सर्वेक्षण प्रश्नों के प्रकार: बेहतर प्रतिक्रिया के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका

आपने सर्वे भेजा। चालीस लोगों ने जवाब दिया। और अब आपके सामने संख्याओं से भरी एक स्प्रेडशीट है जो आपको लगभग कुछ भी नहीं बताती। अक्सर, समस्या विषय में नहीं बल्कि आपके द्वारा चुने गए सर्वे प्रश्नों के प्रकार में होती है। सही प्रारूप एक ही विषय को सटीक और उपयोगी डेटा में बदल सकता है। गलत प्रारूप उसे दबा देता है। यह गाइड आठ सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले सर्वे प्रश्नों के प्रकारों को उदाहरणों के साथ बताती है और यह भी बताती है कि प्रत्येक प्रश्न का उपयोग कब करना चाहिए।

प्रत्येक प्रकार के लिए, आपको यह जानकारी मिलेगी कि इसका उपयोग कब करना है, यह किन कार्यों में अच्छा है और किन बातों का ध्यान रखना चाहिए। इसमें प्रशिक्षण मूल्यांकन, कर्मचारी प्रतिक्रिया, कार्यक्रम सर्वेक्षण और ग्राहक अनुसंधान शामिल हैं। ये प्रकार बंद-छोर वाले प्रारूपों से लेकर, जिनमें प्रत्येक उत्तर विकल्प पूर्वनिर्धारित होता है, खुले-छोर वाले प्रश्नों तक हैं, जिनमें मुक्त-पाठ उत्तर लिए जा सकते हैं, और ये त्वरित प्रतिक्रिया जानने से लेकर पूर्ण प्रश्नावली तक सभी प्रकार के प्रश्नों पर लागू होते हैं।

1. बहुविकल्पीय प्रश्न

बहुविकल्पीय प्रश्नों में उत्तर के लिए पूर्वनिर्धारित विकल्प दिए जाते हैं। एक विकल्प चुनने पर ही निर्णय लिया जाता है; जबकि बहुविकल्पीय प्रश्नों में उत्तरदाताओं को कई विकल्प चुनने की अनुमति होती है।

जनसांख्यिकी, व्यवहार संबंधी विभाजन और वरीयता संबंधी प्रश्नों के लिए सर्वोत्तम, जहाँ विकल्प सर्वविदित हों। उदाहरण:

- "आप किस प्रकार का प्रशिक्षण प्रारूप पसंद करते हैं? (आमने-सामने / वर्चुअल / स्व-गति से / मिश्रित)"

- "आप भविष्य के सत्रों में निम्नलिखित में से किन विषयों पर चर्चा करवाना चाहेंगे? (सभी लागू विकल्पों का चयन करें)"

अधूरे विकल्पों से सावधान रहें जो उत्तरदाताओं को गलत उत्तर देने के लिए मजबूर कर सकते हैं। जब आप सुनिश्चित न हों कि आपने सभी संभावनाओं को शामिल कर लिया है, तो हमेशा "अन्य (कृपया स्पष्ट करें)" विकल्प शामिल करें। विकल्पों के क्रम को यादृच्छिक बनाएं ताकि पूर्वाग्रह कम हो, जहां उत्तरदाता लगातार पहला या आखिरी उत्तर चुनते हैं।

2. रेटिंग स्केल

रेटिंग स्केल में उत्तरदाताओं से किसी चीज़ का मूल्यांकन एक संख्यात्मक पैमाने पर करने के लिए कहा जाता है, आमतौर पर 1-5, 1-7 या 1-10 के बीच। ये संतुष्टि, गुणवत्ता और संभावना को इस तरह से मापते हैं जिससे समय के साथ तुलना करना और ट्रैक करना आसान हो जाता है।

संतुष्टि, प्रदर्शन और अनुभव को मापने के लिए सर्वोत्तम। सबसे आम पेशेवर अनुप्रयोग नेट प्रमोटर स्कोर (एनपीएस) है, जिसे फ्रेड रीचहेल्ड ने 2003 के हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू लेख में प्रस्तुत किया था [1]। एनपीएस अनुशंसा करने की संभावना को मापने के लिए 0-10 के पैमाने का उपयोग करता है। उदाहरण:

