Bạn có phải là người tham gia?

Tờ rơi cuộc họp khởi động dự án làm móng trong 8 bước (+Mẫu miễn phí!)

Tờ rơi cuộc họp khởi động dự án làm móng trong 8 bước (+Mẫu miễn phí!)

Công việc

Lawrence Haywood 05 Tháng 12 2023 8 phút đọc

Ngay cả những công ty kỷ luật nhất hiện có đôi khi cũng có thể cảm thấy dự án của họ đang đi chệch hướng. Thường xuyên hơn không, vấn đề là một trong những chuẩn bị. Giải pháp? Một cấu trúc tốt và hoàn toàn tương tác cuộc họp khởi động dự án!

Không chỉ đơn thuần là sự phô trương và nghi lễ, một cuộc họp khởi động được thực hiện tốt thực sự có thể mang lại điều gì đó tuyệt vời cho chân chính. Dưới đây là 8 bước để tổ chức một cuộc họp khởi động dự án nhằm xây dựng sự hào hứng và mọi người ở cùng một trang.

Thời gian bắt đầu!

Mẹo họp cần nhớ

Bạn phải có chương trình họp khởi động trước. Gửi email khởi động dự án sớm là rất quan trọng! Vì vậy, hãy xem một số mẫu chương trình cuộc họp khởi động!

Phần khởi động nên ngắn gọn và súc tích, với nhiều trò chơi và hoạt động, vì đây là lúc AhaSlides trở nên rất hữu ích! Tham khảo thêm mẹo với chúng tôi như sau:

Văn bản thay thế


Bắt đầu cuộc trò chuyện.

Nhận thông tin đầu vào có giá trị từ nhóm và khách hàng của bạn trong cuộc họp khởi động dự án. Sử dụng các công cụ trao đổi ý kiến, hỏi đáp và bỏ phiếu trực tiếp với mẫu miễn phí này!


🚀 Xem mẫu

Cuộc họp Khởi động Dự án là gì?

Giống như nó nói trên tin, một cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp nơi bạn bắt đầu dự án của mình.

Thông thường, cuộc họp khởi động dự án là cuộc gặp đầu tiên giữa khách hàng đã đặt hàng dự án và công ty sẽ thực hiện dự án đó. Cả hai bên sẽ ngồi lại với nhau và thảo luận về nền tảng của dự án, mục đích, mục tiêu của nó và cách nó sẽ đi từ ý tưởng đến hiện thực.

Nói chung, có loại 2 của các cuộc họp khởi động cần lưu ý:

  1. Khởi động dự án bên ngoài - Một nhóm phát triển ngồi xuống với một người nào đó từ bên ngoài công ty, như một khách hàng hoặc bên liên quan, và thảo luận về kế hoạch cho một dự án hợp tác.
  2. PKM nội bộ - Một nhóm nghiên cứu từ ở trong công ty ngồi lại với nhau và thảo luận về kế hoạch cho một dự án nội bộ mới.

Mặc dù cả hai loại này có thể có kết quả khác nhau, thủ tục là khá giống nhau. Về cơ bản có không có phần nào của đợt khởi động dự án bên ngoài mà không phải là một phần của đợt khởi động dự án nội bộ - sự khác biệt duy nhất sẽ là bạn đang nắm giữ nó cho ai.

Tại sao các Cuộc họp Khởi động Dự án lại quan trọng như vậy?

Mục đích của Cuộc họp khởi động phải rõ ràng và rõ ràng! Có vẻ đơn giản để bắt đầu một dự án chỉ bằng cách giao một loạt nhiệm vụ cho đúng người, đặc biệt là ở nơi làm việc bị ám ảnh bởi bảng Kanban ngày nay. Tuy nhiên, điều này có thể khiến các đội liên tục lạc lối.

Hãy nhớ rằng, chỉ vì bạn đang ở trên cùng một bảng không có nghĩa là bạn đang ở trên cùng một trang.

Trọng tâm của nó, một cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp trung thực và cởi mở Đối thoại giữa khách hàng và nhóm. nó là không một loạt các thông báo về cách thức hoạt động của dự án, nhưng cuộc trò chuyện về kế hoạch, kỳ vọng và mục tiêu đạt được bằng cuộc tranh luận không hồi kết.

