Toplantı gündemi yazmanın 8 temel adımı (ücretsiz şablon ve örnekler)

İyi hazırlanmış bir gündem, net hedefler ve beklentiler belirler; böylece herkes amacını ve toplantıdan önce, sırasında ve sonra ne yapılması gerektiğini bilir. Bu kılavuz, gündemlerin neden önemli olduğunu, etkili bir gündem yazmanın sekiz adımını ve bir sonraki toplantınızda kullanabileceğiniz örnekleri (şablonlarla birlikte) kapsamaktadır.

Her toplantının neden bir gündeme ihtiyacı var?

Toplantılar çalışma zamanının büyük bir bölümünü alıyor. Harvard Business Review'da yayınlanan bir araştırmaya göre, yöneticiler haftada yaklaşık 23 saatlerini toplantılarda geçiriyor; bu rakam 1960'larda 10 saatten azdı.Perlow, Hadley ve Eun, “Toplantı Çılgınlığına Son Verin”, 2017Bir ajanda, bu zamanı amaçlı bir şekilde geçirmenize yardımcı olur. Şunları sağlayacaktır:

• Amacı ve hedefleri açıklığa kavuşturun. Toplantının akışını yönetin ve tartışmayı doğru yolda tutun.
• Zamanı ve tempoyu yönetinBu sayede gereksiz tartışmalar azalır.
• Katılımcılar için beklentileri belirleyin ve her karar ve eylem maddesinin ele alındığından emin olun.
• Hesap verebilirliği teşvik edinÇünkü her eşyanın bir sahibi vardır.

Araştırmadan çıkan bir uyarı: Toplantı araştırmacısı Steven Rogelberg, araştırmasının bir gündeme sahip olmanın önemini gösterdiğini söylüyor. kendi başına toplantının etkinliğine hiçbir katkı sağlamaz.Liderlerin çoğu zaman "gündemin başına farklı bir tarih koyup" geçen haftanın gündemini tekrarladıkları görülüyor. Aşağıdaki adımlar, bir önceki toplantıdan kopyalanmış değil, bu toplantı için özel olarak hazırlanmış bir gündem yazmakla ilgilidir.

Etkili bir toplantı gündemi yazmak için 8 temel adım

1. Toplantının türünü belirleyin.

Farklı toplantılar farklı kişileri, formatları ve hedefleri içerir, bu nedenle öncelikle türünü seçin.

• Proje başlangıç ​​toplantısıProjenin hedeflerine, zaman çizelgesine, bütçesine ve beklentilerine dair genel bir bakış.
• Tüm personelin katıldığı toplantıŞirket genelinde yapılan, performansı, hedefleri ve planları paylaşan ve ortak bir yön duygusu oluşturan bir toplantı.
• Kasaba meclisi oturumuÇalışanlar soru sorar, güncellemeleri dinler ve üst düzey yöneticilere geri bildirimde bulunur.
• Stratejik yönetim toplantısıÜst düzey yöneticiler uzun vadeli yönlendirmeyi planlarlar.
• Sanal ekip toplantısıVideo veya sohbet üzerinden sunumlar, tartışmalar ve etkileşimli etkinlikler.
• Beyin fırtınası oturumu: İnsanların yeni fikirler ürettiği ve tartıştığı yaratıcı bir buluşma.
• bire bir görüşmePerformans değerlendirmeleri, koçluk veya gelişim amaçlı özel bir görüşme.

2. Amacı ve hedefleri tanımlayın.

Toplantının neden yapıldığını ve neyi başarmayı umduğunuzu belirtin. Bir sonuç belirtemiyorsanız, bunun yerine bir mesajın yeterli olup olmayacağını sorun. Rogelberg de aynı noktaya değiniyor: bazen bilgiyi gönderebilir ve toplantıyı beş dakikalık soru-cevap bölümü için kullanabilirsiniz.Wharton'da Bilgi (Knowledge) mülakatı).

3. Ana konuları belirleyin

Alınması gereken kararlar da dahil olmak üzere ele alınması gereken konuları listeleyin. Enerji ve dikkatin en yüksek olduğu anda, en önemli maddeyi ilk sıraya koyun.

4. Bir zaman sınırı belirleyin.

Her konuya bir zaman dilimi ve toplantının tamamına bir bitiş saati belirleyin, böylece toplantı planlandığı gibi ilerlesin.

5. Katılımcıları ve rollerini belirleyin.

Kimlerin katılacağını ve her kişinin sorumluluklarını listeleyin; örneğin, güncelleme sunmak, not almak veya zaman tutmak gibi.

6. Gerekli malzemeleri ve destekleyici belgeleri hazırlayın.

Toplantı sırasında insanların ihtiyaç duyacağı şeyleri toplayın ve önceden okunması gerekenleri paylaşın.

7. Gündemi önceden dağıtın.

Toplantı gündemini tüm katılımcılara gönderin, böylece herkes hazırlıklı gelsin. Toplantıdan önce kendi konularını eklemeleri için onları davet edin.

