Ділова зустріч працює лише тоді, коли її формат відповідає її меті. Мозковий штурм, що проводиться як оновлення статусу, вбиває ідеї, а зустріч з метою прийняття рішень, що проводиться як мозковий штурм, ніколи не призводить до рішення. Цей посібник охоплює 10 типів зустрічей, які проводять більшість компаній, для чого призначена кожна з них, скільки часу вона має тривати та як зробити її корисною.
Для масштабу, Harvard Business Review повідомляє, що керівники витрачають майже 23 години на тиждень на наради, порівняно з менш ніж 10 годинами у 1960-х роках. Вибір правильного типу зустрічей та їхнє гарне проведення повертає багато цього часу.
Що таке ділова зустріч?
Ділова зустріч – це зібрання людей, які збираються разом, щоб обмінятися інформацією, вирішити проблеми або прийняти рішення щодо роботи. Вона може бути особистою, віртуальною або гібридною, офіційною або неформальною, від 10-хвилинної щоденної зустрічі до цілоденної сесії планування. Кожна хороша людина має свою мету: щось має рухатися вперед до кінця.
Короткий посібник: який тип зустрічі вам потрібен?
| Якщо вам потрібно... | Виконайте... | Типова довжина |
|---|---|---|
| Підтримуйте команду узгодженою щодо пріоритетів | Щомісячна зустріч команди | 30 до 60 хвилин |
| Швидкі поверхневі блокатори | Стояти вгору | До 15 хв |
| Відстежуйте прогрес у досягненні цілей | Зустріч з оновленням статусу | 30 хвилин |
| Виправити щось, що пішло не так | Зустріч для вирішення проблем | 45 до 60 хвилин |
| Прийміть одне чітке рішення | Зустріч з питань прийняття рішень | 30 до 60 хвилин |
| Генерувати варіанти | Мозковий штурм | 45 до 60 хвилин |
| Визначте довгостроковий напрямок | Зустріч стратегічного менеджменту | Півдня або більше |
| Добре розпочніть проєкт | Стартова зустріч проекту | 60 до 90 хвилин |
| Допоможіть людям пізнати одне одного | Вступна зустріч | 30 хвилин |
| Дозвольте керівникам відповідати на запитання співробітників | Засідання ратуші | 45 до 60 хвилин |
Тривалість зустрічей є скоріше загальноприйнятими відправними точками, ніж правилами. Скоротіть будь-яку зустріч, яка закінчується раніше терміну.
10 типів зустрічей у бізнесі
1. Щомісячні зустрічі команди
Щомісячна командна зустріч – це періодична перевірка, під час якої команда переглядає прогрес, призначає майбутні завдання та узгоджує пріоритети. Вона заслуговує на своє місце, коли є більше питань, які потрібно обговорити, ніж дозволяє швидка зустріч. Звичайним недоліком є перетворення її на звалище інформації: якщо все, чим поділилися, можна було б надіслати електронною поштою, надішліть електронного листа та залиште зустріч для блокуючих факторів, рішень, які впливають на кількох людей, та змін напрямку.
Не плутайте це з загальна зустріч, що об'єднує всю компанію, зазвичай на чолі з вищим керівництвом, а не з однією командою.
2. Зустрічі стоячи
Стендап, який також називають щоденною сутчкою, — це коротка щоденна перевірка стану, яка триває менше 15 хвилин. Atlassian описує це як швидкий циклічний виступ, де кожна людина відповідає на три запитання: чого я досяг учора, що я робитиму сьогодні та що мене блокує. Обмеження часу робить його інструментом координації, а не звітом про стан справ. Стендапи підходять для команд, які щодня працюють над спільним проектом. Для розподілених команд письмовий стендап у спільному каналі може виконати ту саму роботу без складання графіка.
3. Зустрічі з питань оновлення статусу
Оновлення статусу зазвичай відбуваються щотижня та відстежують прогрес у досягненні конкретних цілей. На відміну від стендап-виступу, питання полягає в тому, чи йде проект за планом, де він попереду чи позаду, і що це означає для наступного етапу. Дотримуйтесь структурованості: усі звітують в однаковому форматі, і все, що потребує реального обговорення, отримує окрему зустріч, щоб 30-хвилинне оновлення не перетворилося на незаплановану годину.
4. Зустрічі з метою вирішення проблем
Їх скликають, коли щось пішло не так або ось-ось пішло не так, і групі потрібно діагностувати проблему та узгодити рішення. Вони часто бувають незапланованими та можуть залучати людей з кількох відділів. Зосередьтеся на проблемі, а не на винних, і завершіть узгодженим рішенням, призначенням відповідального та терміном виконання. Надішліть відповідні дані заздалегідь, щоб усі починали з однакового уявлення про те, що насправді є проблемою.
5. Зустрічі з питань прийняття рішень
Зустріч з метою прийняття рішень існує для того, щоб ухвалити одне рішення, яке потребує участі або повноважень кількох осіб. Запросіть усіх, чий підпис потрібен, і нікого більше. Запишіть рішення як одне питання, перш ніж запланувати його: «Чи варто нам перенести запуск з третього на четвертий квартал?» – це зустріч з прийняття рішень, тоді як «Що ми думаємо про терміни запуску?» – ні. Після цього запишіть рішення та його обґрунтування, щоб його не повторювали через кілька місяців.
6. Зустрічі для мозкового штурму
Мозковий штурм генерує ідеї; їх оцінка відбувається пізніше. Коли обидва відбуваються одночасно, інстинкт судження пригнічує ідеї, і у вас залишається короткий список безпечних пропозицій. Першу частину присвятіть генеруванню ідей без коментарів, а другу – їх групуванню та ранжуванню. Жива частина слово хмара або слайд з відкритим кінцем дозволяє тихішим людям робити свій внесок одночасно з усіма іншими, замість того, щоб чекати на перерву в розмові.
