Çoğu grup tartışması, kimse bir kelime bile söylemeden başarısızlıkla sonuçlanır. Gündem çok uzundur, daha sessiz katılımcılara asla söz hakkı verilmez ve oturumu yöneten kişi çok fazla konuşur. İyi bir kolaylaştırıcılık tüm bunları düzeltir ve bu, pratikle öğrenilebilen dört beceriye dayanır.
Uluslararası Kolaylaştırıcılar Birliği (IAF), kolaylaştırıcılık yeterliliğini altı alanda tanımlar, ancak çoğu İK ve Eğitim uzmanının ve İK ekibinin günlük olarak karşılaştığı iş, daha küçük bir dizi pratik davranışa odaklanır: iyi dinlemek, doğru soruları sormak, herkesi dahil etmek ve zamanı dürüstçe yönetmek [1]. Bu yazı, her biri için somut teknikler ve bir sonraki oturumunuza götürebileceğiniz bir kontrol listesiyle birlikte bu dört beceriyi ele almaktadır.
Kolaylaştırma becerileri aslında nelerdir?
Kolaylaştırma, bir grubu ortak bir süreçten geçirirken ona hükmetmeden yönlendirme yeteneğidir. Kolaylaştırıcı, cevaplardan değil, yapıdan sorumludur. Bu ayrım önemlidir çünkü toplantı veya eğitim oturumlarını yöneten birçok kişi bu iki rolü karıştırır; sorular yerine çözümlerle gelirler ve grup asla düşünme fırsatı bulamaz.
Aşağıdaki dört beceri, bir grubun faydalı sonuçlar üretmesini mi yoksa sadece bir saatliğine bir odayı doldurmasını mı doğrudan etkileyen davranışları ele almaktadır.
1. Aktif dinleme
Aktif dinleme, pasif dikkat değildir. Her kişinin ne söylediğini bilinçli olarak takip etmeyi, kullandıkları dili not almayı ve içeriğin anlaşıldığını gösteren bir şekilde yanıt vermeyi gerektirir. Bir kolaylaştırıcı için bu aynı zamanda teşhis edicidir: İnsanların bir oturumun ilk on dakikasında söyledikleri, enerjinin ve direncin nerede olduğunu gösterir.
Uygulamada, kolaylaştırma sürecinde aktif dinleme şu şekilde gerçekleşir:
- Yanıt vermeden veya konuyu yeniden yönlendirmeden önce, birinin söylediğinin bir kısmını tekrarlayın: "Yani tarif ettiğiniz şey, politikanın söyledikleri ile yöneticilerin fiilen yaptıkları arasındaki bir boşluk; doğru mu?"
- "Bu yaklaşımı denediğinizde neler olduğunu daha ayrıntılı anlatabilir misiniz?" diye sorarak, mevcut yaklaşımınızdan vazgeçmek yerine genişleme talebinde bulunun.
- Bir açıklamanın ardından sessizliğe izin verin. Çoğu moderatör çok hızlı bir şekilde ikinci bir soruya geçiyor; birkaç saniyelik sessizlik genellikle konuşmacıdan daha özlü bir ikinci yanıt alınmasını sağlar.
- Aynı anda birden fazla iş yapmaktan kaçının. Göz teması ve konuşmacıya doğru fiziksel yönelim önemlidir; bunlar tüm gruba girdilerin ciddiye alındığını gösterir.
Bir 2013 çalışması İletişim Araştırma Raporları Aktif dinleme yanıtları alan kişilerin (tavsiye veya basit onaylamaların aksine) kendilerini önemli ölçüde daha anlaşılmış hissettikleri bulundu [2]. Bu algılanan anlayış, bir grupta psikolojik güvenliği yaratır ve psikolojik güvenlik, insanların işi ilerleten zor şeyleri söylemeye istekli olmalarını sağlar.
2. Stratejik soru sorma
Sorular, moderatörün en önemli aracıdır. İyi kullanıldığında tartışmayı başlatır; kötü kullanıldığında ise kapatır. Aradaki fark neredeyse her zaman açık uçlu ve kapalı uçlu sorular arasındadır.
Kapalı uçlu sorular ("Ön hazırlık materyallerini herkes okudu mu?") evet/hayır yanıtları üretir ve kolaylaştırıcıya üzerinde çalışabileceği hiçbir şey bırakmaz. "Ne," "nasıl" veya "neden" ile başlayan açık uçlu sorular, grubun yüksek sesle düşünmesi için alan yaratır.