- "आज की कार्यशाला से आप कितने संतुष्ट थे? (1–5)"

- "आप इस प्रशिक्षण की सिफारिश अपने किसी सहकर्मी को कितनी संभावना से करेंगे? (0–10)"

अपने अंतिम बिंदुओं को हमेशा स्पष्ट लेबल के साथ निर्धारित करें: "1 = बहुत असंतुष्ट, 5 = बहुत संतुष्ट।" बिना लेबल वाले पैमाने उत्तरदाताओं को संख्याओं की अलग-अलग व्याख्या करने के लिए प्रेरित करते हैं। एनपीएस के लिए, मानक स्कोरिंग उत्तरदाताओं को प्रमोटर (9-10), पैसिव (7-8), और डिट्रैक्टर (0-6) के रूप में वर्गीकृत करती है [1]।

3. लिकर्ट स्केल

लिकर्ट स्केल में ऐसे कथन प्रस्तुत किए जाते हैं जिन्हें उत्तरदाता "पूरी तरह असहमत" से लेकर "पूरी तरह सहमत" तक की सहमति के पैमाने पर रेट करते हैं। तकनीकी रूप से ये एक प्रकार का रेटिंग स्केल है, लेकिन पेशेवर सर्वेक्षणों में ये इतने आम हैं कि इन्हें अलग से माना जा सकता है।

विभिन्न संबंधित आयामों में दृष्टिकोण, राय और धारणाओं को मापने के लिए सर्वोत्तम। ये कर्मचारी सहभागिता सर्वेक्षणों और प्रशिक्षण मूल्यांकनों के लिए उपयुक्त हैं, जहाँ आप यह मापना चाहते हैं कि लोग किसी अनुभव के विशिष्ट पहलुओं के बारे में कितना दृढ़ता से महसूस करते हैं। उदाहरण:

"प्रशिक्षण की सामग्री मेरी भूमिका से सीधे तौर पर संबंधित थी।"

एक ही लाइन में बहुत सारे लिकर्ट आइटम होने से सर्वे थकान का खतरा हो सकता है। सर्वे संतुष्टि पर किए गए शोध में सुझाव दिया गया है कि लिकर्ट ग्रिड में प्रति ब्लॉक 10 से अधिक पंक्तियाँ न हों; इससे अधिक होने पर, उत्तरदाता बिना ध्यान से पढ़े ही प्रत्येक आइटम के लिए एक ही उत्तर चुनने लगते हैं [2]। लंबे लिकर्ट सेक्शन को अन्य प्रकार के प्रश्नों से विभाजित करें।

4. खुले प्रश्न

खुले सिरे वाले प्रश्न पूर्वनिर्धारित विकल्पों के बिना मुक्त-पाठ उत्तर आमंत्रित करते हैं। वे उस गुणात्मक संदर्भ को ग्रहण करते हैं जिसे संरचित प्रश्न ग्रहण नहीं कर पाते।

मात्रात्मक डेटा के पीछे के "क्यों" को समझने, अप्रत्याशित विषयों को उजागर करने और उत्तरदाताओं के अपने शब्दों में सुझावों को जानने के लिए सर्वोत्तम। उदाहरण:

- "इस सत्र का सबसे मूल्यवान हिस्सा क्या था?"

- "कौन सा एक बदलाव आपके अनुभव को सबसे बेहतर बना सकता है?"

प्रत्येक सर्वेक्षण में एक या दो ही प्रश्न शामिल करें और उन्हें संरचित प्रश्नों के बाद अंत में रखें। खुले प्रश्नों को पूरा करने की दर कम हो जाती है क्योंकि उनमें अधिक मेहनत लगती है। विश्लेषण के लिए विषयगत कोडिंग की भी आवश्यकता होती है, जो बड़े नमूनों के लिए समय लेने वाली प्रक्रिया है। लाइव सत्रों में त्वरित समाधान के लिए, उत्तरों को ज़ोर से पढ़ें और समूह से उन विषयों पर चर्चा करने के लिए कहें जो सबसे अधिक बार सामने आते हैं।

