7 Kỹ năng tuyệt vời của Trợ lý hành chính cần thực hành

Trợ lý hành chính dường như là một công việc hấp dẫn đối với nhiều người, với nụ cười trên môi và tinh thần cống hiến.

Mỗi ngày tràn ngập sự pha trộn thú vị của các nhiệm vụ, dễ dàng vượt qua sự phức tạp của cuộc sống văn phòng với sự khéo léo và tự tin.

năng lực trong Kỹ năng trợ lý hành chínhlà điều bắt buộc đối với những người có thiên hướng trở thành một trợ lý hành chính thành công.

Vậy, những kỹ năng Trợ lý Hành chính nào bạn cần rèn luyện để trở thành người hỗ trợ hiệu quả cho nhóm và tổ chức của mình? Hãy cùng đi sâu vào bài viết này nhé!

Văn bản thay thế

Tìm kiếm một công cụ tương tác tại nơi làm việc?

Tập hợp bạn bè của bạn bằng một câu đố vui về AhaSlides. Đăng ký để làm bài kiểm tra miễn phí từ AhaSlides thư viện mẫu!

🚀 Lấy bài kiểm tra miễn phí☁️

Kỹ năng trợ lý hành chính là gì?

Trong một thế giới mà tính hiệu quả và tính tổ chức được đánh giá cao, vai trò Trợ lý hành chính của bạn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Kỹ năng trợ lý hành chính là cần thiết để bất kỳ trợ lý văn phòng nào có thể thành công trong việc xử lý mọi nghịch cảnh có thể phát sinh trong môi trường văn phòng, hỗ trợ nhóm của họ và đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ.

Kỹ năng văn thư và hành chính — *Nắm vững các kỹ năng văn thư và hành chính là điều cần thiết đối với bất kỳ trợ lý hành chính nào | Hình ảnh: Freepik*

Ví dụ về kỹ năng trợ lý hành chính là gì?

Những kỹ năng cần thiết để trở thành một trợ lý hành chính?

Nhìn bề ngoài, nó có vẻ giống như một công việc bàn giấy đơn giản nhưng đối với những người thực sự hiểu rõ bản chất của nó thì đó là một hành trình năng động, đầy hứng thú và thử thách.

Để thành công trong vai trò trợ lý hành chính, đây là một số kỹ năng chính mà bạn cần nắm vững:

Giao tiếp

Cốt lõi của công việc là nghệ thuật giao tiếp. Các kỹ năng trợ lý hành chính bao gồm các kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản xuất sắc để tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Phản hồi có thể thúc đẩy giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Thu thập ý kiến và suy nghĩ của đồng nghiệp bằng mẹo 'Phản hồi ẩn danh' từ AhaSlides.

Quản lý thời gian

Từ việc quản lý lịch trình và điều phối các cuộc họp đến tổ chức các sự kiện và xử lý các tài liệu quan trọng, mọi thứ đều cần đến bàn tay của một trợ lý hành chính.

Vì vậy, xử lý hiệu quả lịch trình, cuộc hẹn và thời hạn để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và hoàn thành nhiệm vụ kịp thời là những kỹ năng trợ lý hành chính cần phải có.

Kỹ năng trợ lý văn phòng | Danh sách các kỹ năng hành chính. Hình ảnh: Freepik

Sự chú ý đến chi tiết

Một phẩm chất khác trong kỹ năng trợ lý điều hành hàng đầu là sự chú ý đến từng chi tiết. Điều đó có nghĩa là bạn được đào tạo để trở nên tỉ mỉ trong việc nhập dữ liệu, đọc lại tài liệu và duy trì độ chính xác trong tất cả các nhiệm vụ hành chính.

Đó là thói quen thường xuyên kiểm tra kỹ các mục nhập, xác minh thông tin và dữ liệu tham chiếu chéo để tránh bất kỳ sự khác biệt nào có thể phát sinh.

Cơ quan

Một tư duy có tổ chức cũng là một trong những kỹ năng tốt nhất của một quản trị viên văn phòng. Đó là khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ, ưu tiên các trách nhiệm và duy trì các tệp và tài liệu được tổ chức tốt.

Là một trong những kỹ năng cần thiết của một trợ lý hành chính, tư duy ngăn nắp được ví như xương sống trong vai trò của một quản trị viên văn phòng. Nó cho phép họ xử lý nhiều loại nhiệm vụ một cách dễ dàng, vượt qua các thử thách một cách liền mạch và duy trì cảm giác kiểm soát ngay cả trong những thời điểm bận rộn nhất.

Kỹ năng tốt nhất cho trợ lý hành chính. Hình ảnh: Freepik

Thành thạo máy tính

Thông thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office Suite, ứng dụng email khách và các công cụ dựa trên đám mây để quản lý dữ liệu hiệu quả là kỹ năng bắt buộc của nhân viên hành chính.

