İş Dünyasında 10 Farklı Toplantı Türü ve En İyi Uygulama Örnekleri

Bir iş toplantısı ancak formatı amacına uygun olduğunda işe yarar. Bir durum güncellemesi gibi yürütülen beyin fırtınası fikirleri öldürür ve bir beyin fırtınası gibi yürütülen karar toplantısı asla bir karara varamaz. Bu kılavuz, çoğu işletmenin düzenlediği 10 toplantı türünü, her birinin amacını, ne kadar sürmesi gerektiğini ve nasıl verimli tutulacağını ele almaktadır.

Ölçek için, Harvard Business Review Raporlara göre, yöneticiler haftada yaklaşık 23 saatlerini toplantılarda geçiriyor; bu rakam 1960'larda 10 saatten azdı. Doğru toplantı türünü seçmek ve iyi yönetmek, bu zamanın büyük bir kısmını geri kazandırıyor.

İş toplantısı nedir?

İş toplantısı, bilgi paylaşmak, sorunları çözmek veya işle ilgili kararlar almak için bir araya gelen insanların buluşmasıdır. Yüz yüze, sanal veya hibrit olabilir; resmi veya gayri resmi olabilir; 10 dakikalık günlük kısa bir toplantıdan tam günlük bir planlama oturumuna kadar çeşitlilik gösterebilir. Her iyi toplantının ortak noktası bir amaçtır: sonunda bir şeyler ilerlemelidir.

Hızlı rehber: Hangi toplantı türüne ihtiyacınız var?

Süreler kurallar değil, ortak başlangıç ​​noktalarıdır. Erken biten toplantıları kısaltın.

İş dünyasında 10 farklı toplantı türü

1. Aylık ekip toplantıları

Aylık ekip toplantısı, ekibin ilerlemeyi gözden geçirdiği, yaklaşan işleri atadığı ve öncelikleri belirlediği düzenli bir kontrol toplantısıdır. Hızlı bir günlük toplantının izin verdiğinden daha fazla konuyu ele almak gerektiğinde yerini hak eder. Genellikle yapılan hata, toplantıyı bir bilgi bombardımanına dönüştürmektir: Paylaşılan her şey e-posta ile gönderilebilecekse, e-postayı gönderin ve toplantıyı engeller, birden fazla kişiyi etkileyen kararlar ve yön değişiklikleri için saklayın.

Bunu başka bir şeyle karıştırmayın. herkesin katılımıyla toplantıBu, genellikle tek bir ekip yerine üst düzey yöneticiler tarafından yönetilen ve tüm şirketi bir araya getiren bir yapıdır.

2. Ayakta yapılan toplantılar

Günlük kısa bir değerlendirme toplantısı olan ve 15 dakikadan kısa süren stand-up toplantısına diğer adıyla günlük scrum denir. Atlassian Bunu, her kişinin üç soruyu yanıtladığı hızlı bir tur olarak tanımlıyor: Dün ne başardım, bugün ne yapacağım ve beni engelleyen nedir? Zaman sınırı, onu bir durum raporundan ziyade bir koordinasyon aracı haline getiriyor. Günlük olarak ortak bir proje üzerinde çalışan ekipler için günlük toplantılar uygundur. Dağıtılmış ekipler için, ortak bir kanalda yazılı bir günlük toplantı, zamanlama gerektirmeden aynı işi görebilir.

3. Durum güncelleme toplantıları

Durum güncellemeleri genellikle haftalık olarak yapılır ve belirli hedeflere karşı ilerlemeyi takip eder. Günlük toplantılardan farklı olarak, projenin yolunda olup olmadığı, nerede önde veya geride olduğu ve bunun bir sonraki kilometre taşı için ne anlama geldiği sorusu gündeme gelir. Yapılandırılmış bir şekilde ilerleyin: herkes aynı formatta rapor versin ve gerçek bir tartışma gerektiren her şey için ayrı bir toplantı düzenlensin, böylece 30 dakikalık bir güncelleme plansız bir saate dönüşmesin.

