anyayahan ang lahat ng mga pinuno at pangunahing empleyado na kinakailangang dumalo sa pulong na ito. Siguraduhin na ang mga tao sa silid ay mga taong maaaring aktibong lumahok sa pulong.

Kasabay nito, kolektahin ang kinakailangang data, at mga ulat, i-update ang mga indicator ng status, at maging ang mga tanong na sasagutin sa pulong. Tiyaking ang mga pagsusumite ay hindi masyadong malapit sa petsa ng pagpupulong upang ang lahat ay makadaan sa pinakabagong data at makapagsulat ng pagsusuri sa mga umuusbong na trend o isyu.

• Template ng Agenda ng Plano

Ang isang agenda ay tumutulong sa iyo at sa mga kalahok na manatili sa landas. Titiyakin ng mga ideya sa agenda ng pulong ang mga sagot sa mga tanong:

• Bakit ganito ang meeting natin?
• Ano ang kailangan nating gawin kapag natapos na ang pulong?
• Ano ang mga susunod na hakbang na dapat nating gawin?

Tandaan na ang isang Ang agenda ng pulong ng strategic management ay maaaring maging tulad ng pagsusuri ng mga layunin, hakbang, at mga hakbangin, pagpapatunay ng diskarte, at pagpapatuloy ng kasalukuyang estratehikong direksyon at mga proyekto.

Narito ang isang sample na agenda:

1. 9.00 AM - 9.30 AM: Pangkalahatang-ideya ng layunin ng pulong
2. 9.30 AM - 11.00 AM: Muling suriin ang buong proseso
3. 1.00:3.00 PM - XNUMX:XNUMX PM: Mga Update ng Departamento at Pinuno
4. 3.00 - 4.00 PM: Mga Natitirang Isyu
5. 4.00 PM - 5.00 PM: Ibinigay ang Mga Solusyon
6. 5.00:6.00 PM - XNUMX:XNUMX PM: Actions Plan
7. 6.00:6.30 PM - XNUMX:XNUMX PM: QnA Session
8. 6.30:7.00 PM - XNUMX:XNUMX PM: Wrap-up

• Itakda ang Ground Rules

Maaari kang magtakda ng mga panuntunan para sa paghahanda ng lahat bago ang pulong.

Halimbawa, kung hindi sila makakadalo, dapat silang magpadala ng katulong sa halip. 

O ang mga dadalo ay dapat panatilihin ang kaayusan, igalang ang tagapagsalita, huwag sumabad (atbp.)

• Buwanan All-hand meetings

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang isang strategic management conference ay isang malaking kaganapan, kadalasang ginaganap tuwing quarter. Kaya, kung gusto mong maging pamilyar ang iyong tauhan sa pagsasanay na ito at maging handa hangga't maaari. Kailangan mong suriin ang pulong at ayusin ang buwanang mga all-hand na pagpupulong upang i-update ang mga kawani sa anumang mga bagong anunsyo na hindi akma para sa email at upang magtakda ng mga layunin ng kumpanya at subaybayan ang pag-unlad patungo sa mga umiiral na.

• Magsagawa ng Project kick-off meeting

Kung ang isang all-hand meeting ay makakatulong sa mga kawani na makilala at maghanda ng data para sa madiskarteng pamamahala pagkatapos ay isang project kick-off meeting ay ang unang pagpupulong sa pagitan ng kliyente na nag-order ng isang proyekto at ng kumpanya na magbibigay-buhay nito. Ang pagpupulong na ito ay mangangailangan lamang ng mga pangunahing manlalaro upang talakayin ang mga pundasyon ng proyekto, layunin nito, at mga layunin nito.

Ang Pagpupulong

• Tukuyin ang Layunin ng Pagpupulong at Mga Ninanais na Resulta

Ang isang strategic planning meeting ay maaaring ganap na magkamali kung ito ay gaganapin nang hindi binibigyan ang lahat ng tinukoy na layunin at hinihingi ang mga output. Iyon ang dahilan kung bakit ang unang hakbang ay upang tukuyin ang isang malinaw, nasasalat na layunin para sa pulong.

Ilang halimbawa ng malinaw na layunin:

• Isang diskarte sa social media para maabot ang mas batang madla. 
• Isang plano upang bumuo ng isang bagong produkto, isang bagong tampok.

Maaari ka ring magtakda ng mga partikular na paksa ng pulong ng strategic management bilang bahagi ng iyong mga layunin, gaya ng paglago ng negosyo sa ikalawang kalahati ng taon.

Maging tiyak hangga't maaari sa iyong layunin. Sa ganoong paraan, mas madali para sa lahat na patuloy na magtrabaho at gumawa ng mga tamang desisyon.

• Basagin ang Yelo 

Sa pagbabago sa paraan ng pagtatrabaho pagkatapos ng dalawang taon ng pandemya, dapat palaging handa ang mga kumpanya sa virtual na pagpupulong at tradisyonal na pagpupulong na pinagsama. Ang mga taong nakikipag-usap sa pamamagitan ng mga screen ng computer habang ang iba ay nakaupo sa opisina ay minsan ay magpapagaan ng pakiramdam ng iyong mga katrabaho at hindi nakakonekta.

