Більшість проблем із презентацією помітні ще до того моменту, як ви стоїте перед аудиторією. Переходи, які не пов'язані між собою. Частина, яка занадто довга і змушує вас скоротити щось важливе в кінці. Момент, коли ви втрачаєте нитку розмови і мусите вирішувати, чи повернутися назад, чи рухатися вперед, сподіваючись, що ніхто цього не помітив.
Все це виправляється ще до появи окремого слайда. Це виправляється в структурі.
План — це не бюрократичний крок між ідеєю та створенням слайдів. Саме тут ви приймаєте рішення, які визначають, чи буде ваша презентація цілісною: що включити, що вирізати, як послідовно викладати свої аргументи та коли вашій аудиторії потрібен момент, щоб щось засвоїти, перш ніж ви рухатиметеся далі. П’ятнадцять хвилин, витрачених на це, заощаджують години переробки слайдів пізніше та запобігають більшості проблем, які призводять до провалу презентацій.
Чому структури зменшують стрес від презентації
Тривога, яку відчуває більшість доповідачів перед тим, як розпочати, виникає через невпевненість. Чи висвітлюю я правильні теми? Чи не закінчиться в мене час? Чи пов’язані ці ідеї? План відповідає на всі три питання ще до того, як ви відкриєте презентацію.
Коли ви визначитеся з важливим контентом ще до початку його створення, ви не прийматимете ці рішення під тиском, поки працює час. Розподіливши час між розділами, ви одразу знаєте, чи підходить ваш матеріал. Коли ви напишете свій переходи явно, замість того, щоб залишати їх на волю випадку, у вас є нитка, якою можна слідувати, коли нерви роблять наступний крок менш очевидним, ніж він був у вашій голові.
План – це те, де підготовка перетворюється на впевненість. Не впевненість того, хто все запам'ятав, а впевненість того, хто знає, куди йде, і вже зрозумів, як туди дістатися.
Сім основних елементів плану презентації
План не обов'язково має бути детальним. Він має охоплювати рішення, які в іншому випадку були б прийняті випадково під час розробки слайдів або, що ще гірше, під час презентації. Ці елементи варто включити до кожного плану, незалежно від довжини чи типу презентації.
1. Ваше основне повідомлення
Перш за все, напишіть одне речення, яке відображає те, що ви хочете, щоб ваша аудиторія запам'ятала, коли вона забуде все інше. Не вашу тему. Ваше повідомлення. «Дистанційна робота підвищує індивідуальну продуктивність, але зменшує спільну роботу» – це повідомлення. «Дистанційна робота» – це тема. Все інше у вашому плані існує для того, щоб підготувати, підтримати або сформулювати це одне речення.
2. Ваше вступне слово
Зверніть увагу, як ви збираєтеся привернути увагу аудиторії протягом перших тридцяти секунд. Конкретний сценарій, нелогічне спостереження, питання, над яким варто подумати. Запишіть це, а не залишайте як «почніть з рішучості». Початок — це єдина частина, де нечіткість у плані призводить до нечіткості у викладі.
3. Ваші основні тези
Від трьох до п’яти пунктів – це правильний діапазон для більшості презентацій. Кожен головний пункт має бути достатньо чітким, щоб виступати самостійно як твердження, і достатньо пов’язаним, щоб розвивати ваше основне повідомлення. Якщо у вас більше п’яти пунктів, ви охоплюєте тему, а не розвиваєте аргумент. Скорочуйте текст до того, що залишиться, і стане тим, що дійсно важливо.
Під кожним основним пунктом наведіть докази, приклади або пояснення, що його підтверджують. Це ваша страховка на випадок, якщо посеред презентації ваш розум спорожніє, і вам потрібно буде сказати щось конкретне.
4. Ваші переходи
Випишіть їх чітко. «Тепер, коли ми розглянули X, давайте подивимося, як Y це змінює» – це перехід. «Рухаємося далі» – ні. Переходи – це те, де презентації втрачають свою нитку, а також те, де доповідачі найчастіше імпровізують, коли мали б підготуватися. Однорядкового переходу у вашому плані достатньо, щоб запобігти обом цим явищам.