7. Стратегічні управлінські наради
Стратегічні зустрічі – це місце, де керівники вищої ланки розглядають довгостроковий напрямок, оцінюють ефективність відповідно до стратегічних цілей та встановлюють пріоритети на наступний квартал або рік. Зазвичай вони проводяться щоквартально або щорічно та потребують ретельної підготовки: поділіться попередньою інформацією принаймні за 48 годин, щоб обговорення не було поверховим. Результатом має бути чіткий список пріоритетів та рішень, а не список речей для «подальшого вивчення». Більш детальну інформацію можна знайти в нашому посібнику. нарада стратегічного керівництва.
8. Зустрічі з нагоди запуску проекту
A зустріч щодо початку проекту знаменує собою офіційний початок проекту. Він об'єднує керівника проекту, команду та зацікавлені сторони, щоб обговорити, чого має досягти проект, хто за що відповідає, як команда спілкуватиметься та яким буде успіх. Це також найдешевший момент для виявлення припущень та ризиків, ще до того, як робота набере обертів в одному напрямку.
9. Вступні зустрічі
An ознайомча зустріч трапляється, коли хтось приєднується до команди, коли дві групи починають працювати разом або коли людина переходить на нову роль. Мета полягає в тому, щоб побудувати стосунки: походження, стиль роботи та очікування. Відкритий чат зазвичай закінчується невдачею, тому дайте людям щось конкретне для обговорення, наприклад, коротке запитання або невелике спільне завдання.
10. Збори в міській раді
A засідання ратуші – це запланована сесія для всієї компанії або відділу, на якій керівники діляться оновленнями та відповідають на запитання співробітників. Вікіпедія зазначає, що формат створено за зразком міських зборів Нової Англії, які датуються 17 століттям, але учасники ратуші не голосують за обов'язкові для виконання рішення. Цінність полягає в прозорості та двосторонньому спілкуванні, і це залежить від того, чи є питання та відповіді справжніми. Попередньо перевірені питання щодо софтболу позбавляють сенсу, тому надайте співробітникам анонімний спосіб подавати запитання до та під час сесії.
Як добре провести будь-яку зустріч
Формат змінюється для всіх 10 типів, але звички, які роблять зустріч варта відвідування, залишаються незмінними.
- Визначте мету, перш ніж складати план. Чи можете ви сказати, яке рішення буде прийнято, яка інформація буде передана або яка проблема буде вирішена? Якщо ні, то зустріч, ймовірно, ще не потрібна.
- Поділіться порядком денним. A порядок денний засідання підтримує обговорення в руслі та дозволяє людям підготуватися. Достатньо переліку тем із зазначенням часу на кожну з них.
- Запросіть потрібних людей. Залучіть тих, чия думка або авторитет потрібні, та надішліть нотатки всім іншим.
- Приділіть кожній темі свій час. Виділяйте більше часу для складних завдань, дотримуйтесь графіка та робіть коротку перерву щоразу, коли робота триває довше години.
- Зробіть його інтерактивним. Зустріч, де одна людина говорить, а всі інші слухають, швидко втрачає увагу. Прямий ефір опитування, швидкі запитання та відповіді й відкриті запитання допомагають людям брати участь. Безкоштовний AhaSlides План підтримує до 50 учасників, що покриває більшість командних зустрічей.
- Записуйте рішення та контролюйте їх виконання. У протоколах потрібно лише зафіксувати прийняті рішення, призначені дії, відповідальних за кожен з них і термін їх виконання. Надішліть їх протягом 24 годин, а потім попросіть відгуки, щоб наступна зустріч була кращою.
Поширені помилки, яких слід уникати
- Використання неправильного типу для цілі. Визначте, який результат вам потрібен, а потім виберіть формат, який його створює.
- Запрошення забагато людей. Великі кімнати уповільнюють прийняття рішень та зменшують залученість кожної людини.
- Пропускаючи подальші дії. Рішення, яке не зафіксовано у письмовій формі, має такий самий ефект, як і його відсутність.
- Дозволити повторювані зустрічі виконуватися в автоматичному режимі. Кожні кілька місяців запитуйте, чи зустріч досі виконує свою початкову мету. Якщо ні, скасуйте її або змініть формат.
Часті питання
Чому зустрічі важливі в бізнесі?
Зустрічі дозволяють інформації, ідеям та зворотному зв'язку поширюватися в межах організації, і вони є найшвидшим місцем для узгодження рішень між людьми.
Які зустрічі має проводити бізнес?
Більшість компаній проводять різні види зустрічей, зокрема зустрічі за участю всіх учасників, зустрічі керівництва, командні зустрічі, зустрічі з питань проектів та індивідуальні зустрічі, а також сесії з конкретних функцій, такі як огляди продажів, маркетингу, фінансів та найму, навчальні сесії та зустрічі з клієнтами. Почніть з 10 типів, перелічених вище, і додавайте інші лише там, де цього вимагає чітка мета.
Якої тривалості має тривати ділова зустріч?
Настільки коротко, наскільки дозволяє мета. Стендапи повинні тривати менше 15 хвилин, оновлення статусу та рішення – близько 30 хвилин, і лише стратегічні або планові сесії повинні тривати півдня або довше.
Яка різниця між стендап-зустрічею та зустріччю для оновлення статусу?
Стендап – це щоденна, дуже коротка перевірка окремих завдань та перешкод. Оновлення статусу зазвичай відбувається щотижня та перевіряє, чи весь проект відповідає своїм цілям.