8. Gerektiğinde gözden geçirin ve düzeltin.

Toplantıdan önce gündemi kontrol ederek eksiksiz ve doğru olduğundan emin olun ve toplantı odasında grup için gerekli olmayan kısımları çıkarın.

Toplantı gündemi örnekleri ve ücretsiz şablonlar

İşte uyarlayabileceğiniz üç gündem örneği. Gündem maddeleri ve süreler, toplantınızın ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre ayarlanmalıdır.

1. Takım toplantısı gündemi

Tarih:
Lokasyon:
Katılımcılar:

Amaç: Proje ilerlemesini güncelleyin; mevcut sorunları ve çözümleri gözden geçirin.

• Tanıtım ve karşılama (5 dakika) | @DSÖ
• Önceki toplantının gözden geçirilmesi (10 dakika) | @DSÖ
• Proje güncellemeleri ve ilerleme raporları (20 dakika) | @DSÖ
• Problem çözme ve karar verme (20 dakika) | @DSÖ
• Açık tartışma ve geri bildirim (20 dakika) | @DSÖ
• Yapılacaklar ve sonraki adımlar (15 dakika) | @who
• Kapanış ve sonraki toplantı düzenlemeleri (5 dakika) | @DSÖ

Ücretsiz aylık toplantı şablonu

2. Tüm personelin katıldığı toplantı gündemi

Tarih:
Lokasyon:
Katılımcılar:

Amaç: Şirket performansını paylaşmak ve yeni girişimler ve planlar sunmak.

• Karşılama ve tanışma (5 dakika)
• Şirket performans güncellemesi (20 dakika)
• Yeni girişimler ve planlar (20 dakika)
• Soru-Cevap oturumu (30 dakika)
• Çalışan takdiri ve ödülleri (15 dakika)
• Kapanış ve sonraki toplantı düzenlemeleri (5 dakika)

3. Proje başlangıç ​​toplantısı gündemi

Tarih:
Lokasyon:
Katılımcılar:

Amaç: Net hedefler ve beklentiler belirleyin; ekibi tanıtın; zorlukları ve riskleri tartışın.

• Karşılama ve tanıtım (5 dakika) | @DSÖ
• Projeye genel bakış ve hedefler (15 dakika) | @DSÖ
• Ekip üyesi tanıtımları (5 dakika) | @DSÖ
• Rol ve sorumluluk atamaları (20 dakika) | @DSÖ
• Program ve zaman çizelgesine genel bakış (15 dakika) | @DSÖ
• Proje zorlukları ve riskleri (20 dakika) | @who
• Eylem öğeleri ve sonraki adımlar (15 dakika) | @DSÖ
• Kapanış ve sonraki toplantı düzenlemeleri (5 dakika) | @DSÖ

Başlangıç ​​etkinlikleri için daha fazla fikir bizde mevcut. proje başlangıç ​​toplantısı rehberi.

Toplantı gündeminizi şu şekilde ayarlayın: AhaSlides

Gündem maddelerini ekibinizin görebileceği, oylayabileceği ve birlikte düzenleyebileceği bir şeye dönüştürmek için:

1. Bir hesap oluşturun. Websitesine kayıt olun : AhaSlides veya göz atın genel şablonlar kitaplığı.
2. Bir toplantı gündemi şablonu seçin. ve tıklayın Şablonu al.

Gündem maddelerinizi ekleyin. Şablonun liste slaytını kendi gündeminizle değiştirin. Ardından, insanların ilk slayttan itibaren katılımını sağlamak için hızlı bir buz kırıcı, anket veya açık uçlu bir soru ekleyin.

İşbirliği yapın ve paylaşın. Ekip arkadaşlarınızı sunumu düzenlemeye davet edin, ardından toplantıdan önce gündemi bir bağlantı veya QR kodu olarak paylaşın.

Anahtar teslim paketler

• Toplantı türünü ve net bir amacı belirledikten sonra konuları listeleyin.
• En önemli eşyayı ilk sıraya koyun ve her eşyaya bir zaman ve bir sahip atayın.
• Gündemi önceden gönderin ve katılımcıları gündeme katkıda bulunmaya davet edin.
• Her seferinde yeni bir gündem hazırlayın. Gündem tek başına bir toplantıyı etkili kılmaz.

Sık Sorulan Sorular

Toplantı gündemi neyi ifade eder?

Gündem, bir toplantıda neler olacağının planlanmış taslağıdır; bazen program veya gündem maddesi olarak da adlandırılır. Konuları, zamanlamaları ve her maddeyi kimin yöneteceğini listeler.

Gündem belirleme toplantısı nedir?

Gündem belirleme toplantısı, daha büyük ve yaklaşmakta olan bir toplantının gündemini planlamak ve kararlaştırmak için yapılır.

Proje toplantısının gündemi nedir?

Proje toplantısı gündemi, projenin ilerleyişi, riskleri ve sonraki adımlar gibi projeyle ilgili konuları, tartışmaları ve eylem maddelerini özetler.