4. Sorun çözme toplantıları

Bu tür toplantılar, bir şeyler ters gittiğinde veya gitmek üzere olduğunda ve bir grubun bunu teşhis edip bir çözüm üzerinde anlaşması gerektiğinde yapılır. Genellikle plansızdırlar ve birkaç departmandan insanı dahil edebilirler. Suçlamaya değil, probleme odaklanın ve üzerinde anlaşılmış bir çözüm, belirlenmiş bir sorumlu ve bir son tarihle bitirin. Herkesin sorunun ne olduğuna dair aynı bakış açısıyla başlaması için ilgili verileri önceden gönderin.

5. Karar alma toplantıları

Karar alma toplantısı, birden fazla kişinin görüşüne veya onayına ihtiyaç duyulan tek bir karara varmak için yapılır. Onayına ihtiyaç duyulan herkesi davet edin, başka kimseyi değil. Toplantıyı planlamadan önce kararı tek bir soru olarak yazın: "Fırlatmayı 3. çeyrekten 4. çeyreğe almalı mıyız?" bir karar alma toplantısıdır, "Fırlatma zaman çizelgesi hakkında ne düşünüyoruz?" ise değildir. Daha sonra, aylar sonra tekrar açılmaması için kararı ve gerekçesini kaydedin.

6. Beyin fırtınası toplantıları

Beyin fırtınası toplantıları fikir üretir; değerlendirme daha sonra gelir. İkisi birden aynı anda gerçekleştiğinde, yargılama içgüdüsü fikirleri bastırır ve geriye güvenli önerilerden oluşan kısa bir liste kalır. İlk bölümü yorum yapmadan fikir üretmeye, ikinci bölümü ise fikirleri gruplandırmaya ve sıralamaya ayırın. Canlı bir kelime Bulutu Veya açık uçlu slayt, daha sessiz kişilerin konuşmada bir boşluk beklemeden herkesle aynı anda katkıda bulunmasına olanak tanır.

7. Stratejik yönetim toplantıları

Stratejik toplantılar, üst düzey yöneticilerin uzun vadeli yönü gözden geçirdiği, stratejik hedeflere karşı performansı değerlendirdiği ve önümüzdeki çeyrek veya yıl için öncelikleri belirlediği toplantılardır. Genellikle üç ayda bir veya yılda bir yapılırlar ve gerçek bir hazırlık gerektirirler: Tartışmanın yüzeysel olmaması için ön okuma materyallerini en az 48 saat önceden paylaşın. Sonuç, "daha fazla araştırılacak" şeylerin bir listesi değil, önceliklerin ve kararların net bir listesi olmalıdır. Daha fazla ayrıntı için kılavuzumuzdan faydalanabilirsiniz. stratejik yönetim toplantısı.

8. Proje başlangıç ​​toplantıları

A proje başlangıç ​​toplantısı Projenin resmi başlangıcını işaret eder. Proje yöneticisini, ekibi ve paydaşları bir araya getirerek projenin neyi başarması gerektiği, kimin neyden sorumlu olduğu, ekibin nasıl iletişim kuracağı ve başarının neye benzediği konularını ele alır. Ayrıca, çalışmalar tek bir yönde ivme kazanmadan önce varsayımları ve riskleri ortaya koymanın en ucuz anıdır.

9. Tanıtım toplantıları

An tanıtım toplantısı Birisi bir ekibe katıldığında, iki grup birlikte çalışmaya başladığında veya bir kişi yeni bir role geçtiğinde gerçekleşir. Amaç, ilişkiyi geliştirmektir: geçmişleri, çalışma stilleri ve beklentileri hakkında bilgi edinmek. Açık uçlu sohbetler genellikle sönük kalır, bu nedenle insanlara konuşacakları somut bir şey verin, örneğin kısa bir soru veya küçük bir ortak görev.

10. Belediye meclisi toplantıları

A Belediye Toplantısı Bu, şirket genelinde veya departman genelinde planlanmış, liderlerin güncellemeleri paylaştığı ve çalışanların sorularını yanıtladığı bir oturumdur. Vikipedi Formatın, 17. yüzyıldan kalma New England kasaba toplantılarından esinlenerek oluşturulduğunu ancak kasaba toplantılarına katılanların bağlayıcı kararlar üzerinde oy kullanmadığını belirtiyor. Değer, şeffaflık ve iki yönlü iletişimdir ve bu da soru-cevap bölümünün gerçek olmasına bağlıdır. Önceden hazırlanmış kolay sorular amacın dışına çıkar, bu nedenle çalışanlara oturum öncesinde ve sırasında anonim olarak soru gönderme olanağı sağlayın.

