Запрошення на нараду електронною поштою | Найкращі поради, приклади та шаблони (100% безкоштовно)

Зустрічі можуть бути важливим елементом ефективності, координації та єдності команди. Багато компаній проводять зустрічі принаймні раз на тиждень, це може бути неформальна зустріч для простої глибокої розмови зі своїми співробітниками або більш формальна зустріч правління для обговорення майбутнього плану компанії та річного звіту. Адміністративні посадові особи або керівники зобов'язані надсилати листи-запрошення на зустрічі учасникам або гостям.

Запрошення на зустріч важливе для ефективного та безперебійного проведення офіційних зустрічей. Існує багато способів надсилання запрошень на зустріч. У цій статті ми зосередимося на боротьбі з електронні листи із запрошеннями на зустрічі, найбільш зручний і популярний спосіб запросити людей взяти участь у ваших зустрічах.

Зміст

• Що таке електронний лист із запрошенням на зустріч?
• Чому електронний лист із запрошенням на зустріч важливий?
• Напишіть електронний лист із запрошенням на зустріч крок за кроком
• Типи електронних листів із запрошеннями на нараду та приклади
• Bottom Line

Швидкі шаблони зустрічей з AhaSlides

Що таке електронний лист із запрошенням на зустріч?

Ключовою частиною ділової діяльності є електронний лист із запрошенням на зустріч, який являє собою письмове повідомлення з демонстрацією мети зустрічі та проханням до людей приєднатися до зустрічі після певної дати та місця проведення, а також, за потреби, з докладнішими вкладеннями. Запрошення може бути написане у формальному або неформальному стилі залежно від особливостей зустрічей. Запрошення слід писати у відповідному тоні та стилі, щоб відповідати етикету ділової електронної пошти.

Однак не плутайте електронний лист із запрошенням на зустріч із електронним листом із запитом на зустріч. Ключова відмінність між цими електронними листами полягає в тому, що електронний лист із запитом на зустріч має на меті домовитися про зустріч із кимось, тоді як електронний лист із запрошенням на зустріч має на меті запросити вас на зустріч у оголошені дати та місце проведення.

Чому електронний лист із запрошенням на зустріч важливий?

Використання запрошень електронною поштою приносить багато переваг. Нижче наведено переваги запрошень електронною поштою:

• Він безпосередньо підключається до календарів. Коли одержувачі приймають запрошення, воно додається назад до їхнього ділового календаря, і ви отримуєте нагадування, як і про інші події, зазначені в календарі.
• Це зручно і швидко. Ваші одержувачі можуть отримати електронний лист відразу після того, як ви натиснете кнопку «Надіслати». Оскільки воно надходить безпосередньо до одержувача, якщо адреса електронної пошти неправильна, ви можете негайно отримати оголошення та швидко перейти до подальших рішень.
• Це економія часу. Ви можете надсилати групові електронні листи на тисячі електронних адрес одночасно.
• Це економить кошти. Вам не потрібно витрачати бюджет на розсилку.
• Його можна згенерувати безпосередньо з обраної вами платформи вебінару. Якщо ви не проводите особисту зустріч, вашим першим вибором буде Zoom, Microsoft Teamsабо щось подібне. Після підтвердження відповіді всі посилання та часові рамки синхронізуються електронною поштою, тож учасник може уникнути плутанини з іншими подіями.

Це факт, що щодня надсилаються мільярди електронних листів, і багато з них є спамом. Кожен використовує принаймні один електронний лист для обміну важливими повідомленнями щодо роботи, покупок, зустрічей тощо. Однак, оскільки вам доводиться читати безліч листів щодня, не дивно, що іноді ви стикаєтеся з явищем «втоми від електронної пошти». Таким чином, надсилання гарного електронного листа-запрошення може уникнути непотрібного непорозуміння або незнання з боку одержувачів.

Напишіть електронний лист із запрошенням на зустріч крок за кроком

Гарна електронна пошта із запрошенням на зустріч є важливою і, як правило, впливає на доставка електронною поштою ставка.

Існують етикетні правила та принципи, яких кожен повинен дотримуватися, щоб завершити написання електронного листа із запрошенням на ділову зустріч з повагою до одержувачів. Ви можете дізнатися, як написати стандартний електронний лист із запрошенням на зустріч, виконавши такі кроки:

Крок 1. Напишіть сильну тему

Фактом є те, що 47% одержувачів електронної пошти читають листи з чіткою та лаконічною темою. Перше враження важливе. Це може забезпечити одержувачам відчуття терміновості або важливості, що призводить до вищого показника відкриття.

