電子病歷變更管理訓練：如何在醫院電子病歷過渡期間運用角色為基礎的實務與回饋

某部門對電子健康紀錄（EHR）系統的變更持抵觸態度。並非有人拒絕使用新系統，而是日常工作效率下降。以前只需一分鐘就能完成的任務，現在需要點擊四次並進行搜索，而該部門本就時間緊迫。員工們完成了培訓，也記得培訓中演示過新介面。但他們並沒有被要求在新系統中實際操作，並回饋遇到的問題。

這是一個示例性情境，並非已記錄的客戶案例。它描述了電子病歷變更管理培訓旨在彌合的差距：即從了解新的工作流程到能夠透過回饋進行實踐，並找出阻礙人們採用新工作流程的障礙之間的差距。

本指南面向醫院學習與發展部主任以及與其合作的資訊科技或合規負責人。內容涵蓋如何描述績效問題、診斷學習與情境差距、設計準備和實踐、案例分析以及評估遷移效果。本指南著重於培訓設計，但不能取代可用性測試、工作流程重組或貴機構本身的變革計劃，也不對結果做出任何承諾。

什麼是電子病歷變更管理訓練？

電子病歷變更管理訓練旨在協助使用電子病歷的人員適應變更後的系統或工作流程。其任務是練習新的工作流程並找出實施過程中遇到的障礙。學員將完成與其職責相關的實際任務，獲得回饋，並報告工作流程、工具或政策中存在的困難。後半部與前半部同樣重要。僅僅檢驗人們是否能夠按步驟操作的練習，忽略了決定是否能夠堅持下去的真正障礙。

要聞速覽

1. 描述效能問題

首先，要明確任務：練習新的工作流程並找出應用障礙。其中有兩個關鍵部分。練習意味著實際操作，而不是旁觀。找出障礙意味著培訓內容要包含哪些因素會拖慢人們的進度，以便相關負責人能夠採取相應措施。

針對每個角色，用一句話來描述，並請資訊學負責人檢查：“給定該角色的典型任務，例如接收病人、記錄交接班或下達標準醫囑，學習者在新工作流程中完成該任務，記錄遇到的困難，並說明哪些支持會有所幫助。”

角色各不相同。護士、病房文員和醫生使用病歷的不同部分，因此單一的通用訓練課程無法練習他們的任何實際工作。一項針對住院護理師電子病歷訓練計畫的範圍界定綜述（30項研究）列出了「未按角色類型劃分訓練課程」這一問題（Nguyen 等人，JAMIA，2024這篇綜述涵蓋了住院環境中的護士，因此請將其作為設計方面的參考，並對照您自己的人群進行檢驗。

2. 診斷學習與情境差距

在著手建立任何內容之前，請將任務與你現有課程的練習和評估方式進行比較。通常，以下三個問題可以區分訓練差距與其他問題：

1. 目前的做法是否使用了實際任務？ 如果程式演示了螢幕，並以回憶測驗結束，則學習者練習的是識別介面，而不是完成自己的輪班工作。
2. 認知需求是什麼？ 在布魯姆修訂後的認知目標分類法中，「在新的情境中執行程序並分析出錯原因」這一能力高於「回憶」。我們的指南中介紹瞭如何將活動與這些層次相匹配。 將學習活動與布魯姆分類法相匹配.
3. 除了技能之外，還有其他因素阻礙了你嗎？ 在製定培訓計畫之前，請檢查人員配備、工具和流程。如果螢幕反應遲緩、缺少所需的醫囑集或政策強制重複錄入，即使訓練效果更好，也無法改變病房裡實際發生的情況。請將這些問題回報給能夠解決這些問題的人員。

同一份範圍界定審查報告將實踐機會列為影響因素之一：「無法在模擬環境中練習」被視為一項障礙，而「允許護理師在訓練後使用電子病歷系統」則被視為一項促進因素。如果學員沒有安全的練習環境，那就是環境差異，而非動機問題。