Dưới đây là một số lợi ích của việc tổ chức cuộc họp khởi động dự án:

  1. Nó được tất cả mọi người chuẩn bị “Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn tiếng đầu tiên để mài rìu”. Nếu Abraham Lincoln còn sống đến ngày hôm nay, bạn có thể yên tâm rằng ông ấy sẽ dành 4 trong số 6 giờ dự án đầu tiên trong một cuộc họp khởi động dự án. Đó là bởi vì những cuộc họp này chứa Tất cả các các bước cần thiết để đưa bất kỳ dự án nào đi đúng hướng.
  2. Nó liên quan đến tất cả những người chơi chính - Cuộc họp khởi động không thể bắt đầu trừ khi tất cả mọi người ở đó: người quản lý, trưởng nhóm, khách hàng và bất kỳ ai khác có cổ phần trong dự án. Thật dễ dàng để mất dấu ai là người phụ trách công việc gì mà không có sự rõ ràng của một cuộc họp khởi động để tìm ra tất cả.
  3. cởi mở và hợp tác – Như chúng tôi đã nói, các cuộc họp khởi động dự án là những cuộc tranh luận. Những người tốt nhất tham gia Tất cả các người tham dự và mang lại những ý tưởng tốt nhất từ ​​tất cả mọi người.

8 bước cho cuộc họp khởi động dự án Kickass

Vì vậy, những gì chính xác được bao gồm trong chương trình của một cuộc họp khởi động dự án? Chúng tôi đã thu hẹp nó xuống còn 8 bước bên dưới, nhưng bạn nên nhớ rằng có không có menu thiết lập cho loại cuộc họp này.

Sử dụng 8 bước này như một hướng dẫn, nhưng đừng bao giờ quên rằng chương trình làm việc cuối cùng nằm ở bạn!

Bước # 1 - Giới thiệu và Phá băng

Đương nhiên, cách duy nhất để bắt đầu bất kỳ cuộc họp khởi động nào là làm cho những người tham gia làm quen với nhau. Bất kể độ dài hoặc mức độ của dự án của bạn, khách hàng và các thành viên trong nhóm cần phải có tên gọi với nhau trước khi họ có thể làm việc hiệu quả cùng nhau.

Mặc dù phần giới thiệu kiểu 'đi vòng quanh bàn' đơn giản là đủ để mọi người quen thuộc với tên, nhưng một người phá băng có thể thêm một lớp khác nhân cách Làm sáng tâm trạng trước khi bắt đầu dự án.

Hãy thử cái này: Spin the Wheel 🎡


Đưa ra một số chủ đề giới thiệu đơn giản về bánh xe quay, sau đó yêu cầu từng thành viên trong nhóm quay nó và trả lời bất kỳ chủ đề nào mà bánh xe hướng đến. Các câu hỏi hài hước được khuyến khích, nhưng hãy chắc chắn rằng nó ít nhiều mang tính chuyên nghiệp!

Một bánh xe quay được sử dụng như một máy phá băng.

Muốn nhiều hơn như thế này? 💡 Chúng tôi đã có 10 tàu phá băng cho bất kỳ cuộc họp nào ngay tại đây.

Bước # 2 - Nền dự án

Sau những thủ tục và lễ hội đã qua đi, đã đến lúc bắt đầu bằng cách bắt đầu công việc kinh doanh lạnh lùng này. Để cuộc họp khai mạc thành công, bạn cần có chương trình nghị sự rõ ràng cho cuộc họp khai mạc!

Như tất cả những câu chuyện hay, tốt nhất bạn nên bắt đầu từ đầu. Phác thảo tất cả thư từ giữa bạn và khách hàng của bạn để thu hút mọi người tham gia vào dự án đầy đủ thông tin cập nhật về những gì đã xảy ra cho đến nay.

Đây có thể là ảnh chụp màn hình của email, văn bản, biên bản từ các cuộc họp trước hoặc bất kỳ tài nguyên nào bổ sung bất kỳ loại ngữ cảnh nào cho công ty và khách hàng của bạn. Giúp mọi người dễ hình dung bằng cách lập dòng thời gian.

Bước # 3 - Nhu cầu dự án

Ngoài nền tảng thư từ, bạn sẽ muốn tìm hiểu sâu hơn về vào các chi tiết của tại sao dự án này đang được khởi động ngay từ đầu.

Đây là một bước quan trọng vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những điểm khó khăn mà dự án đang tìm cách giải quyết, đó là điều mà cả nhóm và khách hàng luôn phải luôn nghĩ đến.

cuộc họp khởi động dự án

Protip 👊


Các giai đoạn như thế này đã chín muồi để thảo luận. Hỏi khách hàng của bạn nhóm của bạn để đưa ra ý tưởng của họ tại sao họ nghĩ rằng dự án này là mơ ước.