Her türlü toplantıyı nasıl iyi yönetirsiniz?

Toplantıların formatı 10 farklı türde değişse de, bir toplantıya katılmayı değerli kılan alışkanlıklar aynı kalır.

1. Planlama yapmadan önce amacı belirleyin. Hangi kararın alınacağını, hangi bilgilerin paylaşılacağını veya hangi sorunun çözüleceğini söyleyebilir misiniz? Söyleyemiyorsanız, toplantıya henüz gerek olmayabilir.
2. Ortak bir gündem belirleyin. A Toplantı gündemi Tartışmayı rayında tutar ve insanların hazırlanmasına olanak tanır. Her birinin karşısında zaman belirtilmiş bir konu listesi yeterlidir.
3. Doğru kişileri davet edin. Görüşlerine veya yetkisine ihtiyaç duyulan kişileri dahil edin ve geri kalan herkese notları gönderin.
4. Her konuya gereken zamanı ayırın. Karmaşık konular için daha fazla zaman ayırın, programa sadık kalın ve bir saati aşan her şey için kısa bir mola ekleyin.
5. Etkileşimli hale getirin. Bir kişinin konuştuğu ve diğer herkesin dinlediği bir toplantıda dikkat hızla dağılır. Canlı yayın anketHızlı soru-cevap bölümleri ve açık uçlu sorular, katılımcıların ilgisini canlı tutuyor. Ücretsiz AhaSlides Plan, çoğu ekip toplantısını kapsayan 50 katılımcıya kadar destek vermektedir.
6. Kararları kaydedin ve takibini yapın. Toplantı tutanaklarında yalnızca alınan kararların, verilen görevlerin, her bir görevin kime ve ne zamana kadar yerine getirileceğinin kaydedilmesi yeterlidir. Tutanakları 24 saat içinde gönderin ve ardından bir sonraki toplantının daha iyi olması için geri bildirim isteyin.

Ortak hatalar önlemek için

• Amaç için yanlış türü kullanmak. İhtiyacınız olan çıktıyı belirleyin, ardından bunu üretecek formatı seçin.
• Çok fazla insanı davet etmek. Büyük odalar karar alma süreçlerini yavaşlatır ve her bireyin katılım düzeyini azaltır.
• Takip aşamasını atlıyoruz. Yazılı olarak kaydedilmeyen bir karar, hiç karar alınmamış gibi aynı etkiye sahiptir.
• Tekrarlayan toplantıların otomatik olarak çalışmasına izin vermek. Birkaç ayda bir, toplantının hâlâ asıl amacına hizmet edip etmediğini sorgulayın. Eğer etmiyorsa, iptal edin veya formatını değiştirin.

Sık Sorulan Sorular

İş hayatında toplantılar neden önemlidir?

Toplantılar, bilgi, fikir ve geri bildirimlerin kuruluş içinde yukarı ve aşağı doğru yayılmasını sağlar ve insanları bir karar konusunda aynı doğrultuya getirmenin en hızlı yoludur.

Bir işletmenin hangi toplantıları yapması gerekir?

Çoğu işletme, tüm çalışanların katıldığı toplantılar, liderlik toplantıları, ekip toplantıları, proje toplantıları ve bire bir görüşmelerin yanı sıra satış, pazarlama, finans ve işe alım değerlendirmeleri, eğitim oturumları ve müşteri toplantıları gibi fonksiyona özel oturumlar da düzenler. Yukarıdaki 10 türle başlayın ve yalnızca net bir amaç gerektirdiğinde diğerlerini ekleyin.

Bir iş toplantısı ne kadar sürmeli?

Amacın izin verdiği ölçüde kısa olmalıdır. Günlük toplantılar 15 dakikadan kısa, durum güncellemeleri ve kararlar yaklaşık 30 dakika sürmeli, yalnızca stratejik veya planlama oturumları yarım gün veya daha uzun sürmelidir.

Günlük toplantı (stand-up) ile durum güncelleme toplantısı (status update meeting) arasındaki fark nedir?

Günlük kısa bir değerlendirme toplantısı olan "stand-up", bireysel görevler ve engeller hakkında bilgi almayı amaçlar. Durum güncellemesi ise genellikle haftalık olarak yapılır ve projenin hedeflerine uygun ilerleyip ilerlemediğine bakar.