Ano ang proseso ng pagpaplano ng proyekto sa pamamahala ng proyekto?

Kasama sa mahusay na pamamahala ng proyekto ang limang pangunahing hakbang: Pagsisimula sa Pagsisimula, Pagpaplano, Pagpapatupad, Pagsubaybay at Pagkontrol, at pagtatapos sa Pagsasara. Mahalagang tandaan na wala sa mga matagumpay na proyekto ang maaaring balewalain ang alinman sa mga yugtong ito, lalo na ang proseso ng pagpaplano ng proyekto na nagpapanatili sa lahat ng bagay na masusunod, gaya ng naihatid sa oras at pasok sa badyet.

Ang pagpaplano ng proyekto ay nasa gitna ng ikot ng buhay ng proyekto, na nangangahulugan din na ito ang pinakamahirap na yugto. Gayunpaman, palaging may paraan upang makarating doon.

Sa artikulong ito, natututo kami ng higit pa tungkol sa pagpaplano ng proyekto, kahulugan, mga halimbawa, proseso, at ilang tool sa pagpaplano upang matulungan kang mas maunawaan ang proseso ng pagpaplano ng proyekto at matutunan kung paano haharapin ang mga paghihirap nito. 

Mga Tip para sa Mas Mahusay na Pakikipag-ugnayan

• Project Management
• Halimbawa ng Iskedyul ng Proyekto
• Pamamaraan ng Talon

Ano ang Depinisyon ng Pagpaplano ng Proyekto?

Ang pagpaplano ng proyekto ay maaaring tukuyin bilang ang sistematikong proseso ng pagbalangkas, pag-oorganisa, at pag-istratehiya ng mga kinakailangang hakbang at mapagkukunan na kinakailangan upang makamit ang isang tiyak na layunin sa loob ng isang tinukoy na takdang panahon. Isa itong proactive na diskarte na kinabibilangan ng pagtukoy ng mga layunin, pagtatatag ng roadmap, at paglalaan ng mga mapagkukunan upang ma-optimize ang pagiging produktibo at mabawasan ang mga panganib.

Nauugnay: Proseso ng Madiskarteng Pamamahala | Ang Ultimate Guide na may 7 pinakamahusay na tip

7 Yugto ng Proseso ng Pagpaplano ng Proyekto

Sa bahaging ito, tinatalakay natin ang 7 hakbang na kasangkot sa pagpaplano ng proyekto tulad ng sumusunod:

Stage 1: Pagtukoy sa Mga Layunin at Saklaw ng Proyekto

Ang paunang yugto ng proseso ng pagpaplano ng proyekto ay umiikot sa malinaw na pagtukoy sa mga layunin at saklaw ng proyekto. Nangangailangan ito ng pag-unawa sa ninanais na mga resulta, pagkilala sa mga stakeholder, at pagtatatag ng mga masusukat na layunin. Ang pagtukoy sa mga hangganan ng proyekto, maihahatid, at mga hadlang ay nagtatakda ng pundasyon para sa kasunod na mga aktibidad sa pagpaplano.

Halimbawa, itinakda ng Nike ang layunin ng pagbebenta na magbenta ng 3,00,000 unit sa susunod na taon, na tumaas ng 30% kumpara sa kasalukuyang mga benta.

Stage 2: Pagsasagawa ng Comprehensive Project Assessment

Ang masusing pagtatasa ng proyekto ay mahalaga para sa matalinong paggawa ng desisyon at pagpapagaan ng panganib. Ang yugtong ito ay nagsasangkot ng pagsasagawa ng isang detalyadong pagsusuri ng mga kinakailangan ng proyekto, mga mapagkukunan, mga potensyal na panganib, at mga dependency. Sa pamamagitan ng pagtatasa sa pagiging posible, posibilidad, at potensyal na hamon ng proyekto, matutukoy ng mga tagaplano ang mga kritikal na salik ng tagumpay at bumuo ng mga estratehiya upang matugunan ang mga potensyal na hadlang.

Stage 3: Pagbuo ng Work Breakdown Structure (WBS)

Sa hakbang na ito sa pagpaplano ng proyekto, ang buong proyekto ay hinati-hati sa mas maliit, napapamahalaang mga bahagi. Ang diskarte na ito ay tinatawag na work breakdown structure (WBS) na nagbibigay ng hierarchical na representasyon ng mga gawain, sub-tasks, at deliverables, na tinitiyak ang kalinawan at organisasyon. Pinapadali nito ang paglalaan ng mapagkukunan, at pagkakasunud-sunod ng gawain, at nagtatatag ng lohikal na balangkas para sa pagpapatupad ng proyekto.