Nếu có thể, bạn nên luôn cố gắng tạo kênh ý kiến ​​của khách hàng trong phần này. Cộng tác với khách hàng để lấy các ví dụ thực tế về người tiêu dùng đề cập đến các điểm yếu mà dự án của bạn đang cố gắng khắc phục. Ý kiến ​​của họ sẽ định hình cách nhóm của bạn tiếp cận dự án.

Bước # 4 - Mục tiêu dự án

Vì vậy, bạn đã xem xét qua của dự án, bây giờ là lúc xem xét tương lai.

Có mục tiêu trực tiếp và định nghĩa rõ ràng về thành công cho dự án của bạn sẽ thực sự giúp nhóm của bạn làm việc hướng tới nó. Không chỉ vậy, nó sẽ cho khách hàng của bạn thấy rằng bạn nghiêm túc với công việc và có tỷ lệ cổ phần cao tương tự trong cách nó diễn ra.

Hỏi những người tham dự cuộc họp khởi động của bạn 'thành công sẽ như thế nào?' Có nhiều khách hàng hơn không? Nhiều đánh giá hơn? Tỷ lệ hài lòng của khách hàng tốt hơn?

Bất kể mục tiêu là gì, nó luôn phải là…

  1. Đạt được - Đừng quá đề cao bản thân. Biết giới hạn của bạn và đưa ra mục tiêu thực sự có cơ hội đạt được.
  2. Đo lường - Đề xuất mục tiêu của bạn với dữ liệu. Hãy nhắm đến một con số cụ thể và theo dõi tiến trình của bạn đối với nó.
  3. Đúng giờ - Cho mình một ngày kết thúc. Hãy làm mọi cách để đạt được mục tiêu trước thời hạn đó.

Bước # 5 - Báo cáo công việc

Đưa 'phần thịt' vào 'cuộc họp khởi động', Tuyên bố Công việc (SoW) là một bước đi sâu vào các chi tiết cụ thể của dự án và cách nó sẽ được thực hiện. Đó là thanh toán chính trong chương trình cuộc họp khởi động và sẽ nhận được hầu hết sự chú ý của bạn.

Xem đồ họa thông tin này về những gì cần đưa vào bản tuyên bố công việc của bạn:

Đồ họa thông tin giải thích 6 bước nhỏ liên quan đến việc công bố tuyên bố công việc tại cuộc họp khởi động dự án.

Hãy nhớ rằng tuyên bố về công việc không liên quan nhiều đến thảo luận như phần còn lại của chương trình họp khởi động dự án. Đây thực sự là lúc để một dự án dẫn đầu đơn giản vạch ra kế hoạch hành động cho dự án sắp tới, sau đó lưu cuộc thảo luận cho mục tiếp theo của cuộc họp.

Cũng giống như phần còn lại của cuộc họp khởi động, tuyên bố về công việc của bạn là siêu biến. Các chi tiết cụ thể trong tuyên bố công việc của bạn sẽ luôn phụ thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, quy mô của nhóm, các bộ phận liên quan, v.v.

Bạn muốn biết thêm? 💡 Kiểm tra cái này bài viết toàn diện về việc tạo ra một tuyên bố về công việc.

Bước # 6 - Phần Hỏi & Đáp

Mặc dù bạn có thể cảm thấy buộc phải rời khỏi phần Hỏi và Đáp của mình cho đến khi kết thúc, nhưng chúng tôi thực sự khuyên bạn nên giữ nó ngay sau tuyên bố công việc của bạn.

Một phân đoạn mạnh mẽ như vậy chắc chắn sẽ làm phát sinh câu hỏi từ cả khách hàng và nhóm của bạn. Với phần lớn của cuộc họp đã quá mới mẻ trong tâm trí mọi người, tốt nhất là bạn nên tấn công khi bàn ủi còn nóng.

Sử dụng phần mềm trình bày tương tác để tổ chức phần Hỏi và Đáp của bạn có thể giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đặc biệt nếu cuộc họp khởi động dự án của bạn có số lượng người tham dự cao….

  1. tổ chức - Các câu hỏi được sắp xếp theo mức độ phổ biến (thông qua lượt bình chọn) hoặc theo thời gian và có thể được đánh dấu là 'đã trả lời' hoặc được ghim lên đầu.
  2. kiểm duyệt - Các câu hỏi có thể được chấp thuận và loại bỏ trước khi chúng được hiển thị trên màn hình.
  3. vô danh - Các câu hỏi có thể được gửi ẩn danh, nghĩa là mọi người đều có tiếng nói.

