Діаграми Ганта здаються секретним кодом управління проектами, зрозумілим лише професіоналам.
Але не бійтеся – вони насправді досить прості, якщо ви розшифруєте, як вони працюють.
Ми пояснимо все, відповідаючи на ваші запитання, від того, що таке діаграма Ганта, до того, як її ефективно використовувати у вашому проекті.
| Що таке діаграма Ганта в Excel? | Діаграма Ганта в Excel — це тип стовпчастої діаграми, який допомагає візуалізувати часову шкалу проекту. |
| Чому це називають діаграмою Ганта? | Діаграма Ганта названа на честь Генрі Ганта, який популяризував її приблизно в 1910–1915 роках. |
| Чому корисно використовувати діаграму Ганта? | Діаграма Ганта допоможе вам побачити загальну картину, ефективно організувати завдання та тримати всіх у курсі. |
Зміст
- Що таке діаграма Ганта
- Для чого використовується діаграма Ганта?
- Як виглядає діаграма Ганта?
- Що спільного між діаграмами Ганта та діаграмами Перта?
- Як створити діаграму Ганта
- Програмне забезпечення діаграми Ганта
- Що таке приклади діаграми Ганта?
- Takeaways
- ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Що таке діаграма Ганта
Діаграма Ганта — це, по суті, діаграма, яка показує часову шкалу вашого проекту.
Він показує дати початку та завершення кожного завдання разом із залежностями між завданнями, щоб переконатися, що все виконується в правильному порядку. Простий і простий.
Діаграми Ганта мають кілька ключових частин:
- Список завдань: кожне завдання у вашому проекті отримує окремий рядок на діаграмі.
- Хронологічна шкала: діаграма містить горизонтальну вісь, що позначає періоди часу – зазвичай дні, тижні або місяці.
- Дати початку та завершення: кожне завдання отримує панель, яка показує, коли воно починається та закінчується на часовій шкалі.
- Залежності: підключення показують, чи потрібно виконати одне завдання перед початком іншого.
Залучіть свою організацію
Почніть змістовні дискусії, отримуйте корисні відгуки та навчайте свою команду. Зареєструйтеся, щоб отримати безкоштовний шаблон AhaSlides
🚀 Візьміть безкоштовну вікторину☁️
Для чого використовується діаграма Ганта?
Є кілька причин, чому використання діаграми Ганта корисне для управління проектами:
• Він забезпечує чітке візуальне представлення графіка проекту. Можливість візуального перегляду завдань, тривалості, залежностей і етапів дозволяє легко зрозуміти повний розклад з першого погляду.
• Це допомагає завчасно виявити проблеми з плануванням. Дивлячись на діаграму Ганта, ви можете помітити потенційні вузькі місця, збіг критичних завдань або прогалини в часовій шкалі, які можуть спричинити затримки. Потім ви можете внести зміни, щоб уникнути проблем.
• Це допомагає донести розклад до зацікавлених сторін. Подаючи діаграму Ганта, ви надаєте колегам і клієнтам простий спосіб переглядати часову шкалу, власників завдань, залежності та заплановані етапи. Це сприяє прозорості та підзвітності.
• Це робить відстеження прогресу чітким. Коли ви оновлюєте діаграму Ганта для відображення виконаних завдань, завдань, що виконуються, і будь-яких змін, діаграма надає «швидкий» перегляд статусу проекту для вас та інших членів команди.
• Це допомагає ефективно управляти ресурсами. Коли завдання із залежністю від ресурсів розміщуються візуально, ви можете оптимізувати використання людей, обладнання та інших активів протягом усього терміну.
• Це дозволяє планувати сценарій «що-якщо». Вносячи зміни в тривалість завдань, залежності та послідовності на діаграмі Ганта, ви можете моделювати різні сценарії, щоб визначити найкращий план проекту, перш ніж реалізувати його в реальності.
Як виглядає діаграма Ганта?
Діаграма Ганта візуально відображає завдання на часовій шкалі. Зазвичай він включає:
• Список завдань по лівій вертикальній осі. Кожне завдання отримує свій рядок.
• Горизонтальна шкала часу вздовж нижньої частини, зазвичай із кроком у дні, тижні або місяці.
• Для кожного завдання — смужка від запланованої дати початку до дати завершення. Довжина смужки вказує на заплановану тривалість завдання.
• Залежності між завданнями відображаються лініями або стрілками, що з’єднують завдання. Це показує, які завдання потрібно виконати, перш ніж інші зможуть почати.
• Віхи позначаються вертикальними лініями або піктограмами в певні дати. Вони відзначають важливі контрольні точки або терміни.
• Ресурси, призначені для кожного завдання, можуть відображатися на панелях завдань або в окремому стовпці.
• Фактичний прогрес іноді вказується хешуванням, затіненням або кольоровим кодуванням частин панелі завдань, що представляють виконану роботу.
Що спільного між діаграмами Ганта та діаграмами Перта?
Діаграми Ганта та діаграми PERT:
• Є інструментами планування та управління проектом.
