La plupart des problèmes de présentation sont visibles une fois face à l'auditoire : les transitions abruptes, les passages interminables qui vous obligent à couper un élément important à la fin, et le moment où vous perdez le fil et devez choisir entre revenir en arrière ou continuer en espérant que personne ne s'en aperçoive.
Tout cela est corrigé avant même la création de la première diapositive. Cela est corrigé dans le plan.
Un plan n'est pas une simple formalité administrative entre l'idée et la création des diapositives. C'est là que vous prenez les décisions qui garantissent la cohérence de votre présentation : quoi inclure, quoi supprimer, comment structurer votre argumentation et où votre public a besoin d'un moment pour assimiler une information avant de passer à la suite. Quinze minutes consacrées à cette étape vous épargnent des heures de retouches et vous évitent la plupart des problèmes qui font dérailler une présentation.
Pourquoi les plans réduisent le stress lié aux présentations
L'anxiété que ressentent la plupart des présentateurs avant de prendre la parole provient de l'incertitude. Vais-je aborder les points essentiels ? Vais-je manquer de temps ? Ces idées sont-elles liées entre elles ? Un plan permet de répondre à ces trois questions avant même d'ouvrir les diapositives.
Lorsque vous avez déterminé le contenu essentiel avant de commencer à le rédiger, vous n'avez pas à prendre ces décisions sous pression et dans l'urgence. Lorsque vous avez réparti le temps entre les différentes sections, vous savez d'avance si votre contenu est pertinent. Lorsque vous avez rédigé votre transitions Au lieu de laisser les choses au hasard, vous avez explicitement un fil conducteur à suivre lorsque le stress rend la prochaine étape moins évidente qu'elle ne l'était dans votre tête.
C'est dans l'élaboration d'un plan que la préparation se transforme en confiance. Non pas la confiance de quelqu'un qui a tout mémorisé, mais celle de quelqu'un qui sait où il va et qui a déjà trouvé comment y parvenir.
Les sept éléments essentiels d'un plan de présentation
Un plan n'a pas besoin d'être complexe. Il doit simplement couvrir les décisions qui pourraient être prises par inadvertance lors de la conception des diapositives ou, pire encore, pendant la présentation. Ce sont là les éléments essentiels à inclure dans tout plan, quelle que soit la longueur ou le type de présentation.
1. Votre message principal
Avant toute chose, rédigez une phrase qui résume ce que vous voulez que votre public retienne, une fois qu'il aura oublié tout le reste. Pas votre sujet, mais votre message. « Le télétravail accroît la productivité individuelle, mais diminue la productivité collaborative » est un message. « Le télétravail » est un sujet. Tout le reste de votre plan sert à préparer, étayer ou mettre en valeur cette phrase.
2. Votre ouverture
Réfléchissez à la manière dont vous allez capter l'attention de l'auditoire dès les trente premières secondes. Un scénario précis, une observation contre-intuitive, une question qui invite à la réflexion. Décrivez-le clairement plutôt que de vous contenter d'un simple « démarrage percutant ». L'introduction est la partie la plus délicate où un plan imprécis engendre un discours imprécis.
3. Vos points principaux
Trois à cinq idées constituent un nombre idéal pour la plupart des présentations. Chaque idée principale doit être suffisamment distincte pour constituer une affirmation autonome et suffisamment liée aux autres pour contribuer à votre message central. Si vous en avez plus de cinq, vous abordez un sujet plutôt que de développer une argumentation. Réduisez-la à l'essentiel.
Sous chaque point principal, notez les preuves, exemples ou explications qui le soutiennent. Cela vous évitera le trou de mémoire en pleine présentation, lorsque vous aurez besoin de quelque chose de précis à dire.
4. Vos transitions
Écrivez-les clairement. « Maintenant que nous avons abordé X, voyons comment Y change la donne » est une transition. « Passons à la suite » n'en est pas une. Les transitions sont souvent le point faible des présentations, et c'est aussi là que les présentateurs improvisent le plus souvent, au lieu de se préparer. Une simple transition dans votre plan suffit à éviter ces deux problèmes.