Ngoài ra, việc thành thạo phần mềm trình bày như AhaSlides giúp các cán bộ hành chính tạo ra các slide hấp dẫn và bắt mắt cho các cuộc họp và báo cáo.

Nghi thức điện thoại

Điện thoại Etiquette cũng là một trong những kỹ năng cần thiết cho trợ lý hành chính. Các nhà quản lý yêu thích những người có thể xử lý các cuộc điện thoại một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, định tuyến cuộc gọi và nhận tin nhắn chính xác. Là điểm liên lạc đầu tiên của nhiều người gọi, họ đóng vai trò là bộ mặt và tiếng nói của tổ chức.

Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng là một trong những kỹ năng quan trọng của một trợ lý hành chính. Điều này là do mỗi ngày đều mang đến những điều bất ngờ mới, vì bạn không bao giờ biết được những thách thức nào có thể nảy sinh. Nhưng đó chính là điều tuyệt vời của việc trở thành trợ lý hành chính - bạn phát triển mạnh mẽ trong môi trường luôn thay đổi này.

Dễ thích nghi và tháo vát, bạn đảm nhận bất cứ điều gì xảy ra theo cách của mình, biến những trở ngại thành cơ hội để phát triển.

*Chân dung mỉm cười khi nói chuyện điện thoại với khách hàng là một trong những kỹ năng trợ lý văn phòng tuyệt vời nhất để thực hành | Hình ảnh: Freepik*

Cách cải thiện kỹ năng trợ lý hành chính:

Trong môi trường kinh doanh năng động và đòi hỏi khắt khe như hiện nay, vai trò của một trợ lý hành chính đang phải đối mặt với những kỳ vọng ngày càng cao. Nếu bạn không biết cách phát triển kỹ năng trợ lý hành chính, thì đây là sáu chiến lược để bạn có một bước đi đúng đắn.

Đừng ngần ngại theo đuổi chương trình đào tạo và phát triển từ các chương trình nội bộ hoặc từ các nền tảng giáo dục để trau dồi kỹ năng quản trị cơ bản của bạn.
Tham gia các hiệp hội ngành, ví dụ, Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế. Kết nối mạng, cả trực tiếp và trực tuyến, là cách tốt nhất để đưa bạn ra khỏi đó và kết nối với các chuyên gia có cùng chí hướng.
Tìm một người cố vấn có lợi thế trong lĩnh vực mà bạn muốn cải thiện kỹ năng quản trị và hỏi xem họ có hỗ trợ bạn không.
Dành thời gian học cách sử dụng các công cụ phần mềm trợ lý hành chính như Microsoft Office và Google Workspace và các công cụ trình bày như AhaSlides, có thể trở thành lợi thế trong sơ yếu lý lịch của bạn.
Chấp nhận những thách thức mới. Cân nhắc việc nói chuyện với các nhà lãnh đạo của bạn về việc nhận những nhiệm vụ khó khăn hơn. Nó có thể là một cơ hội quý giá để phát triển tính chuyên nghiệp của bạn.
Tận dụng mọi cơ hội để trải nghiệm các dịch vụ hành chính như tình nguyện sắp xếp lịch trình, hỗ trợ các sự kiện văn phòng, quản lý lịch và điều phối các cuộc họp.

⭐ Thành thạo sử dụng các công cụ chuyên dụng như AhaSlidescó thể là một trình độ chuyên môncủa trợ lý hành chính cho sơ yếu lý lịch, nhấn mạnh khả năng tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất công việc và kết nối với người khác. Đừng chần chừ để sử dụng AhaSlides ngay lập tức miễn phí!

Những câu hỏi thường gặp

Ba kỹ năng quan trọng nhất của một trợ lý hành chính là gì?

Ba kỹ năng quan trọng nhất mà một trợ lý văn phòng giỏi cần phải có là kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói, trình độ công nghệ và quản lý thời gian.

Làm thế nào để bạn liệt kê các kỹ năng hành chính trên một sơ yếu lý lịch?

Để thể hiện kỹ năng quản trị trong sơ yếu lý lịch, bạn có thể đề cập đến các sự kiện bạn đã tổ chức. kiến thức của bạn về phần mềm cụ thể và thể hiện kinh nghiệm trong việc giải quyết xung đột.

Làm thế nào để viết một CV cho một trợ lý hành chính?

Để viết CV trợ lý hành chính, bạn có thể làm theo các bước sau: (1) Viết bản tóm tắt trình độ; (2) Liệt kê các chứng nhận của bạn; (3) Trình bày trình độ học vấn của bạn; (4) Thể hiện kinh nghiệm liên quan; (5) Đóng đinh thiết kế.

Tham khảo: RobertHalf | Thật