Більшість організацій ставляться до адаптації як до одноразової події: передають ноутбук, перевіряють контрольний список відповідності, представляють команду. Потім, через шість тижнів, нового співробітника вже немає.
Лише 12% співробітників кажуть, що їхня компанія чудово справляється з адаптацією [1]. Ця розбіжність між тим, що думають команди HR, і тим, що насправді відчувають нові співробітники, є проблемою, яку покликані подолати питання адаптації.
У цьому посібнику розповідається, що запитувати, коли ставити запитання та як реагувати на отримані відповіді, щоб ваша програма адаптації покращила важливі показники: утримання персоналу, продуктивність та час до повного внеску.
Чому опитування щодо адаптації важливіші, ніж ви думаєте
Дані щодо раннього звільнення важко ігнорувати. BambooHR виявила, що 70% нових співробітників вирішують, чи підходить їм робота, протягом першого місяця, а 29% роблять це рішення протягом першого тижня [2]. Компанії мають у середньому 44 дні, щоб вплинути на те, чи залишиться новий співробітник.
Організації зі структурованим процесом адаптації покращують утримання нових співробітників на 82% та продуктивність праці понад 70% [3]. Коли менеджери беруть активну участь, нові співробітники в 3.4 рази частіше описують свій досвід адаптації як винятковий [1].
Запитання для адаптації дають вам механізм виявлення проблем, перш ніж вони перетворяться на заяви про звільнення. Новий співробітник, який намагається знайти потрібну контактну особу, не розуміє своєї ролі або почувається відірваним від команди, навряд чи скаже про це без підказки в перші тижні. Коротке та своєчасне опитування дає їм структурований спосіб зробити це.
Коли проводити адаптаційні опитування
Час має таке ж значення, як і зміст запитання. Одне опитування на 90-й день пропускає критичний період першого враження. Опитування на перший день просить людей оцінити речі, з якими вони ще не стикалися. Правильна частота опитувань дає вам дані в кожній точці перегину.
День 3-7 — перші враження
Запитуйте лише про логістику та перше враження. Ще зарано оцінювати культуру чи якість взаємин з менеджером, але це саме той час, щоб виявити основні збої в налаштуванні: відсутність доступу до системи, нечіткі графіки або екскурсію офісом, яка так і не відбулася.
День 30 — рання інтеграція
До четвертого тижня новий співробітник має достатньо контактів зі своєю командою, керівником та щоденними обов'язками, щоб надати вам змістовний зворотний зв'язок щодо чіткості ролі та підтримки. Це найважливіше опитування в послідовності.
День 60 — перевірка імпульсу
Через два місяці ви зможете оцінити, чи виправдалися перші враження. Тут чітко видно працівників, яким важко пов’язати свою роботу з цілями організації.
День 90 — оцінка програми
Через 90 днів попросіть нових співробітників оцінити процес адаптації в цілому. Саме тоді ви збираєте дані, які використовуються для розробки програми.
Запитання для вступу за категоріями
Рольова чіткість
Нечіткі очікування є одним із найпоширеніших факторів, що призводять до передчасної плинності кадрів. Згідно з опитуванням, на яке посилалися численні джерела у сфері кадрів, 44% нових співробітників кажуть, що не знають, хто їхній безпосередній керівник, а 65% не знають, до кого звернутися, коли у них є питання [3]. Питання щодо чіткості ролі виявляють ці прогалини на ранній стадії.
- Чи маєте ви чітке розуміння своїх щоденних обов'язків?
- Чи відповідають ваші фактичні робочі завдання тим, що були описані під час співбесіди?
- Чи знаєте ви, як виглядає успіх на вашій посаді через 30, 60 та 90 днів?
- Чи маєте ви інструменти та доступ до системи, необхідні для виконання вашої роботи?
- Чи знаєте ви, до кого звернутися, коли у вас є питання щодо вашої посади?
Вони добре підходять як прості запитання «так/ні» або запитання за 5-бальною шкалою згоди. Низькі бали за будь-яким із цих запитань вимагають безпосереднього звернення від менеджера з найму, а не звичайного електронного листа.
Підтримка менеджера
Дослідження Gallup послідовно показують, що стосунки з менеджером є найважливішим предиктором успіху адаптації. Коли менеджери беруть активну участь, задоволеність та залученість нових співробітників різко зростають [1].
- Як часто ваш менеджер спілкується з вами віч-на-віч?
- Чи дає вам ваш керівник чіткі вказівки щодо пріоритетів?
- Наскільки комфортно вам почуватися, звертаючись до свого керівника за допомогою?
- Чи надає ваш керівник корисний відгук щодо вашої роботи?
- Чи відчуваєте ви, що ваш керівник зацікавлений у вашому успіху?
Використовуйте шкалу частоти (Ніколи / Рідко / Іноді / Часто / Завжди) для питань щодо частоти перевірки та шкалу задоволеності (від дуже незадоволеного до дуже задоволеного) для питань щодо якості стосунків.