3. 設計準備與練習

一旦你了解訓練可以彌補哪些差距，就給每個階段設定明確的任務。我們的指南 建構可減輕文件負擔的電子病歷系統上線流程 涵蓋前幾週的設計。本節主要介紹變革本身。

準備。 透過簡短的診斷來檢查先決條件：了解影響每個角色的新舊差異、貴組織使用的術語以及當天可以獲得幫助的途徑。有針對性的自主學習適合此階段。回顧檢查僅用於確認先決條件。

實踐。 運用跨學科品質改進專案和基於角色的案例實踐。來自不同角色的學習者共同完成一個病患診療流程，例如入院、開立醫囑、交接班和出院，每個人在實務環境中各司其職。觀察角色交接環節的瓶頸往往能揭示單一角色無法單獨發現的工作流程問題。觀察典型任務，並記錄過程中出現的錯誤和摩擦。

反饋。 將結果與決策連結起來，而不是總分。 「你找到了正確的順序，但走了彎路，而且你選擇繞過警報而不是詢問」比「5分滿分3分」更有啟發意義。包含一些看似合理的錯誤路徑，並解釋它們為何會誘使人們這樣做。我們的指南 設計具有實用回饋的互動練習 展示如何撰寫與決策相關的回饋意見。

即時輸入還是非同步審核？ 當任務模糊不清、角色需要協調配合以及需要指出問題所在時，即時輔導的價值最為顯著。非同步回顧足以將學習者記錄的步驟與註釋的模型路徑進行比較。許多團隊會同時採用這兩種方式：先進行自主學習，然後再針對最複雜的工作流程進行輔導。

定時。 範圍界定審查報告指出了一些障礙，例如短時間內內容過多以及培訓與正式上線之間的時間間隔過長。建議在使用者接近實際使用工作流程的時間安排練習，並將其拆分成足夠短的環節，以便使用者能夠充分吸收。

4. 透過一個實際例子進行分析

舉例說明。資訊科技或合規負責人應在使用前驗證案例和答案標準。

案子。 一家內外科病房啟用了一套新的交班記錄流程。工作人員反映，現在耗時更長。根據規定，交班記錄必須在交班護士離開前填寫完整。

任務。 學習者在新工作流程中完成與練習患者的交接，記錄每個摩擦點，說明他們會如何應對，並說明他們需要哪些進一步的資訊或支援。

第一次嘗試。 學習者填寫了筆記，但跳過了兩個「沒人看」的字段，也沒有記錄任何阻力。他們說新方法「只是更慢」。筆記內容不符合規定，而且障礙被描述為一種沒有細節的意見。

反饋並重試。 教練指出這兩個欄位是操作流程的一部分，並要求學員找出它們在螢幕上的位置以及完成相應步驟所需的時間。重試環節要求學員再次完成筆記，並記錄他們遇到的每個困難，包括他們採取了哪些措施、花費了多長時間以及如何更快完成。

一次更有力的嘗試。 「我已填寫所有欄位。每次都需要單獨查找用藥摘要，這大約增加了兩分鐘。我沒有跳過這一步，因為政策要求必須這樣做。摘要能否預先填寫，或者是否有已批准的快捷方式？我不知道這個問題是否已被報告過，所以我會向科室的超級用戶和資訊團隊提出。」此回應政策要求，記錄了已批准的證據，並使用了已批准的證據途徑。

解釋每種回應的合理性或不足之處。 評判時應依據既定標準，而非教練的個人偏好。第一次嘗試通常是對較慢任務的回應，但它會忽略政策領域，使專案無須改進。更完善的嘗試則能遵循政策，恪守學習者的角色，並將抱怨轉化為證據。範例中的兩分鐘只是一個虛構的數字，旨在說明需要記錄的細節類型，並非基準。

