Google Survey Maker：Google 表單逐步指南

Google 表單是全球使用最廣泛的調查工具之一。超過 558,000 萬家公司都在使用它，佔據了近一半的調查軟體市場份額 [1]，而且完全免費。如果您需要快速收集回饋、進行培訓後評估或建立簡單的資料收集表單，它都能很好地滿足您的基本需求。

本指南將逐步介紹在 Google 表單中建立和啟動調查的 10 個步驟，分享讓人們真正回應的實用技巧，並解釋該工具在專業使用情境中會遇到哪些限制。

Google 表單能做什麼，不能做什麼

Google 表單是一款功能強大的免費工具。它接受無限量的回复，可直接連接到 Google 表格，並可在任何裝置上使用。但它不擅長運行即時互動會議。參與者無法即時看到結果，也無法將回應投影到會議室，而且設計選項也比較有限。

對於負責組織現場培訓課程或員工大會的學習與發展專業人員和人力資源團隊來說，這種差距至關重要。文末將對此進行更詳細的闡述。

如何使用谷歌表單建立問卷

第一步：開啟谷歌表單

造訪 Forms.google.com 登入您的 Google 帳戶後，您也可以從 Google 雲端硬碟開始，點選「新建」>「Google 表單」。

步驟二：新建表單

點擊「空白表單」即可從頭開始創建，或開啟範本庫，查看預設選項，例如活動回饋、客戶滿意度調查或課程評估。如果您已經熟悉表單結構，範本可以節省設定時間。

在符合資格的 Google Workspace 和 Google AI 方案中，您也可以使用 Gemini 的「幫我建立」選項，根據簡短提示或您已有的文件、表格、投影片或 PDF 檔案來建立表單 [4]。請仔細檢查草稿，因為它不會為您設定部分或測驗設定。

步驟 3：新增標題和描述

標題會顯示在受訪者看到的表單頂部。使用描述欄位來提供背景資訊：例如調查所需時間、收集資料的目的以及回覆是否匿名。了解調查內容的受訪者更有可能完成調查。

第四步：新增問題

點擊右側工具列中的“+”圖示新增問題，然後從下拉式選單中選擇問題類型。 Google 表單支援：

• 簡短回答（單行文字）
• 段落（多行文本）
• 單選題（選一）
• 複選框（可多選）
• 落下
• 上傳文件
• 線性尺度（適用於李克特式評分問題）
• 評分（星級、愛心或按讚）
• 多項選擇網格和複選框網格
• 日期和時間

對於訓練評估和人力資源調查，線性量表和多項選擇題通常可以滿足大部分需求。如果您在研討會後設計一份柯氏一級反應問卷，線性量表與一個開放式段落題相結合是一個可靠的基礎。請注意，文件上傳題需要受訪者登入Google帳號。

第五步：標記必答題

為表單提交前必須回答的每個問題啟用「必填」開關。請謹慎使用此功能，因為將所有問題設為必填會增加使用者流失率，尤其是在開放式文字欄位中。

步驟六：對於較長的問卷，請使用分段結構。

點擊工具列中的「新增部分」圖標，即可將冗長的問卷拆分成邏輯清晰的模組。分段式問卷能讓問卷看起來更簡潔，進而提高完成率。每個部分都可以設定標題，您可以根據受訪者的回答將他們引導至不同的部分。在多項選擇題中，打開三點選單，選擇“根據答案跳到相應部分”，即可創建類似“如果第 3 題的答案為‘否’，則跳至第 4 部分”的跳轉路徑。

步驟 7：自訂外觀

點擊頂部的調色板圖示即可開啟主題面板。您可以在這裡添加標題圖片、更改主題和背景顏色，以及選擇標題、問題和正文的字體。與公司視覺形象保持一致，能讓表單看起來不那麼千篇一律，更有可信度。