Інтеграція команди
Відчуття соціального зв'язку пришвидшує продуктивність. Працівники, які відчувають себе залученими, повідомляють про вищу залученість і рідше звільняються протягом першого року.
- Чи вас познайомили безпосередньо з усіма товаришами по команді, з якими ви працюєте?
- Чи відчуваєте ви себе цінним членом своєї команди?
- Чи є можливості для неформального спілкування з колегами?
- Чи розумієте ви, як робота вашої команди вписується в ширші цілі організації?
- Чи хтось із товаришів по команді доклав зусиль, щоб допомогти вам набрати швидкість?
Культура та цінності
Нові співробітники, які не розуміють організаційну культуру, частіше звільняються, навіть якщо сама посада їм підходить. BambooHR виявила, що 91% співробітників, які пройшли ефективне навчання з питань культури, відчувають зв'язок зі своїм робочим місцем, порівняно з лише 29%, які кажуть, що під час адаптації цього компонента бракувало [2].
- Чи розумієте ви цінності компанії та те, як вони проявляються у повсякденній роботі?
- Чи вважаєте ви, що культура компанії відповідає тому, що вам сказали під час працевлаштування?
- Чи почуваєтеся ви комфортно на роботі, будучи собою?
- Чи є щось у культурі, що вас здивувало з самого початку?
- Як би ви описали культуру другу, який розглядає можливість приєднатися?
Останні два запитання краще працюють як відкриті текстові поля. Відповіді часто виявляють речі, які запитання зі шкалою ніколи не охопили б.
Навчання та розвиток
76% нових співробітників кажуть, що навчання важливе для їхньої здатності досягти успіху на посаді [2]. Якщо у вашій програмі навчання є прогалини, ви побачите їх тут.
- Чи підготувало вас ваше адаптаційне навчання до ваших фактичних обов'язків?
- Чи були навчальні сесії добре організовані та легкими для виконання?
- Чи є тема або навичка, з якої, на вашу думку, потрібно більше навчання?
- Чи мали ви достатньо часу, щоб завершити навчання, перш ніж від вас очікували самостійної роботи?
- Як би ви оцінили загальну якість вашого навчального досвіду?
Оцінювання програми адаптації (день 90)
Ці питання призначені для оцінки самої програми, а не індивідуального досвіду. Використовуйте їх для стимулювання вдосконалення програми, а не для індивідуального подальшого контролю.
- Наскільки ви задоволені загальним досвідом адаптації?
- Що було найкориснішим під час адаптації?
- Що б ви змінили, якби розробляли програму?
- Чи допоміг вам адаптаційний процес підготуватися до своєї ролі?
- Наскільки ймовірно, що ви порекомендуєте цю компанію другу, який шукає схожу посаду?
Приклад з реального світу: адаптація клієнтів у великих масштабах
Середня технологічна компанія, яка проводила щоквартальний когортний набір, виявила, що плинність кадрів за 90 днів була високою, незважаючи на переконливі відгуки під час співбесіди. Коли вони запровадили структуровану послідовність із трьох опитувань (7-й, 30-й, 90-й день), результати на 30-й день показали послідовну закономірність: нові співробітники в одному відділі оцінили комунікацію з керівниками значно нижче, ніж колеги по всій організації.
Без даних опитування це було б непомітно. Керівник команди вважав, що їхні регулярні зустрічі в межах відділу вважаються адекватною комунікацією. Нові співробітники інтерпретували ці зустрічі як групові оголошення, а не як індивідуальні зустрічі, які їм були потрібні.
Щойно проблему було названо, вирішення було простим: обов'язкові щотижневі індивідуальні зустрічі протягом перших 60 днів. Плинність кадрів у цьому відділі знизилася приблизно на третину протягом наступних двох когорт.
Цей результат — конкретна проблема, конкретна зміна, вимірюваний результат — і є метою адаптаційних питань. Вони працюють лише тоді, коли хтось насправді читає відповіді та діє відповідно до них.
Поради щодо форматування питань
Робіть опитування короткими. Опитування на 7-й день має містити від п'яти до семи запитань, а не двадцяти. Рівень завершення значно падає зі збільшенням довжини, а неповне опитування дає гірші дані, ніж коротке опитування, на яке все ж таки надано відповідь.
Поєднуйте шкали та питання з відкритим текстом. Шкальні питання (1–5, узгодженість, частота) легко об’єднати в межах когорти. Запитання з відкритим текстом виявляють специфіку. Використовуйте обидва варіанти: шкальні питання, щоб виявити закономірність, і відкритий текст, щоб зрозуміти її.
По можливості робіть відповіді анонімними. Нові співробітники навряд чи дадуть чесний відгук про свого керівника, якщо думають, що той його побачить. Анонімність підвищує якість відповідей на найважливіші запитання.