• Візуально представити графік проекту із завданнями, етапами та тривалістю.
• Допоможіть визначити ризики, залежності та потенційні проблеми в плані проекту.
• Можна оновлювати для відображення прогресу виконання завдання та змін у розкладі.
• Допомога з розподілом і відстеженням використання ресурсів.
• Сприяти моніторингу стану та виконання проекту.
• Покращте комунікацію, забезпечивши чітке візуальне представлення графіка та статусу проекту.
Основні відмінності між діаграмами Ганта та діаграмами PERT:
діаграми Ганта:
• Показати заплановані дати початку та завершення кожного завдання.
• Зосередьтеся більше на розкладі та часових розкладах завдань.
• Використовуйте простий формат гістограми.
Діаграми PERT:
• Розрахуйте очікувану тривалість завдання на основі оптимістичних, песимістичних і найбільш імовірних оцінок.
• Зосередьтеся більше на логічній мережі, яка визначає послідовність завдань.
• Використовуйте формат діаграми вузлів і стрілок, який показує залежності та логіку між завданнями.
Підсумовуючи, як діаграми Ганта, так і діаграми PERT спрямовані на моделювання та візуалізацію розкладу проекту. Вони допомагають у плануванні, відстеженні прогресу та спілкуванні. Але діаграми Ганта більше зосереджені на часовій шкалі та розкладі завдань, тоді як діаграми PERT більше зосереджені на логіці та залежностях між завданнями для визначення очікуваної тривалості.
Як створити діаграму Ганта
Створення діаграми Ганта в електронній таблиці дозволяє легко відстежувати, оновлювати та планувати сценарії «що, якщо» під час просування проекту.
Ось кроки для створення базової діаграми Ганта в управлінні проектами:
№1 – Перелічіть усі завдання, необхідні для виконання вашого проекту. Розбивайте великі завдання на менші, легші підзадачі.
№2 – Оцініть тривалість кожного завдання в одиницях часу, які відповідають вашому проекту (дні, тижні, місяці тощо). Враховуйте залежності між завданнями.
#3 – Призначте власників і/або ресурси для кожного завдання. Визначте будь-які спільні ресурси з конфліктними залежностями завдань.
№ 4 – Визначте дату початку та термін виконання проекту. Розрахуйте дати початку завдання на основі залежностей.
#5 – Створіть таблицю або таблиця зі стовпцями для:
- Назва завдання
- Тривалість завдання
- Початок
- Дата закінчення
- Призначений ресурс(и).
- % виконано (необов'язково)
- Залежності завдань (необов'язково)
№ 6 – Розмістіть завдання на часовій шкалі зі смугами, що охоплюють дати початку і завершення.
№7 – Додайте візуальне представлення залежностей між завданнями за допомогою стрілок або ліній.
№8 – Позначте важливі етапи на часовій шкалі за допомогою піктограм, затінення або вертикальних ліній.
№9 – Періодично оновлюйте свою діаграму Ганта, коли завдання завершені, тривалість змінюється або залежності. За потреби налаштуйте панелі завдань і залежності.
№10 – Додайте стовпець «% завершення» або «Прогрес» і заповнюйте його протягом певного часу, щоб миттєво вказати статус проекту.
№11 – Використовуйте візуальну часову шкалу, щоб визначити проблеми з плануванням, конфлікти ресурсів або ризики, які можуть спричинити затримки. Внесіть корективи, щоб покращити свій план проекту заздалегідь.
Програмне забезпечення діаграми Ганта
З такою кількістю варіантів на ринку, це ті, які привертають нашу увагу своїми універсальними функціями та нескладним інтерфейсом. Будь-хто, від вашого боса, який майже вийшов на пенсію, до нового стажера міг легко бачити, створювати та відстежувати діаграму Ганта.
№1 – Microsoft Project
• Повнофункціональна програма для управління проектами.
• Спрощує створення та редагування таблиць із завданнями, ресурсами, завданнями та датами календаря.
• Автоматично створює діаграму Ганта на основі даних таблиці.
• Дозволяє визначити критичний шлях, терміни, вирівнювання ресурсів та інші додаткові функції.
• Інтегрується з Excel, Outlook і SharePoint для спільної роботи над проектами.
• Вимагає придбання місячної або річної підписки.
№2 – Microsoft Excel
• Просто ввести деталі завдання в таблицю та створити з неї діаграму.
• Багато безкоштовних або недорогих надбудов для діаграми Ганта з більшою кількістю шаблонів і функцій.
• Звичний інтерфейс для більшості людей.
• Обмежені можливості керування проектами, окрім базових діаграм Ганта.
#3 – GanttProject
• Програма для керування проектами з відкритим кодом, розроблена спеціально для діаграм Ганта.
• Має функції для опису завдань, призначення ресурсів, відстеження прогресу та створення звітів.
• Дозволяє повторювати завдання, залежності завдань і обчислювати критичний шлях.
• Для деяких інтерфейс може бути менш інтуїтивно зрозумілим.
• Відсутня інтеграція з іншим програмним забезпеченням і функціями співпраці.