Samakatuwid, kailangan mo ng isang pagpupulong ng pangkat kasama ang mga icebreaker at bonding activities sa simula ng meeting para uminit ang kapaligiran.

• Gawing Interactive ang Pulong

Ang pagkuha ng iyong koponan ng ganap na pamumuhunan sa session ng diskarte ay nangangailangan ng pagpapaunlad ng tunay na interaktibidad. Sa halip na mga standalone na presentasyon, subukang hatiin sa mga breakout kung saan maaaring mag-brainstorm ang iba't ibang departamento ng mga solusyon sa mga kamakailang hadlang.

Magtalaga sa bawat grupo ng hamon na kinakaharap ng iyong kumpanya. Pagkatapos, hayaan ang kanilang pagkamalikhain na tumakbo nang husto - kahit na mga laro sa pagbuo ng koponan, mabilis na botohan, o maalalahanin na mga tanong sa talakayan. Ang pagbabahaging ito ng mga pananaw sa isang mas mababang presyon na format ay maaaring magdulot ng mga hindi inaasahang insight.

Kapag muling nagpupulong, humiling ng structured ngunit bukas na feedback mula sa bawat breakout. Paalalahanan ang lahat na walang "maling" ideya sa yugtong ito. Ang iyong layunin ay upang maunawaan ang lahat ng mga pananaw upang sa huli ay malampasan ang mga hadlang nang magkasama.

• Tukuyin ang Mga Potensyal na Hamon

Ano ang mangyayari kung ang pagpupulong ay lumampas sa inilaang oras? Paano kung ang pangkat ng pamumuno ay kailangang lumiban upang harapin ang iba pang mga hindi inaasahang isyu? Kung ang lahat ay abala sa pagsisi sa iba at hindi nakukuha ang ninanais na mga output?

Pakilista ang lahat ng posibleng panganib na may mga solusyon para makapaghanda nang mabuti!

Halimbawa, isaalang-alang ang paggamit ng countdown timer para sa mga partikular na item sa agenda o mga presentasyon. 

• Gumamit ng Online Tools 

Ang paggamit ng mga imahe at tool ay isang kinakailangan ngayon sa isang pulong kung gusto mong makipag-usap ng mga ideya nang madali at mabilis. Ang mga ulat at istatistika ay ipapakita din nang biswal at madaling maunawaan salamat sa mga tool na ito. Hinihikayat din nito ang mga tao na magbigay ng input at tinutulungan kang gumawa ng mabilis na mga desisyon sa pamamagitan ng pagkuha ng real-time na feedback. Makakahanap ka ng mga libreng tool at template provider tulad ng AhaSlide, Miro, at Google Slide.

Halimbawa, Gamitin Mga Interaktibong Presentasyonat mga tool tulad ng mga botohan at survey upang makabuo ng mga malikhaing ideya at ipakita ang mga ito sa real-time.

• I-wrap-up gamit ang format ng Town Hall Meeting 

Tapusin natin ang pulong sa pamamagitan ng isang Q&A session Tsariling format ng Hall Meeting.

Maaaring itaas ng mga kalahok ang mga tanong na gusto nila at makakuha ng agarang sagot mula sa mga pinuno. Pinatutunayan nito na ang mga pinuno ay hindi lamang mga walang mukha na gumagawa ng desisyon, ngunit mga maalalahanin na nag-iisip na hindi lamang inuuna ang interes ng kumpanya ngunit iniisip din ang mga interes ng kanilang mga empleyado.

• Mga Tip para sa Pagpapadali ng isang Strategic Management Meeting

Bilang karagdagan sa mga hakbang sa itaas, narito ang ilang maliliit na tala upang matulungan ka kung paano mas mahusay na ayusin ang isang sesyon ng madiskarteng pagpaplano:

• Siguraduhin na ang lahat ay nakikilahok sa talakayan.
• Tiyaking aktibong nakikinig ang lahat.
• Tiyaking ginagamit ng lahat ang kanilang mga kasanayan sa pagtutulungan ng magkakasama.
• Sikaping paliitin ang mga opsyon hangga't maaari.
• Huwag matakot na tumawag para sa isang boto upang makita ang antas ng opinyon at pinagkasunduan.
• Maging malikhain! Ang madiskarteng pagpaplano ay isang oras upang galugarin ang pagkamalikhain at makita ang mga reaksyon at solusyon sa mga sitwasyon ng buong koponan.

Sa buod

Upang magpatakbo ng isang matagumpay na pulong sa pamamahala ng estratehiko. Dapat mong ihanda nang mabuti ang bawat hakbang mula sa mga tao, dokumento, data, at tool. Magbigay ng agenda at manatili dito para malaman ng mga kalahok kung ano ang kanilang gagawin at kung anong mga gawain ang ibibigay. 

Umaasa ang AhaSlide na maibigay ang lahat ng sagot sa iyong mga tanong tungkol sa kung paano manguna sa isang sesyon ng madiskarteng pagpaplano. Sana ay masiyahan ka sa mga tip at tulong sa mga diskarte na nakabalangkas sa artikulong ito para sa pagpapanatiling aktibo at produktibo ang mga madiskarteng pulong sa pamamahala at mga aktibidad ng grupo offline man o online.

Mga Madalas Itanong

Tags: Pulong sa Negosyo

magbahagi