5. Moments d'interaction avec le public
Si vous présentez en direct, prévoyez des pauses pour les questions, les sondages ou la discussion. Ces moments doivent être intégrés intentionnellement et non improvisés lorsque vous sentez une baisse d'attention. Une interaction bien placée renforce le contenu au lieu de l'interrompre.
6. Votre conclusion et votre appel à l'action
Notez comment vous concluez et ce que vous demandez à votre public. Il ne s'agit pas d'un résumé de tout ce que vous avez abordé. Répétez clairement votre message principal et indiquez une prochaine étape précise. Rédigez votre conclusion en entier plutôt que de la résumer par un simple « conclusion ». Les présentateurs qui improvisent leur conclusion ont tendance à perdre leur impact. Ceux qui l'ont préparée font mouche.
7. Indices visuels et multimédias
Indiquez clairement l'emplacement des diapositives, images ou vidéos dans votre plan. Cela vous évitera de créer des diapositives hors sujet et vous permettra de vérifier rapidement si votre plan visuel sert votre propos ou s'il ne fait que remplir l'espace.
Voici à quoi ressemble concrètement un plan de présentation.
Voici le plan complet d'une présentation commerciale de 20 minutes. Il m'a fallu environ quinze minutes pour le rédiger. Remarquez ce qu'il contient et ce qu'il ne contient pas : une structure suffisante pour guider la présentation, sans pour autant en faire un script.
Comment les logiciels d'entreprise réduisent les coûts opérationnels
Message principal : Les logiciels modernes sont rentabilisés dès la première année grâce aux gains d'efficacité.
Ouverture (2 minutes)Commencez par le coût des processus manuels : en moyenne, chaque employé perd un temps considérable par jour et par entreprise à cause de tâches automatisées par un logiciel. N’expliquez pas encore la solution. Contentez-vous de rendre le problème concret.
Point principal 1 : Le problème en pratique (4 minutes)Le coût réel des processus manuels, en temps et en argent. Un exemple précis de tâche qui prend beaucoup plus de temps que prévu. Transition : « Le problème est clair. Voici à quoi ressemble concrètement sa résolution. »
Point principal 2 : Fonctionnement du logiciel (6 minutes)Deux exemples concrets : le traitement des factures avant et après l’automatisation, et les résultats obtenus lorsque les outils communiquent entre eux au lieu de fonctionner en silos. Démonstration en direct ici. Sondage : « Combien d’heures par semaine votre équipe perd-elle à cause des tâches manuelles ? » Transition : « Remarquez le gain de temps. Voici ce que cette rapidité représente pour votre rentabilité. »
Point principal 3 : L’investissement et le retour sur investissement (4 minutes)Période de retour sur investissement typique. Ventilation des coûts (logiciels, formation et mise en œuvre). Aperçu de la deuxième année après la capitalisation des gains d'efficacité. Transition : « Revenons à notre point de départ. »
Conclusion et appel à l'action (2 minutes)Reformulez le message principal dans un autre langage. Demande unique : planifier un appel découverte de 15 minutes. Je suis disponible pour répondre à vos questions.
Le plan aborde l'essentiel et rien de superflu. Les transitions sont clairement définies et non laissées au hasard. L'interaction est intégrée dès la conception et non ajoutée a posteriori. L'appel à l'action est précis et non vague.
Comment construire votre plan
Commencez par votre message principal et formulez-le en une seule phrase avant toute autre chose. Si vous n'y parvenez pas, c'est que votre argument n'est pas encore suffisamment clair. Il est important de le savoir avant d'avoir élaboré une trentaine de diapositives.
Identifiez ensuite vos trois à cinq idées principales. Ne modifiez pas votre texte à ce stade. Notez tout ce qui vous semble pertinent et supprimez ensuite. Il est plus facile de retirer une idée que de se rendre compte en cours de rédaction qu'il en manque une.
Sous chaque point principal, ajoutez les preuves ou exemples qui le concrétisent. Une affirmation sans fondement n'est qu'une simple assertion. C'est également ainsi que vous repérerez les points principaux qui manquent de substance pour justifier le temps qu'ils nécessiteraient.
Rédigez ensuite vos transitions. Passez d'un point à l'autre et écrivez la phrase qui les relie. Si vous n'y parvenez pas, c'est probablement que les points ne sont pas liés et que votre plan vous révèle une information importante avant même que votre public ne l'ait comprise.