Дійте помітно на основі даних. Якщо працівники не бачать, що їхній зворотний зв'язок призводить до будь-яких змін, рівень реагування падає в майбутніх циклах. Навіть короткий виклад, наданий когорті — «ось що ви нам сказали, ось що ми коригуємо» — замикає цикл і зміцнює довіру до процесу.
Поширені помилки, яких слід уникати
Навіть програми опитувань щодо адаптації, розроблені з добрими намірами, не спрацьовують, якщо в їхньому дизайні є кілька повторюваних помилок. Ось ті, які трапляються найчастіше.
Надсилання одного опитування в кінці адаптації
Якщо ви чекаєте на 90-й день, щоб попросити відгук, це означає, що ви вже втратили нових співробітників, які мали труднощі на 30-й день. Опитування після завершення програми корисні для її оцінки, але вони не можуть замінити попередні перевірки, коли втручання ще можливе. Якщо хтось не розумів своєї ролі на третьому тижні, знання цього на тринадцятому тижні йому не допоможе.
Виправлення: сформуйте повний каденс — 7-й, 30-й, 60-й, 90-й — навіть якщо кожне опитування коротке. Перевірка з п'яти запитань на 30-й день корисніша, ніж ретроспектива з двадцяти запитань на 90-й день.
Ставити одні й ті ж питання на кожному етапі
Деякі команди повторно використовують один набір запитань для всіх точок дотику опитування, щоб заощадити час. Проблема полягає в тому, що запитання на кшталт «чи відчуваєте ви себе готовими до своїх обов’язків?» означає зовсім інше на 7-й день порівняно з 60-м. Занадто рано його поставити, що створює шум. Занадто пізно означає, що вікно для коригувальних дій минуло.
Виправлення: зіставте кожне питання з етапом, на якому воно може бути практичним. День 7 присвячений логістиці та першому враженню. День 30 – чіткості ролей та взаєминам з керівником. День 90 – рефлексії на рівні програми.
Збір даних, але не замикання циклу
Це найпоширеніша точка невдачі. Команди HR проводять опитування, переглядають результати внутрішньо та рухаються далі. Нові співробітники помічають, коли їхній відгук зникає в чорній скриньці, і в результаті рівень відповідей у наступних когортах падає. Що ще важливіше, проблеми, які виявилися в даних, не вирішуються.
Виправлення: призначити відповідального за кожну категорію опитування певній особі — відповіді менеджера щодо підтримки надходять до менеджера з персоналу, прогалини у навчанні — до команди навчання та розвитку, проблеми з логістикою — до відділу кадрів. Потім поділіться коротким викладом з когортою: що ви почули та що ви змінюєте. Він не обов’язково має бути вичерпним. Навіть коротке повідомлення сигналізує про те, що відгук було прочитано та сприйнято серйозно.
Пропускання анонімного збору даних для запитань менеджера
Якість стосунків з менеджерами є одним із найважливіших показників, які слід вимірювати в опитуваннях щодо адаптації, і це також категорія, яка найімовірніше призведе до отримання неточних даних, якщо відповіді не будуть анонімними. Нові співробітники в перші тижні роботи не оцінюватимуть свого менеджера погано у формі, яка надсилається безпосередньо цьому менеджеру або розглядається на зустрічі, де присутній менеджер.
Виправлення: зробіть запитання, пов’язані з менеджером, анонімними за замовчуванням і чітко повідомте про це нових співробітників, перш ніж вони відповідатимуть. Якщо ваш інструмент опитування не підтримує анонімізацію, розглядайте запитання менеджера як відкритий текст і агрегуйте їх вручну, перш ніж ділитися результатами.
Проведення адаптаційних опитувань з AhaSlides
Змусити нових співробітників заповнити опитування – це вже половина завдання. Довгі форми, надіслані електронною поштою, легко ігнорувати, особливо в перший тиждень, коли поштові скриньки вже переповнені.
AhaSlides дозволяє проводити опитування щодо адаптації у вигляді живих інтерактивних сесій – або на когортній зустрічі з адаптації, або асинхронно через посилання. Ви можете поєднувати питання за шкалою оцінювання, варіанти відповідей та відповіді з відкритим текстом в одному потоці, а результати відображаються в режимі реального часу, щоб команди з персоналу або навчання та розвитку могли негайно виявляти прогалини, а не чекати на експорт електронної таблиці.
Зокрема, для когортного адаптаційного процесу проведення опитування в реальному часі в кінці сеансу та спільний перегляд результатів змінює динаміку. Нові співробітники бачать відповіді своїх колег узагальненими на екрані, що часто призводить до розмови, яку ніколи б не започаткувала приватна форма. Що стосується самого навчального контенту, поєднання цих опитувань із творець онлайн-курсу дозволяє новим співробітникам проходити адаптаційні модулі у власному темпі між реєстраціями.
Джерела
[1] Геллап. Чому досвід адаптації є ключовим для утримання співробітників. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Перше враження – це все: 44 дні, щоб успішно або невдало найняти нового співробітника. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] АІПЛ. Статистика та тенденції адаптації понад 27 співробітників. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