5. Моменти взаємодії з аудиторією
Якщо ви презентуєте наживо, позначте місця, де ви будете робити паузи для запитань, опитувань чи обговорення. Ці моменти потрібно вбудовувати навмисно, а не вставляти реактивно, коли ви відчуваєте, що увага втрачається. Вдало підібрана взаємодія підсилює зміст, а не перериває його.
6. Ваш висновок та заклик до дії
Зверніть увагу на те, як ви завершуєте свою промову та що просите зробити від аудиторії. Не короткий виклад усього, що ви розглянули. Одне чітке переформулювання вашого основного повідомлення та один конкретний наступний крок. Напишіть заключний рядок повністю, а не залишайте його як «підсумок». Доповідачі, які імпровізують свій заключний рядок, зазвичай затихають. Ті, хто його написав, досягають успіху.
7. Візуальні та мультимедійні підказки
Позначте у вашому плані місця розташування слайдів, зображень або відео. Це запобігає створенню слайдів, які не пов’язані з вашою аргументацією, і допомагає вам заздалегідь зрозуміти, чи відповідає ваш візуальний план вашій розповіді, чи просто заповнює простір.
Як насправді виглядає план презентації
Ось повний план 20-хвилинної презентації з продажу. На її написання знадобилося близько п'ятнадцяти хвилин. Зверніть увагу, що вона містить, а чого ні: достатньо структури для керівництва презентацією, не настільки, щоб вона перетворилася на сценарій.
Як корпоративне програмне забезпечення знижує операційні витрати
Основне повідомлення: Сучасне програмне забезпечення окуповується завдяки підвищенню ефективності протягом першого року.
Відкриття (2 хвилин)Почніть із вартості ручних процесів: середнє підприємство втрачає значну кількість часу на одного працівника на день через завдання, які програмне забезпечення виконує автоматично. Поки що не пояснюйте рішення. Просто зробіть так, щоб проблема відчувалася реальною.
Основний пункт 1: Проблема на практиці (4 хвилини)Скільки насправді коштують ручні процеси, з точки зору часу та грошей. Один конкретний приклад завдання, яке займає набагато більше часу, ніж мало б. Перехід: «Проблема зрозуміла. Ось як насправді виглядає її вирішення».
Основний пункт 2: Як працює програмне забезпечення (6 хвилин)Два конкретних приклади: обробка рахунків-фактур до та після автоматизації, і що відбувається, коли інструменти взаємодіють один з одним, а не працюють ізольовано. Демонстрація тут. Опитування: «Скільки годин на тиждень ваша команда втрачає через ручні процеси?» Перехід: «Зверніть увагу, наскільки швидше це було. Ось що ця швидкість означає для вашого прибутку».
Основний пункт 3: Інвестиції та прибутковість (4 хвилини)Типовий термін окупності. Розподіл витрат за програмним забезпеченням, навчанням та впровадженням. Як виглядатиме другий рік після того, як буде відчутно підвищена ефективність. Перехідний період: «Дозвольте мені повернутися до того, з чого ми почали».
Висновок та заклик до дії (2 хвилини)Перефразуйте основне повідомлення іншою мовою. Одне запитання: заплануйте 15-хвилинний ознайомчий дзвінок. Відкрито для запитань.
План охоплює все, що має значення, і нічого зайвого. Переходи прописані заздалегідь, а не залишені на волю випадку. Інтерактивний момент вбудований, а не вставляється реактивно. Заклик до дії є конкретним, а не розпливчастим.
Як побудувати свій конспект
Почніть зі свого основного повідомлення та запишіть його одним реченням, перш ніж робити щось інше. Якщо ви не можете написати його одним реченням, ви ще не маєте достатньо чіткого уявлення про те, про що ви стверджуєте. Це корисно знати, перш ніж ви створите навколо нього тридцять слайдів.
Потім визначте три-п'ять основних пунктів. Не редагуйте на цьому етапі. Запишіть усе, що здається доречним, і виріжте це пізніше. Легше видалити пункт, ніж зрозуміти посеред написання, що вам його бракує.
Під кожним основним пунктом додайте докази або приклади, які роблять його конкретним. Твердження без підтвердження – це просто твердження. Тут ви також знайдете основні пункти, які не мають достатньої сутності, щоб виправдати час, який вони займуть.
