Toplantılar, işletmelerde ve kuruluşlarda çok önemli bir rol oynar, sorunları tartışmak ve ele almak ve ilerlemeyi sağlamak için iç işleri yönetmek için bir platform görevi görür. İster sanal ister yüz yüze olsun, bu toplantıların özünü yakalamak için, Görüşme süreleri or toplantı tutanakları (Aylık) not almak, tartışılan kilit konuları özetlemek ve alınan kararları ve kararları takip etmek için çok önemlidir.
Bu makale, kullanılacak örnekler ve şablonların yanı sıra izlenecek en iyi uygulamalarla birlikte etkili toplantı tutanakları yazmanıza yardımcı olacaktır.
İçindekiler
Umarız bu makale, artık toplantı tutanakları yazmanın zorluğunu hissetmenize yardımcı olur. Ve aşağıdakilerle yaptığınız her toplantıda yaratıcı ve etkileşimli olmayı unutmayın:
- AhaSlides Genel Şablonu
- Proje Başlangıç Toplantısı
- Stratejik Yönetim Toplantısı
- İş Toplantıları |10 Tür ve En İyi Uygulamalar
- Toplantı gündemi | 8 Temel Adım, Örnekler ve Ücretsiz Şablonlar
- Toplantı Davet E-postası | En İyi İpuçları, Örnekler ve Şablonlar
- AI Çevrimiçi Sınav Oluşturucu | Sınavları Canlı Yapın | 2024 Gösterimleri
- Canlı Kelime Bulutu Oluşturucu | 1'ün 2024 Numaralı Ücretsiz Kelime Kümesi Oluşturucu
- 14'te Okulda ve İş Yerinde Beyin Fırtınası İçin En İyi 2024 Araç
- Derecelendirme Ölçeği Nedir? | Ücretsiz Anket Ölçeği Oluşturucu
- Rastgele Takım Oluşturucu | 2024 Rastgele Grup Oluşturucusu Ortaya Çıkıyor
Toplantı Tutanakları Nedir?
Toplantı tutanakları, bir toplantı sırasında gerçekleşen tartışmaların, kararların ve eylem maddelerinin yazılı bir kaydıdır.
- Tüm katılımcılar ve katılamayacak olanlar için bir referans ve bilgi kaynağı olarak hizmet ederler.
- Önemli bilgilerin unutulmamasını ve neyin tartışıldığı ve hangi adımların atılması gerektiği konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlamaya yardımcı olurlar.
- Ayrıca toplantı sırasında alınan kararları ve taahhütleri belgeleyerek hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlarlar.
Dakika Tutan Kim?
Dakika Alıcı, toplantı sırasında yapılan tartışmaların ve alınan kararların doğru bir şekilde kaydedilmesinden sorumludur.
İdari görevli, sekreter, asistan veya yönetici veya görevi yerine getiren gönüllü ekip üyesi olabilirler. Tutanak tutan kişinin iyi bir organizasyona ve not tutmaya sahip olması ve tartışmaları etkili bir şekilde özetleyebilmesi çok önemlidir.
AhaSlides ile Eğlenceli Toplantı Seyirci
İnsanları aynı anda toplayın
Her masaya gelip gelmemeleri durumunda insanları 'kontrol etmek' yerine, şimdi AhaSlides ile eğlenceli interaktif sınavlarla insanların dikkatini çekebilir ve katılımı kontrol edebilirsiniz!
🚀 Ücretsiz Şablonlar Alın ☁️
Toplantı Tutanakları Nasıl Yazılır?
Etkili toplantı tutanakları için, Öncelikle objektif olmalılar, toplantının gerçekçi bir kaydı olmalılarve kişisel görüşlerden veya tartışmaların sübjektif yorumlarından kaçının. Sonraki, Kısa, net ve anlaşılması kolay olmalı, sadece ana noktalara odaklanın ve gereksiz ayrıntılar eklemekten kaçının. Nihayet, doğru olmalı ve kaydedilen tüm bilgilerin taze ve ilgili olmasını sağlamalıdır.
Aşağıdaki adımlarla toplantı tutanağı yazmanın detaylarına inelim!