5. 評估能力並制定轉移計劃

能力證明是學習者在未接觸過的案例上的表現。對任務熟練程度進行評分，並單獨記錄未解決的工作流程障礙。一個簡單的評分標準是每個標準採用 0 到 2 分的等級：

評分標準：0 分錶示缺失或不支持，1 分錶示部分缺失（有相關遺漏），2 分錶示完整且符合既定標準。請單獨定義關鍵錯誤，例如跳過政策必填字段，以免總分掩蓋此類錯誤。本評分標準僅為建議，並非已驗證的準備就緒標準。請與資訊學或合規負責人協商調整併進行試點。

精心規劃工作交接。學員重返工作崗位一段時間後，可以安排一次簡短的後續跟進，例如小組討論，讓每位學員帶來一項實際任務（去除細節），並一起探討他們現在是如何完成這項任務的。如果公司規定允許，也可以觀察一些實際工作案例。

互動式教學有助於

互動式形式有助於讓每個人在聽到答案之前就做出承諾。在即時會議中，主持人可以展示一個簡短的案例，要求每個人選擇下一步行動並輸入他們預期的阻力，然後在討論之前展示結果分佈。匿名回覆有助於人們更容易承認工作流程有問題。同樣的案例也可以進行自主學習，以便進行準備。 AhaSlides 支援互動式學習，並可在即時和自主學習之間切換。請勿在演示中使用真實事件和患者信息，並根據您自身的工作流程檢查您計劃使用的任何特定創作、反饋或報告功能，在看到人工智能、模擬器和電子病歷集成實際運行之前，請將其視為外部或未經確認的功能。有關選擇演示形式的指導，請參閱我們關於此主題的文章。 何時使用自適應、互動式和即時學習.

衡量發生了哪些變化

預先決定哪些指標能夠證明學員可以完成任務。將學員在未見過的案例中的任務熟練度和障礙記錄與基準進行比較，並在培訓結束後繼續保留障礙記錄，作為一項獨立的衡量指標。明確納入哪些學員、分母和時間節點。如果結果有所改善，在確認訓練效果之前，應檢查同期是否發生了其他變化，例如軟體更新、人員變動或工作流程重新設計。

可能存在的限制

• 可用性。 如果螢幕上的操作步驟過多，培訓可以教導使用者快捷鍵，但無法減少步驟。
• 人員配備和時間。 如果沒有專門的時間練習，練習是沒用的。
• 政策清晰度。 案例無法解決條款重複或含糊不清的政策問題。請修改政策。
• 案件承保範圍。 一個案例展示了一種工作流程。分數並不能反映一個人的整體表現。
• 轉讓。 模擬案例的表現與在滿員病房且電話鈴聲不斷的情況下表現是不同的。

儘早將這些問題告知贊助商，並制定單獨的解決方案。培訓可以提升學習者的能力，但並不能改變任務發生的條件。

常見問題

什麼是電子病歷變更管理訓練？

它透過基於角色的實踐和回饋，使員工能夠適應變化後的電子病歷或工作流程，並收集實踐中發現的障礙，以便有人能夠採取行動來解決這些障礙。

通過訓練是否意味著員工已經接受了這項改變？

不。評分反映的是一個人處理某個訓練案例的情況。實際應用效果取決於可用性、人員配備、政策以及技能，而這些因素都會影響培訓內容的採納率。

如何評估新工作流程的準備？

給學習者一個他們之前沒有接觸過的案例，並根據既定標準評估他們的任務熟練程度，然後記錄仍然存在的障礙。回顧性測驗僅用於確認先決條件。

可以使用真實的病人病例來練習嗎？

只有在去除詳細資訊並獲得合規負責人批准後才能使用。基於常見工作流程建構的虛構案例更安全，病患資訊不應包含在訓練工具中。

從哪兒開始

選擇一項人們普遍認為速度變慢的工作流程。為每個職位撰寫績效考核報告，請資訊科技或合規負責人驗證一個虛構案例及其答案標準，並擬定一個包含三個標準的評分細則（0 到 2 分制）、一份關鍵錯誤清單和一個障礙記錄表。在正式推廣之前，先在一小群人中進行試點。

若要了解如何讓案例在您自己的團隊中進行即時演練，並在之後以自定進度重複使用，請探索 AhaSlides。