5. रैंकिंग प्रश्न

रैंकिंग वाले प्रश्नों में उत्तरदाताओं को वस्तुओं को प्राथमिकता, वरीयता या महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करने के लिए कहा जाता है। बहुविकल्पीय प्रश्नों के विपरीत, ये विकल्प चुनने पर मजबूर करते हैं, जिससे यह पता चलता है कि अन्य विकल्पों की तुलना में सबसे महत्वपूर्ण क्या है।

रैंकिंग वाले प्रश्न सर्वेक्षण डिजाइन का एक अनिवार्य विकल्प प्रारूप हैं। ये उत्तरदाताओं को हर चीज को चुपचाप "बहुत महत्वपूर्ण" के रूप में चिह्नित करने से रोकते हैं और उन्हें एक क्रम निर्धारित करने के लिए बाध्य करते हैं, जिससे वास्तविक प्राथमिकताएं सामने आती हैं।

प्राथमिकता निर्धारण अभ्यासों और सापेक्ष वरीयताओं को समझने के लिए सर्वोत्तम। उदाहरण:

"निम्नलिखित प्रशिक्षण विषयों को अपनी भूमिका के लिए महत्व के क्रम में व्यवस्थित करें: एआई साक्षरता, संचार कौशल, नेतृत्व विकास, साइबर सुरक्षा जागरूकता, डेटा साक्षरता।"

संज्ञानात्मक भार का ध्यान रखें। पाँच से सात से अधिक वस्तुओं को क्रमबद्ध करना निराशाजनक हो जाता है और इससे अविश्वसनीय डेटा प्राप्त होता है। सूची को छोटा रखें और स्पष्ट रूप से भिन्न विकल्पों का उपयोग करें।

6. मैट्रिक्स प्रश्न

मैट्रिक्स प्रश्न ग्रिड प्रारूप का उपयोग करते हैं, जिसमें पंक्तियाँ आइटम होती हैं और स्तंभ एक समान पैमाने को साझा करते हैं। ये उत्तरदाताओं को प्रश्न प्रारूप को दोहराए बिना एक ही पैमाने पर कई संबंधित आइटमों का मूल्यांकन करने की अनुमति देते हैं।

एक ही अनुभव के कई आयामों पर मूल्यांकन की तुलना करने के लिए सर्वोत्तम। एक व्यावहारिक उदाहरण: प्रशिक्षण के बाद मूल्यांकन मैट्रिक्स जिसमें "विषयवस्तु की प्रासंगिकता," "प्रशिक्षक की विशेषज्ञता," "प्रशिक्षण की गति," और "सामग्री की गुणवत्ता" के लिए पंक्तियाँ हैं, प्रत्येक को 5-बिंदु संतुष्टि पैमाने पर रेट किया गया है। चार रेटिंग, एक स्क्रीन पर।

मोबाइल उपकरणों पर दृश्य जटिलता का ध्यान रखें। बड़ी मैट्रिक्स छोटी स्क्रीन पर पढ़ने में मुश्किल होती हैं, जिससे अनियमित प्रतिक्रियाएं हो सकती हैं। मैट्रिक्स को अधिकतम पांच या छह पंक्तियों तक सीमित रखें और व्यापक दर्शकों के लिए जारी करने से पहले मोबाइल पर परीक्षण करें।

7. द्विभागीय (हाँ/नहीं) प्रश्न

द्विविभाजित प्रश्न आमतौर पर दो ही विकल्प देते हैं, हां/ना या सही/गलत। ये प्रश्न लिखने और उत्तर देने दोनों के लिए सबसे तेज़ प्रारूप हैं।

स्क्रीनिंग, फ़िल्टरिंग और त्वरित तथ्य-जांच के लिए सर्वोत्तम। उदाहरण:

- "क्या आपने पूरा प्रशिक्षण सत्र अटेंड किया? (हाँ / नहीं)"

- "क्या आपने प्रशिक्षण के बाद से नए सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया है? (हाँ / नहीं)"