步驟 8：發送前預覽

點擊眼睛圖標，即可開啟受訪者視角下的表單。檢查必填欄位是否正確標記，以及表單的邏輯是否正常。然後，也請在自己的手機上打開鏈接，因為很多受訪者都會這樣做。

步驟 9：發布並分享問卷

新表單只有在發布後才會生效。點擊右上角的「發布」按鈕，選擇誰可以回覆（擁有連結的任何人，或僅限您新增的人），然後發布。表單生效後，您可以透過多種方式分享：

• 鏈接： 複製回覆連結並分享到任何地方，也可以選擇縮短連結長度。
• 電子郵件： 將表格直接傳送到以下地址清單：
• 嵌入： 複製一段 HTML 程式碼，即可將表單放置在網站或內部網路上。

對於內部調查，可以透過人們已經使用的管道來分享，例如 Slack透過團隊或經理發送的訊息往往比群發通用連結效果更好。

步驟 10：查看回复

開啟「回覆」標籤即可查看包含自動產生圖表的摘要，或切換至「單一回覆」檢視以閱讀每個回覆。點擊「連結到表格」可將所有回覆傳送到電子表格進行更深入的分析，例如按部門篩選、計算平均值或建立自訂圖表。

如何獲得更多回應的技巧

典型的電子郵件調查回覆率在 15% 到 25% 左右 [3]，而且每增加一個問題，回覆率就會下降 [2]。這些習慣有助於縮小這一差距。

保持簡短。 SurveyMonkey 對 10 萬份問卷的分析發現，隨著問題數量的增加，受訪者流失率上升得最為迅速，直到問題數達到約 15 個 [2]。對於典型的訓練後評估而言，8 到 100,000 個問題是一個比較實際的上限。

請提前告知時間。 在描述或邀請中告訴受訪者“這需要 3 分鐘”，有助於人們投入其中，因為他們在開始之前就知道了所需時間。

個性化客製化邀請函。 一則包含收件人姓名並提及具體事件（例如「週二的入職培訓之後」）的訊息，比一則通用的「請填寫此表格」效果更好。

發送一次提醒。 在發出第一個請求幾天后，向已經回覆的人表示感謝，這樣既可以提醒那些打算回覆的人，又不會打擾到其他人。

明確匿名性。 如果回覆是匿名的，請務必明確說明。這一點對於管理者回饋或組織健康問題尤其重要，因為人們擔心身分會被洩露。

把握好時機。 避免在周一早上第一件事或週五晚上晚些時候發送郵件，因為那時收件匣最繁忙，或者人們已經不在工作了。

一份包含 8 個問題的訓練後問卷樣本

如果你要建立一個訓練後評估模型，這個結構可以使其保持簡潔，同時也能為你提供可用於採取行動的資料：

1. 您對今天的課程整體評價如何？ （線性評分，1 到 5 分）
2. 內容與您的工作相關性如何？ （線性評分，1 至 5 分）
3. 您對運用所學的信心如何？ （線性評分，1 至 5 分）
4. 您會如何評價這位主持人？ （線性評分，1 至 5 分）
5. 這次課程長度合適嗎？ （多選：太短、適當、太長）
6. 哪個主題最有用？ （多選題）
7. 您有多大可能向同事推薦本次課程？ （線性量表，0 到 10）
8. 您希望對本次會議做出哪些改進？ （段落）

常見的錯誤，以避免

即使設計精良的表格，如果養成一些常見的壞習慣，也會影響其效果。以下是學習與發展團隊和人力資源團隊最常遇到的四個問題，以及相應的解決方法。

提出引導性問題。 像是「你今天有多喜歡這次課程？」這樣的問題，預設受訪者喜歡它。這種提問方式會使回答偏向正面，降低數據對改善課程的效用。應該將其改寫為“你如何評估今天的課程？”，並使用中性評分標準。同樣的道理也適用於答案選項：保持評分標準平衡，正面和負面選項的數量應大致相等。

使用過多的開放式文字欄位。 自由文字回覆需要花費精力撰寫，分析起來更是費時費力。通常，每份問卷只需一到兩個開放式問題，就能捕捉到細微差別，既不會讓受訪者感到疲憊，也不會讓你面對400條雜亂無章的評論。對於大多數培訓後表格，自由文本部分最好只在最後添加一個問題：“您對本次培訓有什麼改進建議？”