Toplantı Tutanağının 8 Temel Unsuru
- Toplantının tarihi, saati ve yeri
- Katılımcıların listesi ve devamsızlık için özür dileme
- Toplantının gündemi ve amacı
- Tartışmaların ve alınan kararların özeti
- Alınan oylar ve sonuçları
- Sorumlu taraf ve tamamlama için son tarih dahil olmak üzere eylem öğeleri
- Sonraki adımlar veya takip öğeleri
- Kapanış konuşmaları veya toplantının ertelenmesi
Etkili toplantı tutanakları yazma adımları
1/ Hazırlık
Toplantıdan önce, toplantı gündemini ve ilgili arka plan materyallerini öğrenin. Dizüstü bilgisayar, not defteri ve kalem gibi gerekli tüm araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. Hangi bilgilerin dahil edileceği ve nasıl biçimlendirileceği konusunda bir fikir edinmek için önceki toplantı tutanaklarını gözden geçirmek de iyi bir fikirdir.
2/ Not alma
Toplantı sırasında, tartışmalar ve alınan kararlar hakkında net ve özlü notlar alın. Tüm toplantıyı kelimesi kelimesine yazmak yerine kilit noktaları, kararları ve eylem öğelerini yakalamaya odaklanmalısınız. Konuşmacıların adlarını veya önemli alıntıları ve eylem öğelerini veya kararları eklediğinizden emin olun. Başkalarının anlamamasını sağlayacak kısaltmalar veya steno yazmaktan kaçının.
3/ Dakikaları düzenleyin
Toplantıdan sonra tutanaklarınızın tutarlı ve özlü bir özetini oluşturmak için notlarınızı gözden geçirin ve düzenleyin. Tutanakların okunmasını kolaylaştırmak için başlıklar ve madde işaretleri kullanabilirsiniz. Tartışmanın kişisel görüşlerini veya sübjektif yorumlarını almayın. Gerçeklere ve toplantı sırasında üzerinde anlaşmaya varılan şeylere odaklanın.
4/ Ayrıntıların kaydedilmesi
Toplantı tutanaklarınız tarih, saat, yer ve katılımcılar gibi ilgili tüm ayrıntıları içermelidir. Tartışılan önemli konulardan, kararlardan ve atanan eylem öğelerinden bahsedin. Alınan tüm oyları ve tartışmaların sonuçlarını kaydettiğinizden emin olun.
5/ Eylem öğeleri
Kimin sorumlu olduğu ve tamamlama için son tarih dahil olmak üzere, atanan tüm eylem öğelerini listelediğinizden emin olun. Bu, herkesin sorumluluklarını ve bunları tamamlama zaman çizelgesini bilmesini sağladığı için toplantı tutanaklarının çok önemli bir parçasıdır.
6/ İnceleme ve dağıtım
Tutanakları doğruluk ve eksiksizlik açısından gözden geçirmeli ve gerekli düzeltmeleri yapmalısınız. Tüm kilit noktaların ve kararların not edildiğinden emin olun. Ardından, tutanakları tüm katılımcılara şahsen veya e-posta yoluyla dağıtabilirsiniz. Dakikaların bir kopyasını, ortak bir sürücü veya bulut tabanlı bir depolama platformu gibi kolay erişim için merkezi bir konumda saklayın.
7/ Takip
Toplantıdaki eylem öğelerinin takip edildiğinden ve derhal tamamlandığından emin olun. İlerlemeyi izlemek ve kararların uygulandığından emin olmak için dakikaları kullanın. Sorumluluğu korumanıza yardımcı olur ve toplantının üretken ve etkili olmasını sağlar.
Toplantı Tutanağı Örnekleri (+ Şablonlar)
1/ Toplantı Tutanağı Örneği: Basit Toplantı Şablonu
Basit toplantı tutanaklarının ayrıntı düzeyi ve karmaşıklığı, toplantının amacına ve kuruluşunuzun ihtiyaçlarına bağlı olacaktır.
Genel olarak, basit toplantı tutanakları şirket içi amaçlar için kullanılır ve diğer toplantı tutanağı türleri kadar resmi veya kapsamlı olması gerekmez.