ये लॉजिक गेट के रूप में अच्छी तरह काम करते हैं जो उत्तरदाताओं को उनके उत्तर के आधार पर विभिन्न अनुवर्ती प्रश्नों की ओर निर्देशित करते हैं। उपस्थिति के लिए "नहीं" का उत्तर देने पर उत्तरदाता सत्र मूल्यांकन को छोड़ सकते हैं और सीधे जनसांख्यिकीय अनुभाग में जा सकते हैं।

अति सरलीकरण से सावधान रहें। केवल "नहीं" कहने से कारण का पता नहीं चलता। जहां गहराई से समझना आवश्यक हो, वहां दो विकल्पों वाले प्रश्नों के बाद एक संक्षिप्त खुला प्रश्न या रेटिंग स्केल का उपयोग करें।

8. जनसांख्यिकीय प्रश्न

जनसांख्यिकीय प्रश्न उत्तरदाताओं के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी एकत्र करते हैं, जिससे खंडित विश्लेषण संभव हो पाता है। सामान्य आयामों में विभाग, भूमिका, कार्यकाल, स्थान और अनुभव स्तर शामिल हैं।

क्रॉस-टैबुलेशन और समूह तुलना के लिए सर्वोत्तम। यह जानना कि एक विभाग के कर्मचारी प्रशिक्षण की प्रभावशीलता को कंपनी के औसत से काफी कम आंकते हैं, एक समग्र स्कोर की तुलना में कहीं अधिक उपयोगी है।

जनसांख्यिकीय प्रश्नों को वैकल्पिक रखें, डेटा एकत्र करने का कारण स्पष्ट करें और व्यक्तियों की पहचान करने के लिए पर्याप्त छोटे समूहों से बचकर गोपनीयता बनाए रखें। समूह-स्तरीय डेटा रिपोर्ट करने से पहले, प्रति समूह पांच या अधिक उत्तरदाताओं की सामान्य सीमा होती है।

सब कुछ मिलाकर: सर्वेक्षण प्रवाह का डिज़ाइन तैयार करना

एक सुव्यवस्थित सर्वेक्षण तार्किक क्रम का पालन करता है। उत्तरदाताओं को सहज महसूस कराने के लिए सरल प्रारंभिक या जनसांख्यिकीय प्रश्नों से शुरुआत करें। फिर मुख्य मापन प्रश्नों पर आगे बढ़ें: रेटिंग स्केल, लिकर्ट आइटम, मैट्रिक्स प्रश्न। गुणात्मक गहराई के लिए एक या दो खुले प्रश्नों के साथ सर्वेक्षण समाप्त करें।

सर्वेक्षण पूरा करने का कुल समय पाँच से सात मिनट तक सीमित रखें। सर्वेमंकी के शोध से पता चलता है कि सात मिनट से कम समय में पूरे किए गए सर्वेक्षणों में लंबे सर्वेक्षणों की तुलना में बेहतर पूर्णता दर देखी जाती है, जबकि 12 मिनट के बाद बीच में ही सर्वेक्षण छोड़ने वालों की दर तेजी से बढ़ती है [3]। इसका अर्थ है कि प्रश्न के प्रकार के आधार पर लगभग 10-15 प्रश्न।

आम गलतियों से बचने के लिए

सही प्रकार के प्रश्न चुनने के बावजूद, कुछ डिजाइन संबंधी आदतें चुपचाप प्रतिक्रिया की गुणवत्ता को कम कर सकती हैं।

1. दोहरे अर्थ वाले प्रश्न पूछना

एक दोहरा प्रश्न दो अलग-अलग विचारों को एक ही वाक्य में समेट लेता है: "प्रशिक्षण की सामग्री प्रासंगिक थी और सामग्री समझने में आसान थी।" जिस उत्तरदाता को सामग्री प्रासंगिक लगी लेकिन सामग्री भ्रामक, उसके पास कोई स्पष्ट उत्तर नहीं होता। प्रत्येक मिश्रित कथन को एक अलग प्रश्न में विभाजित करें। यह विशेष रूप से लिकर्ट प्रारूप वाले सर्वेक्षणों में आम है, जहाँ लेखक विचारों को मिलाकर दक्षता बढ़ाने का प्रयास करते हैं।

