Добре складений порядок денний визначає чіткі цілі та очікування, щоб кожен знав свою мету та що має відбутися до, під час та після зустрічі. У цьому посібнику розглядається важливість порядку денного, вісім кроків для написання ефективного порядку денного та приклади (із шаблонами), які ви можете використовувати на наступній зустрічі.
Чому для кожної зустрічі потрібен порядок денний
Зустрічі займають багато робочого часу. Дослідження Harvard Business Review показало, що керівники витрачають на них майже 23 години на тиждень, порівняно з менш ніж 10 годинами у 1960-х роках (Перлоу, Хедлі та Юн, «Зупиніть безумство зустрічей», 2017). Порядок денний допоможе вам витрачати цей час цілеспрямовано. Він:
- Уточніть мету та завдання зустрічі та підтримувати хід обговорення.
- Керуйте часом і темпом, тож буде менше безглуздих суперечок.
- Визначте очікування для учасників і переконайтеся, що кожне рішення та пункт дії охоплено.
- Сприяти підзвітності, оскільки кожен елемент має власника.
Одне застереження з дослідження: дослідник зустрічей Стівен Рогельберг каже, що його дослідження показує, що наявність порядку денного саме по собі нічого не робить для ефективності зустрічей, і що лідери часто просто «ставлять іншу дату на початок порядку денного» та повторюють минулотижневу. Наведені нижче кроки стосуються написання порядку денного, який буде розроблено для цієї зустрічі, а не скопійовано з попередньої.
8 ключових кроків для складання ефективного порядку денного зустрічі
1. Визначте тип зустрічі
Різні зустрічі передбачають різних людей, формати та цілі, тому спочатку виберіть тип.
- Стартова зустріч проектуогляд цілей, термінів, бюджету та очікувань проекту.
- Зустріч усіх працівників: загальнокорпоративна зустріч, на якій обговорюються результати діяльності, цілі та плани, а також формується спільне відчуття напрямку.
- Засідання ратуші: співробітники ставлять запитання, слухають оновлення та надають відгуки вищому керівництву.
- Зустріч стратегічного менеджменту: вище керівництво планує довгостроковий напрямок.
- Віртуальна зустріч командипрезентації, дискусії та інтерактивні заходи через відео або чат.
- Мозковий штурм: творча зустріч, де люди генерують та обговорюють нові ідеї.
- Зустріч віч-на-віч: приватна розмова для оцінки ефективності, коучингу або розвитку.
2. Визначте мету та завдання
Вкажіть, чому проводиться зустріч і чого ви сподіваєтеся досягти. Якщо ви не можете назвати результат, запитайте, чи підійде замість цього повідомлення. Рогельберг дотримується того ж самого пункту: іноді ви можете надіслати інформацію та використати зустріч для п'яти хвилин запитань (Знання у співбесіді з Вортоном).
3. Визначте ключові теми
Перелічіть теми, які необхідно розглянути, включаючи будь-які рішення, які потрібно прийняти. Поставте найважливіше питання на перше місце, оскільки енергія та увага є найбільшими.
4. Встановіть часовий ліміт
Виділіть для кожної теми часовий проміжок, а для всієї зустрічі – час завершення, щоб зустріч відповідала розкладу.
5. Визначте учасників та їхні ролі
Перелічіть, хто братиме участь, і за що кожна людина відповідає, наприклад, презентація оновленої інформації, ведення нотаток або відстеження часу.
6. Підготуйте матеріали та супровідні документи
Зберіть те, що людям знадобиться під час зустрічі, і заздалегідь поділіться всім, що потрібно прочитати.
7. Роздайте порядок денний заздалегідь
Надішліть порядок денний усім учасникам, щоб усі прийшли підготовленими. Запропонуйте їм додати власні пункти до зустрічі.
8. Переглядайте та вносьте зміни за потреби
Перевірте порядок денний перед зустріччю, щоб переконатися, що він повний і точний, і видаліть все, що не потрібно для присутності групи в кімнаті.
