A stratejik yönetim toplantısı yüksek performanslı ekiplerin işletme için en iyi sonuçları elde etmek üzere iş kalitesini ve üretkenliği gözden geçirmesine ve iyileştirmesine yardımcı olan en iyi yöntemlerden biridir. Bu makale size bir stratejik yönetim toplantısı ve bir toplantıyı etkili bir şekilde nasıl açacağınız hakkında bilmeniz gereken her şeyi verecektir.
İçindekiler
- #1 - Stratejik Yönetim Toplantısı Nedir?
- #2 - Stratejik Yönetim Toplantısının Yararları
- #3 - Stratejik Yönetim Toplantısına Kimler Katılmalıdır?
- #4 - Etkili Bir Stratejik Yönetim Toplantısı Nasıl Yürütülür (SMM Planı)
Stratejik Yönetim Toplantısı Nedir?
Stratejik toplantı yönetimi (SMM) Bir İş verimliliğini ve iş performansını değerlendirmek için süreç yönetimi, bütçe, kalite, standartlar ve tedarikçileri içeren bir şirketin genel stratejisine odaklanan yönetim modeli.
Bu toplantı her üç ayda bir gerçekleşebilir ve bir pazarlama stratejisi toplantısından, iş stratejisi toplantısından veya satış stratejisi toplantısından toplanan verilere ihtiyaç duyabilir.
Kısacası, Stratejik toplantıların amacı, belirli amaç ve hedeflere ulaşmak için bir şirketin kaynaklarının en etkili şekilde nasıl kullanılacağını bulmaktır.
Stratejik Yönetim Toplantısının Faydaları
Stratejik yönetim toplantısı, katılımcıların zamanında gelmeleri ve stratejik planlama sırasında sorulacak belgeleri ve soruları hazırlamaları sayesinde işlerinde daha proaktif olmalarına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda aşağıdaki 5 faydayı da sağlar:
Maliyetleri azaltmak
Birçok kuruluş stratejik yönetim toplantısı çerçevesine geçti. SMM planı, şirketlerin artık toplantılar arasında verileri çapraz analiz ederek neyin işe yarayıp neyin yaramadığını ve neyin iyi sonuç verebileceğini görmek için düşük maliyetli (hatta ücretsiz) araçlar ve hizmetler kullanmasına yardımcı oluyor.
Bu, kaynakların mümkün olduğunca akıllıca ve verimli bir şekilde harcanmasına, tahsis edilmesine ve yatırım yapılmasına yardımcı olur.
Zaman ve Enerji Tasarrufu
Etkili toplantılar planlamak, departmanların veya katılımcıların stratejik tartışmanın amacını ve neye hazırlanmaları ve katkıda bulunmaları gerektiğini anlamalarını sağlar.
Örneğin, hangi belgeleri getirecekler, hangi rakamları sunacaklar ve toplantıdan sonra hangi görevler veya çözümler çizilecek.
Toplantıya hazırlanmak için görevleri bölmek, başıboş dolaşmamak veya kimin hatasının eleştirisi olmak yerine toplantının amacını unutarak çok zaman ve emek tasarrufu sağlar.
Müzakere Gücünü Artırın
Toplantı sırasında tartışmalardan veya anlaşmazlıklardan kaçınılmayacaktır. Ancak bu, müşteriler ve işletmeler için sorunları çözmek için en iyi çözümü tartışmak ve bulmak zorunda kalarak ekip üyelerinin müzakere gücünü artırır. Ekibinizde mükemmel bir müzakereci bulduğunuzda şaşırabilirsiniz!
Riskleri Yönet
Ortada veri ya da problem çözme olmadığı için iptal edilecek bir toplantıya kimse katılmak istemez.
Bu nedenle, bir takip toplantısı, herkesin geçmiş toplantılardan verileri planlaması, toplaması ve sunması, bu verileri analiz etmesi ve bu analizi eyleme dönüştürülebilir sonraki adımlara dönüştürmesine yardımcı olması gerektiği anlamına gelir. Bu faaliyetler risklerin daha iyi yönetilmesini sağlar. Hatta toplantıyı bir öncekine göre daha verimli veya daha hedef odaklı hale getirebilirsiniz.