2. अग्रणी भाषा का प्रयोग करना

ऐसे प्रश्न जो अपेक्षित उत्तर की ओर इशारा करते हैं, सकारात्मक अंकों को बढ़ा देते हैं और समय के साथ बेंचमार्किंग को बेकार कर देते हैं। "आज के सत्र में आपको कितना आनंद आया?" यह प्रश्न आनंद की अपेक्षा रखता है। "आज के सत्र को आप समग्र रूप से कैसे रेट करेंगे?" यह अपेक्षा नहीं रखता। प्रत्येक प्रश्न में ऐसे शब्दों की पहचान करें जो किसी पसंदीदा उत्तर का संकेत देते हों और उन्हें तटस्थ शब्दों से बदलें।

3. असंतुलित प्रतिक्रिया विकल्प प्रस्तुत करना

चार सकारात्मक और एक नकारात्मक विकल्प ("उत्कृष्ट / बहुत अच्छा / अच्छा / औसत / खराब") वाला रेटिंग स्केल संतुलित नहीं होता। नकारात्मक भावना रखने वाले उत्तरदाताओं के पास सीमित विकल्प होते हैं, और वास्तविक अनुभव की परवाह किए बिना आपका औसत ऊपर की ओर बढ़ता जाता है। नकारात्मक से सकारात्मक की ओर जाने वाले किसी भी स्केल के लिए, मध्य बिंदु के दोनों ओर विकल्पों की संख्या को संतुलित रखें। एक मानक 5-बिंदु स्केल अच्छा काम करता है: दो नकारात्मक, एक तटस्थ, दो सकारात्मक। यदि आप तटस्थ मध्य बिंदु नहीं चाहते हैं, तो एक सम-संख्या वाला स्केल (4 या 6 बिंदु) उपयोग करें जो एक दिशात्मक प्रतिक्रिया को बाध्य करता है।

4. सबसे महत्वपूर्ण प्रश्नों को दबा देना

सर्वेक्षण से थकान होना एक आम समस्या है, और सर्वेक्षण की लंबाई बढ़ने के साथ ही प्रतिभागियों की रुचि कम हो जाती है। यदि आपका सबसे महत्वपूर्ण प्रश्न 15 प्रश्नों में से 14वें स्थान पर है, तो उत्तरदाताओं का एक बड़ा हिस्सा शायद उस तक पूरी तरह ध्यान दिए बिना या बिल्कुल भी न पहुंचे। अपने सबसे महत्वपूर्ण प्रश्नों को सर्वेक्षण के पहले भाग में रखें। जनसांख्यिकी और वैकल्पिक खुले प्रश्नों को अंत में रखें, जहां प्रतिभागियों के बीच में ही सर्वेक्षण छोड़ने की संभावना कम होती है।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

एक सर्वेक्षण में कितने प्रश्न होने चाहिए?

प्रशिक्षण मूल्यांकन और कार्यक्रम के बाद की प्रतिक्रिया के लिए, 8 से 12 प्रश्न एक विश्वसनीय सीमा है। आमतौर पर, इसे पूरा करने में पाँच से सात मिनट का समय लगता है, और इस दौरान सफलता दर सबसे अच्छी रहती है। यदि आपका सर्वेक्षण लंबा है, तो विचार करें कि क्या प्रत्येक प्रश्न वास्तव में किसी निर्णय को प्रभावित करेगा। ऐसे प्रश्न जिनसे प्राप्त डेटा पर कोई कार्रवाई नहीं होगी, उन्हें हटा देना बेहतर है। सर्वेक्षण को अंतिम रूप देने से पहले एक उपयोगी परीक्षण: प्रत्येक प्रश्न के लिए, लिखें कि वह किस निर्णय या कार्रवाई को प्रभावित करेगा। यदि आप इसका उत्तर नहीं दे सकते, तो संभवतः उस प्रश्न की आवश्यकता नहीं है। इससे सर्वेक्षण भेजने से पहले ही उसके उद्देश्य के बारे में स्पष्टता आ जाती है।

रेटिंग स्केल और लिकर्ट स्केल में क्या अंतर है?