Lors de vos présentations en direct, identifiez les moments d'interaction. À quel moment une question, un sondage ou une discussion renforcent-ils le contenu plutôt que de l'interrompre ? Intégrez-les dès le départ au lieu de les improviser lorsque vous sentez que l'attention faiblit.
Rédigez votre introduction et votre conclusion en dernier, mais considérez-les comme les parties les plus importantes. Votre introduction doit capter l'attention dès les trente premières secondes. Votre conclusion doit laisser au public une action claire à entreprendre. Les deux doivent être rédigées intégralement plutôt que d'être simplement esquissées.
Faites tout cela avant d'ouvrir votre présentation. Le plan est plus rapide à créer et plus facile à modifier que les diapositives. Une fois le plan bien défini, les diapositives se créent presque d'elles-mêmes.
S'adapter aux différents types de présentation
Les éléments ci-dessus s'appliquent à toutes les présentations. Ce qui varie selon le type de présentation, c'est l'accent mis sur certains points et l'ordre des événements.
Une présentation linéaire, qui décrit un processus ou une séquence étape par étape, suit le plan dans l'ordre chronologique des événements ou des étapes. Les transitions relient les étapes plutôt que les arguments. La conclusion indique le résultat final de la séquence.
Une présentation axée sur la résolution de problèmes met l'accent sur le problème dès le début. L'introduction et le premier point principal développent le problème avant même que la solution ne soit abordée. L'auditoire doit ressentir toute la gravité du problème avant d'être prêt à entendre la réponse.
Une présentation narrative structure son plan autour d'une histoire plutôt que d'une argumentation. Les points principaux suivent l'arc narratif : introduction, complication, résolution. Le message central se dégage du récit au lieu d'être énoncé d'emblée.
Une présentation de données répond à une seule question. Le plan commence par la question, présente les données qui y répondent et se termine par des suggestions quant à l'utilisation des informations recueillies. Chaque point principal contribue soit à la réponse, soit explique sa signification.
Dans chaque cas, le plan remplit la même fonction : il prend les décisions structurelles avant la présentation, vous évitant ainsi de les prendre sous pression devant un public.
Pour aller plus loin, utilisez AhaSlides
Un plan vous indique où placer vos moments d'interaction avec le public. Le contenu de ces moments est une décision distincte.
Les éléments interactifs sont plus efficaces lorsqu'ils sont intégrés à la structure dès le départ, plutôt qu'ajoutés après coup, une fois les diapositives terminées. Un sondage placé au moment où votre public a besoin de faire le lien entre le problème et son expérience personnelle est perçu différemment que le même sondage inséré à la hâte lorsque l'attention du public faiblit. Un nuage de mots révélant les idées préconçues de votre public sur un sujet avant même que vous ne présentiez votre point de vue vous fournit des informations précieuses. Une séance de questions-réponses anonyme, intégrée à une transition naturelle, permet de dissiper les doutes avant qu'ils ne s'aggravent, plutôt que de les recueillir à la fin, lorsqu'il est trop tard pour y répondre.
AhaSlides simplifie l'intégration de ces moments interactifs. Sondages, quiz, nuages de mots et séances de questions-réponses s'intègrent parfaitement au déroulement de votre présentation, et non pas en marge. Ainsi, lorsque vous marquez un moment d'interaction dans votre plan, vous prévoyez une action concrète et structurée, plutôt qu'une improvisation. C'est dans le plan que vous définissez la place de l'interaction. AhaSlides vous permet de la concrétiser.
Emballage en place
Le plan est la partie la moins visible d'une présentation et pourtant l'une des plus importantes. Votre public ne le voit jamais. Il en perçoit les résultats : une présentation cohérente, des transitions fluides et une conclusion percutante.
La plupart des présentateurs négligent cette étape ou la considèrent comme une simple formalité. Ceux qui la prennent au sérieux ont tendance à présenter avec une assurance qui semble naturelle, mais qui est en réalité le fruit d'une préparation minutieuse.
Consacrez du temps à votre plan avant de vous occuper de vos diapositives. L'investissement est moindre et le retour sur investissement plus important que pour presque toutes les autres actions que vous pouvez entreprendre lors de la phase de préparation.