Stage 4: Pagtatantya ng Mga Mapagkukunan at Pagtatatag ng mga Timeline

Ang pagtatantya ng mapagkukunan at pagtatatag ng timeline ay mahalaga din para sa tagumpay sa pagpaplano ng proyekto. Ang yugtong ito ay naglalayong matukoy ang mga kinakailangang tauhan, mga alokasyon sa badyet, at mga materyales na kinakailangan para sa bawat gawain. Sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa mga dependency sa gawain, mga priyoridad, at magagamit na mga mapagkukunan, ang mga tagaplano o tagapamahala ay maaaring bumuo ng mga makatotohanang timeline, na tinutukoy ang mga pangunahing milestone sa daan.

Stage 5: Istratehiya sa Pagkilala sa Panganib at Pagbabawas

Walang proyekto ang immune sa mga panganib, at ang pagtugon sa mga ito nang maaga ay mahalaga sa pagproseso ng isang plano. Sa yugtong ito, ang mga potensyal na panganib at kawalan ng katiyakan ay tinutukoy, sinusuri, at binibigyang-priyoridad. Ang mga proactive na estratehiya ay binuo upang mabawasan ang mga panganib, sumasaklaw sa mga contingency plan, mga mekanismo ng paglilipat ng panganib, at mga alternatibong kurso ng pagkilos. Tinitiyak ng regular na pagsubaybay at pagtatasa ng panganib ang kakayahang umangkop sa buong ikot ng buhay ng proyekto.

Stage 6: Komunikasyon at Pakikipag-ugnayan sa Stakeholder

Tulad ng pandikit, ang epektibong komunikasyon ay maaaring magkaroon ng isang proyekto nang magkasama. Ang pagtatatag ng plano sa komunikasyon na nagbabalangkas sa mga channel, dalas, at paglahok ng mga stakeholder ay kinakailangan. Ang mga regular na update sa status, mga ulat sa pag-unlad, at mga collaborative na talakayan ay nagpapatibay ng transparency, nagpapahusay ng koordinasyon, at namamahala sa mga inaasahan ng stakeholder.

Stage 7: Pagsubaybay, Pagkontrol, at Pagsusuri

Pagdating sa pangwakas ng isang epektibong balangkas sa pagpaplano ng proyekto ay ang patuloy na yugto ng pagsubaybay at pagsusuri. Nakatuon ang yugtong ito sa pagsubaybay sa pag-unlad, paghahambing nito sa mga naitatag na milestone, at pagtukoy ng mga paglihis. Kung kinakailangan, ang mga pagsasaayos ay ginagawa upang muling iayon ang proyekto sa mga layunin nito. Ang mga natutunan ay dokumentado, na nagbibigay-daan sa paglipat ng kaalaman at pagpapabuti sa hinaharap.

Ano ang mga Bahagi ng Pagpaplano ng Proyekto?

Narito ang 7 pangunahing bahagi ng proseso ng pagpaplano ng proyekto:

• Saklaw ng pagpaplano sa pamamahala: Malinaw na tukuyin ang mga hangganan at layunin ng proyekto.
• Istraktura ng Pagkakasira ng Trabaho (WBS): Paghiwa-hiwalayin ang proyekto sa mas maliliit, mapapamahalaang gawain.
• Timeline at Milestones: Pagtatatag ng isang makatotohanang timeline at pagtatakda ng mga milestone upang subaybayan ang pag-unlad.
• Paglalaan ng Mapagkukunan: Pagkilala at paglalaan ng mga kinakailangang mapagkukunan, kabilang ang mga tauhan, badyet, at mga materyales.
• Pagsusuri at Pagbabawas ng Panganib: Pagkilala sa mga potensyal na panganib at pagbuo ng mga estratehiya upang mapagaan ang mga ito.
• Plano sa Komunikasyon: Pagtatatag ng epektibong mga channel ng komunikasyon upang mapadali ang koordinasyon at pakikipagtulungan sa mga stakeholder ng proyekto.
• Pagsubaybay at pagsusuri: Pagpapatupad ng mga mekanismo upang subaybayan ang pag-unlad ng proyekto at suriin ang pagganap laban sa mga paunang natukoy na KPI.

Bakit Kailangan ang Proseso ng Pagpaplano ng Proyekto?