Kolaylaştırma için faydalı soru türleri:
Keşifsel: "Henüz hangi seçenekleri değerlendirmedik?"
Bağlayıcı: "Bu karar diğer ofisteki ekibi nasıl etkileyebilir?"
Somut: "Bu durumun yakın zamanda nasıl ortaya çıktığına dair bir örnek verebilir misiniz?"
Önceliklendirme: "Bugün bu üç sorundan sadece birini çözebilseydik, hangisinin etkisi en büyük olurdu?"
Alışkanlık haline getirmeye değer bir teknik: Her seferinde yalnızca bir soru sorun ve sonra durun. Çok parçalı sorular ("X hakkında ne düşünüyorsunuz ve bunun Y ile nasıl bir bağlantısı var?") dikkati dağıtır ve genellikle eksik yanıtlanır.
Gerçek dünyadan bir örnek: Birleşme sonrası kültür çalıştayı düzenleyen orta ölçekli bir teknoloji şirketinde, dışarıdan gelen kolaylaştırıcı şu soruyu sorarak başladı: "Önceki ekibinizde iyi işleyen ve kaybetmek istemediğiniz bir şey nedir?" Bu soru, değerler egzersizine başlamak yerine, grubun gerçekten önem verdiği belirli davranış ve uygulamaları ortaya çıkardı ve kolaylaştırıcıya sonraki iki saat boyunca üzerinde çalışabileceği malzeme sağladı.
3. Tüm katılımcıların dahil edilmesi
Bir toplantı odasındaki en gürültülü üç kişi, moderatörün izin vermesi halinde tartışmaya hakim olur. Katılım sadece enerjiyi yüksek tutmakla ilgili değildir; grubun gerçek bilgi ve görüş yelpazesinin toplantı odasına yansımasını sağlamakla ilgilidir.
İşe yarayan teknikler:
Soruları yönlendirirken isim kullanın. "Priya, geçen çeyrekte devreye alma çalışmalarında yer aldın, en büyük sorun neydi?" sorusu, "Devreye alma çalışmalarında yer alanlardan paylaşmak isteyen var mı?" sorusundan daha etkilidir. İkincisi insanlara sessiz kalma izni verirken, birincisi katılımı varsayılan durum haline getirir.
Katkıları özellikle belirtin. "Bu iyi bir nokta" genel geçer bir ifadedir ve hiçbir işe yaramaz. "Marcus, devir teslim süreci hakkında söylediklerin, Chloe'nin daha önce dile getirdiği konuyla doğrudan bağlantılı" ifadesi ise katkıyı ödüllendirir ve fikirleri birbirine bağlar; bu da kolaylaştırıcının süreç rolünün bir parçasıdır.
Daha sessiz katılımcıları, onları zor durumda bırakmadan davet edin. Daha az riskli bir yöntem ise, tartışmayı tüm gruba geri getirmeden önce sırayla ("Herkesin bu kararla ilgili ne hissettiğini tek kelimeyle ifade etmesini sağlayalım") veya küçük alt gruplar oluşturmaktır. Alt gruplar, büyük gruplar halinde konuşmayı rahatsız edici bulan kişiler için riski azaltır.
Fiziksel veya sanal ortamı kendi yararınıza kullanın. Sanal oturumlarda, video görüşmelerinde ses gecikmesi ve garip sıra alma düzeni katılımı baskıladığı için, insanlardan sırayla konuşmalarını istemek yerine, herkesin aynı anda katkıda bulunmasını sağlamak için anketler veya kelime bulutları kullanın.
4. Zaman yönetimi
Oturum yönetimi, sadece zamanında bitirmekle ilgili değildir. Doğru miktarda zamanın doğru bölümlere ayrılmasını sağlayacak şekilde oturumu ayarlamakla ilgilidir; bu da hangi bölümlerin en önemli olduğunu önceden bilmeyi ve grup daha az önemli bir konuda uzun süre kaldığında kısaltmaya veya sıkıştırmaya istekli olmayı gerektirir.
İşte gerçekten fark yaratan birkaç alışkanlık:
Bir tampon bellekte oluşturun. 90 dakikalık bir oturum için sekiz gündem maddeniz varsa, altısını planlayın ve son ikisini isteğe bağlı olarak değerlendirin. Gruplar, en önemli maddeler üzerinde neredeyse her zaman beklenenden daha uzun süre harcarlar.
Zamanı açıkça belirtin. "Bu konu için on dakikamız kaldı" demek, sadece konuyu değiştirmekten daha faydalıdır. Katılımcılara, geçiş gerçekleşmeden önce söylenmesi gerekenleri söyleme şansı verir.