Bước # 7 - Các vấn đề tiềm ẩn

Giống như chúng tôi đã nói trước đây, một cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp cởi mở và trung thực nhất có thể. Đó là cách bạn xây dựng một cảm giác tin tưởng với khách hàng của bạn ngay từ đầu.

Để đạt được điều đó, tốt nhất bạn nên thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn mà dự án có thể gặp phải trong quá trình thực hiện. Không ai yêu cầu bạn dự đoán tương lai ở đây, chỉ cần đưa ra một danh sách dự kiến ​​về các rào cản mà bạn có thể gặp phải.

Khi bạn, nhóm của bạn và khách hàng của bạn sẽ tiếp cận dự án này với các cổ phần khác nhau, thật lý tưởng để mọi người tham gia vào cuộc thảo luận vấn đề tiềm ẩn.

Họp khởi động dự án
Họp khởi động dự án

Bước # 8 - Đăng ký

Kiểm tra với khách hàng của bạn thường xuyên là một cách khác để củng cố lòng tin giữa hai bên. Tại cuộc họp khởi động dự án của bạn, bạn có một số câu hỏi cần giải quyết về gì, khi nào, ai làm thế nào những đăng ký này sẽ xảy ra.

Đăng ký là một hành động cân bằng khá tốt giữa minh bạchnỗ lực. Mặc dù thật tốt khi công khai và minh bạch hết mức có thể, nhưng bạn phải quản lý điều này trong phạm vi mức độ sẵn có mà bạn sẽ thực sự be công khai và minh bạch.

Đảm bảo rằng bạn đã trả lời những câu hỏi này trước khi kết thúc cuộc họp:

  • Những gì? - Chính xác thì khách hàng cần cập nhật chi tiết nào? Họ cần biết về từng chi tiết nhỏ của tiến trình, hay đó chỉ là những dấu hiệu quan trọng?
  • Khi nào? - Nhóm của bạn nên cập nhật khách hàng của bạn bao lâu một lần? Họ nên tiếp tục những gì họ đã làm hàng ngày hay chỉ tổng hợp những gì họ đã quản lý vào cuối tuần?
  • Ai? - Thành viên nào trong nhóm sẽ là người liên lạc với khách hàng? Sẽ có một thành viên của mỗi nhóm, ở mỗi giai đoạn, hay chỉ một phóng viên duy nhất trong toàn bộ dự án?
  • Làm thế nào? - Khách hàng và phóng viên sẽ giữ liên lạc bằng phương pháp nào? Cuộc gọi video thường xuyên, email hoặc tài liệu trực tiếp được cập nhật liên tục?

Như trường hợp của hầu hết các mục trong chương trình của cuộc họp khởi động dự án, tốt nhất là bạn nên thảo luận cởi mở. Đối với một nhóm lớn và một nhóm khách hàng lớn, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi thực hiện cuộc thăm dò trực tiếp để giảm bớt các tùy chọn để thiết lập công thức đăng ký tốt nhất có thể.

Bạn muốn biết thêm? 💡 Kiểm tra một số các phương pháp hay nhất để liên hệ với khách hàng của bạn.

Mẫu chương trình họp khởi động dự án

Với cuộc họp khởi động được lên kế hoạch chuyên nghiệp của bạn chỉ chờ để thổi bay tâm trí trong phòng họp, lần chạm cuối cùng có thể là một chút tương tác để mang tất cả lại với nhau.

Bạn có biết rằng chỉ 29% doanh nghiệp cảm thấy được kết nối với khách hàng của họ (Gallup)? Sự tách rời là một bệnh dịch ở cấp độ B2B và nó có thể khiến các cuộc họp khởi động có cảm giác như một quá trình tẻ nhạt, tẻ nhạt thông qua các thủ tục.

Văn bản thay thế


Thu hút khách hàng và nhóm của bạn thông qua các trang trình bày tương tác thực sự có thể tăng cường sự tham gianâng cao nhịp độ chú ý.

AhaSlides có một kho công cụ bao gồm các cuộc thăm dò trực tiếp, Hỏi & Đáp và các trang trình bày động não, và thậm chí câu đố trực tiếp và các trò chơi để kích hoạt dự án của bạn theo đúng cách.


Nhấp vào bên dưới để lấy mẫu miễn phí, không cần tải xuống cho cuộc họp khởi động của bạn. Thay đổi bất cứ thứ gì bạn muốn và trình bày miễn phí!

Nhấp vào bên dưới để tạo tài khoản AhaSlides miễn phí và bắt đầu tạo các cuộc họp hấp dẫn của riêng bạn thông qua tương tác!