Pinatataas nito ang pagganap ng proyekto at ang posibilidad ng tagumpay

Mayroong ilang mga dahilan kung bakit nabigo ang mga proyekto at isa sa mga ito ay ang pagkabigo na tukuyin ang mga layunin, layunin, at responsibilidad sa mga miyembro ng koponan (malapit sa 39% na tinantyang). Ang proyekto ay hindi tatakbo nang maayos kung ang mga miyembro ng koponan ay nalilito tungkol sa kanilang mga indibidwal na tungkulin at responsibilidad. Higit pa rito, ang kakulangan ng malinaw na mga layunin at layunin o hindi pagkakaunawaan sa direksyon at layunin ng proyekto ay maaaring humantong sa maling pagkakahanay at kawalan ng pokus, na magreresulta sa mga hindi inaasahang aberya, at scope creep.

Pinapabuti nito ang pakikipagtulungan at komunikasyon ng koponan 

Ang isang maayos na plano ay lumilikha ng pagkakataon para sa mga miyembro ng koponan na makipag-usap at makipagtulungan nang epektibo. Lalo na pagdating sa mga proyektong cross-departmental o cross-company, na may pakikilahok ng maraming kawani at eksperto mula sa iba't ibang background na nagtutulungan, ang papel ng pagpaplano ay mas malinaw. Bilang resulta, ang malinaw na komunikasyon at pakikipagtulungan ay nagpapahusay sa pagtutulungan ng magkakasama, nagsusulong ng ibinahaging pananaw, mas kaunting mga salungatan sa empleyado, at nagpapaunlad ng positibong kapaligiran ng proyekto.

Tinitiyak nito ang pag-optimize ng mga mapagkukunan

Ang pagpaplano ay ang pinakahuling kasanayan para sa pinakamahusay na paggamit ng mga mapagkukunan kabilang ang oras, mga mapagkukunan ng tao, badyet, kagamitan, at mga materyales. Sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga kinakailangang mapagkukunan nang maaga, matitiyak ng pangkat ng proyekto na ang mga tamang mapagkukunan ay magagamit sa tamang oras, pinapaliit ang mga pagkaantala, at pagdoble, pati na rin ang pag-optimize ng kahusayan.

Binabawasan nito ang mga panganib at hindi inaasahang mga isyu

Sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga panganib nang maaga, ang pangkat ng proyekto ay maaaring bumuo ng mga diskarte sa pagpaplano ng pagtugon sa panganib at mga planong may posibilidad na matugunan ang mga ito. Ang proactive na diskarte na ito ay nakakatulong na bawasan ang posibilidad at epekto ng mga panganib, pagpapahusay ng pagganap ng proyekto at pagbabawas ng mga pagkakataong mabigo.

Ano ang Pinakamahusay na Proseso ng Pagpaplano ng Proyekto?

Para sa mas mahusay na pagpaplano ng proyekto pati na rin ang pagtagumpayan ng mga hamon na maaaring makaharap sa panahon ng pagpaplano, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang ng ilang mga pamamaraan sa pagpaplano ng proyekto. Ang mga ito ay tumutukoy sa mga structured approach at frameworks na ginagamit upang epektibong magplano at pamahalaan ang mga proyekto.

Pagpaplano ng Talon

Ang Waterfall methodology ay isang sunud-sunod na diskarte na naghahati sa proyekto sa magkakaibang mga yugto, na ang bawat yugto ay bumubuo sa nauna. Ito ay sumusunod sa isang linear progression, kung saan ang bawat yugto ay dapat makumpleto bago lumipat sa susunod. Karaniwang kasama sa mga pangunahing yugto ang pangangalap ng mga kinakailangan, disenyo, pag-develop, pagsubok, pag-deploy, at pagpapanatili. Ang talon ay pinakaangkop para sa mga proyektong may mahusay na tinukoy at matatag na mga kinakailangan.

PRINCE2 (Mga Proyekto sa Mga Kontroladong Kapaligiran)

Ang PRINCE2 ay isang pamamaraang pamamahala ng proyekto na nakabatay sa proseso na malawakang ginagamit sa United Kingdom at sa buong mundo. Nagbibigay ito ng nakabalangkas na balangkas para sa pagpaplano, pagsubaybay, at kontrol ng proyekto. Hinahati ng PRINCE2 ang mga proyekto sa mga napapamahalaang yugto at binibigyang-diin ang epektibong pamamahala, pamamahala sa peligro, at pakikipag-ugnayan ng stakeholder. Ito ay malawak na kinikilala para sa pagtutok nito sa pagbibigay-katwiran sa negosyo at komprehensibong dokumentasyon.