Tartışmanın uzadığını belirtin ve grubun karar vermesine izin verin. "Bu konu için ayırdığımız zamanı kullandık. İki seçeneğimiz var: beş dakika daha harcayıp sonraki bölümü kısaltabiliriz veya bunu bir kenara bırakıp gündemdeki diğer konulara devam edebiliriz. Hangisini tercih edersiniz?" Bu, kolaylaştırıcıyı içerik konusunda tarafsız tutarken, sürecin kontrolünü gruba geri verir.
Grup çalışmaları için zamanlayıcılar ayarlayın. Beş dakikalık bir görevin beş dakika içinde biteceğini bilmek, katılımcıların çalışma şeklini değiştiriyor; önceliklendirme yapıyorlar ve iyileştirmeyi bırakıyorlar.
Ortak hatalar önlemek için
Deneyimli kolaylaştırıcılar bile, bir grubun başarabileceklerini sınırlayan kalıplara düşerler. Bu dört kalıp, eğitim ve geliştirme ile insan kaynakları bağlamlarında tekrar tekrar ortaya çıkar.
Çözümlere çok erken ulaşmak. Bir grup bir sorun ortaya çıkardığında, içgüdüsel olarak hemen çözüm moduna geçer. Hata, herkesin aslında ne gözlemlediğini açıklama şansı bulmadan teşhis aşamasını kesmektir. Çözüme acele eden bir grup genellikle yanlış sorunu çözer veya kimsenin uygulamaya geçirmeyi düşünmediği bir eylem üzerinde anlaşır. Çözüm basittir: "Ne yapmalıyız?" sorusunu, grup "Ne biliyoruz?" ve "Her birimiz ne görüyoruz?" soruları üzerinde yeterince zaman geçirene kadar erteleyin. Bu sıra, daha iyi kararlar ve daha gerçek bir sahiplenme sağlar.
Çatışmanın göz ardı edilmesi. Katılımcılar arasındaki gerilim, kolaylaştırılmış bir oturumun tıkanmasının en yaygın nedenlerinden biridir. Bazı kolaylaştırıcılar, sürtüşmenin ortadan kalkacağını umarak konuyu değiştirir veya bir sonraki gündem maddesine geçer. Ancak bu nadiren işe yarar. Daha etkili bir yaklaşım, taraf tutmadan ne olup bittiğini dile getirmektir: "Burada iki farklı görüş var gibi görünüyor. Yavaşlayalım ve ikisini de anladığımızdan emin olalım." Anlaşmazlığı yüksek sesle dile getirmek, genellikle gerilimi azaltır ve paralel konuşma yerine verimli karşılaştırmaya olanak tanır.
Aşırı kolaylaştırıcılık. Bir oturumun her anına bir yapı, süreç veya soru eklemek, grubun desteklenmek yerine yönetildiğini hissetmesine neden olabilir. Sessizlik üretkendir. Katılımcılar arasındaki rehbersiz konuşma, bazen resmi bir egzersizden daha hızlı ilerler. Grup çalışıyorsa, kolaylaştırıcının görevi aradan çekilmek ve söylenenleri takip etmektir, yeni bir çerçeve sunmak değil. Özellikle yeni kolaylaştırıcılar, duraklamaları aktiviteyle doldurma eğilimindedir; daha iyi içgüdü, grubun duraklamayı kendi kendine doldurup doldurmadığını görmek için beklemektir. İyi bir kural: Son beş dakikada açık bir neden olmadan üç kez müdahale ettiyseniz, tekrar konuşmadan önce bir an geri çekilin ve gözlemleyin.
Kapanışı atlamak. Zaman yetmeyen ve düzgün bir kapanış yapılmadan biten oturumlar, katılımcıları neye karar verildiği, kimin neyden sorumlu olduğu ve zamanın iyi değerlendirilip değerlendirilmediği konusunda belirsiz bırakır. İki dakikalık bir kapanış bile kararları özetlemek, sorumlularıyla birlikte eylem maddelerini belirlemek ve sonraki adımları onaylamak için yeterlidir. Bu iki dakika, iyi bir tartışmayı eyleme dönüştürülebilir bir şeye dönüştürür. Ayrıca katılımcıların zamanına ve çabasına saygı gösterildiğini de işaret eder; önceki oturum net bir ilerleme duygusuyla sona erdiyse, insanların takip oturumuna geri dönme olasılığı daha yüksektir. Gündem sürekli olarak düzgün bir şekilde kapatılamayacak kadar doluysa, bu bir sonraki oturumdan önce çözülmesi gereken bir planlama problemidir. Kapanışı, sonradan akla gelen bir şey değil, müzakere edilemez bir blok olarak programa dahil edin.