Bütçeleri ve Kaynakları Yakından Takip Edin
Etkili ekip toplantıları yürütmek, kaynakları izlemenizi ve ayarlamanızı ve bilinçli bütçe kararları almanızı sağlayacaktır. Strateji inceleme toplantıları, başarılı olmak için ek fonlamaya ihtiyaç duyabilecek departmanları veya programları vurgulamaya yardımcı olacaktır. Ayrıca bütçenizi veya iş gücünüzü artırmanız/azaltmanız gerekip gerekmediğini görmek için de iyi bir yerdir.
Stratejik Yönetim Toplantısına Kimler Katılmalıdır?
Toplantıya katılması gereken kişiler üst düzey yetkililer olacaktır. CEO (Genel Müdür, İcra Direktörü, Şehir Müdürü vb.) ve projenin doğrudan yöneticisi.
Anahtar oyuncuların planlamada söz sahibi olması gerekiyor, ancak herkes kelimenin tam anlamıyla masada değil.
Odada çok fazla insan olması strese, kaosa ve karışıklığa yol açabilir. Bu sürece dahil olmak isteyen birden fazla kişi varsa, anketler aracılığıyla çalışan görüşlerini toplamak ve bu verilerin masaya yatırılmasını ve sürecin bir parçası olarak değerlendirilmesini sağlamak için toplantıda birini bulundurmak gibi bir şekilde onları dahil edin.
Etkili Bir Stratejik Yönetim Toplantısı (SMM Planı) Nasıl Yürütülür?
Stratejik yönetim toplantılarınızın ilgi çekici ve verimli olmasını sağlamak, doğru planlamayla başlar. Bu adımlarla
Toplantı Hazırlığı
4 adımlı bir toplantı planlamak için bu yönergeleri izlemeyi unutmayın:
- Bir Zaman Planlayın ve Gerekli Verileri/Raporu Toplayın
Bu toplantıya katılması gereken tüm liderleri ve kilit çalışanları planlayın ve davet ettiğinizden emin olun. Odadaki kişilerin toplantıya aktif olarak katılabilecek kişiler olduğundan emin olun.
Aynı zamanda gerekli verileri ve raporları toplayın, durum göstergelerini güncelleyin ve hatta toplantıda yanıtlanacak soruları toplayın. Herkesin en son verileri inceleyebilmesi ve ortaya çıkan eğilimler veya sorunlar hakkında bir analiz yazabilmesi için gönderimlerin toplantı tarihine çok yakın olmadığından emin olun.
- Gündem Şablonunu Planla
Gündem, sizin ve katılımcıların doğru yolda kalmasına yardımcı olur. Toplantı gündemi fikirleri, soruların cevaplanmasını sağlayacaktır:
- Bu toplantıyı neden yapıyoruz?
- Toplantı bittiğinde neyi başarmamız gerekiyor?
- Atmamız gereken sonraki adımlar nelerdir?
Bunu hatırla stratejik yönetim toplantısı gündemi, hedeflerin, önlemlerin ve girişimlerin gözden geçirilmesi, stratejinin doğrulanması ve mevcut stratejik yön ve projelerin sürdürülmesi gibi olabilir.
İşte örnek bir gündem:
- 9.00 - 9.30: Toplantının amacına genel bakış
- 9.30 - 11.00: Tüm süreci yeniden değerlendirin
- 1.00 - 3.00: Departmanlar ve Liderlerle İlgili Güncellemeler
- 3.00 - 4.00: Öne Çıkan Konular
- 4.00 - 5.00: Verilen Çözümler
- 5.00 - 6.00: Eylem Planı
- 6.00 - 6.30: Soru-Cevap Oturumu
- 6.30 - 7.00: Sonuç
- Temel Kuralları Belirleyin
Toplantıdan önce herkesin hazırlaması için kurallar belirleyebilirsiniz.