• Безкоштовне завантаження та використання.
№4 – SmartDraw
• Містить професійно розроблені шаблони діаграм Ганта.
• Має функції для автоматичного створення шкали часу, редагування за допомогою перетягування та залежностей завдань.
• Інтегрується з Microsoft Office для обміну файлами та даними.
• Відносно простий у використанні інтерфейс.
• Потрібна платна підписка, але пропонується безкоштовна 30-денна пробна версія.
№5 – Trello
• Інструмент управління проектами в стилі Канбан.
• Додайте завдання як «картки», які можна перетягувати та візуально впорядковувати на часовій шкалі.
• Переглядайте завдання за кількома часовими горизонтами від тижнів до місяців.
• Призначте членів і терміни для карток.
• Базові з точки зору обробки залежностей між завданнями, управління ресурсами та використанням активів і відстеження прогресу до етапів.
№6 – TeamGantt
• Рішення «все в одному» спеціально для управління проектами повного життєвого циклу.
• Автоматизує планування та оптимізацію розкладу.
• Дозволяє визначати залежності завдань, моделювати сценарії «що, якщо», призначати та розподіляти ресурси між кількома проектами та відстежувати прогрес за етапами.
• Поставляється з бібліотекою шаблонів і аналітичними звітами.
• Потрібна платна підписка.
№7 – Асана
• Додаток для управління проектами, орієнтований на управління завданнями.
• Недоліки: управління ресурсами в проектах, аналіз заробленої вартості та планування сценаріїв «що, якщо».
• Безкоштовна версія. Платні рівні для додаткових функцій.
Що таке приклади діаграми Ганта?
Діаграми Ганта можна використовувати в різних ситуаціях. Ось кілька яскравих прикладів:
• Графіки проектів: діаграма Ганта може візуально відобразити часову шкалу для будь-якого типу проекту із завданнями, тривалістю, залежностями та етапами. Це може бути для будівельних проектів, планування заходів, розробки програмного забезпечення, наукових досліджень тощо.
• Виробничі графіки: діаграми Ганта часто використовуються у виробництві для планування виробничих циклів, показуючи розклад усіх етапів від придбання матеріалів до складання до пакування та доставки.
• Розподіл ресурсів: діаграми Ганта можуть допомогти оптимізувати розподіл ресурсів, таких як люди, обладнання та засоби, між кількома проектами з часом. Завдання з кольоровим кодуванням за ресурсами можуть прояснити це.
• Відстеження прогресу: діаграми Ганта для незавершених проектів можна оновити, щоб показати фактичні дати початку/завершення завершених завдань, прослизання завдань, що виконуються, і будь-які зміни чи затримки. Це забезпечує перегляд статусу проекту.
• Сценарії «що-якщо»: регулюючи послідовність завдань, тривалість і залежності на діаграмі Ганта, керівники проектів можуть моделювати альтернативи для визначення найефективнішого розкладу перед реальним впровадженням.
• Інструмент комунікації: обмін діаграмами Ганта із зацікавленими сторонами надає візуальний підсумок етапів проекту, власників завдань і запланованих і фактичних часових рамок, що підвищує узгодженість і підзвітність.
Загалом діаграми Ганта можна застосувати до будь-якого сценарію, де візуалізація послідовності завдань, залежностей і часових шкал може надати інформацію для оптимізації планів, розподілу ресурсів, відстеження прогресу та передачі інформації про статус. Конкретні приклади нескінченні, вони обмежені лише креативністю людей і потребами в чіткості та ефективності.
Takeaways
Діаграми Ганта настільки ефективні, тому що вони перетворюють складні часові рамки та залежності проекту в просту візуальну картинку, яку легко зрозуміти, оновити та поділитися. Основні переваги полягають у покращеному плануванні, комунікації, відстеженні прогресу та плануванні, що робить їх популярними серед керівників проектів.
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Чому діаграми Ганта такі гарні?
Чому діаграми Ганта ефективні
- Візуальна хронологія – одразу перегляньте повний план
- Раннє виявлення проблем – візуально виявляйте потенційні проблеми
- Комунікація – сприяє чіткості та підзвітності
- Планування – стають зрозумілими залежності та пріоритети
- Відстеження прогресу – оновлена діаграма відображає статус
- Що-якщо аналіз – модель альтернатив
- Інтеграція – робота з програмним забезпеченням для управління проектами
Діаграми Ганта перетворюють складні часові шкали та залежності в прості візуальні елементи, які легко зрозуміти, оновити та поділитися.
Переваги походять від покращеного планування, зв’язку, відстеження та планування
Які 4 компоненти діаграми Ганта?
Для діаграми Ганта потрібні 4 аспекти: стовпці, стовпці, дати та віхи.
Чи є діаграма Ганта шкалою часу?
Так, діаграма Ганта — це, по суті, візуальне представлення розкладу проекту на часовій шкалі, яке допомагає у плануванні, координації та управлінні. На діаграмі інформація про завдання відображається на осі xy, щоб перевести складний час, залежності та тривалість у простий формат, який можна сканувати.