PRISM (Pagsasama-sama ng Mga Proyekto, Saklaw, Oras, at Pamamahala ng Resource)

Ang PRISM ay isang pamamaraan ng pamamahala ng proyekto na binuo ng Project Management Institute (PMI). Nagbibigay ito ng komprehensibong balangkas na sumasaklaw sa pagsasama, saklaw, oras, at pamamahala ng mapagkukunan. Binibigyang-diin ng PRISM ang isang nakabalangkas na diskarte sa pagpaplano ng proyekto, isinasama ang mga proseso tulad ng pagtukoy sa mga layunin ng proyekto, paglikha ng mga istruktura ng pagkasira ng trabaho, pag-iiskedyul ng mga aktibidad, at paglalaan ng mga mapagkukunan.

Nauugnay: Pinakamahusay na Mga Template ng Strategic Planning sa 2024 | I-download nang Libre

Ano ang Ilang Tool at Software sa Pagpaplano ng Proyekto?

Ang mga tool at software sa pagpaplano ng proyekto ay naging kailangang-kailangan para sa epektibong pamamahala ng proyekto sa mabilis at dynamic na landscape ng negosyo ngayon. Bilang isang tagapamahala ng proyekto, maaaring gusto mong tingnan ang mga nangungunang suhestyon na ito:

Microsoft Project ay isang komprehensibong software sa pagpaplano ng proyekto na malawakang ginagamit ng mga propesyonal sa iba't ibang industriya. Nag-aalok ito ng hanay ng mga magagaling na feature para pamahalaan ang mga gawain, mapagkukunan, timeline, at badyet.

asana ay isang maraming gamit na tool sa pagpaplano ng proyekto na kilala sa mga magagaling na feature at flexibility nito. Nag-aalok ito ng isang sentralisadong platform para sa mga koponan upang epektibong magplano, mag-organisa, at masubaybayan ang mga proyekto.

Trello ay isang sikat na software sa pagpaplano ng gawain na kilala sa pagiging simple nito at visual appeal. Ang user-friendly na interface nito ay binubuo ng mga board, listahan, at card, na nagpapahintulot sa mga team na ayusin at unahin ang mga gawain nang walang kahirap-hirap.

Nauugnay: 10 Mga Tip para Mabisang Gamitin ang Asana Project Management Sa 2024

Ano ang 10 Hakbang ng Pagpaplano ng Proyekto?

Ang proseso ng pagpaplano ng proyekto ay nag-iiba-iba sa bawat organisasyon, depende sa saklaw at sukat ng mga proyekto. Maaaring mas gusto ng ilang manager ang 10 hakbang sa pagpaplano ng proyekto gaya ng sumusunod:

1. Tukuyin ang mga layunin at layunin ng proyekto.
2. Kilalanin ang mga stakeholder ng proyekto.
3. Magsagawa ng masusing pagsusuri sa saklaw ng proyekto.
4. Bumuo ng detalyadong work breakdown structure (WBS).
5. Tukuyin ang mga dependency ng proyekto at pagkakasunud-sunod ng mga gawain.
6. Tantyahin ang mga kinakailangan sa mapagkukunan at lumikha ng isang plano ng mapagkukunan.
7. Bumuo ng isang makatotohanang iskedyul ng proyekto.
8. Kilalanin at tasahin ang mga panganib sa proyekto.
9. Gumawa ng plano sa komunikasyon.
10. Kumuha ng mga pag-apruba ng proyekto at tapusin ang plano ng proyekto.

Mga Madalas Itanong

Final saloobin

Mahalagang tandaan na ang pagpaplano ng proyekto ay ang pinakamahusay na proseso upang mapanatili ang lahat sa positibong pag-unlad. Bagama't makakatulong ang software sa pagpaplano ng proyekto na mapabuti ang pagiging produktibo ng proseso ng pagpaplano ng proyekto, mangyaring huwag itong balewalain, ang tungkulin ng tagapamahala ng proyekto at koordinasyon ng koponan ay mas kritikal.

Kaya, huwag kalimutang magkaroon ng isang panimulang pulong upang ikonekta ang lahat ng mga koponan sa simula ng proyekto at pagsasanay sa mga kasanayan upang matiyak na ang iyong mga koponan ay mahusay na gumaganap at na-motivate sa buong proyekto. Kung kailangan mo ng mas nakakaengganyo at kapana-panabik na mga presentasyon o pagsasanay sa pagpupulong, AhaSlides ay ang iyong pinakamahusay na kasosyo na may maraming libreng advanced na feature at template at isang mapagkumpitensyang plano sa pagpepresyo para sa lahat ng kumpanya.

Ref: BIJU'S | Weekplan | Turuan ang target