• Коротко, цілеспрямовано. Будьте правдивими, а не загадковими.
• Ви можете запитати підтвердження відвідування в темі як знак терміновості.
• Або додайте тон настрою, як-от не забувайте про важливість, терміновість,...
• Додайте час, якщо ви хочете підкреслити чутливу до часу проблему 

Наприклад: «Зустріч 4 квітня: мозковий штурм проекту» або «Важливо. Відповісти на запрошення: зустріч щодо стратегії нового продукту 12 жовтня»

Крок 2. Почніть із короткого вступу

У першому рядку доцільно коротко описати, хто ви, яку посаду займаєте в організації та чому ви звертаєтесь до них. Тоді ви можете прямо показати мету зустрічі. Багато людей роблять помилку, повідомляючи туманну мету зустрічі, оскільки вони припускають, що учасники повинні знати про це.

• Зробіть свій вступ приємним або пов’язаним з роботою
• Нагадайте учасникам, якщо їм потрібно завершити якісь завдання або взяти щось із собою на зустріч.

НаприкладВітаю, друже, учаснику команди, з нетерпінням чекаю на зустріч з тобою на презентації нового продукту наступного понеділка.

Крок 3: поділіться часом і місцем

Слід вказати точний час зустрічі. Ви також повинні повідомити їм, як і де відбувається зустріч, особисто чи онлайн, і запропонувати вказівки або посилання на платформу, якщо вони їм знадобляться.

• Додайте часовий пояс, якщо будь-які співробітники працюють у різних частинах світу
• Вкажіть приблизну тривалість зустрічі
• Даючи вказівки, будьте якомога детальнішими або додайте картографічні вказівки

НаприкладБудь ласка, приєднуйтесь до нас у п'ятницю, 6 жовтня, о 1:00 у кімнаті засідань №2 на другому поверсі адміністративної будівлі.

Крок 4: Окресліть порядок денний зустрічі

Висвітліть ключові цілі або запропонований порядок денний зустрічі. Не згадуйте деталі. Ви можете просто вказати тему та графік. Для офіційних зустрічей ви можете додати детальний документ. Це особливо корисно, щоб допомогти учасникам підготуватися заздалегідь.

Наприклад, ви можете почати з: Ми плануємо обговорити..../ Ми хочемо розглянути деякі з питань або наступним чином:

• 8:00-9:30: Знайомство з проектом
• 9:30-11:30: презентації Говарда (IT), Нура (маркетинг) і Шарлотти (продажі)

Крок 5. Попросіть відповісти

Вимагання відповіді може допомогти підтвердити відповідь від ваших одержувачів. Щоб запобігти неоднозначності, бажану відповідь і ліміт часу, протягом якого учасники повинні повідомити вас про свою присутність або відсутність, слід включити до вашого електронного листа. Таким чином, якщо ви не отримали їх RSVP у час, який ви регламентуєте, ви можете виконати швидкі подальші дії.

Наприклад: будь ласка, відповісти на запрошення до [дата] на [електронну адресу або номер телефону]

Крок 6: Додайте професійний підпис електронної пошти та брендинг

Підпис у діловому електронному листі повинен містити повне ім'я, посаду, назву компанії, контактну інформацію, персональні веб-сайти та інші адреси з гіперпосиланнями.

Ви можете легко налаштувати свій підпис за допомогою Gmail.

Наприклад:

Джессіка Медісон

Регіональний директор з маркетингу, Inco industry

555-9577-990

Існує безліч безкоштовних конструкторів підписів електронної пошти, які заощаджують ваш час і зусилля, таких як Мій підпис.

Типи електронних листів із запрошеннями на нараду та приклади

Майте на увазі, що різні типи зустрічей матимуть різні стандарти та стилі написання, яких слід дотримуватися. Зазвичай ми розділяємо електронні листи із запрошеннями на наради залежно від їх офіційного чи неформального рівня, включаючи або виключаючи віртуальні зустрічі чи чисті онлайн-зустрічі. У цій частині ми збираємо та представляємо вам деякі типові типи запрошень на зустрічі та шаблони кожного типу, які широко використовуються в електронних листах із запрошеннями на ділові зустрічі.

#1. Електронна пошта із запитом на офіційну зустріч

Електронний лист із офіційним запитом на зустріч використовується для великих зустрічей, які зазвичай відбуваються один-три рази на рік. Це велика офіційна зустріч, тому ваш електронний лист має бути написаний у офіційному стилі. Додатки потрібні, щоб учаснику було зрозуміліше, як взяти участь у зустрічі, як знайти місце проведення та детально описати порядок денний.

Офіційні зустрічі передбачають:

• Нарада керівництва
• Засідання комітету
• Засідання ради директорів 
• Збори акціонерів 
• Стратегічна зустріч 

Приклад 1: акціонери шаблон електронного листа із запрошенням

Тема листа: Важливо. Вас запрошують на щорічні загальні збори. [Час]

[Ім'я одержувача]

[Назва компанії]

[Посада]

[Адреса компанії]

[Дата]

Шановні акціонери,

Ми раді запросити вас на річні загальні збори, які відбудуться [Час], [Адреса]

Щорічні збори акціонерів є винятковою нагодою для інформації, обміну та обговорення між [Назва компанії] і всі наші акціонери.