Далі напишіть свої переходи. Переходьте від одного пункту до іншого та напишіть одне речення, яке їх з’єднує. Якщо ви не можете написати це речення, пункти, ймовірно, не пов’язані між собою, і ваш план повідомляє вам щось важливе раніше, ніж це має зробити ваша аудиторія.
Відзначайте моменти взаємодії, якщо ви презентуєте наживо. Де запитання, опитування чи обговорення підсилюють, а не переривають контент? Вбудовуйте їх зараз, а не імпровізуйте, коли відчуваєте, що увага падає.
Напишіть вступну та заключну частини останніми, але ставтеся до них як до найважливіших. Ваша вступна частина має привернути увагу в перші тридцять секунд. Ваша заключна частина має чітко поставити перед аудиторією одну мету. Обидві частини слід викласти повністю, а не вкратце, як наміри.
Зробіть усе це, перш ніж відкривати слайд-колоду. Структуру створити швидше та легше змінити, ніж слайди. Як тільки вона стане чіткою, слайди майже самі по собі сформуються.
Адаптація до різних типів презентацій
Вищезазначені елементи застосовуються до кожної презентації. Що відрізняється залежно від типу, так це акцент і послідовність.
Лінійна презентація, яка крок за кроком проходить через процес або послідовність, дотримується плану в порядку подій або кроків. Переходи з'єднують етапи, а не аргументи. Висновок показує, куди веде послідовність.
Презентація, що базується на принципі вирішення проблеми, спочатку висвітлює проблему. Вступний та перший основний тези розвивають проблему до того, як з'явиться рішення. Аудиторія повинна відчути всю серйозність проблеми, перш ніж буде готова почути відповідь.
Наративна презентація будує план навколо структури історії, а не структури аргументації. Основні моменти слідують за лінією розвитку: зав'язка, ускладнення, розв'язка. Основна ідея випливає з історії, а не формулюється на початку.
Презентація даних відповідає на одне запитання. План починається з запитання, потім перераховує дані, які на нього відповідають, і завершується тим, що робити з отриманим висновком. Кожен основний пункт або розвиває відповідь, або пояснює її значення.
У кожному випадку план виконує ту саму роботу: він приймає структурні рішення до виступу, щоб ви не приймали їх під тиском перед аудиторією.
Продовжуємо з AhaSlides
План показує, де належать моменти взаємодії з аудиторією. Що саме ви вміщуєте в ці моменти – це окреме рішення.
Інтерактивні елементи працюють найкраще, коли вони вбудовані в структуру з самого початку, а не додаються як додаткові думки після завершення слайдів. Опитування, розміщене в момент, коли вашій аудиторії потрібно пов’язати проблему з власним досвідом, сприймається інакше, ніж те саме опитування, яке з’явилося, коли енергія зменшувалась. Хмара слів, яка висвітлює те, що ваша аудиторія вже думає про тему, перш ніж ви представите свою точку зору, дає вам реальну інформацію для роботи. Анонімна сесія запитань і відповідей, вбудована в природну точку переходу, виявляє плутанину, перш ніж вона посилюється, а не збирає її в кінці, коли немає часу на її вирішення.
AhaSlides спрощує розміщення цих моментів. Опитування, вікторини, хмари слів та сесії запитань і відповідей розміщуються всередині вашої презентації, а не поруч із нею, тому, коли ви позначаєте момент взаємодії у своєму плані, ви позначаєте щось, що ви насправді можете створити, а не щось, що ви імпровізуватимете. План – це те, до чого ви вирішуєте, де належить взаємодія. AhaSlides – це те, як ви змушуєте це працювати.
Підводячи підсумок
План – це найменш помітна та одна з найважливіших частин презентації. Ваша аудиторія його ніколи не бачить. Вони відчувають його результат: презентацію, яка тримає форму, переходи, що пов’язують, висновок, який завершується, а не затихає.
Більшість доповідачів пропускають це або ставляться до цього як до формальності. Ті, хто ставиться до цього серйозно, як правило, презентують з упевненістю, яка виглядає як природні здібності, але насправді є підготовкою.
Перш ніж витрачати час на створення плану, спочатку витрачайте час на слайди. Інвестиції менші, а віддача вища, ніж майже будь-що інше, що ви можете зробити на етапі підготовки.