Приклади порядку денного зустрічі та безкоштовні шаблони
Ось три плани порядку денного, які ви можете адаптувати. Пункти порядку денного та час проведення слід адаптувати до потреб та цілей вашої зустрічі.
1. Порядок денний зустрічі команди
Дата:
Місцезнаходження:
Учасники:
Цілі: оновлювати хід виконання проекту; переглядати поточні проблеми та способи їх вирішення.
- Вступ і привітання (5 хвилин) | @ВООЗ
- Огляд попередньої зустрічі (10 хвилин) | @ВООЗ
- Оновлення проекту та звіти про хід (20 хвилин) | @ВООЗ
- Вирішення проблем і прийняття рішень (20 хвилин) | @ВООЗ
- Відкрите обговорення та відгук (20 хвилин) | @ВООЗ
- Дії та наступні кроки (15 хвилин) | @who
- Організація закриття та наступної зустрічі (5 хвилин) | @ВООЗ
Безкоштовний шаблон щомісячної зустрічі
2. Порядок денний загальної зустрічі
Дата:
Місцезнаходження:
Учасники:
Мета: ділитися результатами діяльності компанії та представляти нові ініціативи та плани.
- Привітання та вступ (5 хвилин)
- Оновлення ефективності компанії (20 хвилин)
- Нові ініціативи та плани (20 хвилин)
- Сесія запитань і відповідей (30 хвилин)
- Визнання та нагородження співробітників (15 хвилин)
- Організація закриття та наступної зустрічі (5 хвилин)
3. Порядок денний зустрічі з питань запуску проекту
Дата:
Місцезнаходження:
Учасники:
Цілі: встановіть чіткі цілі та очікування; представите команду; обговоріть виклики та ризики.
- Привітання та вступ (5 хвилин) | @ВООЗ
- Огляд проекту та цілі (15 хвилин) | @ВООЗ
- Представлення членів команди (5 хвилин) | @ВООЗ
- Розподіл ролей та відповідальності (20 хвилин) | @ВООЗ
- Огляд розкладу та хронології (15 хвилин) | @ВООЗ
- Проблеми та ризики проекту (20 хвилин) | @who
- Елементи дій і наступні кроки (15 хвилин) | @ВООЗ
- Організація закриття та наступної зустрічі (5 хвилин) | @ВООЗ
Більше ідей для початку – у нашому посібник зі стартової зустрічі проєкту.
Складіть порядок денний зустрічі за допомогою AhaSlides
Щоб перетворити порядок денний на щось, що ваша команда може бачити, голосувати за нього та редагувати разом:
- Створити обліковий запис. Підпишіться на AhaSlides або перегляньте публічна бібліотека шаблонів.
- Виберіть шаблон порядку денного зустрічі і натисніть кнопку Отримати шаблон.
Додайте пункти порядку денного. Замініть слайд зі списком у шаблоні власним порядком денним. Потім додайте короткий короткий опис, опитування або запитання з відкритою відповіддю, щоб люди брали участь з першого слайда.
Співпрацюйте та діліться. Запросіть товаришів по команді відредагувати презентацію, а потім поділіться порядком денним як посилання або QR-код перед зустріччю.
Ключові вивезення
- Перш ніж перераховувати теми, виберіть тип зустрічі та чітку мету.
- Поставте найважливішу річ на перше місце та приділіть кожній речі свій час та власника.
- Надішліть порядок денний заздалегідь і запросіть учасників доповнити його.
- Щоразу складайте новий порядок денний. Сам по собі порядок денний не робить зустріч ефективною.
Часті питання
Що стосується порядку денного зустрічі?
Порядок денний – це запланований план того, що відбуватиметься на зустрічі, який іноді називають розкладом або порядком роботи. У ньому перелічені теми, час та хто веде кожен пункт.
Що таке нарада з визначення порядку денного?
Зустріч з метою визначення порядку денного проводиться для планування та визначення порядку денного більшої майбутньої зустрічі.
Який порядок денний зустрічі проекту?
Порядок денний зустрічі проекту окреслює теми, обговорення та пункти дій, пов'язані з проектом, такі як прогрес, ризики та наступні кроки.