Це також можливість висловитися та проголосувати, щоб відіграти активну роль у прийнятті важливих рішень [Назва компанії], незалежно від кількості акцій, якими володієте. На засіданні розглядатимуться такі ключові питання:

Порядок денний 1:

Порядок денний 2:

Порядок денний 3:

Порядок денний 4:

Ви знайдете інструкції щодо участі в цьому засіданні, порядок денний і текст резолюцій, які будуть подані на затвердження, у вкладеному документі нижче

Я хотів би подякувати вам від імені правління за ваш внесок і відданість [Назва компанії] і я з нетерпінням чекаю можливості вітати вас на Зустрічі [Дата]

З повагою,

[Ім'я]

[Назва посади]

[Назва компанії]

[Адреса та веб-сайт компанії]

Приклад 2: Стратегічна зустріч шаблон електронного листа із запрошенням

[Ім'я одержувача]

[Назва компанії]

[Посада]

[Адреса компанії]

[Дата]

Сюжетна лінія: Зустріч маркетингової кампанії запуску проекту: 2

Від імені [Назва компанії], хочу запросити Вас взяти участь у діловій зустрічі, яка відбудеться за адресою: [Назва конференц-залу, Назва будівлі] [Дата і час]. Зустріч триватиме протягом [Тривалість].

Мені приємно вітати вас на першому етапі нашого проекту, щоб обговорити нашу майбутню пропозицію [Деталі], і ми цінуємо вашу цінну думку щодо неї. Ось короткий підсумок нашого порядку денного на день:

Порядок денний 1:

Порядок денний 2:

Порядок денний 3:

Порядок денний 4:

Ця пропозиція вважається всією нашою командою однією з найважливіших. Для вашого подальшого ознайомлення ми додали до цього листа документ, що містить більш детальну інформацію, щоб ви могли зручно підготуватися до зустрічі заздалегідь.

Ми всі з нетерпінням чекаємо на розмову з вами, щоб обговорити, що ще ми можемо зробити, щоб ця пропозиція успішно працювала. Будь ласка, надішліть будь-які запитання чи рекомендації щодо зустрічі до [Дедлайн] мені безпосередньо, відповівши на цей електронний лист.

Попереду великий день.

Дякуючи тобі,

З повагою,

[Ім'я]

[Назва посади]

[Назва компанії]

[Адреса та веб-сайт компанії]

#2. Електронний лист із запрошенням на неформальну зустріч

З офіційним електронним листом із запрошенням на зустріч це просто зустріч із співробітниками нижчого рівня керівництва або членами команди. Вам набагато легше придумати, як правильно писати. Ви можете писати в неформальному стилі з дружнім та радісним тоном.

Неформальні зустрічі передбачають:

• Мозковий штурм
• Зустріч для вирішення проблем
• Навчання
• Реєстраційна зустріч
• Зустріч з формування команди
• Чати за кавою 

Приклад 3. Шаблон електронного листа із запрошенням на зустріч для реєстрації

Тема: Терміново. [Назва проекту] оновлення [Дата]

Шановні команди,

Привіт!

Було приємно та цікаво працювати з вами щодо [Назва проекту]. Однак, щоб мати змогу ефективно продовжувати реалізацію наших планів, я вважаю, що настав час для нас звітувати про досягнутий прогрес, і я буду вдячний за можливість зустрітися з вами за [Розташування] щоб обговорити це питання далі на [Дата і час].

Я також додав список усіх порядків денних, які нам потрібно обговорити. Не забудьте підготувати звіт про виконання завдання. Будь ласка, використовуйте це [Link] щоб повідомити мені, чи зможете ви встигнути.

Будь ласка, надішліть мені підтвердження якомога швидше.

З повагою,

[Ім'я]

[Посада]

[Назва компанії]

Приклад 4: Команда бушаблон електронного листа із запрошенням

Шановні члени команди,

Повідомляємо вам, що [Назва відділу] організовує а Зустріч з формування команди для всіх наших співробітників членів на [Дата і час]

Для подальшого професійного розвитку надзвичайно важливо, щоб ми розвивалися разом, і це може статися лише тоді, коли ми працюємо як команда, щоб наші навички та таланти могли використовуватися для кращої продуктивності. Тому наш відділ щомісяця проводить різні командоутворюючі заходи.

Будь ласка, приходьте та приєднуйтеся до події, щоб ми могли почути ваш голос про те, як ми можемо покращити, щоб надати вам кращу підтримку. Також буде декілька ігри на командоутворення, а легкі закуски будуть надані компанією.