跳過手機驗證。 Google 表單編輯器是為桌面端設計的，但許多受訪者會用手機開啟連結。在筆記型電腦上看起來很簡潔的長篇問題文字和寬網格，在小螢幕上可能難以閱讀和點擊。發送前請在手機上開啟表單，並避免使用超過四五列的複選框網格。

使用通用電子郵件地址或群組別名傳送。 來自「hr-noreply@company.com」或「training@company.com」的問卷比來自真實人物的資訊更容易被忽略。如果可能，盡量使用受訪者認識的人發送或抄送，例如他們的經理、培訓師或人力資源業務夥伴。這種人際連結顯示有人會認真閱讀回饋。

常見問題

我可以限制每個人只能提交一次嗎？

是的。開啟“設定”標籤頁，展開“回覆”，然後啟用“限制為 1 個回覆”。這需要回覆者登入 Google 帳戶，可能不適合不使用 Google 的外部使用者或承包商。如果不登錄，Google 表單無法阻止使用者重複提交。

如何在不授予利害關係人表單編輯權限的情況下與他們分享結果？

任何被加入為表單協作者的人都可以編輯表單，因此最好共享資料。您可以將表單連結到 Google 表格，然後以唯讀權限共用該電子表格；或建立一個包含圖表的摘要標籤頁，並僅共用該標籤頁。如果您希望所有受訪者都能看到匯總結果，也可以在「設定」>「演示」中啟用「查看結果摘要」。

Google 表單適用於 360 度回饋或績效評估嗎？

它可以處理一些基本操作，例如收集評分、根據邏輯分配人員以及在表格中匯總數據，但它並非為此類用例而設計。它沒有內建方法可以在保持評價者匿名的情況下將回應與特定被評價者關聯起來，也沒有基於角色的存取控制和針對能力框架設計的報告功能。對於偶爾的、低風險的同儕回饋，為每個人單獨填寫表單即可。但對於涉及眾多員工的正式360度評估流程，專用的人力資源平台將節省大量管理時間。

我可以使用 Google 表單在訓練後進行測驗或知識檢定嗎？

是的，這正是該工具的優點之一。在「設定」標籤中，啟用「設為測驗」功能，即可為問題分配分數、設定正確答案，並在受訪者提交後顯示他們的得分。您還可以為每個答案添加回饋，使測驗變成一個簡短的學習環節，而不僅僅是一個分數。對於需要進行簡單知識檢查並自動評分的自定進度合規培訓或線上學習模組，Google 表單能夠很好地勝任。

當谷歌表單不夠用時

Google 表單以非同步方式收集回應。結果會顯示在表單擁有者的控制面板中，而受訪者提交後最多只能看到靜態摘要。組織者無法在小組面前即時展示回應的生成過程。

對於旨在調動現場或視訊通話參與者積極性的培訓課程、全體員工大會和團隊會議而言，這種限制至關重要。當培訓師想要展示參與者即時回覆的詞雲、在討論前進行即時投票或收集 200 名員工的匿名問題時，Google 表單需要透過螢幕分享的方式來解決這個問題，這會打斷會議流程。

AhaSlides 它直接處理這些使用場景。投票、評分、問答、詞雲和測驗都可以在會議期間即時進行。參與者透過手機作答，結果即時顯示在螢幕上，主持人可以立即討論數據。您也可以透過同一平台發送會後調查，無需在不同工具之間切換。

對於無需即時互動的獨立資料收集，Google 表單是一個不錯的預設選擇。但如果調查是即時互動環節的一部分，則使用專門設計的互動工具可以獲得更好的效果。

來源

[1] 6sense。 Google 表單市佔率. https://6sense.com/tech/survey/google-forms-market-share

[2] SurveyMonkey。 問卷及完成率. https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_questions_and_completion_rates/

[3] SurveySparrow。 調查回覆率基準. https://surveysparrow.com/blog/survey-response-rate-benchmarks/

[4] Google Workspace 更新。 在 Google 表單中使用 Gemini 建立表單. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/06/help-me-create-gemini-google-forms.html