Örneğin, katılamayacaklarsa onun yerine bir asistan göndermeleri gerekir.
Veya katılımcılar düzeni sağlamalı, konuşmacıya saygı göstermeli, sözünü kesmemeli (vb.)
- Aylık Kapsamlı toplantılar
Yukarıda belirtildiği gibi, bir stratejik yönetim konferansı, genellikle her üç ayda bir düzenlenen büyük bir etkinliktir. Bu nedenle, personelinizin bu uygulamaya aşina olmasını ve mümkün olduğunca hazırlıklı olmasını istiyorsanız. Personeli e-postaya uygun olmayan yeni duyurularla güncellemek ve şirket hedeflerini belirlemek ve mevcut hedeflere yönelik ilerlemeyi izlemek için toplantıyı gözden geçirmeniz ve aylık kapsamlı toplantılar düzenlemeniz gerekir.
Herkesin katılımıyla yapılacak bir toplantı, personelin bilgilenmesine ve stratejik yönetim için veri hazırlamasına yardımcı olacaksa daha sonra proje başlangıç toplantısı, projeyi sipariş eden müşteri ile projeyi hayata geçirecek firma arasındaki ilk toplantıdır. Bu toplantının yalnızca projenin temellerini, amacını ve hedeflerini tartışmak için kilit oyunculara ihtiyacı olacak.
Toplantı
- Toplantı Amacını ve İstenen Sonuçları Tanımlayın
Herkese tanımlanmış hedefler verilmeden ve çıktılar talep edilmeden yapılırsa, bir stratejik planlama toplantısı tamamen yanlış gidebilir. Bu nedenle ilk adım, toplantı için açık ve somut bir hedef tanımlamaktır.
Bazı net hedeflere örnekler:
- Daha genç bir kitleye ulaşmak için sosyal medyada bir strateji.
- Yeni bir ürün, yeni bir özellik geliştirme planı.
Ayrıca, yılın ikinci yarısında iş büyümesi gibi hedeflerinizin bir parçası olarak belirli stratejik yönetim toplantı konularını da belirleyebilirsiniz.
Hedefinizle mümkün olduğunca spesifik olun. Bu şekilde, herkesin çalışmaya devam etmesi ve doğru kararlar vermesi daha kolay.
- Buzu kırmak
Pandemiden iki yıl sonra çalışma şeklinin değişmesiyle birlikte, şirketler her zaman sanal toplantılar ve geleneksel toplantıların bir araya gelmesiyle hazır olmalıdır. Diğerleri ofiste otururken bilgisayar ekranları aracılığıyla iletişim kuran insanlar bazen iş arkadaşlarınızın daha az heyecanlı ve kopuk hissetmelerine neden olabilir.
Bu nedenle toplantının başında ekip ruhunu canlandıracak buz kırıcılar ve kaynaştırıcı aktiviteler içeren bir toplantı düzenlemeniz gerekir.
- Toplantıyı Etkileşimli Hale Getirin
Ekibinizin strateji oturumuna tamamen odaklanmasını sağlamak, gerçek etkileşimi teşvik etmeyi gerektirir. Bağımsız sunumlar yerine, farklı departmanların güncel engellere çözüm bulmak için beyin fırtınası yapabileceği aralara bölünmeyi deneyin.
Her gruba şirketinizin karşılaştığı bir zorluğu atayın. Daha sonra yaratıcılıklarının çılgına dönmesine izin verin - ister ekip oluşturma oyunları, hızlı anketler veya düşünceli tartışma soruları. Perspektiflerin daha düşük basınçlı bir formatta paylaşılması, beklenmedik içgörüleri tetikleyebilir.
Yeniden toplandığında, her ara için yapılandırılmış ancak açık geri bildirim isteyin. Bu aşamada "yanlış" fikirlerin olmadığını herkese hatırlatın. Amacınız, sonuçta engellerin birlikte üstesinden gelmek için tüm perspektifleri anlamaktır.