रेटिंग स्केल किसी मूल्यांकन को संख्या प्रदान करता है: "इसे 1 से 5 के पैमाने पर रेट करें।" लिकर्ट स्केल एक कथन प्रस्तुत करता है और पूछता है कि उत्तरदाता इससे कितना सहमत है: "सुविधाकर्ता ने अवधारणाओं को स्पष्ट रूप से समझाया। (पूरी तरह असहमत से पूरी तरह सहमत)।" दोनों ही क्रमसूचक स्केल हैं, लेकिन लिकर्ट स्केल में आइटम हमेशा एक घोषणात्मक कथन के साथ जोड़े जाते हैं, जबकि रेटिंग स्केल लगभग किसी भी मूल्यांकन कार्य पर लागू हो सकते हैं।

संरचित प्रश्नों के बजाय खुले सिरे वाले प्रश्नों का उपयोग कब करना चाहिए?

जब आपको यह पता न हो कि किन श्रेणियों का महत्व है, या जब आपको लगे कि संरचित विकल्प पूरी तस्वीर को उजागर नहीं कर पाएंगे, तो खुले सिरे वाले प्रश्नों का उपयोग करें। किसी नए कार्यक्रम के शुभारंभ के बाद ये प्रश्न तब उपयोगी होते हैं जब आप पर्याप्त डेटा उपलब्ध होने से पहले ही यह जानना चाहते हैं कि कौन से विषय सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं, ताकि आप उनके आधार पर रेटिंग ढांचा तैयार कर सकें। किसी स्थिर विषय पर बार-बार किए जाने वाले सर्वेक्षणों के लिए, संरचित प्रश्नों का विश्लेषण करना तेज़ होता है और समय के साथ उनका ट्रैक रखना आसान होता है। एक व्यावहारिक तरीका यह है कि किसी नए सर्वेक्षण के पहले चरण में एक या दो खुले सिरे वाले प्रश्न पूछें, सबसे अधिक उभरने वाले विषयों की पहचान करें, और फिर उन विषयों को आगामी चरणों के लिए संरचित विकल्पों में परिवर्तित करें।

AhaSlides के साथ सर्वेक्षण चलाना

सही प्रकार के प्रश्न चुनना केवल आधी सफलता है। आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि उत्तरदाता वास्तव में सर्वेक्षण में भाग लें और उसे पूरा करें।

AhaSlides एक ऑल-इन-वन ऑडियंस एंगेजमेंट प्लेटफॉर्म है जो एक ही लाइव सेशन में मल्टीपल चॉइस, रेटिंग स्केल, ओपन-एंडेड रिस्पॉन्स, रैंकिंग प्रश्न और बहुत कुछ सपोर्ट करता है। सेशन के बीच में 3 प्रश्नों का एक सर्वे बनाएं, कमरे में मौजूद सभी लोगों के सामने ही परिणाम स्क्रीन पर दिखाएं और जो परिणाम दिखें उसके आधार पर अपने दूसरे सेशन को एडजस्ट करें। किसी अलग सर्वे टूल की आवश्यकता नहीं है।

खास तौर पर प्रशिक्षण मूल्यांकन के लिए, समूह की प्रतिक्रियाओं को एक साथ देखने से माहौल बदल जाता है। डेटा के बाद होने वाली चर्चा अक्सर डेटा से कहीं अधिक मूल्यवान होती है। हमने पाया है कि जो टीमें परिणामों को एक साथ देखती हैं, वे उन पर अमल करती हैं, जबकि जिन टीमों को सारांश रिपोर्ट मिलती है, वे शायद ही कभी ऐसा करती हैं।

सूत्रों का कहना है

[1] रीचेल्ड, एफ. (दिसंबर 2003). "वह एक संख्या जिसकी आपको बढ़ने के लिए आवश्यकता है।" हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू. https://hbr.org/2003/12/the-one-number-you-need-to-grow

[2] क्रॉस्निक, जे.ए. (1991)। "सर्वेक्षणों में दृष्टिकोण उपायों की संज्ञानात्मक मांगों से निपटने के लिए प्रतिक्रिया रणनीतियाँ।" एप्लाइड कॉग्निटिव साइकोलॉजी, 5 (3), 213-236। https://doi.org/10.1002/acp.2350050305

[3] सर्वेमंकी. "सर्वेक्षण कितना लंबा होना चाहिए?" https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/