Eğitmen becerileri kontrol listesi
Bunu seanslardan önce, seans sırasında ve seanslardan sonra kullanın.
Oturumdan önce
- Gündem taslağı önceden hazırlanmış ve dağıtılmıştır.
- Araştırılan konular, özellikle teknik olarak karmaşık olanlar.
- Oda kurulumu (veya sanal platform) onaylandı.
- Hazırlanan malzemeler
Açılış
- Katılımcıları karşılayın ve ortamın havasını belirleyin.
- Gündemi, hedefleri ve zaman planını gözden geçirin.
- Grup kurallarını belirleyin (telefon kullanılmayacak, aynı anda sadece bir kişi konuşacak)
- Eğer grup üyeleri birbirini tanımıyorsa, kısa bir tanışma etkinliği düzenleyin.
Oturum sırasında
- Göz teması kurun ve fiziksel olarak orada bulunun.
- Yanıt vermeden önce ifadeleri netleştirin.
- Her seferinde yalnızca bir açık uçlu soru sorun.
- Daha sessiz olan katılımcıları isimleriyle çağırın.
- Katkıları özellikle belirtin.
- Gündemdeki zaman akışını takip edin ve geçişleri adlandırın.
- Bir konu kapanmadan önce grubu bilgilendirin
Karar verme anları
- Tek bir seçeneği savunmak yerine, grubun farklı seçenekleri ortaya çıkarmasına yardımcı olun.
- Mutabakat sağlanan alanları açıkça belirtin.
- Gerçek zamanlı olarak yapılacak işleri ve sorumlularını kaydedin.
Kapanış
- Alınan kararları ve bundan sonraki adımları özetleyin.
- Katılımcılara teşekkür ederiz.
- Oturumun kendisiyle ilgili kısa bir geri bildirim isteyin.
Kolaylaştırılmış oturumlar düzenlemek AhaSlides
Canlı anketler, kelime bulutları ve soru-cevap araçları, özellikle sözlü sırayla konuşmanın yavaş ve garip olduğu hibrit veya sanal ortamlarda, kolaylaştırılmış oturumlardaki katılım dinamiklerini değiştirir. AhaSlides Bu özellik, moderatörlerin tüm gruba aynı anda sorular sormasına ve sonuçları gerçek zamanlı olarak görüntülemesine olanak tanır; böylece herkesin katkısı, tartışma başlamadan önce görülebilir, yalnızca ilk konuşanın görüşleri değil.
Özellikle katılımı artırmak için, tartışmanın başında yapılan canlı anketler, daha sessiz katılımcılara eşit ağırlıklı bir giriş noktası sağlıyor. "Bu değişiklik hakkında ne hissettiğinizi tek bir kelimeyle nasıl ifade edersiniz?" sorusunu soran bir kelime bulutu, moderatörün konuşmayı yönlendirebilecek herhangi bir şey söylemesinden önce, otuz saniye içinde odanın duygusal nabzını ortaya çıkarıyor. Soru-cevap slaytları, katılımcıların anonim olarak soru göndermelerine olanak tanıyarak, insanların yüksek sesle dile getirmeyecekleri endişeleri ortaya çıkarıyor.
Bu araçlar yukarıdaki dört becerinin yerini almaz. Ancak, grup ortamlarında katılımı engelleyen yapısal engelleri azaltarak aktif dinleme, katılım ve zaman yönetimi çalışmalarını kolaylaştırırlar. Bu teknikleri tek seferlik bir oturum yerine tekrarlanabilir bir eğitim programına dönüştürüyorsanız, çevrimiçi kurs yaratıcısı Bu sayede, yeni eğitmenlerin üzerinde çalışabileceği yapılandırılmış bir kurs haline getirmenize yardımcı olabiliriz.
kaynaklar
[1] Uluslararası Kolaylaştırıcılar Birliği. Hindistan Hava Kuvvetleri'nin Temel Yetkinlikleri. https://iaf-world.org/the-iaf-core-competencies/
[2] Weger, H., Bell, GC, Minei, EM ve Robinson, MC (2014). İlk Etkileşimlerde Aktif Dinlemenin Göreceli Etkinliği. İletişim Araştırma Raporları, 31 (2), 197 – 204. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/10904018.2013.813234