Ми з нетерпінням чекаємо на веселі моменти на цьому заході з розвитку команди, який організований для того, щоб допомогти кожному з нас розвиватися. Якщо ви вважаєте, що не можете взяти участь у цій зустрічі, будь ласка, повідомте [Ім'я координатора] at [Номер телефону]

З повагою,

[Ім'я]

[Посада]

[Назва компанії]

#3. Електронна пошта із запрошенням доповідача

Електронний лист із запрошенням запрошеного спікера повинен містити інформацію, що стосується спікера, щодо зустрічі та можливості виступу. Вкрай важливо, щоб спікер знав, як він може зробити свій внесок у ваш захід, і які переваги він може отримати, беручи участь у ньому.

Приклад 5: Шаблон електронного листа із запрошенням запрошеного доповідача

Дорогі [Спікер],

Ми сподіваємось, що це повідомлення знайшло вас добре! Сьогодні ми пропонуємо вам чудову нагоду для розмови. Ми хотіли б попросити вас бути нашим почесним доповідачем для [Назва зустрічі], подія, присвячена [Опис мети та аудиторії вашого заходу]. Все [Назва зустрічі] Команда надихається вашими досягненнями та вважає, що ви станете ідеальним експертом для нашої аудиторії професіоналів-однодумців.

[Назва зустрічі] відбудеться в [Місце проведення, включаючи місто та штат] on [Дати]. Очікується, що наш захід відбудеться приблизно до [Очікувана кількість учасників#]. Наша мета полягає в тому, щоб [Цілі зустрічі].

Ми вважаємо, що ви чудовий оратор, і ваш голос буде важливим доповненням до цієї розмови, враховуючи вашу велику роботу в [Сфера експертизи]. Ви можете розглянути можливість презентації своїх ідей тривалістю до [Тривалість] хвилин, пов’язаних з цією сферою. [Тема зустрічі]. Ви можете надіслати свою пропозицію до [крайнього терміну], перейшовши за [посиланням], щоб наша команда могла вислухати ваші ідеї та визначити деталі вашого виступу заздалегідь.

У будь-якому разі, якщо ви не можете бути присутніми, ми просимо вас зв’язатися з нами через [посилання]. Дякуємо за ваш час та увагу, ми з нетерпінням чекаємо на вашу позитивну відповідь.

кращий,
[Ім'я]
[Посада]
[Контактна інформація]
[Адреса веб-сайту компанії]

#4. Електронна пошта із запрошенням на вебінар

У сучасних тенденціях все більше людей проводять онлайн-зустрічі, оскільки це економить час і кошти, особливо для віддалених команд. Якщо ви використовуєте конференц-платформи, існують добре налаштовані повідомлення-запрошення, які надсилаються безпосередньо вашому учаснику перед початком зустрічі, такі як шаблон електронного листа із запрошенням Zoom. Для віртуального вебінару ви можете звернутися до наступного зразка.

Поради: Використовуйте такі ключові слова, як «Вітаємо», «Скоро», «Ідеально», «Оновити», «Доступно», «Зрештою», «Топ», «Особливий», «Приєднуйтесь до нас», «Безкоштовно» тощо.

Приклад 6: Шаблон електронного листа для запрошення на вебінар

Тема: Вітаємо! Ви запрошені на [Назва вебінару]

Дорогі [Candidate_Name],

[Назва компанії] дуже радий організувати вебінар для [Тема вебінару] на [Дата] в [Time], з метою [[Цілі вебінару]

Це буде гарна можливість для вас отримати величезні переваги від запрошених вами експертів у галузі [теми вебінару] та отримати безкоштовні подарунки. Наша команда з великим ентузіазмом сприймає вашу присутність.

Примітка. Цей вебінар обмежено [Кількість людей]. Щоб зберегти своє місце, зареєструйтеся [Посилання] і не соромтеся поділитися ним із друзями. 

Я сподіваюся побачити вас там!

Гарного дня,

[Твоє ім'я]

[Signature ]

Bottom Line

На щастя, в Інтернеті є багато доступних шаблонів запрошень на ділову зустріч, які ви можете налаштувати та надіслати своїм учасникам за лічені секунди. Не забудьте зберегти деякі у своїй хмарі, щоб ви могли підготувати свою електронну пошту з ідеальним написанням, особливо в разі термінової необхідності.

Припустимо, ви також шукаєте інші рішення для свого бізнесу. В такому разі, Ви можете виявити, що AhaSlides – це хороший інструмент для презентацій з багатьма дивовижними функціями для підтримки ваших вебінарів, тімбілдингу, конференцій тощо.

Поширені запитання

Ref: Дійсно | Шерпани