- Potansiyel Zorlukları Tanımlayın
Toplantı ayrılan sürenin ötesine geçerse ne olur? Ya diğer beklenmedik sorunlarla başa çıkmak için liderlik ekibinin olmaması gerekiyorsa? Herkes başkalarını suçlamakla meşgulse ve istenen çıktıları alamıyorsa?
Lütfen iyi hazırlanmak için olası tüm riskleri çözümlerle birlikte listeleyin!
Örneğin, belirli gündem maddeleri veya sunumlar için bir geri sayım sayacı kullanmayı düşünün.
- Çevrimiçi Araçları Kullanın
Fikirleri kolayca ve hızlı bir şekilde iletmek istiyorsanız, bugün bir toplantıda görseller ve araçlar kullanmak şarttır. Raporlar ve istatistikler de görsel olarak sunulacak ve bu araçlar sayesinde anlaşılması kolay olacaktır. Ayrıca, insanları girdi sağlamaya teşvik eder ve gerçek zamanlı geri bildirim alarak hızlı kararlar almanıza yardımcı olur. AhaSlide, Miro ve Google Slides.
- Belediye Binası Toplantısı formatı ile özet
Toplantıyı bir soru-cevap oturumuyla sonlandıralım Belediye toplantısı.
Katılımcılar istedikleri soruları sorabilir ve liderlerden anında yanıt alabilirler. Bu, liderlerin sadece kimliği belirsiz karar vericiler olmadığını, aynı zamanda yalnızca şirketin çıkarlarını ilk sıraya koymakla kalmayıp aynı zamanda çalışanlarının çıkarlarını da düşünen düşünceli düşünürler olduklarını kanıtlıyor.
- Stratejik Yönetim Toplantısını Kolaylaştırmaya Yönelik İpuçları
Yukarıdaki adımlara ek olarak, stratejik planlama oturumunuzu daha iyi organize etmenize yardımcı olacak bazı küçük notlar şunlardır:
- Herkesin tartışmaya katıldığından emin olun.
- Herkesin aktif olarak dinlediğinden emin olun.
- Herkesin ekip çalışması becerilerini uyguladığından emin olun.
- Seçenekleri mümkün olduğunca daraltmaya çalışın.
- Görüş ve fikir birliğinin düzeyini görmek için oylama çağrısı yapmaktan korkmayın.
- Yaratıcı ol! Stratejik planlama, yaratıcılığı keşfetme ve tüm ekibin durumlara tepkilerini ve çözümlerini görme zamanıdır.
Özetle
Başarılı bir stratejik yönetim toplantısı düzenlemek için. İnsanlar, belgeler, veriler ve araçlar dahil olmak üzere her adımı iyi hazırlamalısınız. Bir gündem oluşturun ve katılımcıların ne yapacaklarını ve hangi görevlerin verileceğini bilmeleri için buna sadık kalın.
AhaSlide, stratejik planlama oturumunun nasıl yönetileceğine ilişkin tüm sorularınızın yanıtlarını sağlamayı umuyor. Stratejik yönetim toplantılarını ve grup etkinliklerini çevrimdışı veya çevrimiçi olarak aktif ve üretken tutmak için bu makalede özetlenen ipuçlarından ve yardımcı tekniklerden keyif alacağınızı umarız.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Stratejik yönetimin 5 kavramı nedir?
Stratejik yönetimin beş kavramı; çevresel tarama, strateji oluşturma, strateji uygulama, değerlendirme ve kontrol ve temel faaliyetler aracılığıyla rehberlik ve gözetim sağlama gibi stratejik liderliktir.
Bir strateji toplantısında neyi tartışırsınız?
Bir strateji toplantısının gündemi organizasyona ve sektöre göre değişecektir ancak genellikle manzarayı anlamaya ve stratejik yön üzerinde anlaşmaya varmaya odaklanır.
Strat toplantısı nedir?
Strat toplantısı veya stratejik toplantı, bir kuruluş içindeki yöneticilerin, yöneticilerin ve diğer kilit paydaşların stratejik planlamayı ve yönlendirmeyi tartışmak üzere bir araya gelmesidir.