Bu nedenle, acil bir ihtiyacınız varsa ve toplantı basit, çok da önemli olmayan bir içerik etrafında dönüyorsa, aşağıdaki şablonu kullanabilirsiniz:
| Toplantı Başlığı: [Toplantı Başlığı Girin] Tarih: [Tarihi gir] Zaman: [Zaman Girin] Lokasyon: [Konum Girin] Katılımcılar: [Katılımcıların Adlarını Girin] Devamsızlık için Özür: [İsimleri Girin] Gündem: Toplantı Özeti: Aksiyon nesneleri: Sonraki Adımlar: Kapanış Konuşması: İmza: [Tutanağı Alan Kişinin İmzasını Giriniz] |
2/ Toplantı Tutanağı Örneği: Yönetim Kurulu Toplantı Şablonu
Yönetim kurulu toplantı tutanakları kayıt altına alınır ve tüm üyelere dağıtılır, alınan kararların ve organizasyonun gidişatının bir kaydı sağlanır. Bu nedenle, açık, eksiksiz, ayrıntılı ve resmi olmalıdır. İşte bir yönetim kurulu toplantı tutanağı şablonu:
| Toplantı Başlığı: Yönetim Kurulu Toplantısı Tarih: [Tarihi gir] Zaman: [Zaman Girin] Lokasyon: [Konum Girin] Katılımcılar: [Katılımcıların Adlarını Girin] Devamsızlık için Özür: [Devamsızlıktan Özür Dileyenlerin İsimlerini Giriniz] Gündem: Toplantı Özeti: Aksiyon nesneleri: Sonraki Adımlar: Kapanış Konuşması: İmza: [Tutanağı Alan Kişinin İmzasını Giriniz] |
Bu yalnızca temel bir yönetim kurulu toplantısı şablonudur ve toplantınızın ve kuruluşunuzun gereksinimlerine bağlı olarak öğe eklemek veya kaldırmak isteyebilirsiniz.
3/ Toplantı Tutanağı Örneği: Proje Yönetim Şablonu
İşte bir proje yönetimi şablonu için bir toplantı tutanağı örneği:
| Toplantı Başlığı: Proje Yönetim Ekibi Toplantısı Tarih: [Tarihi gir] Zaman: [Zaman Girin] Lokasyon: [Konum Girin] Katılımcılar: [Katılımcıların Adlarını Girin] Devamsızlık için Özür: [Devamsızlıktan Özür Dileyenlerin İsimlerini Giriniz] Gündem: Toplantı Özeti: Aksiyon nesneleri: Sonraki Adımlar: Kapanış Konuşması: İmza: [Tutanağı Alan Kişinin İmzasını Giriniz] |
İyi Toplantı Tutanakları Oluşturmanın İpuçları
Her kelimeyi kaydetme konusunda strese girmeyin; ana konuların, sonuçların, kararların ve eylem öğelerinin günlüğe kaydedilmesine odaklanın. Tartışmaları canlı bir platforma aktarın, böylece tüm kelimeleri tek bir ağda toplayabilirsiniz🎣 – AhaSlides'in fikir panosu sezgisel ve basit bir araçtır Herkesin fikirlerini hızlı bir şekilde sunabilmesi için. İşte bunu nasıl yapacağınız:
Yeni bir sunum oluşturun AhaSlides hesabı, ardından “Anket” bölümüne Beyin Fırtınası slaydını ekleyin.
Yaz tartışma konusu, ardından toplantıdaki herkesin katılıp fikirlerini sunabilmesi için "Sunum Yap"a basın.
Kulağa kolay geliyor, değil mi? Bu özelliği şimdi deneyin; canlı, sağlam tartışmalarla toplantılarınızı kolaylaştırmaya yardımcı olacak kullanışlı özelliklerden yalnızca biridir.
Önemli Noktalar
Toplantı tutanaklarının amacı, katılamayanlar için toplantı hakkında üst düzey bir genel bakış sağlamak ve toplantı sonuçlarının kaydını tutmaktır. Bu nedenle, tutanaklar düzenlenmeli ve anlaşılması kolay olmalı, en önemli bilgiler açık ve öz bir şekilde vurgulanmalıdır.
